UNIDAD 2: Los

proyectos de
organizacin de archivos
2.1Anteproyecto de organizacin de archivos
2.2 Proyecto de organizacin de archivos
2.2.2 Etapas del proyecto
2.2.2.1 Etapa de diagnstico
2.2.2.2 Etapa de proceso tcnico
2.2.2.3 Etapa del proceso administrativo.

Anteproyecto de organizacin de
archivos
Anteproye
cto

Primera
idea

Construcci
on
cualquiera

Descuidan
do
Pormenore
s

Proyecto
visual

Corregido

Revisado

Considerar
definitivo

Anteproye
cto

Trabajos
preliminar
es
Primer
esquema

Prueba
Base
Guia

Organizaci
n
Establecer
o
Reformar
Idear

Proyectar

Cosa u
Objeto

Regular

Disponer

Construir

Organizacin
Archivistica

Intelectual
Fisico
Analizar
Organizar
Documentos

Organizacion
de Archivos

Fondo
Documental

Conservacin

Tecnicas
Archivisticas

Difusin

Informacin

Proyecto de organizacin de
archivos administrativos
Persona
Proyecto

Conjunto de
Actividades

Entidad
Objetivo/Meta

Proyectos de Archivos

Archivos Administrativos
Archivo de
tramite

Archivo de
concentraci
n

Archivo
histrico

Archivo
Archivo de
de tramite
tramite

Descripcin

Objetivo
Objetivo

Administrar
Administrar
expedientes activos
de
de una
una unidad
unidad
administrativa
administrativa

Mediante
Mediante un
un
mecanismo de
control
control gil
gil y
y
eficiente
eficiente

Recibir
Recibir y
y clasificar
clasificar
la documentacin
con
con disposiciones
disposiciones
aplicables
aplicables

Realizar el acomodo
de
de expedientes
expedientes

Registrar la
informacin
informacin de
de los
los
expedientes
expedientes en
en el
el
inventario
inventario
documental
documental

Archivo de
concentracin

Objetivo

Administrar la
segunda etapa de
vida de los
documentos

Conservar y custodiar
hasta su eliminacin

Transferir al archivo
histrico

Organ
izar
Memo
ria
docu
ment
al

Cons
ervar
Archivo
Histri
co
Admi
nistra
r

Divul
gar
Descr
ibir

2.2.2 Etapas del

proyecto

2.2.2.1 Etapa de diagnstico

mbito de aplicacin

Rubro: 4. Archivo de concentracin.

Objetivo: verificar que los sujetos obligados cuenten con un
archivo de concentracin, adscrito al rea coordinadora de
archivos, donde se custodie aquella documentacin de uso
espordico
que
debe
conservarse
por
razones
administrativas, legales, fiscales o contables.

4.
1

Cada sujeto
obligado
contara con
un archivo
de
concentraci
n

Verificar que el
sujeto obligado
cuente con un
archivo de
concentracin
formalmente
establecido

Verificar que
cada sujeto
obligado nombre
aun responsable
del archivo de
concentracin
El responsable
del archivo de
concentracin
deber contar
con
conocimientos y
experiencia en
archivstica.

Articulo 15
de la LFA
Articulo 12
del
Reglamento
de la LFA
Numeral 6.8
del
MAAGMTA

Art. 15 ,
prrafo
segundo
LFA

3. Archivo de
2. Unidad de
Trmite
Correspondencia
1. rea
Coordinado
ra
4.Archivo de
5.Archivo Histrico
Concentracin

Cuestionario
con 165
preguntas

 12 rubros : I. Produccin e integracin de

expedientes.
II. Instrumentos de Control y consulta de archivos.
III. Descripcin documental.
IV. Valoracin y disposicin documental.
V. De la conservacin y preservacin de archivos.
VI. De la tecnologa.
VII. Organizacin estructural.
VII. Recursos humanos.
IX. Recursos materiales e infraestructura.
X. Planeacin y desarrollo archivstico.
XI. Prstamo y consulta de informacin.
XII. Normatividad en materia de archivos y
transparencia.

mbito de aplicacin
Manual Administrativo de
Aplicacin General en las
Materias de Transparencia y
Archivos

