DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARA DE SALUD
SECRETARA DE SALUD SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARA DE SALUD
J UNIO 2004
SECRETARA DE SALUD SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARA DE SALUD
PRIMERA IMPRESIN
ISBN 970-721-
QUEDA PERMITIDA LA REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL DEL PRESENTE DOCUMENTO, Y SU DISTRIBUCIN NO DEBER SER LUCRATIVA, PUEDE UTILIZARSE COMO MATERIAL DE APOYO DENTRO Y FUERA DE LA INSTITUCIN A LA QUE PERTENECE SIEMPRE QUE SE MENCIONE SU PROCEDENCIA
IMPRESO EN MXICO, D.F. 2004
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
NDICE
HOJA
INTRODUCCIN 2
I OBJETIVO DE LA GUA TCNICA 2
II LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3
III MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 4
A. Naturaleza 4 B. Elementos que integran al manual 5
IV METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS 6
A. Elementos bsicos 6 B. Identificacin de los procedimientos 7
V ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17
VI GLOSARIO 29
ANEXOS, FORMATOS OFICIALES Y EJEMPLOS
1 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional INTRODUCCIN
La Subsecretara de Administracin y Finanzas a travs de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, en uso de sus atribuciones con fundamento en el captulo X, artculo 27, fraccin III y IV del Reglamento Interior de la Secretara de Salud y con el propsito de dar cumplimiento a uno de sus objetivos ha formulado la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos.
La presente Gua Tcnica, integra los diferentes elementos, criterios, mtodos e incluye la informacin bsica que el personal responsable de la elaboracin de manuales de procedimientos necesita; est estructurada en dos apartados donde la primera parte se refiere a los aspectos generales para la elaboracin de manuales de procedimientos y la segunda, a los aspectos especficos del Manual; se encuentra integrada de manera lgica y secuencial en seis captulos y anexos.
Por otra parte, cabe resaltar que sta gua presenta modificaciones tanto de forma como de fondo, enfocadas para ayudar a las unidades administrativas en la formulacin de su manual conforme a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2000. Asimismo, de acuerdo con las disposiciones del Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) de esta Dependencia, la Gua fue sometida a revisin y aprobaba en el pleno del COMERI, el pasado 11 de mayo de 2004.
Finalmente, para su elaboracin, la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, a travs de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional ser la instancia para ofrecer la asesora tcnica en esta materia, con domicilio en Paseo de la Reforma No. 10 4to piso, Col. Tabacalera, CP 06030.
I. OBJETIVO DE LA GUA TCNICA Proporcionar criterios uniformes y los elementos que permitan al personal la identificacin del proceso para la definicin y diseo de los procedimientos de las unidades administrativas, que contribuyan a la formulacin integral de los manuales de procedimientos de la Secretara de Salud.
2 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional II. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Con base en las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior de la Secretara de Salud, la Subsecretara de Administracin y Finanzas a travs de su Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, actualiz la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, en la que establece los siguientes lineamientos: - Los manuales debern elaborarse de acuerdo con los lineamientos y formatos contenidos en el presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de los procesos de la Institucin, a travs de la eficiencia de los procedimientos de operacin. - Mantener la interrelacin e identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica vigente y autorizada por la Secretara de Salud a travs de la Subsecretara de Administracin y Finanzas, as como lo establecido en el Manual de Organizacin. - En la elaboracin de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre stos y las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate. - El Manual deber contener las polticas, normas y actividades a realizar por la unidad administrativa para contribuir al cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las polticas y prioridades de la Secretara de Salud. - Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica las actividades que integran al proceso. - Debern describirse los canales de comunicacin, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memoranda, formatos e instructivos), para el trmite de los asuntos respectivos, as como los sistemas para obtener el resultado final correspondiente. - Las funciones genricas debern dar origen mnimo a un procedimiento, sin que esto invalide la ocurrencia de ms funciones en las diversas etapas de su ejecucin. - Los manuales de procedimientos sern analizados y dictaminados a travs de verificar la congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo administrativo de la unidad; la elaboracin de dichos manuales, estar apoyada con la asesora proporcionada por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional. - La unidad administrativa deber enviar el soporte magntico y tres ejemplares impresos que sern validados tcnicamente por la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional y distribuidos al Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), a la DGPOP y a la unidad administrativa. - A partir de la autorizacin y registro del manual de procedimientos, ser responsabilidad de la unidad administrativa la difusin, implantacin y la actualizacin permanente de dicho instrumento.
3 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional III. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
A. Naturaleza
Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeo organizacional de las unidades administrativas. En l se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los rganos de lnea, su intervencin en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participacin; finalmente, proporciona informacin bsica para orientar al personal respecto a la dinmica funcional de la organizacin.
Es por ello, que se considera tambin como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trmites que realiza el usuario, con relacin a los servicios que se le proporcionan.
En este sentido, se pretende que la estructuracin adecuada del manual, refleje fielmente las actividades especficas que se llevan a cabo, as como los medios utilizados para la consecucin de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucin, seguimiento y evaluacin del desempeo organizacional. ste debe constituirse en un instrumento gil que apoye el proceso de actualizacin y mejora, mediante la simplificacin de los procedimientos que permitan el desempeo adecuado y eficiente de las funciones asignadas.
4 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional B. Elementos que integran al manual
Portada ndice Introduccin Objetivo del Manual Marco Jurdico Denominacin del Procedimiento Propsito Alcance Polticas de operacin, normas y lineamientos Descripcin del Procedimiento Diagrama de flujo Documentos de Referencia Registros Glosario Cambios en esta versin Anexos
5 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional IV. METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresin operativa del desarrollo funcional de la organizacin, es necesario primeramente identificar los elementos bsicos y la informacin necesaria para definir los procedimientos que se requieran disear.
A. Elementos bsicos Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad administrativa. Entre stos destacan por su importancia: el diagnstico de la unidad, la estructura orgnica y el manual de organizacin.
Diagnstico El diagnstico permite determinar en forma objetiva la dinmica y caractersticas actuales del proceso de ejecucin de las funciones; a travs de ste, podrn detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, as como su incidencia en el mbito del control interno de la organizacin.
El diagnstico debe reflejar la situacin que prevalece en el desarrollo administrativo de cada rea en particular y de la estructura en su conjunto; los resultados de ste, contribuirn a la formulacin de alternativas de solucin y a la determinacin de los ajustes necesarios, para el adecuado diseo o rediseo de los procedimientos de operacin. Los resultados diagnsticos constituyen la expresin cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones asignadas a las rganos de lnea. Estos productos definen su marco de referencia y permiten visualizar los medios concretos a travs de los cuales la unidad administrativa busca alcanzar sus objetivos.
Estructura orgnica Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una unidad, conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia. El anlisis de la estructura orgnica autorizada permitir conocer las reas que integran la unidad administrativa y los tramos de control de su sistema organizacional.
