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Introducción
Existen dos funciones delimitantes cuyo trabajo se extiende más allá de la frontera entre las
organizaciones, y que se ven impactadas por el diseño del sistema de planificación y control de la
operación. En el caso de compras, la frontera se encuentra entre la organización específica y las
empresas que la abastecen de los bienes y servicios necesarios para que elabore sus productos. La
distribución, por otra parte, abarca a la organización y a sus clientes. Es evidente que ambas deben
incluirse en todo tratamiento de planificación y control. La función de compras, por ejemplo, debe
saber qué materiales debe abastecer y en qué momento, y la de distribución debe ocuparse de
proveer los productos a los clientes; esto significa que la información de ambas fuentes se
convertirá en parte integral del sistema de planificación.
El objetivo de este tema consiste en presentar una visión general básica de los conceptos
involucrados en estas áreas desde el punto de vista de su relación con la planificación y el control,
tema que ha sido objeto exclusivo de varios libros cuyo tratamiento es mucho más amplio que el
que presentaremos en esta obra.
Resulta interesante que, hasta hace poco tiempo, solía considerarse que estas dos funciones
(compras y distribución) eran aspectos relativamente distintos e independientes.
Debido a que los sistemas de cómputo han seguido desarrollando su potencia y efectividad, y a
que los clientes continúan demandando mejores respuestas de parte de los proveedores (en
especial respecto de los tiempos de entrega), las funciones de planificación y control —incluyendo
compras y distribución— se han integrado en lo que se ha denominado administración de la
cadena de suministro. Este concepto engloba todas las actividades de “nivel superior” y de “nivel
inferior”, como partes de una cadena completa de operaciones que van desde la materia prima
hasta el producto final. Considerar el flujo completo de materiales como una cadena implica una
comunicación rápida y efectiva, así como una transmisión ascendente y descendente de
información a lo largo de la línea de suministro, lo cual significa que los vínculos entre estas
funciones delimitantes tienen cada vez más importancia para el sistema integral de planificación y
control. El método de cadena de suministro ofrece varias ventajas, entre ellas: una reducción
significativa del inventario (tanto de materia prima como de productos terminados); una respuesta
más rápida a las demandas del cliente y la disminución tanto de tiempo como de costo necesarios
para desarrollar nuevos productos.
Cuando se intenta que una organización desarrolle un método de cadena de suministro, varias de
sus actividades pueden verse afectadas, por ejemplo:
• Se da una asociación estrecha con otras organizaciones, lo que implica que la selección
de socios debe tomar en cuenta la naturaleza potencial de la relación, y no basarse
únicamente en quién ofrece el precio más bajo. El criterio específico de elección de cada
proveedor debe basarse en una evaluación cuidadosa de la estrategia de operaciones de la
compañía y de su cadena de suministro, de manera que las prioridades de selección sean
congruentes con la estrategia de la cadena completa.
• Calidad del producto y de aspectos menos tangibles, como comunicación y respuesta del
proveedor.
• Costo total del componente, incluyendo no sólo el precio de compra, sino también las
tasas de desperdicio, la facilidad de producción, el costo de mantenimiento, el costo de
reparación, etcétera.
El desarrollo efectivo y la descripción detallada de las cadenas de suministro va más allá del
enfoque de este libro, dado que implican estrategias interorganizacionales, tecnologías de
información, transportación, elección de proveedores y negociación de relaciones. Aquí
abarcaremos tan sólo algunos de los principios fundamentales que se utilizan para planificar y
controlar las funciones de compras y distribución.
Aunque los ejemplos anteriores representan algunos de los métodos más comunes para
programar y satisfacer la demanda de bienes y servicios adquiridos, existen otros. Uno de los que
se han vuelto más comunes en años recientes consiste en el uso de un inventario administrado
por el proveedor: un proveedor mantiene y administra las existencias en inventario ubicado en un
lugar definido de las instalaciones del cliente. Éste puede tomar el material cuando lo necesite, y el
proveedor le cobrará sólo aquel que realmente utilice. Además, este último es responsable de
mantener un suministro apropiado de materiales en el lugar. Generalmente este tipo de sistemas
emplean partes estándar y, en algunos casos, partes de consumo básico como tuercas, tornillos,
pernos y otros instrumentos de sujeción.
Además de estos modelos existen otros, ya que el número y variedad de los mismos parecen estar
creciendo a medida que las compañías experimentan nuevos métodos para administrar la cadena
de suministro. Algunas compañías, por ejemplo, han establecido vínculos tan estrechos entre los
sistemas que el proveedor puede identificar fácilmente cuáles son las necesidades del cliente en lo
relativo a diseño, color, cantidad y tiempo. A partir de dicha información, el proveedor puede
programar su entrega de manera que el cliente reciba justo lo que necesita en el tiempo preciso,
todo sin que existan solicitudes formales de compra. Es evidente que esto representa un nivel
avanzado de confianza y vinculación entre el cliente y el proveedor; por otro lado, para que este
método funcione correctamente es preciso que los sistemas de información estén bien
desarrollados y cuenten con información oportuna.
5.2 Responsabilidades de la función de compras en la adquisición de materiales
Una vez que el departamento de compras ha recibido una solicitud, pocas veces hace el pedido
por la cantidad exacta que se le está pidiendo. En vez de ello, suele modificar las cantidades y
algunas veces los tiempos de adquisición con base en varios aspectos, como:
• Protección contra variación de precios. Algunos productos están fabricados con material
que está sujeto a precios erráticos en el mercado abierto. Un ejemplo de mercancías de
consumo que muchas compañías sujetan a una protección contra variación de precios son
las elaboradas a base de cobre. Si los mercados de futuros de estos productos de consumo
indican alguna probabilidad de que su precio se incremente, podría resultar provechoso
comprar grandes cantidades mientras los precios son relativamente bajos. Con frecuencia
los costos de mantenimiento del inventario adicional se compensarán con creces ante los
costos más bajos del material adquirido en el momento apropiado.
Por lo general, el departamento de compras lleva a cabo muchas otras actividades de importancia.
A continuación se proporciona un breve resumen de las mismas:
Es esta ganancia mutua la que les brinda el incentivo para seguir trabajando juntas.
• Elección de las compañías de transporte y de los métodos que éstas utilizan. Como en el
caso de los proveedores, la selección de las empresas responsables de transportar los
bienes (en particular de la empresa-proveedor a la empresa-cliente) es una parte muy
importante de la función de compras. Al igual que en otros rubros, los conceptos de la
cadena de suministro implican el establecimiento de vínculos más estrechos con la
distribución de bienes, y las empresas de transporte deben volverse parte integral de esa
actividad para lograr una entrega de bienes eficaz y con el costo total más bajo.
Asignación: Elaborar mapa de cajas que incluya los siguientes subtemas: Concepto de
compras, importancia del área de compras, aspectos importantes de la información de
compras.