METODOLOGA GESTIN DE PROYECTOS SOCIALES

Gestin de Proyectos sociales

OBJETIVOS

1. 2.

Introducir los conceptos bsicos que intervienen en la direccin de un proyecto. Observar el punto de partida y situaciones de cada fase, para poder describir los procedimientos y sus tcnicas. Conocer tcnicas para utilizar en cada una de las fases y, dotar de recursos al grupo de personas asignadas para poder disear e implementar un proyecto social. Aplicar in situ los contenidos desarrollados en el taller. tericos

3.

4. 5.

Ampliar informacin sobre herramientas de evaluacin social

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DEFINICIN

La planificacin, organizacin y administracin de las tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitacin de tiempo y costes

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ANTES DE EMPEZAR Gestin de Riesgos y Problemas

Un riesgo es toda situacin que puede, potencialmente, provocar una desviacin (en esfuerzo o en plazo) en un proyecto. Un riesgo se convierte en un problema cuando provoca, de forma efectiva, un impacto en un proyecto. Los responsables de proyectos estn obligados a anticipar y gestionar los riesgos que pueden afectarle, minimizando de esta forma el impacto que puedan tener sobre el proyecto. Cuando un riesgo se transforma en un problema, slo queda la gestin del problema, que consistir en entenderlo, asignarle prioridad y resolverlo. No hay que huir nunca de la toma de decisiones ni ocultar los problemas. Nunca desaparecen por s solos, slo crecen.

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PROPUESTA Gestin del Alcance

La herramienta inicial para el gestor de un proyecto es la propuesta, y sus anexos, donde se debe especificar claramente el alcance del proyecto a realizar. Para lograr un mayor grado de entendimiento del proyecto, es imprescindible hablar con la persona que realiz la propuesta, o con el responsable del cliente. Hay que garantizar que recogemos toda la informacin posible y entendemos el alcance del proyecto. Es muy importante que el alcance del proyecto no sufra desviaciones durante la fase de definicin funcional.

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EJECUCIN Gestin del Esfuerzo y Recursos

Una vez determinado el alcance es necesario descomponer el esfuerzo a realizar en unidades ms pequeas, y asignar estas tareas al personal disponible. Hay que seguir en todo momento la evolucin del esfuerzo realizado (control de incurridos), como medida preventiva de posibles desviaciones, bien por una mala valoracin del esfuerzo, bien por un mal desempeo del personal del proyecto. La motivacin del equipo de trabajo es fundamental para el buen desarrollo de cualquier proyecto. El jefe de proyecto ha de saber controlar su afectividad, ya que es responsable de mantener alta la moral del equipo. Es tarea del jefe de equipo el desarrollo del personal a su cargo. Hay que aprovechar las oportunidades de formacin.

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EJECUCIN Gestin del Plazo

Una de las caractersticas fundamentales de un Proyecto es que posee un plazo de realizacin (inicio y finalizacin), en base al cual se realiza la planificacin inicial. Nuestra obligacin, como gestores del proyecto, es intentar respetar al mximo estas fechas, y variarlas slo si resulta imprescindible. Los plazos pueden verse afectados por diversas circunstancias, internas y externas al proyecto. Tambin estas ltimas deben ser gestionadas (como riesgos) en la medida de nuestras posibilidades. El cumplimiento de los plazos es, en la mayora de los proyectos, un factor clave del xito. Se recomienda establecer reuniones semanales de revisin de objetivos con el equipo de trabajo.

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EJECUCIN Gestin de la Calidad y costes

Hay una calidad interna, que es la ligada a los productos que entregamos como consecuencia de nuestro desempeo profesional, y que se mide en trminos de uso de metodologas y estndares. Se garantiza a travs de los sucesivos ciclos de prueba. Hay una calidad externa que nos obliga a gestionar correctamente una serie de documentos, ligados al Plan de Calidad de nuestra organizacin.

Velar tambin por los intereses de organizacin, vigilando la rentabilidad proyectos.

nuestra de los

Es importante controlar los perfiles del personal en el proyecto. A veces podemos prescindir de perfiles ms caros e intercambiarlos por otros de menor coste. Es importante controlar los cambios en los proyectos, ya que son una va muy eficaz de recuperacin de costes.