Manual de organizacin Documento que contiene informacin detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin. La revisin del manual de organizacin autorizado permitir identificar las funciones y objetivos de la unidad administrativa con base en el Reglamento Interior de la Secretara de Salud.
6 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional B. Identificacin de los procedimientos
Es necesario establecer un mtodo que permita la identificacin coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones. Por lo anterior y con la finalidad de contribuir a la simplificacin de elaboracin de procedimientos, se han diseado cinco formatos secuenciales que sirven como instrumentos para la definicin de las variables, componentes y mecanismos para el desarrollo funcional de la estructura. Su diseo es convencional y podrn ser enriquecidos por los responsables del anlisis, adecundose al mismo tiempo a la naturaleza y caractersticas de la unidad administrativa.
A continuacin se describen estos instrumentos, sus objetivos y algunas recomendaciones generales para su utilizacin. 7 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional A1.- CUADRO ANALTICO FUNCIONAL PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Objetivo: Definir los productos, resultados o servicios que se esperan obtener, mediante el ejercicio de las funciones asignadas a la unidad administrativa.
A1.- CUADRO ANALTICO FUNCIONAL PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
(2) HOJ A____ DE____
(3) No. (4) FUNCIONES (5) RGANOS QUE INTERVIENEN (6) PRODUCTO ESPERADO (7) PROCEDIMIENTOS 1 Intervenir en la integracin de las propuestas de modificacin estructural que presenten las unidades administrativas y rganos desconcentrados de la Secretara y de las entidades agrupadas administrativamente en el sector para su autorizacin. - Secretara de Hacienda y Crdito Pblico - Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto - Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional - Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional - Departamento de Anlisis Organizacional - Subdireccin de Dictaminacin - Departamento de Dictaminacin de Estructuras Orgnicas Lineamientos para la presentacin de Propuestas de Modificacin Estructural Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural. 2 - 3 -
(8) ELABOR (9) REVIS (10) FECHA
Instructivo de llenado
El cuadro anterior, esta constituido por diez variables que en su conjunto permiten analizar el desarrollo funcional de la organizacin y definir sus procedimientos de operacin. Este ejemplo, fue elaborado por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.
En el punto Nm. 1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio, en el cual se debe anotar la denominacin oficial asignada a sta, de acuerdo con el organigrama y cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura 8 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica. En el punto Nm. 2 se debe asentar el nmero de hoja correspondiente, con relacin al total que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas. En el punto Nm. 3 se debe anotar el nmero progresivo convencional, para designar la funcin que se pretende analizar. En el punto Nm. 4 se debe transcribir los textos de las funciones genricas, tal y como aparecen en el manual de organizacin especfico, autorizado y registrado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Estas funciones se deben desagregar hasta el nivel jerrquico que se pretenda analizar para disear los procedimientos: Direccin General, Direccin de rea, Subdireccin de rea, J efatura de Departamento. En el punto Nm. 5 se debe anotar todas aquellas reas de lnea u otras unidades, que intervengan o se relacionen directamente con el desarrollo de las funciones o procedimientos. Aqu es necesario identificar, tanto las reas internas como las externas que participan. Es importante mencionar que no deber reflejar al personal operativo o de enlace, nicamente se mencionarn aquellas reas que se encuentran en la estructura orgnica autorizada por la Subsecretara de Administracin y Finanzas. En el caso de que personal operativo o de enlace intervenga en el procedimiento, se har mencin en el apartado de polticas de operacin, normas y lineamientos, as como en la descripcin de actividades. En el punto Nm. 6 nos permite establecer la naturaleza de la funcin y sus procedimientos correspondientes. Aqu, es necesario identificar el resultado, producto o servicio final, que se pretende conseguir con el desarrollo de la funcin. En el punto Nm. 7, derivado de la columna anterior, se estar en posibilidad de asignar una denominacin lgica al procedimiento, de acuerdo con su naturaleza funcional. En el punto Nm. 8 se debe anotar el nombre de la persona responsable de llenar el formato. En el punto Nm. 9 se debe anotar el nombre de la persona que verifica la informacin asentada y; En el punto Nm. 10 se anotar el da, mes y ao, en que se concluy el llenado y revisin del formato.
9 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional A2.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
Objetivo: Determinar que los procedimientos identificados, sean congruentes con las funciones asignadas a la unidad administrativa.
A2.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
(2) HOJ A____ DE ____
(3) FUNCIONES
(4) PROCEDIMIENTOS Intervenir en la integracin de las propuestas de modificacin estructural que presenten las unidades administrativas y rganos desconcentrados de la Secretara y entidades agrupadas administrativas en el Sector para su autorizacin
Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural.
(punto de encuentro de los Nms. 3 y 4)
(5) ELABOR (6) REVIS (7) FECHA
Instructivo de llenado En el punto Nm. 1 se debe anotar la denominacin oficial, asignada a la unidad, de acuerdo con el organigrama y el cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica. En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente con relacin al total que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas. En el punto Nm. 3 se contemplan las funciones genricas, analizadas en el cuadro anterior (cuadro analtico funcional para la identificacin de procedimientos). En el punto Nm. 4, se anotan los procedimientos identificados en el inciso 7 del formato A1. Identificada la informacin anterior, deber anotarse en su interseccin las asociaciones entre la funcin y el procedimiento respectivo, con el propsito de validar los procedimientos y cumplir con la totalidad de las funciones (punto de encuentro de los Nms. 3 y 4) 10 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Los puntos Nms. 5, 6 y 7, se llenarn de acuerdo a lo indicado en el formato Nm. A1 en sus apartados 8, 9 y 10. La cantidad de procedimientos estar en funcin de la matriz anterior. Asimismo, cuando se elabore el manual general de procedimientos, se estima un procedimiento por funcin general o proceso cuando menos. En caso de que se elabore un manual especfico de procedimientos, se requerir un procedimiento por funcin especfica. 11 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional A3.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORME A ESTRUCTURA
Objetivo: Determinar que los procedimientos identificados, sean congruentes con las denominaciones de la estructura autorizada a la unidad administrativa correspondiente.
A3.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORME A ESTRUCTURA
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto (2) HOJ A____ DE ____
(3) ESTRUC- TURA (4) PROCEDI- MIENTOS Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Dir. Gral. de Programacin Organizacin y Presupuesto Dir. de Diseo y Desarrollo Organizacional Subd. de Anlisis y Diseo Organizacional Depto. de Anlisis Organizacional Subdireccin de Dictaminacin Depto. de Dictaminacin de estructuras Orgnicas Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural.
(5) ELABOR (6) REVIS (7) FECHA
Instructivo de llenado En el punto Nm.1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio por lo que se debe anotar la denominacin oficial asignada a la unidad, de acuerdo con el organigrama y el cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica. En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente con relacin al total que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas. En el punto Nms. 3 y 4 se anota la relacin que existe entre la estructura y los procedimientos (de igual forma que el formato Nm. A2). Es importante destacar, que en la estructura se deben describir todos los rganos de lnea, conservando en la relacin de estas reas al menos un procedimiento. Respecto a los nmeros 5, 6 y 7, ver la indicacin del formato Nm. A1, en los nmeros 8, 9, y 10. 12 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional A4.- MATRIZ PARA LA ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Objetivo: Determinar los elementos generales que constituirn los procedimientos.
