CEPEA – CAJERO BANCARIO| Arqueo de caja

INTRODUCCIÓN

El arqueo de caja es un proceso que generalmente se ejecuta en negocios como

supermercados, restaurantes y bancos, realizados al cierre del día hábil o al final del turno
de un cajero. Este proceso de arqueo hace que el cajero sea responsable del dinero en su
caja registradora.

Incluso con los modernos sistemas de punto de venta que se tienen en la actualidad, aun
se necesita un procedimiento para contabilizar los ingresos de efectivo de una tienda. Estos
controles internos son necesarios para evitar el mal manejo del dinero y para salvaguardar
los activos contra pérdida o robo.

Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta
operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas
no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor.

Los controles internos sólidos no solo promueven la eficiencia operativa, sino que también
aseguran registros contables confiables, que se necesitarán al momento de declarar los
impuestos.
Una de las causas más comunes de reducción o pérdidas en una tienda es por el mal manejo
del efectivo. Cuando se investiga, la causa más común corresponde a la falta de
procedimientos o controles adecuados.

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¿QUÉ ES EL ARQUEO DE CAJA?

El arqueo de caja es el recuento de todas las

transacciones de dinero en un periodo determinado
(tanto pagos/cobros en efectivos con realizados en
tarjeta). Este recuento tiene como principal propósito
comprobar si se ha contabilizado todo el dinero
recibido y si el saldo que muestra se corresponde con
el efectivo existente dentro de la caja registradora, a
cuál denominamos saldo de caja.

¿CÓMO SE HACE UN ARQUEO DE CAJA?

Al comienzo de cada turno, a cada cajero se le debe asignar su propio cajón de efectivo. Hay
que hacer que el cajero cuente el efectivo en el cajón para verificar el saldo inicial.
Se desea mantener una cantidad constante de dinero en la caja. Esto garantiza que siempre
se tendrá suficiente efectivo para dar cambio a los clientes.

El siguiente paso para mantener la caja ordenada es hacer depósitos del efectivo a lo largo
del día. Dependiendo del volumen y cantidad de transacciones, se variará la cantidad de
depósitos que se realizará.

Después de determinar cuándo se realizará este depósito, se

cuenta el efectivo y se resta la diferencia del recuento matutino
inicial. El arqueo de una caja registradora se realiza generalmente
al final del día o al final del turno de un cajero.

El cajón de efectivo y su contenido deben llevarse a una oficina u

otra área aislada para preparar el informe. Este es el momento de
asegurarse que el dinero que entró y que salió durante el día se
hizo de manera eficiente y honesta.

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EJECUCIÓN DEL ARQUEO

Al prepararse a contar el dinero, todos los billetes grandes, cheques y cupones de alimentos
se apartan y se ponen a un lado.
Primero se cuenta el monto total en la caja, incluidos los cheques e ingresos por tarjetas de
crédito. Después de terminar de sumar los montos, se compara manualmente esta cifra con
lo que muestra el sistema de punto de venta.

Luego que el cajón vuelve a su cantidad inicial asignada, se coloca en la caja fuerte o se
entrega a otro cajero que esté comenzando su turno. Ahora, se cuentan los billetes y los
cambios que se pusieron a un lado junto con los cheques de la caja del cajero.

Esto es lo que conforma el depósito de ventas del cajero. La mayoría de las cajas
registradoras pueden imprimir un recibo de ventas y un recibo de ingreso de dinero. Estos
recibos indican cuánto hizo el cajero en ventas y cuánto dinero fue contabilizado.

Si las cantidades coinciden todo está bien. De lo contrario, se tendrá que escudriñar un poco
más.

SEPARACIÓN DE FUNCIONES

Se debe considerar tener dos personas para arquear las cajas. Una persona contará el cajón
y creará el informe diario de efectivo, mientras que la otra preparará el depósito bancario.
Ambas personas deben firmar el informe, indicando su responsabilidad por las cifras
mostradas. Aunque ningún sistema puede prevenir un fraude, esta pista de auditoría
ayudará a desalentar la complicidad entre los empleados.

SOBRANTES O FALTANTES

Al producirse una discrepancia, el dinero se

cuenta de nuevo para garantizar que la cantidad
sea correcta.

Se debe investigar cualquier sobrante y/o

faltante. Las pequeñas discrepancias son
comunes y generalmente son causadas por
errores humanos, posiblemente al cajero contar el cambio para un cliente. Las discrepancias
mayores son las que se deberán observar más de cerca.

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Las discrepancias frecuentes pueden ser un signo de robo de un empleado, o indicar que se
requiere más capacitación para un cajero en particular.

