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OFICINA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

SUBGERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE CAJA Y BANCO


SUBGERENCIA DE TESORERÍA
(PRELIMINAR SUJETO A MODIFICACIONES)

Caracas, Febrero de 2005


I. INTRODUCCIÓN

El Manual de Normas y Procedimientos para el Área de Caja y Banco de la Subgerencia


de Tesorería, se preparó tomando en consideración la revisión y el análisis de los principales
procesos que se desarrollan en XXXXX, y sirve como un instrumento metodológico
importante por cuanto proporcionará una visión clara y precisa sobre el proceso

La Gerencia de Finanzas, Subgerencia de Tesorería, Coordinación de Caja y Banco,


con apoyo de la Subgerencia de Organización y Procesos Adscrita a la Gerencia de
Organización y Sistema realizó el presente Manual tomando como base la misión, visión y
directrices, necesarias para apoyar la gestión del Fondo. En tal sentido, El contenido de este
manual no pretende agotar la totalidad de los procesos que se realizan en las diferentes
Gerencias involucradas, nuestra organización es compleja y dinámica, necesitando
constantemente evaluaciones. Hacer un manual que no permita su revisión y actualización se
convierte en una restricción para alcanzar la eficiencia en la ejecución de las metas y tareas.

El presente manual tiene sus bases en las funciones y deberes que se derivan del Manual
de Organización, agregando un complemento de las definiciones de términos comúnmente
utilizados y los diagramas de contextos; con lo que se le facilita al lector un análisis y
compresión del trabajo.

II. OBJETIVO DEL MANUAL:


Dar cumplimiento a los linimientos establecidos por el Directorio del Instituto mediante
un conjunto de normas y procedimientos que garanticen la adecuada administración,
coordinación, seguimiento y control de todos los Procesos del Área de Caja y Banco de la
Subgerencia de Tesorería.
III. ALCANCE:
Estos procedimientos aplican para todas las actividades relacionadas con el Área de Caja y
Banco de la Subgerencia de Tesorería.

IV. RESPONSABILIDAD RELACIONADA CON EL CONTROL DE LA NORMA.


La Oficina de Organización y Sistemas a través de la Subgerencia de Organización y
Procesos, es responsable de: La revisión, corrección y actualización del presente documento
previa solicitud del Directorio, de la Gerencia General y sus Gerencias en línea, así como la
distribución controlada de las copias de dicho documento. La distribución e implementación de
este manual, una vez aprobado por la Máxima Autoridad del Instituto.

V. UNIDADES INVOLUCRADAS
 Directorio.
 Consultoría Jurídica.
 Oficina de Planificación Estratégica.
 Oficina de Servicios Administrativos.
 Oficina de Organización y Sistemas.
 Gerencia General.
 Gerencia de Finanzas./ Sub. Gerencia de Tesorería.
 Gerencia de Cobranzas y Recuperaciones.
 Gerencia de Negocios
 Oficina de Recursos Humanos
 Presidencia
 Entidades Financieras
VI. BASE LEGAL VIGENTE
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP).
 Reglamento No. 1 de la Ley Orgánica Financiera del Sector Público.
 Ley del Fondo de Desarrollo Agropecuario, Pesquero, Forestal y Afines
 Ley para la Contratación y Ejecución de Operaciones de Crédito Público
 Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en materia de Retenciones
 Ley General de Bancos y otras Instituciones Financieras.
 Leyes y/o Reglamentos del Banco Central de Venezuela (BCV)
 Leyes y/o Reglamentos de la Superintendencia de Bancos ( SUDEBAN)
 Providencia Administrativa que designa a los entes públicos como agentes de retención
del Impuesto al Valor Agregado.
 Providencia Administrativa que designa a los entes públicos ubicados en la Jurisdicción
del Distrito Metropolitano de Caracas en materia de Timbres Fiscales

VII. NORMAS GENERALES.

1. La Gerencia de Finanzas, a través de la Subgerencia de Tesorería, Coordinación de Caja


y Banco es responsable de ejecutar los pagos, trasferencias oportunas del dinero, enterar
el Fisco Municipal y Nacional las retenciones efectuadas, controlar el efectivo en
moneda nacional y extranjera, controlar y monitorear las cuentas en las instituciones
financieras y custodia de valores.

