Guia Elab Manu Proc

DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
DIRECCIN DE ORGANIZACIN
OFICIALA MAYOR
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
JUNIO DE 2004
SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

Contenido
Introduccin Objetivo Marco Jurdico Gua para la elaboracin del manual de procedimientos Proceso general para la dictaminacin de un procedimiento Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos
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Introduccin
Uno de los propsitos fundamentales de la estrategia sealada por el Ejecutivo Federal para el mejoramiento de la funcin pblica, es la revisin y constante actualizacin de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las dependencias de la Administracin Pblica Federal. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y estn considerados como documentos fundamentales para la coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades. La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs de la Direccin de Organizacin, ha considerado conveniente la elaboracin de la presente gua tcnica con el objeto de brindar la orientacin necesaria al personal para elaborar los manuales de procedimientos, y con ello dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, al Art. 7 fraccin XVIII, Art. 14 fraccin IX y Art. 33 fraccin XII del Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores y al Art. 25 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano. El objetivo fundamental de esta gua consiste en sealar las bases para la elaboracin, presentacin y actualizacin de los manuales de procedimientos, unificando criterios de contenido que permita la realizacin de las funciones de direccin, coordinacin y evaluacin administrativa a travs de la sistematizacin de las actividades, la identificacin de los procesos y la definicin del mtodo para efectuarlas. El contenido de la gua comprende el objetivo, la base legal y las polticas para elaboracin del manual, as como la metodologa para desarrollar cada uno de sus apartados y los lineamientos para su actualizacin, presentacin y aprobacin.
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Objetivo
Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la elaboracin de los manuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentacin que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organizacin y el funcionamiento de las unidades administrativas de la Secretara. Con la adopcin y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta gua, se facilitar la elaboracin de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas tcnicas que permitan, a quienes laboran en la Secretara, el conocimiento a mayor profundidad del funcionamiento de dichas unidades administrativas.
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Marco Jurdico
Los principales ordenamientos jurdicos que sustentan la elaboracin de los manuales administrativos son los que a continuacin se enuncian: Leyes Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 5 Febrero 1917 y sus reformas y adiciones D.O.F. 29 Octubre del 2003 Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y sus reformas y adiciones. D.O.F. 29 de diciembre de 1976 y sus reformas y adiciones. D.O.F. 21 Mayo 2003.
Art. 19 El titular de cada Secretara de Estado y Departamento Administrativo expedir los manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico necesarios para su funcionamiento, los que debern contener informacin sobre la estructura orgnica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, as como sobre los sistemas de comunicacin y coordinacin y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y dems instrumentos de apoyo administrativo interno, debern mantenerse permanentemente actualizados. Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores. D.O.F 10 de agosto de 2001 y sus reformas y adiciones del 11de octubre de 2001, 1 de noviembre de 2002, 28 de mayo de 2003 y 1 de marzo de 2004. Art. 7 fraccin XVIII Aprobar y ordenar la publicacin, en el Diario Oficial de la Federacin, del Manual de Organizacin Institucional, as como aprobar y expedir los dems manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios necesarios para el buen funcionamiento de la Secretara; Art. 14 fraccin IX Elaborar, previa autorizacin de su superior jerrquico y en coordinacin con la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto y la Direccin General del Servicio Exterior y de Personal, proyectos de normas y manuales de organizacin y procedimientos, verificando su constante actualizacin; Art. 33 fraccin XII Elaborar, en coordinacin con las unidades administrativas de la Secretara, los manuales de organizacin, procedimientos y de servicios y, por conducto del Oficial Mayor, someterlos a la aprobacin del C. Secretario; Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano. D.O.F 23 de agosto de 2002.
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Art. 25 La Secretara har llegar a todas las representaciones los diversos manuales de procedimientos administrativos y contables que contendrn las disposiciones que emita la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico en el mbito de su competencia; as como respecto de la prestacin de los servicios de las oficinas, las funciones consulares y administrativas, las facultades y obligaciones de los titulares y la informacin necesaria para el funcionamiento interno de las mismas. Estos manuales se mantendrn actualizados por la Secretara y formarn parte del acervo de la misin o de la oficina consular respectiva. El titular de la misma ser responsable de verificar la disponibilidad de estos manuales y, en su caso, que sean repuestos por la Secretara.
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Gua para la elaboracin del manual de procedimientos