Objetivo
Establecer
procedimien
tos
especficos

Para la
clasificacin,
organizacin,
uso ,
localizacin

Transferencia,
resguardo,
conservacin,
seleccin y destino
final

De los
documentos de
archivo que se
generen

Las
dependencias
y entidades
de la
administraci
n publica
federal
Cuentan con
procedimiento
s tcnicos
Para mejorar
la gestin
publica y la
atencin a
particulares

Clasificacin o
desclasificacin de
la informacin
Clasificacin de la
informacin
Ampliacin del
periodo de reserva
Desclasificacin de
la informacin
Actualizacin de
los ndices de
expedientes
reservados
Atencin a
solicitudes de
acceso a la
informacin
Recursos de
revisin y atencin
de resoluciones
Administracin de
archivos

Procesos
Archivo de
Archivo de
tcnicos
concentracin
tramite
Prstamo y
consulta de archivo
de tramite
Seguimiento del
prstamo de
archivo de tramite
Transferencia
primaria

Prstamo y
consulta del
archivo de
concentracin
Seguimiento del
prstamo
Destino final
Baja documental
Transferencia
secundaria

Archivo histrico
Organizacin y
descripcin
Conservacion
servicios de
consulta

 En los transitorios de la Ley

General de Transparencia y Acceso
a la Informacin Publica
Segundo. Queda derogada cualquier
disposicin que contravenga los
principios, bases, procedimientos y
derechos reconocidos en la presente
Ley.

(Etapa de procesos de diagnostico y

tcnicos.)

Gobierno central

El diagnostico
Establecer o
enunciar

Objetivos

De las METAS

Claros y concisos

Procesos tcnicos
En la etapa de proceso tcnico de los proyectos de
organizacin de archivos para gobierno central se
debe contemplar el siguiente marco normativo.
-Ley de Archivos del Distrito Federal.
-Ley de transparencia y Acceso a la Informacin
Publica del Distrito Federal.
-Ley de proteccin de datos Personales para el
Distrito Federal.
-Circular uno y uno bis

El SIA se establecer mediante la

composicin siguiente:

Component
es
normativos

Sistema
Institucio
nal de
Archivos.
Component
es
operativos

Componente normativo

COTECIAD

Unidad
coordinad
ora de
archivos.

Componen
te
normativo

Componente
operativo
A.
T
Compone
nte
operativo

A.
C.

A.
H

Sistema
instituciona
l de
archivos

Dentro de las atribuciones de la oficina de informacin

publica en materia de transparencia se contempla

.
Proponer el
Comit de
Transparen
cia

de

Oficina de
informacin
publica

Los comits deben trabajar en

conjunto
Ente
publico
L.G.T.A.I.P.G.
(L.A.D.F)
SUJETO OBLIGADO
Ente
- obligado
(L.T.A.I.P.
COTECIA
Comit
D.F.)
D
de
- UNIDAD transpar
COORDINA
encia

DORA DE
ARCHIVOS

ETAPA DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente grfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo, cuando

se considera aisladamente los elementos Planificacin, Direccin y Control, son slo funciones
administrativas

PLANEACI
N

FASE
MECANIC
A

QU SE VA
HACER?

OBJETIV
OS

ESQUEMA
DETALLADO A
FUTURO

CURSOS
DE
ACCIN

ORGANIZACI
N

FASE
MECANIC
A

CMO SE VA
HACER?

ESTRUCTU
RA
SISTEMATIZACI
N
JERARQUI
AS

CORRELACI
N
FUNCIONE
S

- EVITA LENTITUD E
INEFICIENCIA

IMPORTANCIA DE
LA
ORGANIZACIN

- COSTOS Y PRODUCTIVIDAD

- MEJOR MANERA DE LOGRAR

OBJETIVOS

DIRECCI

DIRECCI
N

EJECUCI
N DE
PLANES

ESFUERZ
O

FASE
DINAMIC
A
COMUNICACI
N
CMO SE ESTA
HACIENDO?

ESTRUCTU
RA

MOTIVACI
N
SUPERVISI
N

PROCESO DE DIRECCIN
SUPERVISIN

DIRECCIN

TOMA DE
DECISIONES

MOTIVACIN

COMUNICACIN

INTEGRACIN

CONTROL

CONTROL

FASE
DINAMICA

CMO
SE HIZO?

EVALUACI
NY
MEDICIN

DETECTAR Y
PREVER
DESVIACION
ES

ESTABLEC
ER
MEDIDAS
CORECTIV
AS