2. Todas las unidades involucradas en los diferentes procesos son responsables de


conservar los soportes de toda comunicación enviada y/ o recibida, de acuerdo a lo
establecido en el Manual de Normas y Procedimientos del Archivo Central.

3. Es responsabilidad del Área de Caja y Banco la emisión y control de los cheques de


XXXXX, durante todo el proceso hasta su entrega al beneficiario.

4. La remisión de documentos y/o información de las actividades del Área de Caja y Banco
debe realizarse en un lapso máximo de veinticuatro (24) horas hábiles.
5. Se establece como área de acceso RESTRINGIDO, la coordinación de Caja y Banco
incluyendo el espacio destinado para la Caja Principal. Solo podrán acceder el personal
debidamente autorizado por el Subgerente de Tesorería o el Coordinador de Caja y
Bancos.

6. Las claves de acceso a los sistemas utilizados por el personal adscrito a Caja y Bancos es
intransferible y de uso personal. En caso de constatar irregularidad por violación a esta
norma, se aplicarán las medidas disciplinarias y/o sanciones correspondientes. En caso
de ausencia temporal o definitiva de algún Funcionario, es competencia de la
Coordinación de Caja y Banco notificar a la Oficina de Organización y Sistemas el
bloqueo o suspensión de la clave correspondiente.

7. Todo Papel Valor o Efectivo en custodia del Área de Caja y Banco deben estar
debidamente resguardados en sus respectivas Cajas Fuertes y/o Archivos de Seguridad.

8. Es responsabilidad del Coordinador de Caja y Banco y del Cajero Jefe la combinación


de la Caja Fuerte ubicada en el Área de Caja Principal. El Coordinador de Caja y Banco
es responsable de la combinación de los Archivos de Seguridad del Área. El subgerente
de Tesorería y el Gerente de Finanzas deben tener conocimiento del las claves o de los
cambios en las mismas de las Cajas Fuertes y Archivos de Seguridad del Área de Caja y
Banco.

9. Es competencia del Coordinador de Caja y Banco tramitar todas las operaciones, bien
sean de manera electrónicas, escritas o vía telefónica ante las Entidades Bancarias.
VIII. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS POR AREA

Coordinación de Caja y Bancos :


 Coordinación, control y supervisión

Área de Caja Principal:


 Diario de Disponibilidad de efectivo
 Incremento de Caja.
 Egresos de Caja.
 Reposición de la Caja y Cajas Chicas.
 Custodia y Entrega de Talonarios de Ticket de Alimentación.
 Recaudaciones
 Custodia y entrega de cheques (XXXXX-EAT-Seguro)
 Fondos Temporales de efectivo

Área de Disponibilidad:
 Registro de Ingresos , Egresos y demás Movimientos de las Cuentas de XXXXX.
 Control de los Depósitos Registrados Sin Físico.
 Certificación de Depósitos
 Control de las Recaudaciones por Caja Principal.
Área Tributaria:
 Pago de Retenciones de Impuestos

Área de Conciliación:
 Conciliaciones Bancarias

Área de Elaboración de Pagos


 Elaboración y control de cheques;
 Elaboración y Control de Oficios de Pago
 Control de chequeras.
COORDINACIÓN DE CAJA Y BANCO

 Objetivo:
Coordinación, supervisión y control de todas las áreas que conforman Caja y Banco así
como las operaciones internas y externas que realicen.
 Normas Especificas

Coordinador de Caja y Banco:

1. Es responsable de supervisar y controlar las opresiones que afecten la


disponibilidad Bancaria.

2. Supervisar y controlar la Caja Principal

3. Es responsable de realizar arqueo de la Caja Principal, de papel valor en uso y /o en


deposito y cajas fuertes de la coordinación cuando lo considere pertinente.

4. Es responsable de realizar el oportuno aviso y remisión de los cheques devueltos


ante la Gerencia de Cobranzas y Recuperaciones.

5. Controla los saldos de las cuentas en los bancos, supervisa las conciliaciones
bancarias y su gestión ante las entidades financieras.

6. Supervisa y controla el pago de los impuestos retenidos.

7. Controla y gestiona el registro, desincorporacion y actualización de las firmas


autorizadas de XXXXX ante los bancos.
8. Coordina, supervisa y controla los pagos de las ordenes de pagos emitidas por
XXXXX.

