PROPUESTA GESTIÓN DOCUMENTAL DE

CERO PAPEL-Sept/2021
Situación de partida

Actualmente la gestión documental en el área de Talento Humano de FORTOX se efectúa sin aplicar Instrumentos Archivísticos (TRD, CCD, PGD
y Comité de archivo) que permitan la normalización de los procesos documentales, es necesario estructurar documentos y responsables para
orientar al personal de talento humano en la conservación de las historias laborales activas, que ascienden a 8.700 expedientes actualmente. Cabe
resaltar que el 66% de los tipos documentales que conforman la historia laboral son físicos y el objetivo es incrementar la producción electrónica
de documentos.

Tipos documentales de la historia laboral:

Virtuales (digitales, electrónicos): Foto, curso

seguridad, clausula, retiro, entrevista, liquidación, certif.
laboral.
Híbridos (información de archivos tanto en papel
como en formato electrónico): Renuncia, informe
disciplinario, descargos, prorroga contrato, vacaciones,
terminación contrato.
Físicos (archivos que están en formato de papel ) :
Examen Medico, retiro justa causa, HV Minerva, clausula
confidencialidad, autorización vacaciones
 3. Estado actual archivos físicos

Archivo central ubicado en un 1er piso con documentos ubicados en archivador rodante de 4 cuerpos, cada uno con 14 entrepaños. Cuenta con
inventario sistematizado, rotulación de cajas y carpetas. Además de ello, el archivo tiene acceso restringido, control de temperatura, adecuada
iluminación y con algunas limitaciones de espacio que es posible optimizar para contener la totalidad de la información en unidades
documentales activas, es por ello necesario realizar un proceso que evite mas acumulación documental y mayor estrés mecánico.

Total de documentos apilados en 120 cajas X200 = 30 mts lineales ( 180 mil documentos)
Total documentos en los 56 entrepaños = 56 mts lineales ( 336 mil documentos)
Total 86 mts lineales = 516 mil documentos

No cuenta con cuenta con extintor, trampas de roedores. Dentro de los aspectos de seguridad y de protección los espacios de almacenamiento
deben contar con detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia; sistemas de extinción conforme a
las recomendaciones dadas porlas autoridades competentes y puertas contrafuego.
Objetivo general

La oficina de Talento Humano de FORTOX necesita una solución que estructure el sistema de gestión documental y de archivo (SGDA) cumpliendo
con la normatividad vigente y buscando siempre la “Excelencia en procesos operacionales” alrededor del papel, implementando un Centro de
Administración Documental (CAD) que apoye los procesos documentales físicos y electrónicos que se gestionan dentro de esta área a nivel nacional
con las HL activas (8.700). Nuestros servicios están encaminados a fomentar la productividad empresarial para lograr transformación digital de
gestión documental transcendiendo del papel a lo digital con el fin de lograr una menor dependencia de los documentos físicos y su sustitución por
flujos electrónicos. Logros a realizar:
1. Levantamiento de instrumentos archivísticos (entrevistas aprox. 5 personas), según organigrama actual (Fase I).
2. Acompañamiento para conformar un archivo central digital en OSIRIS de La oficina de Talento Humano de FORTOX generando una estructura
documental uniforme bajo las TRD y siguiendo los procedimientos archivísticos (Fase II).
3. Acompañamiento y asesoría profesional en la digitalización de las HL del 2021 con recursos propios de La oficina de Talento Humano de FORTOX
(Fase III).
4. Asesoría y recomendaciones técnicas en conservación de documentos físicos, carpetas, cajas de archivo, inventario y almacenamiento
documental, seguridad, equipos y software de escaneo y conformación del archivo central de La oficina de Talento Humano de FORTOX (Fase IV).
5. Capacitación al personal de La oficina de Talento Humano de FORTOX en la gestión de los procesos anteriores.
Es necesario fortalecer aspectos clave como los instrumentos archivísticos y disminuir la producción en papel. Eso permitiría fortalecer el SGDA,
además de generar estrategias progresivas hacia expedientes electrónicos logrando la homogenización y normalización de los procesos y por ende
de la información a conservar. Garantizamos la confidencialidad, seguridad y protección de su información, con el debido acompañamiento,
implementación y mantenimiento del sistema y capacitaciones a todo el personal para lograr una transformación digital en sus procesos.
Nuestras soluciones vienen acompañadas de herramientas técnicas y procesos operativos, que se enfocan no sólo en la producción y organización
del papel sino en la generación de documentos electrónicos nativos cumpliendo todos los estándares de calidad nacionales (AGN) e internacionales
(Normas ISO).
Objetivos específicos – Fase I

La realización de estos Instrumentos archivísticos, según como lo establece el Archivo general de

la Nación – AGN en la circular 004 de 2019, art 7 (VER AQUÍ) incluye de nuestra parte, un equipo
interdisciplinario conformado por:

• un archivista (Gustavo Pedroza 22 años de experiencia).

• con el apoyo de un ingeniero (Abraham Pedroza 6 años de experiencia).
• una tecnóloga archivista (Sandra Guarin 10 años de experiencia), responsables de efectuar la
valoración primaria y secundaria, asignar la denominación y normalización de las series y subseries
documentales de La oficina de Talento Humano de FORTOX, la asignación de tiempos de retención
documental y la determinación de la disposición final para la conservación total de la
documentación valorada y por ende la preservación documental institucional.

Así mismo el estudio de cada unidad documental por medio de entrevistas y reuniones de trabajo (
5 personas) , establecerá los lineamientos de la estructura documental con la que finalmente
deberá contar la organización.

Los entregables de la fase I son:

• Tablas de retención documental (TRD).