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EJERCICIO PRCTICO: ejemplo proyecto social

Descripcin Presentacin de un estudio incluyendo detalles suficientes para facilitar a los participantes el anlisis y posterior desarrollo. Se requiere diagnosis, prescripcin y desarrollo adecuado. Informacin tratada en un campo particular del conocimiento o de la accin Actuacin En grupos aplican los ciclos de vida de un proyecto social y aplican las correspondientes Herramientas en el estudio propuesto. Evaluacin Al finalizar la accin se evala los puntos a mejorar en cada participante

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ESQUEMA GENERAL

Preparacin Del Inicio

Planificar la Ejecucin

Informar el Estado

Evaluar el Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los Recursos Controlar el Trabajo

EJECUCIN

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PREPARACIN DEL INICIO

Preparacin Del Inicio

Planificar la Ejecucin

Informar el Estado

Evaluar el Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los Recursos Controlar el Trabajo

EJECUCIN

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1. PREPARACIN DEL INICIO 1.1 Tipos de Ciclos de Vida de los Proyectos

Ciclo Largo Proyecto cuyo tamao es grande o con un alto grado de complejidad Ciclo Corto Proyecto de tamao medio o pequeo y con grado de complejidad medio Ciclo de Desarrollo Rpido Proyecto muy rpido con el objetivo de terminar en un plazo limitado Ciclo Solucin Externa (Paquetes) Proyecto donde parte se desarrollar a medida y otra parte se realizar con paquetes ya existentes en el sector Ciclo Mantenimiento Proyecto de mantenimiento de aplicaciones, recoge aquellas actividades necesarias para incorporar nuevas funcionalidades, corregir incidencias y resolver problemas tcnicos

Preparacin Del Inicio Gestin de Proyectos sociales

1. PREPARACIN DEL INICIO 1.2 Responsabilidades: Cualidades adicionales

Asegurar los productos y/o servicios con calidad, cubriendo expectativas Proveer gestin efectiva para garantizar la finalizacin con xito del proyecto Suministrar la informacin de la situacin del proyecto Planificar y supervisar las actividades diarias del equipo Realizar las revisiones detalladas de todos los procesos y salidas del proyecto

Habilidades inter-personales Capacidad de resolucin de problemas Paciencia Creatividad Comprensin Control emocional
Preparacin Del Inicio Gestin de Proyectos sociales

1. PREPARACIN DEL INICIO 1.3 Gestin del Riesgo (Por qu)

Inicio del Proyecto

Fin del Proyecto

Identificar, estudiar y eliminar las fuentes de riesgo antes de que empiecen a amenazar la finalizacin satisfactoria de un proyecto
Preparacin Del Inicio Gestin de Proyectos sociales

2. PLANIFICAR LA EJECUCIN

Preparacin Del Inicio

Planificar la Ejecucin

Informar el Estado

Evaluar el Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los Recursos Controlar el Trabajo

EJECUCIN

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2. PLANIFICAR LA EJECUCIN 2.1 Gestin del Alcance del Proyecto

Qu es necesario hacer? Cunto se tardar en completar cada tarea? Cul es el orden en que se deben realizar las tareas? Cundo debe empezar el trabajo? Cundo debe finalizar? Quin llevar a cabo cada tarea? Quin ser responsable de cada tarea?

Planificar la Ejecucin Gestin de Proyectos sociales

2. PLANIFICAR LA EJECUCIN 2.2 Otras funciones a considerar en la estimacin del Alcance

Plantillas de Informacin a generar (informes) Tiempo dedicado a reuniones Formacin del equipo Actividades Administrativas Generacin de Estndares y Procedimientos del Proyecto Revisiones de Calidad Realizar estimaciones razonables: ni pesimistas ni optimistas Considerar la contingencia en funcin de los riesgos detectados La planificacin ha de ser grfica Comenzar a planificar con el fin en la mente Preparacin del software a utilizar Estndares y procedimientos a utilizar Material de formacin, guas prcticas

Planificar la Ejecucin Gestin de Proyectos sociales

2. PLANIFICAR LA EJECUCIN 2.3 Replanificacin

Objetivo principal: proteger las fechas de entrega Causas:

No disponibilidad de Recursos Desviaciones entre el incurrido planificado y el actual Peticiones de cambio del Cliente a las especificaciones iniciales Riesgos no previstos o inevitables Deficiencias en el Trabajo realizado

Planificar la Ejecucin Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS

Preparacin Del Inicio

Planificar la Ejecucin

Informar el Estado

Evaluar el Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los Recursos Controlar el Trabajo

EJECUCIN

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3. ORGANIZAR LOS RECURSOS 3.1 Objetivos

