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PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

Definición:

Una provisión para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de


salvaguardia establecidas por muchas empresas. La función principal de
este tipo de cuenta es proporcionar un colchón contra las facturas de
clientes que estén pendientes de pago durante períodos prolongados de
tiempo. Las empresas normalmente la base de la cantidad de reservas que
se mantienen en la cuenta en las evaluaciones de los clientes de alto
riesgo y la probabilidad de que los clientes no podrá honrar a las facturas.

Es importante señalar que la función normal de una provisión para


cuentas incobrables no se destina a cubrir los saldos pendientes en las
facturas que se encuentran actualmente de menos de seis meses. Hasta
ese momento, los esfuerzos de recolección se realizan normalmente,
incluidos los intentos de llegar a acuerdos de pago con los clientes que han
sufrido algún tipo de inversión financiera. Muchas empresas no tratan de
hacer uso de los fondos en la cuenta de provisión dudoso hasta que se
determine que el saldo pendiente no es probable que sea coleccionable.

A menudo, la cuenta se gestionará como una partida dentro del


presupuesto de funcionamiento o como una categoría dentro de las
cuentas por cobrar, y estructurada para permitir la transferencia fácil en la
cuentas por cobrar cuando sea necesario.

Mientras que una provisión para cuentas incobrables es una


estrategia común empleada por las grandes corporaciones, pequeñas
empresas también pueden beneficiarse de establecer este tipo de partida
contable en línea. Vista de las reservas, por un lado, y un conjunto de
directrices claras en cuanto a cuando las reservas se pueden utilizar es
muy importante. Muchas empresas también asegurarse de que al menos
dos funcionarios de la empresa puede autorizar la transferencia. La
creación de recursos para compensar las deudas que no pueden ser
recogidos ayuda a garantizar que la empresa pueda continuar cumpliendo
con sus propias deudas, evitando así cargos por mora o daño a la
calificación crediticia de la compañía.

CAJA CHICA

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.-

Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del
control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros ,
siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO ,
que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores),
creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser
utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos
autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que
por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central.
Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un
cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o
totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

Clases De Fondos Fijos Y/O Caja Chica.-

La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo


b).- Caja Chica con Fondos Variables

1. Caja Chica Con Fondo Fijo.-

Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la


operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los
gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez que se
va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo.
Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor forma de
administrar dichos fondos.

2. Caja Chica Con Fondo Variable.-

Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la


operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad
superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos
fondos están de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de
un tiempo razonable, es decir que puede variar.

El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable)


para realizar pagos de menor cuantía.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de3 servicios de limpieza
- Gastos de artículos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de suministros
excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Este tipo de gastos se efectúa el pago en efectivo.

c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos


utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice
para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)

Aspecto Técnico

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo


siguiente:

Mediante un memorandum de Gerencia Financiera autoriza la


creación o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto
determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a
realizar.

Siempre sujetándose a la Ley de Bancos y al Impuesto alas


transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194.

El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y


urgentes Diarios de la Empresa, tales como: Movilidad Local, Movilidad
Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del
Territorio de nuestra Republica, Útiles de Escritorio, de Limpieza, compra
de útiles de Botiquín y
Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono,
fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados.

Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas empresas lo


están utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores como
ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderías etc.

Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes
columnas.
1.- Columna para la fecha de operación.
2.- Columna para el detalle o explicación
3.- Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.
4.- Columna para entradas o reposición de fondos.
5.- Columna para las salidas o pagos realizados.
6.- Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y
Administración.
7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas
necesarias, simplemente se hará una relación, conteniendo lo más esencial
para la conformidad del Control Interno (fecha de ingreso de los Cheques
de Reposición y/o inicio, codificación de los documentos pagados, y/o
salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica,
si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre
incluyendo el saldo anterior y se determina el saldo para el futuro
rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.).

El Importe de La Caja Chica es renovable, se liquida lo que se gasta y


se reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se
mantenga siempre con el monto fijado según el memorandum, por eso se
llama fondo fijo. Utilice un voucher para efectuar la imputacion contable.

El Fondo Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser
cuidado celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y
propósitos de la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines
de la empresa.

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por


caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir


el fondo, o para su eliminación.

La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres


veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del número de
rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.

La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la


oportunidad que se haya gastado como máximo 80% del monto asignado y
será equivalente a la rendición sustentada con los documentados
debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa
y calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos
pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el
comprobante de pago. y/o relación de sustención de gastos pagados.
Debe haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad
del personal que aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que


aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la


Contabilidad, ni los Cobros, ni a la Caja Principal

A la reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la


persona responsable del mismo
El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
según se especifiquen en los comprobantes pagados por caja chica

Los comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como


control interno, todos los documentos de egreso deberán ser aprobados
previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras,
el monto pagado.