• Cuadro de clasificación documental (CCD).
• Reglamento del comité interno de archivo.
• Manual de gestión documental.
• Formatos: Acta de eliminación, Transferencia y consulta, Control de correspondencia.
Objetivos específicos – Fase II

Acompañamiento para conformar un archivo central digital en OSIRIS de La oficina

de Talento Humano de FORTOX generando una estructura documental uniforme bajo
las TRD y siguiendo los procedimientos archivísticos (Fase II).
La conformación del archivo digital de la información comprende:
1. Conformar el archivo central digital de acuerdo a la Fase I en La oficina de Talento
Humano de FORTOX .
2. Capacitar al personal de cada área productora en la conformación de expedientes
electrónicos en La oficina de Talento Humano de FORTOX .
3. Estructurar un repositorio electrónico seguro.
4. Definir los usuarios, accesos, y procesos que se llevarían de forma 100%
electrónica en La oficina de Talento Humano de FORTOX
5. Generar un conjunto de indicadores que midan la producción nativa de
documentos, así como el control de cambios y la trazabilidad.
6. Los flujos digitales se entregarán usando la herramienta Bizagi.
7. El entregable de la fase II es :
• El archivo central digital operativo.
• Matriz de control documental (relaciona los nombres por tipo documental)
Objetivos específicos – Fase III

El acompañamiento y asesoría profesional en la digitalización de las HL del 2021 (Fase III)

comprende:
1. Conformar el archivo central digital en La oficina de Talento Humano de
FORTOX llevando a cabo la Digitalización de los documentos físicos, garantizando la
gestión electrónica y como copia fiel y auténtica de los documentos.
2. Ordenación cronológica del expediente, respetando el principio de procedencia y foliación
documental.
3. Retirar material metálico, clips, ganchos de grapadora, anotaciones.
4. Retirar duplicidad y hojas en blanco.
5. Limpiar con brocha #3 los folios por el anverso y reverso.
6. Retirar arrugas y dobleces, así como unir fisuras.
7. Control de calidad
8. Capacitar al personal en la conformación de expedientes electrónicos .
9. Estructurar un repositorio electrónico seguro.
10. Definir los usuarios, accesos, y procesos que se llevarían de forma 100% electrónica.
11. Generar un conjunto de indicadores que midan la producción digital de documentos, así
como el control de cambios y la trazabilidad.
12. Los flujos digitales se entregarán usando la herramienta Bizagi.
13. Entregable Fase III: Protocolo de digitalización de HL
Objetivos específicos – Fase IV

Asesoría y recomendaciones técnicas en conservación de documentos físicos, carpetas, cajas

de archivo, inventario y almacenamiento documental, seguridad, equipos y software de
escaneo y conformación del archivo central de La
oficina de Talento Humano de FORTOX (Fase IV) llevando a cabo mejoras a las siguientes
actividades:
1. Inventario sistematizado del estado actual de los archivos.
2. Organización, clasificación y valoración documental.
3. Ordenación y ubicación definitiva del archivo físico.
4. Formatos y procedimientos de control para el manejo del archivo.
5. Mejora en flujos y procesos archivísticos.
6. Indicadores de gestión.
7. Elaborar las recomendaciones para el mejoramiento de las condiciones técnicas de la
bodega o depósito de archivo central.
8. Mejoramiento de infraestructura.
9. Acondicionamiento de condiciones mínimas ambientales.
10. Mejora en técnicas de embalaje, recibo y traslado de documentos.
11. Distribución física del área de archivo.
12. Protección a la documentación de agentes biológicos.
13. Capacitación al personal en los temas anteriores.
14. Video del proceso: https://www.youtube.com/watch?v=NcD63Yev3r4
15. Entregable fase IV: Manual conservación archivo físico.
Plan de capacitación

Somos pioneros en pasar de una gestión documental blanca a una gestión documental verde, es por ello que realizaremos un
seminario práctico sobre gestión del cambio a cero papel a todo el personal administrativo de La oficina de Talento Humano de
FORTOX mediante herramientas pedagógicas, material de capacitación interactivo e instructivos y reglamentos enfocados a una
disminución del uso del papel.
Objetivo general : Plantear y proponer una cultura corporativa en la que La oficina de Talento Humano de FORTOX logre
desprenderse del papel tradicional, venciendo la resistencia al cambio y mejorando comportamientos en los usuarios que
permitan adoptar sin temor las nuevas tecnologías .

Objetivos específicos: El participante al realizar el seminario podrá:

• Sensibilizarse venciendo paradigmas que le permitan lograr cambiar costumbres y hábitos por buenas prácticas a Ceropapel.
• Entender cómo gestionar procesos electrónicos.
• Realizar la conformación de expedientes electrónicos con ayuda de herramientas tecnológicas.
• Aprender cómo dinamizar funciones y procesos clave por equivalentes electrónicos y digitales (despapelizar procesos
administrativos).
• Identificar las competencias del capital humano de La oficina de Talento Humano de FORTOX que logren día a día más oficinas sin
papel.
Exclusiones

1. Archivos o depósitos con documentos no reportados en este alcance.

2. Licencias de software de gestión documental.

Garantía y mantenimiento

• Mantenimiento preventivo: a los 4 meses, sin ningún costo, realizamos una auditoria preventiva (correctiva) de todo el proyecto
con el fin de consolidar la gestión documental en La oficina de Talento Humano de FORTOX .
• Seguimiento del sistema de gestión documental: soporte permanente durante 12 meses después de finalizado el proyecto, vías
de comunicación:
- Por conexión remota vía Google Meet
- Telefónicamente: +57 310 419 1646 - +57 350 782 8444
- Por email: servicioalcliente@cero-papel.com
- Horario estándar: Lu – Vi, 08:00 a.m – 17:00 p.m
Cronograma
Oferta económica
Muchas Gracias