El sobrante/faltante siempre se puede calcular restando la cantidad de dinero en el cajón,

excluyendo el monto inicial, de la cantidad impresa en el comprobante de cobro del cajero.
Dependiendo de la cantidad de sobrante/faltante y las circunstancias involucradas, las
medidas disciplinarias pueden variar. Cajeros han perdido sus puestos debido a
sobrantes/faltantes, ya sea por infracciones reiteradas o por grandes sobrantes o faltantes.

Los faltantes generalmente se deben a facturas pegadas entre sí, el cajero que devuelve
demasiado en el cambio, o tal vez incluso se embolsa algo de dinero.

Los sobrantes se producen al tomar demasiado dinero de los clientes o al no ingresar

correctamente artículos en el terminal del punto de venta.

¿QUÉ ES EL FLUJO DE CAJA?

El flujo de caja (también llamado flujo de efectivo y presupuesto de caja) es una herramienta
financiera que permite conocer y administrar correctamente en detalle las fuentes de
ingreso y gastos de un negocio durante un período determinado(día, semana, quincena,
mes, bimestre, semestre), además de que nos ayuda a planificar y tomar decisiones en base
a la disponibilidad de efectivo que se tenga, y así saber en qué momento se pueden utilizar
los ahorros, solicitar un préstamo y el pago de ese préstamo en cuotas, y si quieres hacer
una inversión en que momento hacerlo.

¿CÓMO SE HACE?

1° Determinar el período a administrar.

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2° Anotar cuanto se tiene en efectivo (Saldo inicial).

3° Registrar todos los ingresos o entradas de dinero.

4° Registrar todos los egresos.

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5° Finalmente hacer las sumas y restas para tener el saldo que indicará el nivel de liquidez.

Con este método se puede observar el comportamiento del efectivo a lo largo del período
escogido y detectar que hay buenos y malos momentos de acuerdo al mercado, las fechas
especiales y otros.

MÉTODO TRADICIONAL PARA EL ARQUEO DE CAJA

Se inicia el día con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar
la actividad, o bien está ya preparada en la caja. (Suele ser el método habitual en
supermercados por los cambios de cajeros y con el fin de no parar la actividad).

En el método tradicional no hay gestión de cobros, por lo que cualquier pago por caja se
realiza con dinero externo (en ocasiones muy mal controlado).

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Al finalizar el día o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial
y el resultado debe coincidir con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.

VENTAJAS

 Máxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas.

 Cambio rápido de cajero en el mismo terminal
 Operación de cálculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas
 Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero

DESVENTAJAS

 No permite la manipulación de la caja por varias personas y si fuera así no hay

control para un posible descuadre.
 Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre
manual y es un camino susceptible de convertirse en fuente de hurtos a caja.
 El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intención de que
banco = ventas es poco menos que imposible.
 Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja
para las operaciones, o bien necesitar el proceso de ingreso a caja.

EJEMPLO

En la tienda Omega el proceso de arqueo de una caja registradora comienza realmente al

final del día anterior, cuando el cajero John Doe y su gerente aceptan el monto en efectivo
que queda en la caja registradora de John.

Cuando John viene a trabajar a la mañana siguiente, comienza con la cantidad de dinero
que quedó en la caja. Al final de cada día hábil, él o su gerente publican un resumen de la
actividad del día en la caja registradora, para generar así un informe de las ventas totales
realizadas por el cajero.

Para ello, John cuenta la cantidad de efectivo en su caja, así como los totales de cheques,
ingresos por tarjetas de crédito y las ventas a crédito de la tienda. Luego completa un
formulario como este:

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RESULTADO DEL ARQUEO

El gerente revisa el monto producido realmente por la caja de John, y lo compara con el
formulario realizado.

Si la cantidad de efectivo que hay en la caja no coincide con el formulario, el gerente y John
buscarán identificar el error. Si no se puede encontrar, se llenará un formulario de
sobrante/faltante de efectivo.

El gerente de la tienda decide cuánto dinero en efectivo debe dejar en caja o registrarlo
para el día siguiente. Hace esta tarea para cada uno de los cajeros. Luego deposita en el
banco todo el efectivo y los cheques del día en una caja de depósito nocturno.

Luego, el gerente envía un informe con los detalles del depósito al contador para ingresar
los datos al sistema contable.

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

 Cobrarle el faltante al Cajero.

 Considerar como un gasto para la empresa.

Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una
cuenta de otros ingresos.

Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:

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 El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma

cantidad de dinero al iniciar el día

 La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

 La retirada de dinero al banco al finalizar el día.

 El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local.

Cada uno de estos aspectos puede parecer que al ser variado nos complican la gestión y por
ende el cuadre de caja, pero nada más lejos de esta idea.

Vamos a comentar el método tradicional, la operación que se realiza y en consecuencia que

problemas pueden surgir.