9. Es responsable de mantener informado al Sub-Gerente de Tesorería de todo lo


relacionado a las operaciones internas y externas de la Coordinación de Caja y
Banco
AREA DE CAJA PRINCIPAL
Procesos:

1. Diario De Disponibilidad de Efectivo.

 Objetivo.
Controlar el efectivo disponible en la Caja Principal, de acuerdo a los parámetros
establecidos por el Directorio del instituto y la Ley de XXXXX.

 Normas Especificas.

 El Cajero Jefe, y el personal autorizado por el Gerente de Finanzas, Subgerente de


Tesorería o Coordinador del Área, son los únicos que pueden permanecer en el área de
caja principal

 El Cajero Principal debe mantener un control interno para el registro de efectivo en Caja,
para su posterior entrega al Coordinador del área de Caja y Banco.

 Es responsabilidad del Cajero Principal notificar al coordinador de caja y banco y al


Subgerente de Tesorería cualquier disparidad de los montos en moneda nacional o
extranjera (excedente o faltante) en la Caja Principal.

 Es responsabilidad del Cajero Jefe resguardar el efectivo dentro de la caja fuerte ubicada
en el área de caja principal.

 Procedimiento.
Cajero Jefe

1. Realiza el cierre de la caja principal al final del día y procede al conteo del efectivo de
billetes y las monedas.
2. Elabora Hoja del Arqueo en original y copia para el cuadre del día, reflejando el conteo
del efectivo por denominación de billetes y monedas, y el efectivo en transito si lo
hubiere.(No emitido a través del Sistema Spyral debido a que no esta automatizado)

3. Así mismo anexa el reporte emitido por el Sistema Spyral Reportes / por cheque-
depósito-egresos, y lo firma

4. Entrega al coordinador de caja bancos la Hoja del Arqueo para su revisión y firma, con
el anexo del reporte; entrega copia al coordinador y el original para su archivo de
control.

2. Incremento de La Caja Principal.

 Objetivo
Mantener liquidez en la Caja Principal acorde con las necesidades de la Institución.

 Normas Especificas

 Es responsabilidad del Cajero Jefe notificar al Coordinador de Caja y Bancos la


necesidad de incrementar el efectivo, para el cumplimiento de la operatividad de la Caja
Principal.
 Todo requerimiento de incremento de Caja Principal debe realizarse a través de un Punto
de Cuenta presentado por el Gerente de Finanzas al Presidente del XXXXX, indicando
las razones de la solicitud.

 Es responsabilidad del Cajero Jefe conservar todos los soportes por concepto de solicitud
del incremento de Fondos de la Caja Principal.

 Procedimiento.
Cajero Jefe
1. Analiza y evalúa la necesidad de incremento de Fondos de acuerdo con la frecuencia de
las Reposiciones de Fondos.

2. Notifica al Coordinador de Caja y Bancos y al Subgerente de Tesorería la problemática


de liquidez de fondos de la Caja Principal, para su posterior autorización o rechazo de la
solicitud.

3. Elabora Punto de Cuenta al Presidente de Instituto, de ser aprobada la solicitud, entrega


al Coordinador de Caja y Bancos para su tramitación.

4. Elabora la Orden de Pago, una vez aprobado el Punto de Cuenta, para la elaboración del
cheque. Se cobra en el Banco y se introduce el efectivo en la Caja Fuerte.
3. EGRESOS DE CAJA.

 Objetivo
Cancelar las Ordenes de Pago por concepto de Reposición de Cajas Chicas, Viáticos y
Gastos Varios, de acuerdo a los montos establecidos, con el fin de cubrir las necesidades
de efectivo más urgentes del Instituto.
 Normas Especificas
 El Fondo de la Caja Principal debe ser utilizado para erogaciones inmediatas en
actividades de carácter estrictamente laboral, entre las cuales se tiene: Pago de Viáticos
en Efectivo, Alimentos y Bebidas, Reposiciones de Caja Chica y Egresos de Gastos
Misceláneos.
 Los Gastos Misceláneos no contemplados en la tipificación de gastos de la Caja
Principal deben estar previamente autorizados por el Gerente de Finanzas.

 El monto máximo correspondiente a cada pago en efectivo en la Caja Principal se


especifica a continuación:
 El 75% de los fondos de cada Caja Chica, por concepto de reposición según el
monto aprobado para cada Caja Chica
 Viáticos hasta Bs. 200.000,00
 Gastos varios hasta Bs. 100.00,00
 Erogaciones por compras, según la tipificación de gastos que le corresponde a la Caja
Principal.