La presentacin de un procedimiento aislado, no permite conocer la operacin de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de Procedimientos. Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional, estn considerados como elementos fundamentales para la coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para facilitar la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.
I.- Concepto
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin cronolgica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto de ella. El Manual de Procedimientos es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe en su secuencia lgica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse. Recomendaciones Generales Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participacin de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y que adems cuenten previamente con su manual de organizacin actualizado conforme al reglamento interior que haya sido publicado en el Diario Oficial de la Federacin. . Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el nmero de pginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas, guas de llenado y la informacin documental necesaria, y numerar cada pgina.
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Los manuales de procedimientos debern elaborarse en los formatos incluidos en esta gua y la Direccin de Organizacin se encargar de integrar la informacin procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias. Despus de efectuar esta revisin, deber someter el proyecto de manual a la aprobacin de las autoridades correspondientes. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual de procedimientos, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo. Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin. El proceso de implantacin de procedimientos requiere, en la mayora de los casos, considerar tiempos de capacitacin o adiestramiento del personal responsable de realizar las actividades. As tambin, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento general de la accin institucional y puedan consultar dichos documentos siempre que sea necesario. La utilidad de los manuales de procedimientos y organizacin radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas. Anlisis y diseo de procedimientos A travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepcin clara y sistemtica de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologa que garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurdico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas necesarias para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de los procedimientos.
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El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisin posible los siguientes aspectos: 1.-Delimitacin del procedimiento Cul es el procedimiento que se va a analizar? Dnde se inicia? Dnde termina? Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del estudio; ste servir de gua para la investigacin, el anlisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio. 2.- Recoleccin de la Informacin Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes. Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurdico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos. Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son: a) Investigacin documental. b) Entrevista directa. c) Observacin de campo. a) Investigacin Documental: Consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, registros estadsticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.
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Es importante adems, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el procedimiento que se est estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, as como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dnde se originan, cul es el trmite que siguen y dnde se archivan o destruyen. b) Entrevista Directa: Consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio permite adquirir informacin ms completa, puesto que el entrevistador, al tener una relacin directa con el entrevistado puede, adems de recibir respuestas, percibir actitudes. Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar los lineamientos siguientes: Tener claro el objetivo de la misma. Concertar previamente la cita. Verificar la informacin a travs de otras fuentes. Aclarar todas las dudas que existan. Saber escuchar. No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.
c) Observacin de Campo: Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificar la informacin recabada en las entrevistas. La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisin los problemas, as como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas. Independientemente de la tcnica utilizada para la recoleccin de la informacin, es necesario seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a travs de todos los rganos o personas que en l intervienen. 3.- Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento Constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa actual.
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Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin: Qu trabajo se hace? Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de stas. Quin lo hace? Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo. Cmo se hace? Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado. Cundo se hace? Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad. Dnde se hace? Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio de las oficinas. Por qu se hace? Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento. La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a detalle, sin obviar elementos que posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin. La contestacin a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a: La distribucin que se hace de los documentos. El tipo de registros empleados.
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Los tipos de archivos (permanentemente o provisional). Las probables causas de demora. Los formatos o cdulas que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las mismas se llenan y en que rea lo hacen. Las claves de los formatos, cdulas u otros. La determinacin que se requiere. Las firmas o autorizaciones necesarias. Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades. 4. - Anlisis del Procedimiento Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin: a) Eliminar La primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados. b) Combinar Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etctera. c) Cambiar En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.
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d) Mejorar Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mtodo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de microfilmes, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la seguridad de los originales. e) Mantener Consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar. Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento.
II.- Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as como con su mbito de aplicacin; por estas razones, resulta conveniente que en la Administracin Pblica Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentacin. A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboracin: Identificacin ndice Introduccin Objetivo(s) del Manual Desarrollo de los procedimientos
Identificacin Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern aparecer y/o anotarse los datos siguientes:
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1. Logotipo de la dependencia. 2. Nombre de la dependencia. 3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboracin o actualizacin. 4. Ttulo del Manual de Procedimientos. 5. Fecha de elaboracin o en su caso, de actualizacin.
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ndice En este apartado se presentan de manera sinttica y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuacin: a) INTRODUCCIN b) OBJETIVO DEL MANUAL c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS Cuando los procedimientos contenidos en el manual tengan reglas de operacin comunes, stas debern incluirse inmediatamente despus del objetivo del manual. Deber incluirse el nombre de los formatos y el de sus instructivos de llenado para la compaginacin.
a c
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a) INTRODUCCIN Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones, as como la autorizacin del titular de la Dependencia. Es recomendable que, al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el prrafo anterior. En sntesis, la introduccin deber: Sealarse el objetivo del documento. Incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento. Ser breve y de fcil entendimiento.
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b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a los lineamientos que se describen a continuacin. Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento. La redaccin ser clara, concreta y directa. La descripcin se iniciara con un verbo en infinitivo. Se describir en una extensin mxima de doce renglones. Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE. Por ejemplo: Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la Dependencia o Unidad Administrativa.
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III. Procedimientos
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados: El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla. No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno. a) Propsito del Procedimiento Describe la finalidad o razn de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persigue con su implantacin. b) Alcance Se describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a que reas involucra, puestos y actividades, as como a qu no aplica. c) Referencias Se enlista la documentacin de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc. d) Responsabilidades Aqu se debe indicar quien es el responsable de la elaboracin, emisin, control, vigilancia del procedimiento; as como tambin, quien es el responsable de la revisin y aprobacin del mismo. e) Definiciones Son los trminos de uso frecuente que se emplean con sentido especfico o restringido en comparacin al conjunto de definiciones del diccionario. f) Mtodo de Trabajo Dentro del mtodo de trabajo se debern tomar en cuenta los siguientes apartados: I) II) Polticas y lineamientos. Descripcin de actividades.
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III)
IV)
Diagrama de flujo.
Formatos e instructivos.
I) Polticas y lineamientos Son una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Es conveniente que las polticas y lineamientos se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento. Una Poltica para el procedimiento de comprobacin de gastos de viaje sera: para el desempeo de comisiones en el extranjero, es necesario la autorizacin por escrito del Director General. Para la elaboracin de las polticas se debern considerar los siguientes puntos: Las polticas sern lineamientos de carcter general que orientaren la toma de decisiones en cuanto al curso de las actividades que habrn de realizar los servidores pblicos en sus reas de trabajo. Estas debern ser claras y concisas, a fin de que sean comprendidas, incluso, por personas no familiarizadas con el procedimiento, asimismo sern especificas de la accin que regule el curso de las actividades en situaciones determinadas, sern de observancia obligatoria en su interpretacin y aplicacin. Debern establecer las situaciones alternativas que pudieran presentarse durante la operacin del procedimiento. Las polticas se definirn por los responsables de la operacin de los procedimientos y sern autorizadas por el titular de la unidad administrativa correspondiente. Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales y sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las condiciones supuestas, o por que se violen o alteren deliberadamente. Entre las polticas debern existir jerarquas y secuencias lgicas de operacin, ejemplo: en incidencias del personal, hay que hablar primero de retardos, luego de faltas y despus de bajas. Las polticas debern considerar disposiciones oficiales acerca de requisitos imprescindibles, as como de los responsables, recursos y usuarios que intervengan de manera determinante en la operacin del procedimiento.
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II) Descripcin de Actividades La descripcin del Procedimiento es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades concatenadas, que precisan de manera sistmica l como realizan una funcin o un aspecto de ella. Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable de su ejecucin; si se trata de una descripcin detallada, es decir, que incluye los puestos que participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre especfico del puesto. El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y donde se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Enva, etc. En el procedimiento se describirn detalladamente las actividades normales y generales que se desarrollan. En el apartado de Observaciones se anotarn las actividades complementarias pertinentes o cualquier otra informacin que permita la comprensin de cada fase en particular y del procedimiento en general. En los procedimientos se deber especificar los rganos que intervienen en la ejecucin de los mismos, hasta un nivel mnimo de Jefatura de Departamento. Cuando un mismo rgano sea el responsable de realizar una serie de actividades de manera continua, slo deber ir nombre en la primera de estas actividades, hasta en tanto no se efecte un cambio de responsable. Se deber numerar las actividades en forma progresiva an en caso de que existan varias alternativas de decisin. Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de quien los recibe. Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea comprensible su redaccin.
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Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que no es posible mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente: Con base en las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Secretara Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga referencia a ellas con la leyenda: Conecta con actividad N... Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se reciba cada documento. Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos. Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, se deber anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podr mencionar su nombre genrico y/o su clave de identificacin. En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o reas se envan. Indique si el archivo es temporal o definitivo. Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deber representar primero la alternativa ms corta, ejemplo: si la decisin negativa implica 10 actividades y la afirmativa slo 2, represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa. Indique el trmino del procedimiento con la leyenda TERMINA PROCEDIMIENTO.
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Los responsables de ejecutar los trmites debern describir sus procedimientos en el siguiente formato:
La descripcin de actividades deber requisitarse en letra arial 11.