A4.- MATRIZ PARA LA ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
(2) HOJ A____ DE ____
(3) PROCEDIMIENTOS
(4) PROPSITO
(5) NATURALEZA
( 6 ) MBITO DE OPERACIN
( 7 ) OBSERVACIONES (3.1) NM. (3.2) NOMBRE
1 Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre las propuestas de modificacin estructural. Establecer los lineamientos para la presentacin de las propuestas de modificacin estructural.
Regulacin Sectorial
(8) ELABOR (9) REVIS (10) FECHA
Instructivo de llenado En el punto Nm. 1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio, se debe anotar la denominacin oficial, asignada a la unidad, de acuerdo con el organograma y el cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica. En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente con relacin al total que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas. En el punto Nm. 3 Procedimientos , est integrada por 2 variables: 3.1, en el que se anota convencionalmente el nmero que corresponda al procedimiento designado, ese nmero es permanente y con este quedar etiquetado; y la columna 3.2, que corresponde al nombre o denominacin del procedimiento, tal como aparecen en los cuadros anteriores. En el punto Nm. 4 se debe anotar el propsito intrnseco que se pretende alcanzar con la implantacin del procedimiento. En el punto Nm. 5 establece la naturaleza funcional del procedimiento, en la cual se debe anotar la caracterstica correspondiente de acuerdo a la siguiente clasificacin.
13 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Sustantiva: contempla actividades o productos destinados a la prestacin de servicios o produccin de bienes para la comunidad. Adjetiva: agrupa actividades de carcter administrativo (planeacin, programacin, presupuesto, etc.) Regulacin: enfoca el establecimiento de normas, procedimientos, etc. Apoyo administrativo: comprende sistemas de logstica (suministros, conservacin y mantenimiento, servicios generales, etc.). En el punto Nm. 6, define el universo de accin del procedimiento el cual puede ser: Especfico, si es para operacin exclusiva de la unidad administrativa correspondiente. Institucional, cuando en su operabilidad interviene una o ms unidades administrativas de la Institucin. Sectorial, cuando involucra a las entidades del sector salud. En el punto Nm. 7, queda en el criterio del responsable del anlisis el registro de las notas o comentarios que puedan ser de utilidad posterior. Los puntos Nms. 8, 9 y 10 se llenarn de acuerdo con lo indicado en el cuadro A1. 14 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional A5.- MATRIZ PARA LA IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES
Objetivo: Establecer las actividades y elementos para el desarrollo de cada procedimiento.
A5.- MATRIZ PARA LA IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES
(1) PROCEDIMIENTO: Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre las propuestas de modificacin estructural (2) HOJ A____ DE ____
(3) ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
(3.1) NM.
(3.2) NOMBRE (3.3) DESCRIPCIN (3.4) TIPO (4) UNIDADES QUE INTERVIENEN (5) RESULTADO DE LA ACTIVIDAD (6) NORMAS DE OPERACIN
1 Emisin de Normativi- dad Emite la normatividad aplicable para el registro de las modificaciones organizacionales de las Dependencias Gubernamentales C - Secretara de Hacienda y Crdito Pblico - Secretara de la Funcin Pblica Emisin Las unidades deben elaborar sus propuestas de modificacin estructural con base en los lineamientos emitidos por la DGPOP a travs de la Dir. de Diseo y Desarrollo Org. - -
(7) ELABOR (8) REVIS (9) FECHA
Instructivo de llenado
En el punto Nm. 1 se anotar el nombre del procedimiento de conformidad al cuadro A1 Analtico Funcional para la Identificacin de Procedimientos columna No. 7. En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente, en relacin al total que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas. En el punto Nm. 3, conformada por cuatro subcolumnas, corresponde al enunciado de las actividades y caractersticas del procedimiento. En el punto 3.1 se debe anotar el nmero progresivo y secuencial de acuerdo con el orden en que cada una de las actividades se vaya desarrollando. En la punto 3.2 se debe identificar esta actividad con algn nombre genrico, de acuerdo a su naturaleza. 15 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional En el punto 3.3 se debe anotar la descripcin de la actividad, mediante la definicin precisa del qu, cmo, para qu y cuando. En el punto 3.4 se debe registrar el tipo de actividad que se desarrolla, marcndose una T si es de trnsito, una P si es productiva, y una C si es de control. La importancia de esta columna es que nos permitir evaluar el grado de productividad y eficiencia administrativa de nuestro procedimiento, proporcionndonos indicadores que nos permitan obtener una relacin adecuada en la ejecucin de actividades que propicien el equilibrio deseado. En el punto Nm. 4 se deben sealar todas las unidades reas que intervienen en el desarrollo de la actividad, hasta el nivel jerrquico de desagregacin deseado. En el punto Nm. 5 se debe anotar el resultado derivado de la actividad desarrollada, que sirva de insumo para la realizacin de la actividad siguiente. En el punto Nm. 6 se deben establecer las directrices y responsabilidades para el desarrollo de las actividades, bajo los criterios de calidad, eficiencia y oportunidad. En los nmeros 7, 8 y 9 se llenarn de acuerdo a la indicacin del Formato Nm. A1, en los nmeros 8, 9 y 10. Todos los formatos anteriores, son la base para la estructuracin de los procedimientos; la informacin que stos consignan, es indispensable para la integracin del Manual de Procedimientos, cuya metodologa se establece en el siguiente captulo.
16 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional V. ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los apartados anteriores han tenido por objeto presentar en una forma convencional y sencilla el marco conceptual y metodolgico de los elementos fundamentales, criterios y estructura para la identificacin y diseo de los procedimientos de operacin de cualquier unidad administrativa.
En el presente apartado enfocaremos la atencin a los aspectos de forma y contenido para integrar el documento final; en el entendido de que los lineamientos que se establecen son de carcter oficial, cuya observancia tiende a uniformar su elaboracin en todo el mbito institucional y sectorial.
El documento debe elaborarse en hojas de papel bond tamao carta forma francesa, la captura del documento debe realizarse en sistema de cmputo, si se cuenta con l, utilizando el tipo de letra Arial 11. En caso contrario deber cuidarse la homogeneidad en su elaboracin.
El diagrama de flujo podr realizarse en el paquete que ms se adapte a las posibilidades del rea que lo elabora, cuidando y respetando la simbologa que se establece en el captulo correspondiente de este documento. Se recomienda Microsoft Word para textos y diagramas de flujo.
Los formatos e instructivos que se mencionen tanto en la descripcin de actividades como en los diagramas y que se elaboren internamente por las reas de la unidad, debern incluirse en la parte correspondiente de cada procedimiento (Anexos).
Bajo estas consideraciones generales, el Manual de Procedimientos deber integrarse con el siguiente orden, contenido y caractersticas.