Identificar los propsitos a conseguir en la etapa Identificar los cuatro estilos de comportamiento que impactan en la comunicacin interpersonal efectiva en los equipos Identificar acciones que contribuyan a una organizacin efectiva y una adecuada gestin de recursos humanos Determinar los factores clave para organizar los recursos

Organizar los Recursos Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS 3. 1 Propsitos de la Etapa

OBTENER los recursos especficos necesarios para la realizacin del proyecto ORGANIZAR los recursos, incluyendo el equipo de proyecto ASIGNAR los recursos DISPONIBILIDAD de recursos para un uso productivo ORIENTAR, FORMAR, MOTIVAR, GESTIONAR, y EVALUAR los miembros del equipo, durante el proyecto

Organizar los Recursos Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS 3.2 Roles del/de la responsable de proyecto

Formador /a Rol orientado/a a conseguir mejorar la productividad Incrementar los conocimientos y habilidades del individuo Consejero /a Rol orientado/a a fomentar la carrera profesional Guiar al individuo Evaluacin continua Tutor/a Orientado/a al crecimiento personal Transferencia de conocimientos y experiencia Servir de gua para los miembros del equipo

Organizar los Recursos Gestin de Proyectos sociales

3. ORGANIZAR LOS RECURSOS 3.3 Estilos Bsicos de Comunicacin (Visin General)

+ ACTIVO

Reflexivo
- EMOTIVO

Dinmico
+ EMOTIVO

Intuitivo

Perceptivo

- ACTIVO
Organizar los Recursos Gestin de Proyectos sociales

4. CONTROLAR EL TRABAJO

Preparacin Del Inicio

Planificar la Ejecucin

Informar el Estado

Evaluar el Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los Recursos Controlar el Trabajo

EJECUCIN

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4. CONTROLAR EL TRABAJO 4.1 Acciones orientadas al control efectivo del Proyecto

Identificar y controlar el alcance Crear un planificacin detallada Descomponer el trabajo en unidades manejables Identificar y cuantificar las variaciones sobre el plan inicial Identificar las acciones correctivas comunicando al equipo de trabajo Minimizar los Riesgos / Problemas Replanificar cuando sea necesario Liderar al equipo y el proyecto Usar habilidades de comunicacin efectivas Mantener soporte y compromiso Conducir las reuniones de revisin de estado Tomar decisiones PROACTIVAMENTE Fortalecer al equipo Controlar el Trabajo Gestin de Proyectos sociales

4. CONTROLAR EL TRABAJO 4.2 Barreras para controlar el trabajo

Alcance demasiado amplio: Productividad no ptima Deslizamiento en la planificacin Planificacin y Comunicacin inadecuada Liderazgo pobre Fracasos por no: Planificar a suficiente nivel de detalle Gestionar los conflictos Asegurar la calidad Identificar, valorar y evitar los riesgos Controlar los cambios

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5. INFORMAR EL ESTADO

Preparacin Del Inicio

Planificar la Ejecucin

Informar el Estado

Evaluar el Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los Recursos Controlar el Trabajo

EJECUCIN

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5. INFORMAR EL ESTADO 5.1 Importancia de la Informacin del Proyecto

Es la comunicacin formal del Proyecto. Ha de servir para cubrir las necesidades de comunicacin Debe proveer informacin para realizar cambios, replanificacin y evaluacin del estado del Proyecto Debe permitir a los/as responsables del proyecto Afirmar el liderazgo Demostrar su Competencia Obtener compromiso y soporte

Un informe de seguimiento debe incluir: Acta del Comit Anterior Estado del Proyecto Seguimiento de la Planificacin Puntos abiertos/decisiones a tomar Prximos compromisos Anexos
Presentar alternativas a los riesgos y problemas detectados

Obtener consenso / aceptacin / aprobacin. No olvidar el acta Controlar las peticiones de cambios Informar el Estado

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5. INFORMAR EL ESTADO 5.2 Entradas al Proceso de Informacin

Informe de situacin de los paquetes de trabajo (control incurridos) Disponibilidad de los recursos Problemas/riesgos y resoluciones adoptadas Anlisis de la evolucin del proyecto respecto a la planificacin Impactos en la planificacin Avances conseguidos Conocimiento del estado del proyecto Observaciones diarias

Informar el Estado Gestin de Proyectos sociales

6.

