UNIDAD CUATRO ACTIVIDAD UNO SABER

1-Cuáles son las características que debe tener una persona para
desempeñar sus funciones en el área de archivo.

Hay que indicar que las responsabilidades y los requisitos y características

necesarios para el puesto de gestor documental han cambiado y se requiere una
formación adicional para realizar las funciones de gestor documental.

A-Gestores documentales deben de tener como características la de gestionar y

almacenar documentos. Y tiene la capacidad de guardar un registro de las
diferentes versiones de los documentos creados y modificados por diferentes
usuarios.

B- otra característica es la de gestión e procesos, estos gestores documentales son

esenciales para asegurar el cumplimiento de las normas y leyes que regulan
muchos de los documentos que en ellos se almacenan. Esos requerimientos
demandan una fácil trazabilidad de documentos, así como capacidad de auditoría
sobre la creación de documentos, su acceso, modificación, aprobación y
eliminación.

C-La implementación de soluciones de gestión documental como característica que

debe tener el gestor que debe de ser adecuadas a las necesidades de la
compañía es primordial para el óptimo funcionamiento de la misma.

2-Cuál debe ser la experiencia que debe tener una persona para desempeñar
sus funciones en el área de archivo.

Dentro del requisito esta la experiencia en proyectos de documentación. Excelentes

habilidades de escritura y práctica en el conocimiento de los entornos de
procesamiento de datos, incluidos los procesos de automatización de tareas de la
empresa, la ejecución y personalización de consultas y extracciones sobre las bases
de datos y otras aplicaciones.

Responsabilidades: El gestor documental realiza tareas de complejidad como la

indexación detallada de los expedientes, y la elaboración de procedimientos para
llevar a cabo tareas con los documentos. Prepara los procedimientos establecidos
en la presentación, recuperación y copia de documentación de archivos, es el
responsable de la introducción de datos en línea a los expedientes y otras bases de
datos, corrección y edición de los documentos archivados a través del OCR.
Prepara documentos para la digitalización de imágenes y documentos relacionados,
incluyendo la detección de documentos, y el etiquetado de los metadatos de los
archivos que van a ser escaneados.

3-Cuáles son los objetivos específicos del área de archivo.

 Constituir un centro de información disponible en todo momento. La

documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base
de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado,
con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se
requiera.

 Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda

documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de
seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire,
y evitar su pérdida.

 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los

documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el
documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.

 Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales

como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la
empresa.

4-Cuáles son las actividades que se realizan en el área de archivo

 Escanear y capturar la documentación: Con un escáner profesional y un

sistema OCR para convertir documentos en papel en formato electrónico.

 Automáticamente el sistema categorizará el documento, y el usuario gestor

documental solo tendrá que dar una pequeña guía al programa cuando se
trate de documentos nuevos que no haya procesado antes. (Esto quiere decir
que una factura de un proveedor solo se tendrá que guiar la primera vez para
que el sistema aprenda a interpretarla).

 Todo ello: el documento y los datos que ha extraído el sistema se integran

en el sistema de gestión documental, con un sistema de base de datos
organizados con los documentos almacenados.
 Se obtiene un mecanismo de búsqueda para encontrar rápidamente los
documentos específicos, por los metadatos de los documentos.

 A partir de ahora el gestor documental, solo tendrá que escanear los

documentos y trabajar con el sistema de gestión documental que le facilitará
su trabajo de manera exponencial.

 Entre otras asignada en el manual de procedimientos y funciones de la

empresa.