17 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional ESTRUCTURACIN DEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS CAMBIOS EN ESTA VERSIN DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS DENOMINACIN DEL SEGUNDO PROCEDIMIENTO CAMBIOS EN ESTA VERSIN DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS PORTADA NDICE INTRODUCCIN OBJ ETIVO DEL MANUAL MARCO J URDICO DENOMINACIN DEL PRIMER PROCEDIMIENTO PROPSITO ALCANCE DIAGRAMA DE FLUJ O DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS GLOSARIO DE TRMINOS ANEXOS PROPSITO ALCANCE DIAGRAMA DE FLUJ O DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS GLOSARIO DE TRMINOS ANEXOS
18 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional DESCRIPCIN DE LOS COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
A continuacin se describen cada uno de los componentes del Manual de Procedimientos, mismos que se podrn verificar contra el ejemplo que se muestra al final de la Gua.
PORTADA Denominada tambin pasta o cartula, deber disearse en cartulina bristol blanca, en las medidas convencionales del tamao carta.
Esta deber contemplar: - Logotipo de la Secretara de Salud, dispuesto en el ngulo superior izquierdo de la lmina, y para el caso de los Hospitales e Institutos Nacionales de Salud, adems debe plasmarse en el ngulo superior derecho el logotipo representativo de la Institucin. - En la parte central superior anotar la denominacin del rea mayor de la cual depende la unidad administrativa que elabora el Manual. - En la parte central de la hoja se sealar el ttulo del documento y; - En el ngulo inferior derecho se incluir la fecha de elaboracin (mes y ao).
La portada no deber llevar ningn adorno que sobresalga como son: lneas de colores, fondo de color, etc., que rompa con la originalidad del documento.
NDICE En ste rubro se deber describir la relacin que especifique de manera sinttica y ordenada, los captulos o apartados que constituyen la estructura del manual, as como el nmero de hoja en que se encuentra ubicado cada uno de estos.
INTRODUCCIN
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de el.
En este apartado se sealar en forma clara y concisa, los antecedentes principales de la unidad responsable del manual, sus caractersticas, mbito de accin y adscripcin, sin profundizar en ellos. Asimismo, se debe mencionar con que estructura orgnica (vigencia) se est elaborando el manual. Tambin se definirn las tcnicas de difusin, implantacin y actualizacin del instrumento y los responsables de estas actividades, as mismo se describir la forma en que se encuentra estructurado el documento con el propsito de lograr una mejor y mayor comprensin del mismo.
19 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional OBJETIVO DEL MANUAL Aqu se debe definir el propsito final que se persigue con la implantacin del instrumento. La formulacin del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; sealar el qu y para qu servir el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos.
MARCO JURDICO Constituye el fundamento, legal que faculta a una determinada unidad administrativa para establecer y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia del manual en el mbito de su competencia.
En este apartado se debe escribir en forma enunciativa, los ordenamientos jurdicos - administrativos que dan fundamento y regulan la operacin del manual y sus procedimientos.
Dichos ordenamientos deben ser los incluidos en el Manual de Organizacin Especfico autorizado y registrado por la Subsecretara de Administracin y Finanzas.
En el caso de circulares y oficios, se anotar el nmero de folio, asunto, nombre del rea responsable de su emisin y su fecha de expedicin.
Todos estos documentos debern anotarse cronolgicamente, de acuerdo al orden jerrquico que se describe a continuacin:
A. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos; B. Leyes, Cdigos y Convenios Internacionales C. Reglamentos D. Decretos E. Acuerdos F. Circulares y/u Oficios G. Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guas o catlogos) H. Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior).
20 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
RECUADRO DE IDENTIFICACIN
(b) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (f) Cdigo: (Cundo aplique) (c) Nombre del rea (g) Rev. X
(d) # .- Procedimiento para ... (e) Logotipo de la Unidad (Cuando aplique) (h) Hoja: X de X
Este recuadro se situar como encabezado en las pginas del documento, y se integra por los siguientes elementos: a) Debe plasmarse el logotipo de la Dependencia. b) Nombre del Documento: Se escribir MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. c) Nombre del rea: Se escribir la denominacin del rea encargada de la elaboracin del procedimiento; por lo general es nivel de Direccin de rea. d) Nombre y nmero del procedimiento: Se deber escribir 1.- Procedimiento para.... e) En caso que la unidad tenga logotipo propio, ste podr situarse en esta columna. Es caso de que no exista se deber ajustar el recuadro de identificacin. f) El cdigo es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente, su integracin es responsabilidad de la unidad administrativa. Este apartado es requerido por la Norma ISO 9000:2000 para el control de documentos. g) Se escribir literal A cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorizacin se debe anotar 0, 1 para la segunda y as consecutivamente. h) Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en al Manual de Procedimientos, as como el nmero total de stas.
RECUADRO DE CONTROL DE EMISIN
CONTROL DE EMISIN (a) Elabor: (b) Revis: (c) Autoriz: Nombre Firma Fecha
Este recuadro se situar al pie de todas las hojas del documento. Se compone de los siguientes apartados: a) Elabor: persona que haya elaborado el documento. Cualquier persona de la unidad administrativa podr elaborarlo. b) Revis: persona responsable del rea, jefe de departamento, subdirector de rea, o director de rea. c) Autoriz: persona que aprueba y autoriza el documento, y podr ser el Director de rea o Director General. 21 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
1.-DENOMINACIN DEL PROCEDIMIENTO.
Corresponde al nmero progresivo y ttulo o nombre del procedimiento asignado en el punto del 3.2 cuadro nmero A4. Estructuracin de los Procedimientos. Este formato deber ser llenado para cada uno de los procedimientos, y servir como separador de los mismos, deber escribirse el nombre y nmero del procedimiento, que ser el mismo que aparece en el ndice.
1.0 PROPSITO
Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicacin del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propsito debe redactarse en forma breve y concisa; se especificar los resultados o condiciones que desean lograr, e iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.
La redaccin del propsito se estructura a partir de las siguientes preguntas:
J USTIFICACIN / RAZON DE SER Qu se hace? En qu funcin o campo de especialidad se hace? Para qu se hace? Para quin se hace? Accin expresada en el verbo Campo de especialidad principal Resultado Usuario final
2.0.-ALCANCE
En este apartado se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento, es decir, a quines afecta o qu limites e influencia tiene.
3.0 POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS.
Se sealar el conjunto de lineamientos o directrices que delimitan la realizacin de las actividades del procedimiento del rea responsable de realizar las funciones y no abordar atribuciones o responsabilidades de otras reas; tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos de una organizacin y las actividades de una unidad responsable; debe tener especial atencin en lo siguiente: Los enunciados deben redactarse en modo imperativo. Se deben establecer responsables de la operacin del procedimiento. Debern enumerarse consecutivamente despus del nmero del apartado que le corresponda. En caso de existir excepciones, se debe mencionar el cargo y nivel jerrquico que le puede autorizar. 22 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional 4.0 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.
Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades que debern agruparse en etapas, y que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quin, qu, cmo, dnde y cundo se hace, a travs de la narrativa de las etapas que constituyen las diferentes fases del procedimiento.
Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Etapa primordial 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Actividad, etc. Responsable A 2. Etapa primordial 2.1 Actividad 2.2 Actividad 2.3 Actividad, etc. Responsable B 3. Etapa primordial 3.1 Actividad 3.2 Actividad 3.3 Actividad, etc. Responsable A 4. Etapa primordial 4.1 Actividad 4.2 Actividad 4.3 Actividad, etc. Responsable A 5. Etapa primordial 5.1 Actividad 5.2 Actividad 5.3 Actividad, etc. Responsable C
Nota: Esta informacin corresponde a la descripcin sealada en la punto 3.3 del cuadro A5 Identificacin y Anlisis de Actividades.
Sugerencias para una buena descripcin de procedimientos
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla No deben incluir dos procedimientos diferentes en uno Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de quien los recibe. Toda actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente del indicativo, en tercera persona del singular, ejemplo; elabora, enva etc. Se deber buscar que las actividades sean agrupadas en etapas para facilitar su diagramacin. Numere cada una de las etapas que se realizan conforme a la secuencia lgica del procedimiento. Las etapas deben comenzar con adverbios como (Autorizacin, verificacin, etc.) Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola etapa, siempre y cuando sea comprensible su redaccin. Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que no es posible mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente:
23 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Con base en las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Secretara de Salud
Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se reciba de cada documento Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos. Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, se deber anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podr mencionar su nombre genrico y/o su clave de identificacin. En la distribucin de documentos debe indicarse a que puesto o rea se enva. Indique si el archivo es temporal o definitivo. Indique el trmino del procedimiento con la leyenda: TERMINA PROCEDIMIENTO Todas las secciones del documento debern llenarse, en caso de no ocurrencia para la unidad administrativa, se indicar la frase No Aplica.
24 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
5.0 DIAGRAMA DE FLUJO.
Es la representacin esquemtica del procedimiento, donde se ilustra grficamente con smbolos convencionales la estructura, la dinmica, las etapas y las unidades que intervienen en su desarrollo. Este medio nos permite:
Conocer e identificar los pasos de un procedimiento. Descubrir fallas tales cmo, redundancia de pasos a seguir, ineficiencia o malas interpretaciones. Elaborar los diagramas, siendo necesario conocer los smbolos a los que se les ha conferido convencionalmente un significado especfico y manejo de determinadas reglas en cuanto a su aplicacin. Diagramar su presentacin, la que es presentada en hojas conforme a las etapas y unidades que se mencionen. Utilizar en la Administracin Pblica Federal el uso de la simbologa de American Nacional Standard Institute (ANSI).
Para su elaboracin, se establecen los siguientes pasos:
1. Identificar al rea responsable del procedimiento, su cdigo, denominacin y las unidades que intervienen en su desarrollo. 2. Con base en la simbologa establecida, se determinan los smbolos que deben utilizarse en el diseo del diagrama, dependiendo de la modalidad o naturaleza de cada una de las etapas definidas en los formatos. El punto de partida de todo diagrama se simboliza con una elipse, anotando en el espacio en blanco la palabra INICIO. En el ejemplo se puede observar que la primera etapa esta representada por un rectngulo, identificado con un conector, una flecha direccional y la descripcin de los documentos de comunicacin y archivos correspondientes. Asimismo, se debe enumerar las etapas con el nmero que le corresponda en el extremo superior derecho. 3. Las siguientes etapas son diagramadas conforme a lo descrito anteriormente. Por ejemplo: las lneas direccionales sealarn la secuencia de etapas que se desplazan dentro del mbito de responsabilidad de la unidad administrativa que precede a la nueva etapa, determinando su direccin con una punta de flecha. 4. Cuando en el desarrollo del procedimiento se presentan dos alternativas, debern representarse inmediatamente despus de la actividad el smbolo de toma de decisin (rombo) y deber anotarse la palabra procede de estas dos alternativas: Primera: en el caso de que el producto esperado no satisfaga los requerimientos establecidos, sta se calificar como no procede, lo cual se simbolizar con un NO sobre una lnea y un conector circular en cuyo centro se anotar el nmero de la etapa en la que deba reiniciarse el proceso, y:
25 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Segunda: contempla la posibilidad afirmativa si procede, en la que se describir la conclusin de la etapa, sealndose con un SI la instruccin correspondiente.
5. A semejanza del inicio la conclusin del procedimiento debe simbolizarse mediante una lnea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anotar la frase FIN TRMINO.
6. El nmero de secuencia de la etapa deber coincidir con la descripcin de sta, la que se encuentra descrita en el procedimiento.
SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN DE PROCEDIMIENTOS
DISTRIBUCIN. NDICA QUE UN DOCUMENTO UTILIZADO, ES DISTRIBUIDO EN UNA ACTIVIDAD DETERMINADA.
TERMINAL. INDICA EL NICIO O TERMINACIN DE PROCEDIMIENTOS. ACTIVIDAD. REPRESENTA LA REALIZACIN DE UNA ACTIVIDAD, RELATIVA A UN PROCEDIMIENTO.
DECISIN O ALTERNATIVA. NDICA UN PUNTO DENTRO DEL FLUJ O EN QUE SON POSIBLES CAMINOS ALTERNATIVOS.
ARCHIVO DEFINITIVO. REPRESENTA UN ARCHIVO COMN Y CORRIENTE, DONDE SE CONSERVA UN DOCUMENTO PERMANENTEMENTE. CONECTOR DE PGINA. REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE CON OTRA HOJ A DIFERENTE, EN LA QUE CONTINUA EL DIAGRAMA DE FLUJ O.
DIRECCIN DE FLUJ O O LNEA DE UNIN. CONECTA LOS SMBOLOS SEALANDO EL ORDEN EN QUE SE DEBEN REALIZAR LAS DISTINTAS ACTIVIDADES.
ARCHIVO TEMPORAL (ENTRA A). REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL. EL NMERO NDICA EN QUE ACTIVIDAD SE VOLVERA A UTILIZAR EL DOCUMENTO.
ARCHIVO TEMPORAL (SALE DE), REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL, EL NMERO INDICA EN QUE ACTIVIDAD SE ARCHIVO TEMPORALMENTE EL DOCUMENTO.
LNEA DE COMUNICACIN. REPRESENTA LA TRANSMISIN DE INFORMACIN DE UN LUGAR A OTRO, MEDIANTE LAS LNEAS TELEFNICAS, TELEGRFICAS, DE RADIO, ETC. USO DESCONOCIDO, INDICA QUE SE IGNORA EL USO APLICADO A UN DETERMINADO FORMATO GENERALMENTE POR PERSONAS O INSTITUCIONES AJ ENAS A LA SECRETARA. CONECTOR DE PGINA (FIN DE PGINA), REPRESENTA LA CONEXIN O ENLACE DE PGINA CON OTRA DIFERENTE EN LA QUE CONTINUAR. UTILICE CONECTORES ALFABTICOS.
