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REQUERIMIENTOS PARA LA DIGITALIZACIN DE HISTORIAS ACADMICAS

ASPECTOS FUNDAMENTALES DE UN PROGRAMA DE DIGITALIZACION

Todo proyecto de digitalizacin debe contemplar tres aspectos fundamentales.


- Los objetivos que se pretenden conseguir: La definicin de estos objetivos depender
de lo que cada institucin pretenda realizar. Se debe establecer la relacin costobeneficio del proyecto y comparar la situacin actual de la gestin documental en
soporte papel con la situacin futura que se presentar al digitalizar los documentos, por
ejemplo: recurso humano, material y financiero requeridos en uno y otro caso,
confrontacin de los niveles resultado real y esperado, pertinencia del cambio, etc.
Tambin se debe tener claro si se quiere digitalizar para sustituir los documentos en
soporte papel, para agilizar los trmites o para difusin.
- El mbito de aplicacin del proyecto: Implica integrar los archivos en papel, los
documentos electrnicos y las bases de datos, en el caso de que est trabajando en
esas tres reas por separado.
- La responsabilidad de las partes involucradas en el proyecto: Un proyecto de
digitalizacin requiere la participacin de administradores, archivistas e informticos, de
manera que se debe establecer claramente, desde el principio del proyecto, la
responsabilidad de cada uno de los participantes. Asimismo, en un programa de
digitalizacin se deben cubrir tres fases diferentes pero estrechamente ligadas entre s:
1. Fase archivstica: Preparacin y conduccin de la digitalizacin de documentos segn
las reglas archivsticas.
2. Fase tecnolgica: Identificacin y aplicacin de un cierto nmero de reglas
directamente ligadas a la tecnologa de la digitalizacin.
3. Fase legal: Cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar el valor de
prueba de los documentos digitalizados.

FASE ARCHIVSTICA
Si se digitalizan los documentos sin una preparacin adecuada, es decir, sin orden,
mtodo y sin una descripcin precisa para recuperar la informacin, lo que se obtendr
como resultado es un caos electrnico costoso y peligroso, siendo ms difcil acceder a
una informacin almacenada.

FASE TECNOLOGICA
En materia informtica se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La seleccin del sistema adecuado
- Los objetivos del sistema
- Los estndares tecnolgicos
- El acceso a las imgenes y a los ndices de datos
- La calidad de las imgenes
- La funcionalidad del sistema
- La proteccin de la informacin digitalizada
- El control del acceso
- La evolucin de las tecnologas de la informacin
- Las auditoras

Los responsables de elegir un sistema para digitalizar deben visualizar los objetivos
siguientes:
- El acceso a largo plazo de la informacin digitalizada
- La calidad de las imgenes digitalizadas
- La seguridad y la confidencialidad de la informacin
- La funcionalidad contina del equipo y de los programas
- El control del deterioro de los soportes de almacenamiento de la informacin
- La anticipacin y la planificacin del desarrollo tecnolgico

SEGN LA CIRCULAR EXTERNA N 005 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, LA


DIGITALIZACIN DEBE CUMPLIR LOS SIGUIENTES CRITERIOS

1.
2.
3.
4.

El aseguramiento de los documentos en todo su ciclo vital.


Procesos archivsticos dentro del concepto de archivo total.
La seguridad de los documentos e informacin.
La preservacin de los documentos electrnicos producidos o recibidos
en particular, aquellos que hagan parte del patrimonio documental del
pas.
5. El acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los
documentos e informacin.
6. La adopcin de estndares apropiados que aseguren la preservacin a
largo plazo de los documentos electrnicos de archivo.

PROCESOS Y TAREAS PARA LA DIGITALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

PROCESO

Proceso de
Preparacin
Digitalizacin

TAREAS

CONTROL CALIDAD

Planificacin tener los objetivos


claros del proyecto.

Preparacin y
depuracin (Prepping)
de los documentos a ser
escaneados
1. Limpiar los
documentos (quitar las
grapas, ponerlos en
orden, alinearlos, entre
otros)
2. Fotocopiar aquellos
que estn deteriorados
3. Establecer niveles de
clasificacin de los datos
4. Ajustar los papeles y
prepararlos para ser
escaneados
5. Preparar los grupos
de documentos a ser
escaneados

Establecer la metodologa
para la captura de los
documentos (captura)
Establecer controles para
medir la calidad del producto
(imgenes)
Establecer los mecanismos
para la clasificacin de los datos
(metadatos)
Establecer un mtodo de
indexacin para la bsqueda
efectiva de los documentos y que
se puedan presentar como
unidades documentales.
Establecer los mecanismos
para mantener un registro de
auditora para los documentos a
travs de su ciclo vital.
Establecer la creacin de
las carpetas para el
almacenamiento de los
documentos digitalizados.
Establecer el resguardo
(tiempo que se van a guardar los
documentos)
o Conservacin de la informacin
a travs de su ciclo vital.
o Resguardo (backup) / archivo
(corto / mediano / largo plazo)
o Plan de Migracin de Datos
para evitar obsolescencia en los
equipos
Determinar la forma de
disponer los documentos