CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCO

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y

procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y
adición de la política administrativa de cualquier empresa.

Caja.

Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales y

telegráficos, entre otros de disposición libre e inmediata.

Bancos.

Conjunto de medios legales de pago, sustitución del dinero, representado por saldos
disponibles en cuentas de cheques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su
presentación

Principios de control interno de caja y bancos:

- Separación de funciones de autorización, ejecución, austodia y registro de caja y bancos.

- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

- Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros
contables que controle su actividad.

- El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.

- La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento

de contabilidad.

Objetivos del control interno de caja:

- Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.

- Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
- Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.
- Descubrir malversaciones.
- Localizar errores de caja y bancos.
- Detectar desperdicios y filtraciones de caja.
- Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.
Bases del control interno

Entradas

1.- control para cada origen de entradas a caja y bancos

2.-deposito integro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja.

Salidas

1.- creación de un fondo fijo de caja chica

2.-pagos por medios de cheques nominativos con firmas mancomunadas

Existencias

1.-conciliacion periódica de cuentas de cheques

2.- cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa
3.- afianzamiento del personal de caja

A continuación se analizan cada punto:

Control para cada origen de entradas a caja y bancos

a) cobros por ventas al contado directo . el control para esta fuente de entradas a
caja y bancos se lleva a efecto estableciendo una rutina de labores y de
operaciones tanto para la atención como para el empaque , cobro y entrega de la
mercancía, así mismo, utilizando máquinas registradoras y expedición de notas de
venta debidamente requisitadas.

b) Cobros por ventas al contado en plazos . se establecen notas de venta especiales

numeradas progresivamente y requisitadas fiscalmente, también se formulan
notas de salida de almacen y utilizando una cuenta global colectiva o genérica con
su correspondiente auxiliar, dicha cuenta deberá quedar saldada cada dia salvo
que algún cliente no haya liquidado la nota de venta especial, o bien que no se
hubiese registrado el cobro de la venta o también por una anotación incorrecta.

c) Cobros por ventas al contado fuera de plazos . para el control de estos cobros
habrá notas de venta especiales, requisitadas y numeradas en forma progresiva,
notas de salida de almacén y utilizando una cuenta colectiva en el libro mayor
general, con su auxiliar correspondiente, donde se analizara el sado de la cuenta
colectiva además de datos tales como fecha de operación, numero de nota de
venta, nombre del comprador o cliente, forma y fecha de cobro con lo cual es
 posible investigar y verificar que ventas no se han cobrado o las causas por las
cuales no ha entrado a caja el importe relativo.

d) Cobros por ventas a crédito plaza . Estos cobros se realizan por cobradores u otras
personas que trabajan en la empresa, controlándose con listas o relaciones por
triplicado, numeradas de contra recibos, documentos, títulos de crédito o facturas
a cobrar en el día, firmando el original el cobrador de recibido, el duplicado con los
documentos al cobro se le entregan al cobrador al iniciarse el día, el triplicado y
original quedan en el departamento de crédito y cobranzas y cajero
respectivamente.

e) Cobros por ventas a crédito fuera de plaza . el control encauza el manejo eficiente
de la correspondencia por personal de confianza afianzado, ajeno a contabilidad e
información oportuna integra y eficaz de la cobranza realizada por agentes y
personal de la empresa.

f) Cobros a empleados y deudores. Cuando existan entradas por este concepto la

empresa expedirá recibos especiales numerados progresivamente, el original para
el deudor, el duplicado para la empresa, donde constara la firma de conformidad
del deudor.

g) Entradas diversas a caja. para entradas diversas, tales como ventas, regalías,
primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc.

Deposito integro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja

Todas las entradas diarias a caja deberán ser depositadas en una institución de crédito al
día siguiente de su percepción: el deposito lo deberá efectuar un empleado ajeno al
cajero; en contabilidad se empleara una cuenta transitoria denomina control de depósitos
del banco donde se cargaran todas las entradas del dia, con abono a la fuente de ingreso,
tales como clientes, documentos por cobrar, deudores ingresos por intereses, rentas, etc.

Creación de un fondo fijo de caja chica

Como regla general todas las entradas a caja se depositan en bancos y las salidas y
desembolsos se hacen por medio de cheques nominativos, se hace necesario crear un
fondo fijo de caja chica, para pagos menores que no excedan el importe establecido como
máximo por la empresa.

Pagos por medios de cheques nominativos con firmas mancomunadas

Como regla general nunca se expedirán cheques al portador, es decir, los pagos se harán
por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la
responsabilidad recaerá cuando menos en dos personas, de preferencia funcionarios de
alta gerencia ajenos a contabilidad y cajeros.
Conciliación periódica de cuentas de cheques

Por regla general, los saldos y estados de cuenta que remiten los bancos a la empresa
cada mes, deberán conciliarse por funcionarios de alta gerencia o empleados ajenos a
contabilidad y cajeros.

Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa

Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a
esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de alta gerencia
o empleados ajenos a contabilidad y cajeros.

Afianzamiento del personal de caja

El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra perdidas en caso de
robos, fraudes, desfalcos y abusos de confianza por parte de cajeros, ya que la afianzadora
reitegrara el importe del daño de la empresa.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO CAJA Y BANCOS

PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS

Referente al Objetivo 1: Custodia de fondos
-Elaboracion periodica de conciliaciones bancarias
-Conciliaciones bancarias formalizadas
-Explicación concreta de partidas
-Conciliaciones bancarias supervisadas y revisadas
-Cheques recibidos deberán estar cruzados con el documento formal de Ingresos
Pendientes en Banco
-Verificación de ingresos, abonados en banco
-Evitar emisión de cheques firmados
-Matrices de cheques cumplimentadas
-Adjuntar matriz de cheque original
-Cheques con firmas mancomunadas
Referente al Objetivo 2: Exactitud de los registros
-Acceso limitado de archivos
-Cheques custodiados y protegidos
-Los pagos de las remuneraciones del personal se efectuarán mediante tranferencia
bancaria
-Existirá un seguro que cubra perdidas
-Se implantarán procedimientos inmediatos para desautorizar en bancos.
-Se anularán los documentos que sirvan de soporte.
-Asignificación de importes correctos a las transacciones de pagos
-Pagos registrados en el momento del devengo
-Transacciones bancarias registradas en el periodo correcto

 Plazo de tiempo
 Ingresos contabilizados al momento
 Cheques y transferencias con fecha real
 Pagos registrados con independencia
 Verificación de los justificantes de ingresos con los egistros

Referente al Objetivo 3: Segregación de funciones

Referente al Objetivo 4: Operanding conforme a la política de la Sociedad
-Control de cobros recibidos por correo
-Selección de inversiones, políticas de inversión y fuentes de financiación
-Revisión de transaccinoes de tesorería
-Utilización de tecnicas y procedimientos

 Conciliaciones bancarias periódicas

 Confirmación de movimientos informados
 Verificación de la documentación respaldo

La implementación y establecimiento de una jerarquía y organigrama funcional,

colaborará al cumplimiento de los objetivos.
-Análisis de cualquier anotacion de las cuentas contables, contrarias a su naturaleza
-Los cheques no se firmarán, hasta que se adjunte la documentación apropiada
-Comprobación de que los montantes registrados coinciden con las transacciones
bancarias
-Limitar el acceso de ingresos al personal de tesorería
-Segregación e independencia de personal que cobra y recibe con quien emite los cheques
-Independencia de los empleados de pagos y cobro
-Autorización de baja de cuentas incobrables
-Autorización de apertura de nuevas cuentas
-Las conciliaciones serán elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el
supervisor correspondiente
-Custodia y matenimiento debe estar segregado del mantenimiento y mecanización
contable
-Arqueos periódicos por personas distintas
-Establecer relaciones entre distintas personas para manejar el efectivo
-Independencia de la persona encargada de cobros y la de mantenimiento de cuentas por
cobrar
-Evaluación de saldos: análisis de desviaciones, ratios, índices, etc
-Programas peridicos de verificación (auditores)
Para la evaluación
estudio y comprensión de la sistemática de controles internos, se detallan, con la
elaboración de cuestionarios
por área.

Procedimientos de Control Interno de Caja

Registro Verificación por medio de Informe de Caja

El registro de las cuentas de Caja y Banco se da principalmente por medio de los informes
de caja, generados. La verificación del registro de la cuenta de Caja y Banco se efectuará a
través del monitoreo de los informes de caja, conciliaciones bancarias.

Registro mediante Órdenes de pagos

Una vez codificadas las órdenes de pago, deberán ser revisadas por el Contador, luego
firmadas por el Gerente General, y entregadas a Tesorería, para la coordinación del pago
respectivo.

Apertura del Monto de Caja Chica

Para apertura de una caja chica, es necesario realizar una carta de requerimiento del
fondo rotativo por parte del Contador, si el requerimiento es urgente se acepta la carta
por email, fax, etc.

En el cual mencione:

1. Lugar en el cual será manejado el fondo

2. Monto solicitado
3. Nombre completo del custodio
4. Justificación del requerimiento (desglose y soportes)
5. 5.Firma del solicitante
Este requerimiento será enviado a la Gerencia General para la aprobación, la misma que
se recibirá por la misma vía que fue recibida sea documento, email, fax, etc.