CONECTOR DE PGINA (INICIO DE PGINA). REPRESENTA LA CONEXIN O ENLACE DE PGINA CON OTRA DIFERENTE DE LA QUE PROVIENE. UTILICE CONECTORES ALFABTICOS. DOCUMENTO. REPRESENTA CUALQUIER TIPO DE DOCUMENTO EL TRINGULO OBSCURO EN LA PARTE SUPERIOR IZQUIERDA, SIGNIFICA QUE SE GENERA EL NMERO DE LA PARTE SUPERIOR DERECHA, INDICA No. DE ORIGINAL (0) Y COPIAS (2) DEL DOCUMENTO. CONECTOR DE ACTIVIDAD, REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE DE UNA ACTIVIDAD DEL PROGRAMA, CON OTRA PARTE DEL MISMO, PUDIENDO ESTAR EN LA MISMA PGINA O DE UNA PGINA A OTRA EL NMERO NDICA LA ACTIVIDAD DEL PROCEDIMIENTO EN CUESTIN. 5 A 9 0/2 3 A 26 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional 6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Son aquellos documentos que son requeridos para poder llevar a cabo el procedimiento, y que sirven para tener un mejor entendimiento del mismo o completar su ejecucin.
DOCUMENTO CDIGO (CUANDO APLIQUE) Gua Tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos No aplica Manual de Organizacin de las URs No aplica Reglamento Interior de la Secretara de Salud No aplica
7.0 REGISTROS Documentos o elementos que servirn de evidencia de la relacin de nuestras actividades. Se deben relacionar los formatos que sirven de evidencia, describiendo brevemente su aplicacin, interpretacin y uso:
REGISTRO TIEMPO DE CONSERVACIN RESPONSABLE DE CONSERVARLO CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA (a) (b) (c) (d)
a) Registro: Se anotar el documento utilizado y generado en las actividades del procedimiento. b) Tiempo de conservacin: El lapso en que permanece vigente el registro. c) Responsable de conservarlo: Persona o rea sealada en la descripcin del procedimiento. d) Cdigo registro o identificacin nica: Es el cdigo asignado al documento utilizado o general en las actividades del procedimiento.
8.0 GLOSARIO Consiste en la definicin de la terminologa tcnica utilizada en el texto del documento. El glosario, presentado por orden alfabtico, proporciona elementos para una adecuada comprensin del mismo, facilitando su consulta, deber presentarse en cada procedimiento.
27 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional 9.0 CAMBIOS EN ESTA VERSIN En este apartado se deber describir en forma clara y breve las modificaciones que se realicen en cualquier parte del documento. Si el documento es elaborado por primera vez, se deber requisitar el formato como No Aplica.
NMERO DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO (a) (b) (c)
a) Nmero de Revisin: Se anotar el nmero arbigo correspondiente a la revisin del documento. b) Fecha de actualizacin: Es la fecha en la cual se concluyen las modificaciones y aprobaciones del procedimiento. c) Descripcin del cambio: Se mencionarn brevemente las razones que motivaron al cambio del procedimiento.
10.0 ANEXOS
Documentos que nos sirven como complemento para la aplicacin del procedimiento, y que se utilizan o generan durante las actividades del procedimiento.
28 Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) Hoja: X de X
(FORMATO OFICIAL PARA NDICE, INTRODUCCIN Y MARCO JURDICO)
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
SECRETARIA DE SALUD
MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
JUNIO, 2004
Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) Hoja: X de X
NDICE
INTRODUCCIN
I.- OBJ ETIVO DEL MANUAL
II.- MARCO J URDICO
III.- PROCEDIMIENTOS
1.- INTERPRETAR LA NORMATIVIDAD Y EMITIR LOS LINEAMIENTOS SOBRE PROPUESTAS DE MODIFICACIN ESTRUCTURAL
2.- ANALIZAR PROPUESTAS DE MODIFICACIN ESTRUCTURAL Y DAR ASESORAS
3.- DICTAMINAR Y AUTORIZAR LAS PROPUESTAS DE MODIFICACIN ESTRUCTURAL
4.- REGISTRAR LAS MODIFICACIONES ESTRUCTURALES DE LAS UNIDADES DE LA SECRETARA DE SALUD
HOJ A
X
X
X
X
X
X
X
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) Hoja: X de X
INTRODUCCIN
El presente manual integra los procedimientos para el ejercicio de las funciones asignadas a sta Direccin General...
La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, unidad administrativa dependiente de la Subsecretara de Administracin y Finanzas
I.- OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer las polticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades de las diferentes reas que conforman la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, bajo los criterios de la reingeniera de procesos.
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) Hoja: X de X
II.- MARCO JURDICO
- Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos D.O:F. 5-Ii-1917 Ref. D.O.F. 3-II1983 Ref. D.O.F. 28-II-1992
LEYES
- Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal D.O.F. 29-XII-1992 Ref
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
1. PROCEDIMIENTO PARA INTERPRETAR LA NORMATIVIDAD Y EMITIR LOS LINEAMIENTOS SOBRE PROPUESTAS DE MODIFICACIN ESTRUCTURAL CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
1.0 Propsito 1.1 Establecer los lineamientos para la presentacin de las Propuestas de Modificacin Estructural
2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a las Subdirecciones de Desarrollo Organizacional y Dictaminacin 2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a las unidades responsables de la Secretara de Salud para que elaboren sus Propuestas de Modificacin Estructural
3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos
3.1 Los Lineamientos para las Propuestas de Modificacin Estructuras sern elaborados conforme a la normatividad enviada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y Secretara de la Funcin Pblica. 3.2 Los Lineamientos debern ser emitidos a travs de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. 3.3 La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional es la nica facultada para la adecuacin y emisin de los Lineamientos para la elaboracin de las Propuestas de Modificacin Estructural. 3.4 Los Lineamientos debern ser emitidos y difundidos de manera oficial en un plazo no mayor a 20 das hbiles posteriores a la recepcin de la Normatividad emitida por parte de las instancias globalizadoras.