CONCLUSIÓN DEL METODO TRADICIONAL

Es un método solo recomendable para supermercados o líneas de caja

Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una única persona
No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco

CONSEJOS PARA REALIZAR EL CIERRE DE CAJA

1. Inicie el día con una cantidad fija de dinero

Siempre verifique la cantidad de dinero

previo al inicio de las actividades. No intente
hacer esto a puerta abierta, pues podrían
llegar clientes que con sus compras o ventas
perjudiquen el proceso contable. Elija un
momento oportuno para realizar este
procedimiento con calma y sin necesidad de
afectar los horarios de atención.

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2. No gestione cobros con el dinero de la caja

Evite crear más dificultades de las necesarias, no extraiga efectivo de la caja para saldar
cuentas. Si desea llevar un proceso más ordenado, realice los pagos con dinero externo.

3. Considere el riesgo de descuadre

Priorice la ejecución de medidas administrativas para evitar los errores que provocan el
descuadre. Algunas causas que lo generan son el robo hormiga, el cambio errado y el
préstamo entre cajeros, entre otros. Para evitarlos, es aconsejable que supervise su negocio
usando un sistema de cámaras, aunque siempre es necesario mantener sus productos
controlados mediante el inventario.

Las malas prácticas administrativas son eslabones de una cadena de problemas que afectan
la salud financiera de la empresa. En el momento menos indicado puede verse en una
situación en la que no podrá hacerle frente a sus cuentas por cobrar, proceso que también
tiende a ejecutarse con muchos errores.

Es recomendable que luego de aplicar los ajustes necesarios a su proceso de cierre de caja,
revise cómo van sus pagos: si existen errores de cuidado y qué tal está la estabilidad
financiera de su comercio, pues las cuentas por pagar también son un proceso que se
efectúa con muchas equivocaciones. Por eso, es oportuno que sepa cómo evitar los
principales errores en las cuentas por pagar.

4. Delegue operaciones comerciales en un número concreto de trabajadores

De este modo centralizará los movimientos de caja en las personas más especializadas en
el tema, lo que permitirá una mayor capacidad de supervisión y control de las operaciones.

En el caso de las macroempresas, donde la tasa de rotación de planilla es más alta, se puede
delegar esta responsabilidad en los colaboradores que, por su destreza o antigüedad,
generan mayor confianza.

5. Registre las actividades del día

Para este fin, es recomendable utilizar un archivo Excel. Su uso implica cincos pasos:

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a) Ingresar la fecha y las horas de inicio y fin del arqueo.

b) Registrar en las celdas celestes las cantidades de billetes y monedas que hay
en caja.
c) Ingresar los equivalentes en efectivo de cheques u otros documentos, de ser
necesario.
d) Adjuntar los números de los comprobantes que respaldan los ingresos y
egresos del día.
e) Comprobar la validez del resumen y hacer las observaciones pertinentes.

De esta manera, usted podrá saber si el dinero en efectivo y los valores de venta se
corresponden o si existen diferencias.

El cierre de caja puede ahorrarle diversos problemas porque practicándolo mantiene el

control de los egresos e ingresos de su negocio, y puede detectar pérdidas de dinero
rápidamente para solucionarlas antes de que crezcan e impacten con mayor fuerza en sus
finanzas.

OTRA ALTERNATIVA: AUTOMATICE EL PROCESO CON UN SISTEMA ERP

El factor humano es una de las principales razones por la cual los cierres de cajas presentan
descuadres. Debido a nuestra naturaleza, resulta inevitable cometer errores en los procesos
que se nos encomiendan, bien sea en el cálculo de cesantía, al llevar las cuentas por pagar y,

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por supuesto, en el cierre de caja. Entonces, ¿de qué forma se pueden minimizar las
equivocaciones de los colaboradores? Mediante el uso de un sistema ERP.

Al automatizar el proceso de cierre de caja logrará reducir las fallas en las finanzas, gracias
a que un sistema ERP integra tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad,
inventarios y ventas, entre otros), como los externos (relación con clientes y proveedores),
dejando la información compilada en una única base de datos compartida.

Recuerde, una de las principales oportunidades que debe aprovechar es el uso de las
herramientas tecnológicas: el sistema ERP está enfocado en la optimización de los procesos
financieros de la empresa, lo que contribuye al control de la entrada y la salida del dinero.

Automatizar los procesos le posibilitará mejorar la salud financiera de su negocio y

encaminarse hacia el crecimiento corporativo. ¿Está listo para que su compañía crezca? Le
recomendamos que conozca cuáles son las ventajas que un sistema ERP puede aportarle a
su negocio.

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REFERENCIAS

 https://www.lifeder.com/arqueo-de-caja/

 http://nancylove845.blogspot.com/2012/08/arqueo-de-caja.html

 https://blog.qupos.com/recomendaciones-para-hacer-un-buen-cierre-de-caja-
diario-en-su-negocio

 https://www.gestiopolis.com/que-es-arqueo-de-caja/

 https://www.eleconomista.es/diccionario-de-economia/arqueo

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