Normas de control de Caja General

1.- Se debe nombrar un encargado de caja general.

2.- Las funciones de custodia y manejo de efectivo deben ser
ejecutadas por personas independientes de las que realizan las
funciones de revisión, registro y control del mismo.
3.- Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un
recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.
4.- Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta en
secuencia numérica y usados en orden.
5.- La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingreso debe
ser controlada por un empleado independiente de quienes
manejan el efectivo.
6.- Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más
tardar el siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante
del depósito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse
con una copia.
7.- Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona
independiente de las labores de manejo de efectivo ingresado.
8.- El cajero debe llevar diariamente un formulario de recepción de
efectivo donde conste el número del recibo fecha y monto recibido.
9.- Se debe preparar para cada departamento dentro de la
organización, un presupuesto de las entradas, de los pagos y de las
salidas de efectivo.
10.- Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el,
momento y en el lugar en donde se recibe el dinero
Normas de control de Caja Chica
El control interno de la caja chica necesita documentación y gran
organización y su operación inicia cuando un empleado pide
fondos, empezando por la compra y termina solo cuando el
procedimiento quede registrado en la contabilidad.
El control interno de la caja chica debe hacerse tomando en cuenta
lo siguiente:
 Deber haber un límite máximo para los pagos que se hacen
por caja chica, ya que los que excedan dicho límite deben ser
pagados con cheque.
 Esta cuenta se moverá solamente cuando haya aumento,
disminución o eliminación de la misma.
 Una sola persona deberá encargarse de esta cuenta.
 El encargado o custodio de la caja chica no debe tener acceso
a la contabilidad, a los cobros, ni la caja principal.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la
persona responsable del mismo.
 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de
costos, según se especifique en los comprobantes pagados
por caja chica.
Normas de control del Banco
DETERMINAR LOS SALDOS
Se refiere al saldo que la contabilidad de la empresa expresa poseer
en el banco y el que estecomunica q la empresa tiene.
Estos saldos se obtienen del mayor de la cuenta "Banco" y el del
banco se obtiene del "Estado de Cuenta Bancario"
2) DETERMINAR PARTIDAS CONCILIATORIAS
Surge de lacomparación entre los registros nombrados en el paso 1.
Acá es donde debemos detectar los errores u omisiones en ambos.
3) PRESENTAR POR ESCRITO LAS CONCILIACIONES
Consiste en anotar las partidasconciliatorias que explican las
diferencias entre un saldo y otro.
Se anotan ambos saldos por separado llegándose a un saldo real
igual para los dos luego de sumar y restar las partidas conciliatorias
quefaltan tomar en cuenta en cada uno.
4) AJUSTES
Cuando la empresa ha omitido alguna registración deberá efectuar
el ajuste a efectos de que el saldo de la cuenta "banco" sea
correcto.
5) SEGUNDACONCILIACIÓN
Luego de efectuada la conciliación se proceden a hacer los ajustes,
entonces habrá que presentarla nuevamente con los saldos
contables ajustados.
6) Revisión de depósitos
Compre losdepósitos que se encuentran listados en el Estado de
Banco con los depósitos que aparecen contabilizados en los
registros contables.
7) Revisión de cheques pagados
Los cheques que el banco paga sondevueltos y aparecen en el
mismo orden en el Estado de cuenta Bancario. Determina cualquier
diferencia o error.
8) Revisión numérica de los cheques pagados
Organice nuevamente los cheques de acuerdoa su orden numérico,
el orden en que fueron expedidos.
9) Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo
presente que los débitos del extracto serán los créditos en el libro
banco yviceversa.
10) Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de
dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener en cuenta que
el objetivo es compensar las diferencias para...
Normas de Control de las Cuentas por
Cobrar
• Analizar por grupos cuentas por cobrar según su origen,
relacionarlas, estudiarlas, examinarlas.
• Todo cargo a esta cuenta por cualquier índole, debe estar
adecuadamente documentado y autorizado por el funcionario a
cargo.
• Deben existir políticas definidas en cuanto a monto, plazo y
condiciones de crédito otorgados a funcionarios y empleados,
clientes, etc.
• Podrá utilizarse una factura legal o recibo de prestación de
servicios, para el registro de las cuentas por cobrar a favor de la
empresa, en caso funcione debidamente autorizada, provenientes
de los conceptos anteriormente mencionados.
• La factura o recibo correspondiente estará amparado por un
recibo que autentique la obligación por bienes o servicios,
suministrados por la empresa a la persona o entidad deudora.
• Las facturas con los recibos de recepción correspondientes,
deberán estar custodiados por un funcionario independiente de la
recepción en efectivo y el manejo de los registros contables.
• El registro de las facturas, recibos o notas de débitos por los
distintos conceptos de cuentas y documentos por cobrar deberá
hacerse de manera continua.
• Se han de elaborar reportes mensuales por las cuentas a cobrar
de la empresa y revisadas por personas responsables.
• Las relaciones, anteriormente mencionadas, deberán
confrontarse contra la cuenta de control correspondiente.
Elaborado por: Juan Francisco Sánchez y Hazel Cristina Juárez
Blandón
• Deberá elaborarse un análisis por antigüedad de saldos,
mensuales y remitirlo a la junta directiva con el fin de agilizar la
gestión de cobro y recuperación.
• En el caso de que existan cuentas atrasadas en sus pagos deberá
enviárselas notas de recordación, con el fin de que procedan a
integrar los montos adecuados.
• Provisión para cuentas consideradas incobrables.
• Esta es una cuenta complementaria de activo, utilizada para
registrar la acumulación de las estimaciones efectuadas para
posibles perdidas que se susciten en cuenta por cobrar.
• La cancelación de las cuentas consideradas incobrables deberán
ser aprobadas por la presidenta de la junta directiva para su debida
depuración.
Normas de Control de Documentos por
Cobrar
Las personas que se involucran en la gestión de cobros, deben
tener cobertura de seguro por los valores máximos que manejan en
un día.
Los cheques girados por los clientes y devueltos por el banco por
insuficiencia de fondos, deben ser manejados por un funcionario
ajeno al control de las cuentas por cobrar.
Los cobros parciales sobre documentos (pagare - letra) deberán
anotarse en el respaldo del documento, consignando la fecha y
monto del pago, estableciendo el nuevo pago.
Mensualmente deberán consignarse por escrito, los saldos de los
clientes, haciendo énfasis en los más significativos.
Los documentos sometidos al proceso legal para su recuperación,
solamente se recibirán abonos parciales y totales, con la
autorización expresa del abogado a cargo.
Mensualmente deberán producirse informaciones gerenciales
sobre el movimiento experimentado en los documentos y cuentas
por cobrar, destacándose los intereses generados por vencimiento,
los valores en legal, los documentos renovados, entre otros.