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CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCO

Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de


empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
informacin segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos as como
fomentar la eficiencia de operaciones y adicin de la poltica
administrativa de cualquier empresa.
Caja.
Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros
postales y telegrficos, entre otros de disposicin libre e inmediata.
Bancos.
Conjunto de medios legales de pago, sustitucin del dinero,
representado por saldos disponibles en cuentas de cheques o depsitos
a la vista que se convierten en dinero a su presentacin
Principios de control interno de caja y bancos:
- Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, austodia y registro
de caja y bancos.
- En cada operacin de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos
personas.
- Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso
a los registros contables que controle su actividad.
- El trabajo de empleados de caja y bancos ser de complemento no de
revisin.
- La funcin de registro de operaciones de caja y bancos ser exclusiva
del departamento de contabilidad.
Objetivos del control interno de caja:

- Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.


- Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
- Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.
- Descubrir malversaciones.
- Localizar errores de caja y bancos.
- Detectar desperdicios y filtraciones de caja.
- Obtener informacin administrativa contable oportuna de caja y
bancos.

Bases del control interno


Entradas
1.- control para cada origen de entradas a caja y bancos
2.-deposito integro en instituciones de crdito de todas las entradas a
caja.
Salidas
1.- creacin de un fondo fijo de caja chica
2.-pagos por medios de cheques nominativos con firmas mancomunadas
Existencias
1.-conciliacion peridica de cuentas de cheques
2.- cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa
3.- afianzamiento del personal de caja
A continuacin se analizan cada punto:
Control para cada origen de entradas a caja y bancos

a) cobros por ventas al contado directo.


el control para esta fuente de entradas a caja y bancos se lleva a
efecto estableciendo una rutina de labores y de operaciones tanto
para la atencin como para el empaque , cobro y entrega de la
mercanca, as mismo, utilizando mquinas registradoras y
expedicin de notas de venta debidamente requisitadas.
b) Cobros por ventas al contado en plazos.
se
establecen
notas
de
venta
especiales
numeradas
progresivamente y requisitadas fiscalmente, tambin se formulan
notas de salida de almacen y utilizando una cuenta global
colectiva o genrica con su correspondiente auxiliar, dicha cuenta
deber quedar saldada cada dia salvo que algn cliente no haya
liquidado la nota de venta especial, o bien que no se hubiese

registrado el cobro de la venta o tambin por una anotacin


incorrecta.
c) Cobros por ventas al contado fuera de plazos.
para el control de estos cobros habr notas de venta especiales,
requisitadas y numeradas en forma progresiva, notas de salida de
almacn y utilizando una cuenta colectiva en el libro mayor
general, con su auxiliar correspondiente, donde se analizara el
sado de la cuenta colectiva adems de datos tales como fecha de
operacin, numero de nota de venta, nombre del comprador o
cliente, forma y fecha de cobro con lo cual es posible investigar y
verificar que ventas no se han cobrado o las causas por las cuales
no ha entrado a caja el importe relativo.
d) Cobros por ventas a crdito plaza.
Estos cobros se realizan por cobradores u otras personas que
trabajan en la empresa, controlndose con listas o relaciones por
triplicado, numeradas de contra recibos, documentos, ttulos de
crdito o facturas a cobrar en el da, firmando el original el
cobrador de recibido, el duplicado con los documentos al cobro se
le entregan al cobrador al iniciarse el da, el triplicado y original
quedan en el departamento de crdito y cobranzas y cajero
respectivamente.
e) Cobros por ventas a crdito fuera de plaza.
el control encauza el manejo eficiente de la correspondencia por
personal de confianza afianzado, ajeno a contabilidad e
informacin oportuna integra y eficaz de la cobranza realizada por
agentes y personal de la empresa.
f) Cobros a empleados y deudores.
Cuando existan entradas por este concepto la empresa expedir
reibos especiales numerados progresivamente, el original para el
deudor, el duplicado para la empresa, donde constara la firma de
conformidad del deudor.
g) Entradas diversas a caja.

para entradas diversas, tales como ventas, regalas, primas de


seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc.

Deposito integro en instituciones de crdito de todas las


entradas a caja
Todas las entradas diarias a caja debern ser depositadas en una
institucin de crdito al da siguiente de su percepcin: el deposito lo
deber efectuar un empleado ajeno al cajero; en contabilidad se
empleara una cuenta transitoria denomina control de depsitos del
banco donde se cargaran todas las entradas del dia, con abono a la
fuente de ingreso, tales como clientes, documentos por cobrar, deudores
ingresos por intereses, rentas, etc.

Creacin de un fondo fijo de caja chica


Como regla general todas las entradas a caja se depositan en bancos y
las salidas y desembolsos se hacen por medio de cheques nominativos,
se hace necesario crear un fondo fijo de caja chica, para pagos menores
que no excedan el importe establecido como mximo por la empresa.

Pagos por medios de cheques nominativos con firmas


mancomunadas
Como regla general nunca se expedirn cheques al portador, es decir,
los pagos se harn por medio de cheques nominativos con firmas
mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaer cuando menos en
dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a
contabilidad y cajeros.

Conciliacin peridica de cuentas de cheques


Por regla general, los saldos y estados de cuenta que remiten los bancos
a la empresa cada mes, debern conciliarse por funcionarios de alta
gerencia o empleados ajenos a contabilidad y cajeros.

Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa

Cada da debern cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer


la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados
por funcionarios de alta gerencia o empleados ajenos a contabilidad y
cajeros.

Afianzamiento del personal de caja


El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra
perdidas en caso de robos, fraudes, desfalcos y abusos de confianza por
parte de cajeros, ya que la afianzadora reitegrara el importe del dao de
la empresa.

Control Interno de las Cuentas por Cobrar

El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con


la cuenta control en el mayor general.
La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un
Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los
deudores.
Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para:
1.
Otorgar descuentos especiales
2.
Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta
independiente de:
1.
2.
3.
4.

por

cobrar

deben

ser

Todas las funciones de efectivo.


Verificacin de facturas y Notas de crditos.
Pases a cuentas control.
Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

Control Interno de Documentos por Cobrar


Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes
de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta
control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar peridicamente los pagos vencidos.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una
divisin de funciones, de manera que los diferentes departamentos o
individuos son responsables por:

Control de los pedidos de los clientes


La aprobacin del crdito
La entrega de mercanca
La funcin del despacho
La funcin de facturacin
La verificacin de la factura
El manejo de cuentas control
El manejo de los libros mayores de los clientes
La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas
La autorizacin de castigos en cuentas incobrables

SISTEMA DE CONTROL INTERNO


Instrumento de gestin que se utiliza para proporcionar una garanta
razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos por el Titular o
Funcionario designado.

RESPONSABILIDAD DE IMPLEMENTACIN

Los titulares, funcionarios y servidores de cada entidad son los


responsables de mantener, revisar y actualizar la estructura de
control interno en funcin a la naturaleza de sus actividades y
volumen de sus operaciones.
Es obligacin de los titulares la emisin de normas especficas
aplicables a su entidad.

OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTROL INTERNO

Servir de marco de referencia en materia de control interno para la


emisin de la respectiva normativa institucional.
Orientar y unificar el control interno en las entidades.