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
4.0 Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable 1.0 Emisin de Normatividad 1.1 Emite la normatividad aplicable para el registro de las modificaciones organizacionales de las Dependencias gubernamentales. Normatividad Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y de la Funcin Pblica 2.0 Recepcin de normatividad y turno al rea correspondiente. 2.1 Recibe la normatividad y la turna a la Direccin de Programacin y Organizacin para su aplicacin. Oficios circulares / Normatividad Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto 3.0 Recepcin de normatividad y turno a las reas correspondientes 3.1 Recibe la normatividad y la turna a las Subdirecciones de Desarrollo Organizacional y de Dictaminacin. Oficios circulares / Normatividad Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional 4.0 Recepcin de normatividad. 4.1 Recibe la normatividad y convocan a reunin de trabajo a los Departamentos de Modelos Organizaciones y de Dictaminacin de Estructuras Oficios Circulares / Normatividad Subdirecciones de Anlisis y Diseo Organizacional y de Dictaminacin 5.0 Recepcin y anlisis de normatividad y emisin de Lineamientos 5.1 Analizan la normatividad y la adecuan para integrar los Lineamientos para la presentacin de las Propuestas de Modificacin Estructural. Lineamientos y oficios Departamentos de Anlisis Organizacional y de Dictaminacin de Estructuras 6.0 Recepcin y verificacin de Lineamientos 6.1 Recibe Lineamientos y verifica Procede: No: Regresa a la actividad 5 Si: Turna a la Dir. Gral. de Programacin, Organizacin y Presupuesto para su Vo. Bo. y firma oficios de envo a las unidades responsables. Lineamientos / oficios Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional 7.0 Recepcin de Lineamientos y oficios de difusin 7.1 Recibe Lineamientos da visto bueno y firma oficios de difusin a todas las unidades responsables. Lineamientos / oficios firmados Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
Secuencia de Etapas Actividad Responsable 8.0 Recepcin de oficios firmados y visto bueno de Lineamientos 8.1 Recibe oficios firmados para la difusin de los Lineamientos a las unidades responsables Lineamientos Oficios firmados Subdirecciones de Anlisis y Diseo Organizacional y de Dictaminacin 9.0 Recepcin de Lineamientos 9.1 Las unidades responsables reciben en forma oficial los Lineamientos para la presentacin de las Propuestas de Modificacin Estructural Lineamientos / oficio TERMINA PROCEDIMIENTO Unidades Responsables.
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
5.0 Diagrama de Flujo
|
A
Oficios
Oficios
Lineamientos
Oficios Circulares
Oficios Circulares
Oficios Circulares SHCP / SFP Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto Sub sis y Di l y Dep direcciones de Anli seo Organizaciona de Dictaminacin artamentos de Anlisis Organizacional y Dictaminacin de Estructuras Orgnicas Unidades Responsables 5 No Si
Lineamientos Envo a Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto para Vo. Bo.
Procede 5 Recepcin, anlisis y emisin de Lineamientos
Normatividad 4 Recepcin, de normatividad
Normatividad 2
Normatividad 3 Recepcin de Normatividad y turno Recepcin de normatividad turno a 1 INICIO Normatividad Emisin de normatividad
Lineamientos 6 Recepcin y verificacin de lineamientos Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
Lineamientos
Oficio Original
Lineamientos Recepcin de Lineamientos y oficios 7
Oficio Original
Lineamientos Recepcin y envo de Lineamientos a unidades responsables. 8 Recepcin de Lineamientos 9 Termino A Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Unidades Responsables Departamentos de Anlisis Organizacional y Dictaminacin de Estructuras Orgnicas Subdirecciones de Anlisis y Diseo Organizacional y Dictaminacin Direccin General de ramacin, Organizaci y Presupuesto Prog n SHCP / SFP CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
6.0 Documentos de referencia Documentos Cdigo (cuando aplique) Manual de gestin de la calidad. POP CAL MC - 01 Procedimiento Gobernador para la elaboracin de Procedimientos POP CAL PG - 01 Plan de Calidad del Proceso de Anlisis, dictaminacin, autorizacin y registro de estructuras orgnicas POP DDO PC 01 Lineamientos para Propuestas de Modificacin Estructural No Aplica Normatividad emitida por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y de la Funcin Pblica No Aplica
7.0 Registros Registros Tiempo de conservacin Responsable de conservarlo Cdigo de registro o identificacin nica Oficio de Recepcin de normatividad 5 Aos Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional y Dictaminacin Nmero de oficio Acuse del oficio de emisin de Lineamientos 5 Aos Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional Nmero de oficio
8.0 Glosario 8.1 Propuesta de Modificacin Estructural: Documento que integra los elementos necesarios para la modificacin de una estructura orgnica, y que es analizado y dictaminado por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, autorizado por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica. 8.2 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto que sirve como gua a las unidades responsables para la presentacin de sus Propuestas de Modificacin Estructural.
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Cdigo: (Cuando Aplique) Rev. X 1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los Logotipo de la Unidad (Cuando Aplique) lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural Hoja: X de X
9.0 Cambios de esta versin Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos 10.1 No Aplica
CONTROL DE EMISIN Elabor : Revis : Autoriz: Nombre Firma Fecha
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACINY FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMIACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
A1.- CUADRO ANALTICO FUNCIONAL PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACINY FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMIACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
A2.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: (2) HOJ A____ DE ____
(3) FUNCIONES
(4) PROCEDIMIENTOS
(5) ELABOR: (6) REVIS: (7) FECHA:
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACINY FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMIACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
A3.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORME A ESTRUCTURA
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: (2) HOJ A____ DE ____
(3) ESTRUC- TURA (4) PROCEDI- MIENTOS
(5) ELABOR: (6) REVIS: (7) FECHA:
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACINY FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMIACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
A4.- MATRIZ PARA LA ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: (2) HOJ A____ DE ____
PROCEDIMIENTOS (3)
PROPSITO (4)
NATURALEZA (5 )
MBITO DE OPERACIN ( 6 )
OBSERVA-CIONES ( 7 ) NM. (3.1) NOMBRE (3.2)
1
(8) ELABOR: (9) REVIS: (10) FECHA:
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACINY FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMIACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
A5.- MATRIZ PARA LA IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES
(1) PROCEDIMIENTO: Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre las propuestas de modificacin estructural (2) HOJ A____ DE ____
ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO (3) NM. (3.1) NOMBRE (3.2) DESCRIPCIN (3.3) TIPO (3.4) UNIDADES QUE INTERVIENEN (4) RESULTADO DE LA ACTIVIDAD (5) NORMAS DE OPERACIN (6) 1 - - - - - - -
(7) ELABOR: (8) REVIS: (9) FECHA:
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional Vl. GLOSARIO
ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una funcin asignada. ACTIVIDADES PRODUCTIVAS.- Son aquellas intrnsecas y esenciales para la ejecucin del procedimiento que permiten con su desarrollo el logro de los objetivos establecidos. ACTIVIDADES DE TRNSITO.- A travs de stas se trasladan documentos, materiales, equipos, etc., en diferentes reas de trabajo o en diversas unidades administrativas. Cabe mencionar que este tipo de operaciones, tienen la caracterstica de incrementar los costos de operacin y hacer lento el procedimiento. ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas tambin de regulacin, son aquellas por medio de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento, como pueden ser: las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones, etc. ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para lograr las metas y objetivos de un programa, considerando las polticas que normen el desarrollo global de la organizacin. ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas representativas as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo. REAS DE REGULACIN Y CONTROL.- Son las encargadas de orientar, dirigir el desarrollo de funciones relativas al proceso de planeacin y programacin de la operacin de la institucin, as como, de aquellas referidas a la informacin estadstica, control y mejoramiento administrativo. REAS SUSTANTIVAS.- Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones y objetivos encomendados a la institucin, mediante la produccin de bienes y/o prestaciones de servicios para lo que estn facultadas y fueron constituidas. ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo. AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo. CADENA DE MANDO.- Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del Titular hasta nivel de J efe de Departamento. CARGA DE TRABAJO.- Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupacin.