EVALUAR EL PROYECTO

Preparacin Del Inicio

Planificar la Ejecucin

Informar el Estado

Evaluar el Proyecto

PLANIFICACIN
Organizar los Recursos Controlar el Trabajo

EJECUCIN

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6. EVALUAR EL PROYECTO 6.1 Caractersticas del Proyecto Finalizado

Un proyecto se finaliza cuando: Se han satisfecho todas las especificaciones de la peticin Se ha recibido la aprobacin formal de todos los productos entregados Los productos han sido transferidos En ese momento podremos: Liberar los recursos del proyecto Conducir la revisin de los beneficios obtenidos

Evaluar el Proyecto Gestin de Proyectos sociales

anexos Tcnicas para el desarrollo del proyecto Tcnicas de evaluacin social

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AN ANLISIS DAFO
Herramienta para la anticipacin de problemas

AMENAZAS

OPORTUNIDADES

PUNTOS FUERTES

Estrategias defensivas

Estrategias ofensivas

PUNTOS DBILES

Estrategias de supervivencia

Estrategias de reorientacin

DM3
Herramienta para la planificacin de tareas

DM3 DESEOS METAS MTODOS MEDIDAS

Preobjetivos

Qu cuantificamos?

Objetivos

Cmo?

EL DM3
DM3 es una metodologa que permite a la organizacin definir objetivos consensuados en equipo, tanto a nivel intra como interdepartamental. Con esta herramienta, definiremos los objetivos, las metas a alcanzar, el mtodo a utilizar y la medicin de los mismos. Las siglas DM3 representan: Se definen utilizando verbos de accin (lograr, conseguir, incrementar, alcanzar, ganar, ). Expresan deseos que se quieren conseguir. Los objetivos se dividen en metas: la suma de las metas de un mismo DM3 da lugar a los objetivos definidos. Son los planes de accin que debemos definir para conseguir los objetivos que hemos predefinido. Un slo objetivo debe tener una o ms metas. Los mtodos son los pasos y acciones especficas a seguir para alcanzar las metas. Cada meta tiene uno o ms mtodos de actuacin, aunque un mismo mtodo puede lograr la realizacin de ms de una meta. Las medidas indican siempre referencias numricas: coste econmico, fechas de realizacin y cumplimiento, personas o departamentos afectados, etc. En las medidas se cuantifica aquello decidido en los mtodos, y posteriormente, sirven para evaluar los planes de accin realizados.

DESEOS (D):

METAS (M1):

MTODOS (M2):

MEDIDAS (M3):

QU QU ENTENDEMOS POR PRIORIDADES? PRIORIDADES?

Por priorizar entendemos ordenar la preferencia de una tarea sobre otra.

Las prioridades se establecern segn los criterios de:

Tareas urgentes: Son aquellas que apremian, las que no puede esperar. Pero no necesariamente son indispensables para conseguir los objetivos. Tareas importantes: Son aquellas cuyo valor es visto como superior. Son necesarias para alcanzar los objetivos.

Herramienta para la organizacin del proyecto

URGENTE
CUADRANTE I Actividades: Crisis, situaciones inesperadas, problemas apremiantes proyectos cuyas fechas vencen CUADRANTE III Actividades: Interrupciones, algunas llamadas, correo, algunos informes, algunas reuniones, cuestiones inmediatas y acuciantes

NO URGENTE
CUADRANTE II Actividades: Prevencin, planificacin, construir relaciones, recreacin, reconocer nuevas oportunidades CUADRANTE IV Actividades: Trivialidades, ajetreo intil, algunas cartas, algunas llamadas telefnicas, pedidas de tiempo, actividades agradables

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

CRONOGRAMA
Herramienta para la organizacin del proyecto

01/10/05 *

01/11/05

01/12/05

01/01/06

01/02/06

01/03/06

01/04/06

01/05/06

01/06/06

01/07/06

01/08/06

01/09/06

30/09/06

Activitat 1. Posada en marxa 2. Recollida, anlisi i arxiu documental 3. Desenvolupament 4. Confecci de lestudi, valoraci i tancament

Total dies 37,63 68,50 116,88 62,75

SOMBREROS DE PENSAMIENTO
Herramienta para la evaluacin del proyecto

SCAMPER
SCAMPER es una tcnica que sirve para pasar un filtraje de diferentes visiones. Como si nos quitramos y pusiramos una gafas para ver nuevos enfoques. S: sustituir C: combinar A: adaptar M: modificar el tamao

Tcnicas de evaluacin social

Entrevistas Cuestionarios o encuestas Plantillas de anlisis de problemas Grupos de discusin