 Es responsabilidad del Cajero Jefe verificar que toda ordenación de pago cumpla con las
firmas y sus correspondientes sellos húmedos.
9.3. Procedimiento
Cajero Jefe
1. Recibe de la Secretaria III de la Subgerencia de Tesorería las Ordenes de Pago, se firma
y sella el cuaderno en caso de conformidad, de lo contrario, se devuelve.

2. Mantiene un control de los “Egresos de Caja por pagar” recibidos, hasta que el
beneficiario o un autorizado los retire.

3. Cancela la Orden de Pago en el Sistema Spyral: Proceso / Pagos .

4. Elabora Egreso de Caja: Sistema Spyral, Reportes / Comprobante de pago, para ser
recibido por el beneficiario o el autorizado. Nota: el control de las ordenes de pago en
custodia de la caja mientras se cancela, no esta sistematizado.

4. REPOSICIÓN DE FONDOS.

 Objetivo
Mantener la Liquidez de la Caja Principal y las Cajas Chicas del XXXXX

 Normas Especificas
 Toda Reposición de Fondos debe estar soportada por sus respectivos comprobantes
(Ordenes de Pago debidamente firmadas y selladas, facturas, Formato de Viáticos y
Egreso de Caja).
 Es responsabilidad del Cajero Principal velar por la liquidez de los Fondos de la Caja
Principal.
 Es responsabilidad del Cajero Jefe hacer la reposición de los fondos cuando se hayan
consumido hasta el 50% del efectivo.

 Procedimiento.
Cajero Jefe

1. Se elabora una relación en donde se totalizan los Egresos de Caja. Se imprimen dos
copias, una para la Orden de Pago y otra para ser archivada.

2. Se procede a elaborar la Orden de Pago en el Sistema Spyral: Proceso / Ordenes de


Anticipo de Pagos.

3. Entrega la Orden de Pago al Coordinador de Caja y Banco.

4. Recibe cheque de la Gerencia General, se cobra en el banco, se cuenta el dinero y se


custodia en la caja fuerte.
5. Archiva la copia blanca del voucher del beneficiario con el formato de reposición de
fondos.

5. CUSTODIA Y ENTREGA DE TALONARIOS DE TICKET DE


ALIMENTACIÓN.

 Objetivo
Custodiar y entregar de forma segura y confiable, los talonarios a los Empleados de la
Institución.

 Normas Especificas

 El Cajero Principal es responsable de recibir y custodiar todos los ticket de alimentación,


con su respectivo listado.

 La entrega de los Ticket de Alimentación se realiza en la Caja Principal, siendo la única


persona encargada para la entrega de los mismos el Cajero Principal o algún Funcionario
designado por la Coordinación de Caja y Banco.
 Procedimiento.
Cajero jefe:

 Recibe notificación de la Oficina de Recursos Humanos de la recepción de los Ticket


Alimentación provenientes de la Empresa que se contrato.

 Verifica los Precintos de Seguridad y se efectúa el conteo de los Ticket, verificando con
los listados entregados por la Oficina de Recursos Humanos.

 Verifica, conjuntamente con los funcionarios designados por la Coordinación de Caja y


Bancos y de la Oficina de Recursos Humanos, el nombre del beneficiario, se separan por
departamento, se enumeran y firman los talonarios.

 Entrega los talonarios al beneficiario o al autorizado, el cual firma la relación


correspondiente.

 Elabora relación de talonarios no retirados y custodia en la Caja Fuerte hasta su retiro.

 Envía a la Oficina de Recursos Humanos, relación de talonarios vencidos, anexando los


mismos.
6. RECAUDACIONES

Objetivo
Recibir Efectivo y Cheques por la Caja Principal de forma confiable y segura, por diferentes
conceptos.

Normas Específicas

 El responsabilidad del Cajero Jefe mantener un registro de todas las entradas de efectivo
y cheques a la Caja Principal.

 Es responsabilidad del Cajero Jefe trasladar el efectivo o cheques dentro de un cofre de


seguridad hasta la Coordinación de Caja y Banco.

 Es responsabilidad el coordinador de caja y banco verificar el efectivo y cheques


recibidos por parte de caja principal para que gestione su deposito en los bancos.

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