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos 29 SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional COORDINACIN.- Es el proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas reas de trabajo la unidad de accin necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio, utilizacin de recursos y produccin de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas. CONGRUENCIA.- Interdependencia armnica; conexin y afinidad de las acciones individuales dentro de un marco general, un mbito organizacional, un plan o programa que les da un sentido unitario y una integracin de conjunto, ausencia de contradiccin en las acciones de las partes con relacin a un todo preestablecido, al cual se integran para la consecucin de fines u objetivos que le son propios. CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la deteccin de logros y desviaciones para evaluar la ejecucin de programas y acciones, as como aplicar las medidas correctivas necesarias. La accin de control puede producirse permanente, peridica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a travs de la medicin de resultados. DIAGNSTICO.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos ms significativos de una alteracin en el desarrollo de las actividades de una institucin. DICTAMEN.- Opinin o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestin de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontneamente para servir a un inters general social singularmente necesitada de atencin. EFICACIA.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. EFICIENCIA.- Es el uso ms racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. ESTRUCTURA ORGNICA.- Unidades administrativas que integran una dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerrquico-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, as como el Reglamento Interior correspondiente. De esta forma se identifica el sistema formal de la organizacin, a travs de la divisin de funciones y la jerarquizacin de sus mandos, en la que se establece la interrelacin y coordinacin de los mismos. ESTRUCTURA ORGNICA BSICA.- La integran las unidades administrativas cuyas funciones reflejan las atribuciones conferidas en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (para el caso de dependencias) o en el instrumento jurdico aplicable de creacin (para el caso de entidades paraestatales). Se caracterizan por tomar decisiones, formular polticas, elaborar directrices y determinar lneas generales, que se vinculan en forma directa y determinante con los objetivos institucionales. Comprende reas con nivel jerrquico- organizacional de Secretario hasta Director General o sus equivalentes. ESTRUCTURA ORGNICA NO BSICA.- La integran las unidades administrativas cuyo nivel jerrquico-organizacional es menor a Director General y depende invariablemente de alguna unidad ubicada en estructura orgnica bsica. Se caracterizan por disear, elaborar, realizar
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos 30 SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional estudios y trabajos, as como aplicar las polticas, programas y normas establecidas que coadyuven a alcanzar los objetivos institucionales determinados. EVALUACIN.- Es la revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que est operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico - administrativas. MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organizacin. MANUAL DE ORGANIZACIN.- Describe las funciones de cada una de las unidades de mando que integra la estructura de una institucin y seala los puestos y la relacin que existe entre ellas. INCIDENCIA.- Es todo suceso que de alguna forma, afecta o modifica algo previsto. INSTRUMENTO.- Es el recurso empleado para alcanzar un propsito. MANUAL ADMINISTRATIVO.- Instrumento para documentar y sistematizar el funcionamiento de una organizacin. Existen diversos tipos de manuales administrativos que pueden ser clasificados en atencin a su rea de aplicacin, los manuales podran considerarse: A) Macroadministrativos.- Los que se refieren al sector pblico en su conjunto, o a una parte del mismo, siempre que involucren a varias dependencias o entidades. Ejemplo: El Manual de Organizacin del Gobierno Federal. B) Microadministrativos.- Los que se refieren a una sola dependencia o entidad, pueden referirse a ella en forma global o, a alguna o algunas de las subunidades administrativas que la conforman. Ejemplo: Los manuales de organizacin de cada una de las dependencias del Ejecutivo Federal. De acuerdo a su contenido, los manuales administrativos pueden ser clasificados como manuales de organizacin, de procedimientos, de objetivos y polticas, de contenido mltiple o de puestos, entre otros. NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico de accin que persigue un fin determinado, con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin. Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin, as como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. NIVEL JERRQUICO.- Divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de funcin que se les encomiende realizar.
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos 31 SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional OBJETIVO.- En trminos de programacin, es la expresin cualitativa de los propsitos para los cuales ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta para qu? se formula y ejecuta dicho programa. Tambin puede definirse como el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qu y el para qu se proyecta y se debe realizar una determinada accin. Establecer objetivo significa predeterminar qu se quiere lograr. La determinacin del objetivo u objetivos generales de una institucin se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia o entidad pblica y se vincula con las necesidades sociales que se propone satisfacer. OPERACIN.- Accin de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; tambin se denomina operacin a la actividad sustantiva de una institucin relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de produccin de bienes y/o servicios. RGANO.- Grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o partes de ellas; puede estar integrado por uno o varios puestos. ORGANIZACIN.- Se considera que una organizacin es una unidad social, constituida en forma deliberada con fines y objetivos predeterminados sobre una base de actuacin de cierta permanencia que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor de centros de poder y de decisin internos y externos, que regulan y controlan su operacin para encaminar al cumplimiento de sus objetivos. La organizacin est constituida por grupos de individuos que establecen relaciones interpersonales de trabajo, determinan las divisiones y la especializacin de las labores, y operan bajo una jerarquizacin formal de posiciones y cargos, diferenciando al individuo por el puesto, el papel o las actividades que le corresponde desempear. Toda la organizacin puede considerarse como un ente dinmico que mantiene nexos permanentes con el medio que lo rodea, al que a su vez influye en forma directa o indirecta en su funcionamiento. ORGANIGRAMA.- Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin as como lneas de mando. POLTICA.- Criterios de accin que es elegido como gua en el proceso de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos especficos del nivel institucional. PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los rganos que integran una institucin, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforman a travs de una estructura orgnica especfica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones especficas en el instrumento jurdico correspondiente. VALIDAR.- Dar validez; calidad de vlido.
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos 32 SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional DIRECTORIO
Dr. J ulio Frenk Mora Secretario de Salud
Dr. Enrique Ruelas Barajas Subsecretario de Innovacin y Calidad
Dr. Roberto Tapia Conyer Subsecretario de Prevencin y Promocin de la Salud
Lic. Ma. Eugenia de Len-May Subsecretaria de Administracin y Finanzas
Mtro. Fernando J . Chacn Sosa Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
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Grupo Tcnico
Mtro. Fernando J . Chacn Sosa Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
Dr. Francisco Hernndez Torres Director de Diseo y Desarrollo Organizacional
Lic. Luis Gabriel Garca Zamora Subdirector de Anlisis y Diseo Organizacional
Ing. Luis Eduardo Contreras Alcpar Subdirector de Desarrollo Organizacional
Lic. Mara del Carmen Coln Cabello J efe del Departamento de Desarrollo de Instrumentos Organizacionales
Lic. Marcela Mota Gutirrez Departamento de Desarrollo de Instrumentos Organizacionales
C. Miguel Angel Oropeza Gutirrez Departamento de Desarrollo de Instrumentos Organizacionales
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