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Instructivo de llenado
1. Nombre: Anotar el nombre del procedimiento. 2. Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa procedimiento, DO significa Direccin de Organizacin (las siglas pueden variar dependiendo de la unidad administrativa solicitante) y 00 que es el nmero consecutivo del procedimiento. 3. Fecha: Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento. 4. Versin: Anotar el nmero de documento que existe con el mismo titulo, inicia con el 1.0 5. Pgina: Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc. 6. Unidad Administrativa: Anotar el nombre de la direccin general responsable, ejemplo: Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. 7. rea Responsable: Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo: Direccin de Organizacin. 8. Paso: Anotar el nmero de la actividad. 9. Responsable: Anotar el nombre del rea responsable de la actividad, ejemplo: Departamento de Procedimientos. 10. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en tercera persona del singular. Ejemplo: Recibe, enva o autoriza 11. Documento de Trabajo: Anotar el nombre o las siglas del documento al que se hace referencia en la actividad.
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Ejemplo:
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c) Diagrama de Flujo El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboracin de un procedimiento, ya que a travs de ellos podemos ver grficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada. Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deber iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.
La renumeracin de las actividades se deber enmarcar en un rectngulo en la parte inferior izquierdo del cuadro.
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Simbologa ANSI para Diagramas de Flujo Smbolo Nombre