El encargado único debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el


libro de la Caja Chica a efecto de facilitar la determinación del saldo diario
y los correspondientes arqueos.

Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o


Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el
Libro Diario.

La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes


recibe el nombre de centralización.

Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al


gerente de administración y Finanzas o al Gerente Financiero para la
acción correctiva.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin


de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de
documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así


lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el
departamento de Tesorería.
Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la
Gerencia del Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera
necesario, las acciones correctivas del caso.

LA CONCILIACIÓN BANCARIA

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con


los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los
Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas
instituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes necesarios
en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los
saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de
nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

• Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los


mismos.
• Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no
registró por haber cerrado.
• Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin
de mes.
• Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
• Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
• Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
• Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones,
impuestos, etc.
• Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de
intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
• Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

• Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para


la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los
libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver
claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa.
Ejemplo: Después de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de
Venezuela y los registros de la Empresa, se encuentra las siguientes
diferencias:

• Conciliación por Saldos Ajustados.


Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del
Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las
correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones
pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los
saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las
transacciones las cuales la Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de


la siguiente manera:
• Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando
recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar
de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por
intereses, errores u omisiones.
• Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son
comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.
De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por
el Banco:
• Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho , los cuales no
aparecen en dicho estado de cuenta tales como los errores u
omisiones o los depósitos a última hora.
• Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes
de cobro, errores u omisiones.
• Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de


Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en
el libro mayor de la Empresa, es decir:

• Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última


hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el
Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como:
comisiones, intereses, errores u omisiones.
• Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no
presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no
tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el
banco en nombre de la empresa).

MÉTODOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA.


Ejemplos

• Saldos correctos
Comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros
asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder
a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para
empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma
importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración
del cuerpo del mismo:

1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde


se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se
toman en cuenta en este renglón los:
1.a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a
consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de
realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el
beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros
de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario
hasta que sea cobrado.
1.b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo
general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el
banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero
no en estado de cuenta del mes.
2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se
incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde
se encuentran:
2.a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte
del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones,
pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se
han cargado en nuestros libros.
2.b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la
empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos
descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la
información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de
la empresa.
2.c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se
emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros
de la empresa.
2.d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se
realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los
ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos
documentos cotejados:
3.a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de
todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las
cuales tenemos:
1) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan
con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
2) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se
cargan con un monto por encima o por debajo del monto de
emisión.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se
cargaron.
4) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados
fueron abonados en los libros de la empresa.
5) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error
se cargan en vez de abonarse y viceversa.
6) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error
se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa
cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en
diversos bancos.
7) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su
fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el
banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo
por el monto del mismo.
3.b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se
incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones
por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
1) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan
con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
2) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se
abonan con un monto por encima o por debajo del monto de
emisión.
3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se
emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de
cuenta bancario.
4) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se
emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
5) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se
abonaron.
6) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron
cargados en el estado de cuenta bancario.
7) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error
se cargan en vez de abonarse y viceversa.
8) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por
error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a
esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró


aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser
cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios
para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos
correctos:

Movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar


Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:

LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE CTA. CORRIENTE Nº 5698-


CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02 22356-96
MOVIMIENTOS JULIO DE 2006
FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO
01/07/06 Saldo 230.000,00
01/07/06 Corrección del Depósito Nº 166.500,00 396.500,00
1956
01/07/06 Corrección del Cheque Nº 122.600,00 273.900,00
4505
02/07/06 Cheque Nº 4508 47.700,00 226.200,00
04/07/06 Depósito Nº 3984 180.000,00 406.200,00
06/07/06 N.C. Efectos descontados 100.000,00 506.200,00
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00 451.200,00
20/07/06 Cheque Nº 4510 52.000,00 399.200,00
25/07/06 Depósito Nº 4866 130.000,00 529.200,00
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00 463.700,00
30/07/06 Depósito Nº 5698 78.000,00 541.700,00
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 525.900,00
31/07/06 Depósito Nº 6892 40.000,00 565.900,00

Estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:


BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A. CONTROL Nº 3377233
Capital Bs. 280.000.000,00 EL TRÉBOL C.A.
ESTADO DE CUENTA Código de cuenta Nº 5698-22356-96
DESDE 01/07/2006 HASTA PÁG. 1/1
31/07/2006
FECHA CONCEPTOS CARGOS ABONOS SALDOS
JULIO Saldo 185.900,00
01 Depósito Nº 2365 153.800,00 339.700,00
02 Cheque Nº 4508 47.700,00 292.000,00
05 Depósito Nº 3984 180.000,00 472.000,00
06 N.C. Efectos descontados 100.000,00 572.000,00
06 N.D. Gastos de cobranza 5.000,00 567.000,00
15 Cheque Nº 4506 25.000,00 542.000,00
20 Cheque Nº 4510 25.000,00 517.000,00
25 Depósito Nº 4866 130.000,00 647.000,00
30 Depósito Nº 5698 78.000,00 725.000,00
Conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos,
véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr.
según libros y 185.900,00 según banco Cr.

EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO
Saldos al 30/06/06 230.000,00 -185.900,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
17/06/06 Cheque Nº 4506 25.000,00
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00 65.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
30/06/06 Deposito Nº 2365 153.800,00 -153.800,00
ERRORES DE EMPRESA
Deposito Nº 1956 registrado 18.500,00
Deposito Nº 1956 correcto 185.000,00 166.500,00
Cheque Nº 4505 mal ubicado 61.300,00 -122.600,00
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 273.900,00 -273.900,00

Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los


saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual
resulta ser el fin de la conciliación.

Primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la


conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya
fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la
conciliación actual.

De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su


beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en
el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha
de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.

También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros


del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en
los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es
el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en
cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del
mes de julio.

Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor


de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como
consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que
se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes:
como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509,
4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº
6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos
descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia
en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y
aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes
encontrados se dedujo que error fue de la empresa.

Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el


documento de control interno:

EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO
Saldos al 31/07/06 565.900,00 -725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 -40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 -5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 27.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900,00 -587.900,00

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:

EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN LIBROS BANCO
DEBE HABER DEBE HABER
Saldos al 31/07/06 565.900, 725.000,
00 00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,0
0
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,0
0
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,0
0
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,0
0
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,0
0
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Corrección del Cheque Nº 451027.000,0
0
SUBTOTALES 592.900, 5.000,00 177.100, 765.000,
00 00 00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900, 587.900,
00 00

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin
colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente
innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente
todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la
diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.

• Saldos encontrados

Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando


con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego
reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que
compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre
en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.

Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que


señalaré la presentación del documento:

EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS
ENCONTRADOS
DESCRIPCIÓN PARCIAL TOTAL
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 -177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 565.900,00

Se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.),


luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero
en una sola columna, hasta que al final se “encontró” el saldo del mayor
de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).

MÉTODOS DE INVENTARIO

Concepto
Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la
empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o
procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico
determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

Clases de Inventarios
De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco
tipos de inventarios:

• Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa
bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego
venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las
mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características
y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas
separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido
compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o
las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa
pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido
recibido en efectivo u otros bienes).
• Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser
vendidos como productos elaborados.

• Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:


Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de
manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales,
mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

• Inventario de Materias Primas:


Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

• Inventario de Suministros de Fábrica:


Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que
no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.).

MÉTODOS DE INVENTARIO

Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos


permiten determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son:

• Inventario periódico:

Es el que se realiza al final del ejercicio económico y consiste en el


conteo físico de las mercancías y la asignación de sus valores. Cuando se
realiza para verificar el Inventario Continuo puede practicarse en cualquier
momento. La ejecución de este método de inventario se lleva a cabo en
dos etapas: la preparación y la realización. La primera consiste en la
organización del trabajo: planificación, ordenamiento de los productos,
entrenamiento del personal, etc. La segunda comprende el conteo
propiamente dicho de los artículos, el registro en las hojas de inventario y
la valoración de los mismos.

• Inventario Perpetuo o Continuo:

Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la


cantidad e importe del inventario en existencia. Los cambios en el
inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y créditos
en la cuenta de inventario, en este método no se utiliza ninguna cuenta de
Compras. Cuando se vende una mercancía, se requieren dos asientos
contables:

1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)


2.- Por la reducción en el inventario (registrada al costo).
Un ejemplo ilustrativo sería:
Una compañía que comercia con Televisores, los que compra al mayor en
Bs. 70.000 cada uno y los vende al detal a Bs. 80.000 su asiento sería:
Inventario inicial – 4 unidades.........................................Bs. 280.000
Compra en el período – 10 unidades ............................ Bs. 700.000
Vende en el período – 9 unidades:
Precio de venta ............................................... Bs. 720.000
Costo de las unidades vendidas ................. ............. Bs. 630.000
Inventario Final – 5 unidades ....... ........................... Bs. 350.000
Inventario Inicial: 280.000

