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Gerencia de Proyectos

Qué es un proyecto
Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o
servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste
con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma
permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.

Que es la gerencia de proyectos (Project management)


Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal
que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance,
tiempo y coste planteados a su inicio.
Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de
una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de
habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de
Proyectos.

La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos
como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr
unos objetivos pre-definidos.

Historia de la gerencia de proyectos


En la primera mitad del siglo XX, los proyectos eran administrados con métodos y técnicas
informales, basados en los gráficos Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en
barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. En los años 50, se
desarrollaron en Estados Unidos dos modelos matemáticos: PERT (Program Evaluation
and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la
Marina) y CPM (Critical Path Method, método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y
Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es,
hasta la fecha, la base metodológica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.

En 1969, se formó el PMI (Project Management Institute, Instituto de Gerencia de


Proyectos), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las
mismas bases metodológicas y herramientas. Es esta organización la que dicta los
estándares en esa materia

La gerencia de proyectos es la metodología para plantear un proyecto a lo largo de


diferentes fases que van desde su inicio hasta su fin. El encargado de gestionar esta gestión
de proyectos es el Project Manager o director de proyectos, que es el encargado de
elaborar el plan y de controlar y monitorizar cada uno de los pasos.

Una vez elaborado el plan tiene que ocuparse de la gestión de tiempos acciones y recursos,
además de planificar quiénes serán los colaboradores tanto internos como externos. Y es
que, en la gerencia de proyectos entran en juego muchos factores a tener en cuanta, que
vamos a ver en este post junto a cada una de sus seis fases. Unos conceptos básicos de lo
que se estudia de forma especializada en la maestría virtual de Gerencia de proyectos del
Instituto Europeo de Posgrado.

Factores a tener en cuenta en la gestión de proyectos


Gestión de los Costes del Proyecto

Antes de llevar a cabo un proyecto hay que planificar cuáles serán sus costes. Aunque casi
nunca se puede hacer una estimación exacta, sí que es posible hacer un cálculo
aproximado de cuánto dinero será necesario para poder determinar un presupuesto.

Gestión de la Calidad del Proyecto

La gestión de la calidad es esencial para estar seguro de que el proyecto está satisfaciendo
las necesidades por las cuales fue emprendido. En esta parte se incluye un riguroso control
de la calidad, para que no se cometan errores durante el proceso o que, de producirse,
puedan subsanarse.

Gestión de los Recursos del Proyecto

A la hora de elaborar un proyecto habrá que tener en cuenta todos los recursos que se van a
requerir. Además de los materiales y los humanos, es importante considerar el recurso
del tiempo y calendarizar todas las acciones.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

En un proyecto intervienen varios colaboradores, tanto internos como externos, por lo


que también hay que tener en cuenta la gestión de las comunicaciones entre todos ellos.

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Los riesgos son una parte de la gestión de proyectos muchas veces obviada, pero cuya
planificación es imprescindible. El primer paso es identificarlos para a partir de allí poder
planificar una respuesta e implementarla durante el proceso de desarrollo de un proyecto.

Fases de la gerencia de proyectos

En la gestión de proyectos se suelen incluir cuatro fases: el comienzo, la planificación, la


ejecución y el cierre. De todas formas, siempre hay que tener en cuenta una quinta fase
para el seguimiento y control.

1. Análisis de viabilidad

Antes de iniciar un proyecto hay que llevar a cabo un análisis de viabilidad, para conocer el
alcance del proyecto, sus riesgos, los costes y los plazos.

2. Programación

La programación consiste en planificar todas las tareas necesarias y los recursos que
supondrán, tanto en personal, como en material, como en tiempo. Es el momento de
calendarizar todas las acciones.

3. Ejecución

Los equipos comienzan a trabajar en cada tarea con los recursos asignados. Deben seguir la
planificación marcada.

4. Seguimiento y control

Durante toda la ejecución del proyecto existe una fase que se desarrolla de forma paralela:
el seguimiento y control. Se suelen realizar informes periódicos para controlar el desarrollo
del proyecto.

5. Evaluación y cierre del proyecto

En la fase final del proyecto hay que realizar una evaluación en profundidad que recopile
todos los informes periódicos y que determine si lo realizado se ajusta a lo que se planificó.
El Project Manager debe supervisar cada una de las fases del proyecto y ajustar los
procesos para que al final se consigan los objetivos tal y como se habían planteado. Aunque
es difícil planificar la organización de todos los recursos con los que hay que contar para
llevar a cabo un proyecto, su gestión ayudará en gran medida a que el proyecto se
desarrolle con éxito, ya que en todo momento existe una hoja de ruta.

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