Un buen control Interno del efectivo debe tener

Procedimientos adecuados para proteger tanto las entradas como las salidas de efectivo.
Existen dos principios básicos:

1. Debe haber actividades separadas para que la persona responsable de manejar y

custodiar el efectivo no sea la misma que lleve los registros.
2. Todas las entradas de efectivo se deben depositar en el Banco diariamente. Y
todos los pagos deben hacerse mediante cheques.

Procedimientos para el Control Interno:

Los procedimientos que se emplean para el controldel efectivo de una Empresa depende
de varios factores como

1. El Tamaño de la Empresa
2. La Actividad Económica que realiza
3. El Número de Empleados
4. La Fuentes de Efectivo etc.

Apertura de cuentas bancarias

1. Mediante Directorio se aprueba quienes firmarán mancomunadamente en la

cuenta decheques o banca electrónica.
2. Crear un expediente y conservar el contrato de apertura.

Control de cuentas bancarias

1. Solicitar mensualmente al banco los estados de cuenta o realizar solicitud para su

envió en medio magnético.
2. Realizar interrumpidamente mensualmente la conciliación bancaria.3.
3. Dar seguimiento a las partidas en conciliación, hasta que estas se encuentren
depuradas.
4. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas efectuando una pre-
conciliación.
5. Las firmas autorizadas de las cuentas bancarias deberán corresponder a la
establecida en el directorio.
6. Antes de emitir un cheque o generar una transferencia se deberá verificar el saldo
de la cuenta, para no ocasionar sobregiros innecesarios
 7. Todos los cheques de pagos a proveedores deberán ser cruzados.
8. Deberán generarse transferencias o emitirse cheques para todas aquellas
cantidades superiores a los $ 300.00 (Trescientos 00/100 dólares)
9. La generación de transferencias y emisión de cheques, deberán acompañarse de
sus correspondientes codificaciones y firmas de revisión
10. Por ningún motivo deberán expedirse cheques posfechados sin autorización del
directorio.
11. al día siguiente en la cuenta de cheques.

Registro mediante Notas de Débito o Notas de Crédito del Banco

La cuenta de Banco se podrá ver afectada por medio de la emisión de Notas de Débito o
Notas de Crédito bancarias dentro del periodo y se deberán efectuar mediante un registro
de diario.

Solicitud de cheque aprobado

Obtenida la aprobación, proceden al requerimiento de pago y realizará lo siguiente: Una

vez codificado la emisión del cheque debidamente aprobado por la Gerencia, se realizaran
los pagos de acuerdo al presupuesto y flujo aprobado.

Es responsabilidad del Custodio:

1. Realizar los pagos a clientes internos y externos dando cumplimiento a las políticas
internas y de las exigencias del Servicio de Rentas Internas.
2. Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos que se presenten
dentro de la operación.
3. Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 70% o cuando el custodio
determine que es necesario realizar una reposición, considerando que para ello
debe poseer todos los soportes que incurrieron en esos desembolsos con firmas de
responsabilidad, los gastos deben ser contabilizados en el mes contable.
4. Efectuar el pago de facturas recibo etc., debe afirmar que estén autorizados por la
Gerencia. Además que las facturas, cumplan con los requisitos de ley y estén a
nombre de quien solicita el reembolso, no a nombre de la empresa ya que esto
implica cálculos de Impuesto a la Renta.
5. El custodio debe numerar todas las facturas, notas de venta, recibos, etc. en orden
consecutivo y su registro debe ser diariamente.
Es responsabilidad de quién aprueba los gastos

1. Asegurar que el gasto este bajo las políticas establecidas y que este no sobrepase
los valores autorizados.
2. Constatar que la cuenta contable este de acuerdo al criterio contable.3.
3. Aprobación de la solicitud de cheque, asegurando de antemano la revisión de todo
el reembolso presentado y con las firmas de responsabilidad.

Arqueo de Caja Chica

1. Es necesario que los arqueos del fondo de Caja Chica se realicen por lo menos una
vez al mes por control.
2. El arqueo de Caja chica debe ser tomado sin previo aviso una vez al mes, debiendo
detallarse en el Acta de Arqueo de Caja Chica lo siguiente: Fecha y lugar del
Arqueo. Detalle del efectivo encontrado con su respectiva denominación. Soportes
de los comprobantes de pagos realizados. Fecha y número de comprobante.
3. Detalle de Recibos provisionales con el mismo desglose señalado anteriormente.
4. Observaciones sobre irregularidades encontradas.
5. Firma del Cajero y de la persona que interviene en el Arqueo de Caja
6. Las Actas de arqueo del Fondo de Caja Chica deberán ser enviadas en forma
mensual con la reposición del fondo y una copia de la misma mantener en el
archivo del Custodio del fondo.