PERIODICO PERPETUO

RE DESCRIPCION DEBE HABER DEBE HABER


F
a) Compras 700.000
b) Cuentas por 700.00
pagar 0
a) Inventario 700.00
0
b) Cuentas por 700.00
pagar 0
a) Cuentas por 720.000
Cobrar
b) Ventas 720.00
0
a) Cuentas por 720.00
Cobrar 0
b) Ventas 720.00
0
c) Costo de 630.00
Ventas 0
d) Inventario 630.00
0
Asiento de ajuste (inventario final determinado por recuento físico)
Inventario ........................................... Bs. 350.000
Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000
Inventario ........................................... Bs.280.000
Compras ............................................ Bs.700.000
Asiento de cierre (Inventario Periódico)
Ventas ................................................ Bs. 720.000
Costo de Ventas ................................. Bs. 630.000
Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000
Asiento de cierre (Inventario Perpetuo) (*)
Ventas ............................................... Bs. 720.000
Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000
Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000
ESTADO PARCIAL DE GANANCIAS Y PERDIDAS
Ventas............................................. Bs.720.000
Costo de Ventas.............................. Bs.630.000
Utilidad bruta sobre ventas............. Bs. 90.000
(*) Para ambos métodos es el mismo asiento.

En la mayoría de los casos en que se usa el método de inventario


perpetuo se mantiene un registro continuo, en cantidades, para cada uno
de los distintos tipos de artículos que se tienen para la venta. Un modelo
simplificado puede tener la siguiente presentación:

TARJETA DE INVENTARIO

Descripción: Televisores
------------ CANTIDADES ------------------ ------------------ VALORES
--------------------
Fecha Comprad Vendida Existenc Cargos Créditos Saldo
as s ia
20-Enero- 4 280.000
1985
10 14 700.000 980.000
9 5 630.000 350.000

LA EVALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Entre los métodos más importantes para evaluar los inventarios, tenemos:
• Costo o Mercado el Más Bajo: Se toma como base el precio
inferior de las existencias, manteniendo el principio contabilístico del
Conservatismo el cual no anticipa beneficios y prevé posibles
pérdidas.
• El Método FIFO o PEPS: Este método se basa en que lo primero
que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la
realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en
costos más recientes.
• El Método LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercancía
que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en
que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza
en los precios.
• El Método del Costo Promedio Aritmético: El resultado lo dará la
media aritmética de los precios unitarios de los artículos.
• El Método del Promedio Armónico o Ponderado: Este promedio
se calculará ponderando los precios con las unidades compradas,
para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades.
• El Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo: Calcula el
valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas por
las entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios
sucesivos.
• El Método del Costo Básico: Por medio de este método se
atribuyen valores fijos a las existencias mínimas, este método es
bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica
solamente a la cantidad de inventario mínimo.
• El Método del Precio de Venta al Detal: Permite la estimación de
inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario físico se
practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los
artículos.

U.E.P.S: TRADICIONAL

El método U.E.P.S. asigna los costo a los inventarios bajo el supuesto


que las mercancías que se adquieren de ultimo son las primeras en
utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida
quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron
adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es
valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se
dio la misma.

Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales
podemos citar los siguientes.

• El reconocimiento de los costos mas recientes de los artículos


vendidos. Estos implica que cuando se valúa el costo de la
mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra, y en
economías como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden
a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a
precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a
disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será
menor.
• La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto
menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de
valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el
extracto a que se refiere.

Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación:

• Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada


línea de producto.
• La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del
inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su
valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S
• El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la
liquidación parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo
actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la
cantidad de una partida similar.

U.E.P.S MONETARIO

Debido a los fuertes cambios que pueden ocurrir en la combinación


de artículos específicos del inventario general bajo el método U.E.P.S se ha
tenido que incurrir en ajustes en la valoración de los inventarios, por tal
motivo, se ve en la necesidad de aplicar el método. U.E.P.S monetario.

El objetivo del método consiste en determinar el cambio ocurrido


realmente en el numero de unidades disponibles por grupo o segmento de
inventario y valuar estas unidades al precio adecuado. Como el inventario
original es la base de la cual se registran los cambios el inventario final de
cada periodo se valuaran de acuerdo con los precios del año base y los
precios de los diferentes extractos que lo conforman.

Ventajas que presente el metido U.E.P.S monetarios


• Se reduce significativamente el nivel de trabajo.
• La exclusión o inclusión de un articulo a un grupo determinado del
inventario no afecta la base U.E.P.S del total.
• Reducción del margen de error en los cálculos aritméticos, pues se
realizan sobre grupos de artículos y no para cada uno de ellos.
Información que se requiere para poder desarrollar el método:
• Selección de un año base
• Obtención de la lista de precios de todos los artículos que componen
el inventario al inicio del año base y la lista de precios de los
artículos que componen el inventario al final de cada periodo en
estudio.
• Determinación de los grupos del inventario
• Determinación del índice de precios de cada grupo
.
Procedimiento para el cálculo de inventarios bajo el método
U.E.P.S. monetario

El método U.E.P.S monetario lo que pretende en si es un ajuste


contable del U.E.P.S tradicional; este ajuste se debe básicamente a los
cambios en los precios y variación de los productos que comercializa la
empresa; para tener claro como realizar el calculo de la valoración del
U.E.P.S monetario, es importante definir ciertos conceptos que serán de
uso frecuente.

Año base
El año base es aquel que se tomara para definir los incrementos o
disminuciones de los inventarios de un periodo a otro, este concepto es de
suma importancia, ya que es el punto de partida para poder realizar los
cálculos para la valuación de inventarios bajo el método U.E.P.S monetario.

Inventario Final:
Este inventario se refiere al inventario final calculado en un periodo
dado, por el método U.E.P.S tradicional

Inventario a Precios del año base:


Este tipo de inventario se obtiene al multiplicar el inventario final por
el índice de precios; este calculo es de suma importancia para el desarrollo
del método U.E.P.S monetario, ya con este resultado se hará una
comparación entre dos periodos y se obtendrá el Inventario final bajo el
método U.E.P.S monetario.

Índice de Precios:
Es el resultado de comparar los inventarios finales de ciertos
periodos con base al año base; el calculo matemático se obtiene
multiplicando la cantidad de unidades en inventario del año a evaluar, con
los precios del mismo y los precios del año base o año subsiguientes al año
base; así, se obtiene los resultados de ambos periodos y se calcula la
variación que hubo entre ambos calculando así la variación porcentual
entre ambos.
Estrato (Aumento) o Disminución entre periodos:
Una vez obtenido los inventarios a precios del año base entre dos
periodos, se debe de calcular la variación nominal de los mismos, así, por
ejemplo, si el año a evaluar obtuvo un inventario mayor que con el que se
esta comparando (año base, años subsiguientes al año base) este tendrá
un aumento en su inventario, y el estrato se debe calcular multiplicando el
aumento en inventarios promedio por el índice de precios del año a
evaluar; cabe señalar que el estrato se da solo si hay un aumento entre
inventarios; ósea, si el inventario del año a evaluar es mayor al inventario
del año base o años subsiguientes al año base.

Inventario final U.E.P.S monetario:


Es el resultado al cual se desea llegar, este se obtiene sumándole el
estrato obtenido del año a evaluar con el inventario a precios del año base
del año con que se le compara. Si envés de un estrato se determina una
disminución en el inventario a evaluar en el año, este se le resta de igual
forma para obtener el Inventario final U.E.P.S monetario.

Registro contable
Para cumplir con las disposiciones legales y llevar un control del
monto del inventario valuado por el método U.E.P.S monetario y
recordando que este método lo que pretende es realizar ajustes al método
U.E.P.S tradicional, todos los registros contables que se realicen serán
ajustes a los ya realizados cuando se realizaron las valuaciones de
inventarios y registro del costo de la mercadería vendida así como el
impuesto sobre la renta.

El registro del inventario evaluado por el método U.E.P.S monetario


debe de llevarse a cabo de la siguiente manera:

Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y


acreedores, a fin de poder realizar el asiento contable por la valuación
hecha por el método U.E.P.S monetario, esta se deberá de afectar todos
los años a evaluar, por lo cual, lo que se acredita y debita en un periodo
debe de reversarse el siguiente periodos para poder registrar lo actual.

En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba


como deducible de impuesto, debe realizarse como un ajuste por el monto
de más el cual no fue registrado, afectando así un gasto por impuestos
diferido por la cantidad que se detecte. Esto se obtiene comparando los
inventarios, el finales en libros (U.E.P.S tradicional) con el método U.E.P.S
monetario de un mismo periodo, esta diferencia se pude deducir del
impuesto siempre y cuando la valoración del inventario bajo el método
monetario sea menor al valor que tiene el inventario en libros,
deduciéndolo según sea la tasa impositiva aplicada.
MÉTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a


aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los
inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran


importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de
compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el


valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida
del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se


ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se
supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo
de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la
empresa.