Inicio o trmino Actividad Decisin
Descripcin
Seala donde inicia o termina un procedimiento. Representa la ejecucin de una o ms tareas de un procedimiento. Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que sea necesario tomar caminos alternativos.
Conector
Mediante el smbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja, dos o ms tareas separadas fsicamente en el diagrama de flujo, utilizando para su conexin el nmero arbigo; indicando la tarea con la que se debe continuar. Mediante el smbolo se pueden unir, cuando las tareas quedan separadas en diferentes pginas; dentro del smbolo se utilizar un nmero arbigo que indicar la tarea a la cual continua el diagrama.
Conector de pgina
Documento
Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o enva. Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una tarea y se puede conectar a cualquier smbolo del diagrama en el lugar donde la anotacin sea significativa. Dentro de este smbolo se puede informar: El nombre del procedimiento que antecede al que se describe, esto cuando el procedimiento se ha dividido en varios. Tiempo necesario para realizar cierta(s) tarea(s). La(s) tarea(s) genrica(s) realizada(s) por una instancia que espordicamente intervenga en el procedimiento.
Nota
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GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Descripcin
Conecta smbolos, sealando la secuencia en que deben realizarse las tareas.
Smbolo
Nombre
Flujo
Actividad opcional Documento opcional
Representa la ejecucin opcional de una tarea dentro de la secuencia del procedimiento. Representa un documento que dentro del procedimiento puede elaborarse, requerirse o utilizarse.
Documento destruido
Indica la destruccin o eliminacin de un documento por no ser necesario. Indica el procedimiento de la informacin
Proceso
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d) Formatos e instructivos Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable, que se usa en los procedimientos de oficina; puede constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos. Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin del procedimiento, se incluyan los formatos y documentos que en l se utilizan, as como sus respectivas guas de llenado. A continuacin se muestra el formato que se propone para la descripcin de los procedimientos y su correspondiente gua de llenado, asimismo, se presentan algunas sugerencias. e) Anexos Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se debern tomar en cuenta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro procedimiento: Diario Oficial de la Federacin. Oficios. Circulares. Reglamentos. Manuales. Leyes.
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Proceso general para la dictaminacin de un procedimiento

Proceso general que se deber considerar para la dictaminacin de los manuales de procedimientos.
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Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos
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DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO

DIRECCIN DE ORGANIZACIN
OFICIALA MAYOR
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE
JUNIO DE 2004

INDICE I.
Pg.
II.
INTRODUCCION.III OBJETIVO DEL MANUAL.IV 1.- PROCEDIMIENTO... 1.2 ALCANCE.
III. PROCEDIMIENTOS:.. ...V 1.1 PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO 1.3 REFERENCIA.
1.4 RESPONSABILIDADES. 1.5 DEFINICIONES. a) b) c) d) e) 1.6 METODO DE TRABAJO.
Polticas y Lineamientos. Diagrama de Flujo. Anexos.
Descripcin de Actividades. Formatos e Instructivos.

I.- INTRODUCCIN En cumplimiento del artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores, el Departamento de ................ de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, en coordinacin con la Direccin de Organizacin, ha elaborado el presente manual con el fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta esta unidad administrativa, que permita alcanzar los objetivos encomendados y contribuya encomendadas, constituyndose as, en una gua de la forma en que opera e interviene. Cabe sealar que el presente manual deber revisarse anualmente con respecto a la orgnica autorizada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (S.H. y C.P.), con objeto de mantenerlo actualizado. a orientar al personal adscrito a esa rea sobre la ejecucin de las actividades
Federal y de los artculos 7 fraccin XVIII, 14 fraccin IX y 33 fraccin XII del
fecha de autorizacin, o bien, cada vez que exista una modificacin a la estructura

II.- OBJETIVO DEL MANUAL Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y oportuna prestacin de las .

PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO AUTORIZACIN DE ..
Datos de Control
Copia asignada a: Puesto: Fecha de implantacin: Versin:
Procedimiento
Nombre del Procedimiento
PR-DO-00
Fecha: 10/05/2004 Versin: Pgina: 0 de 0
Unidad Administrativa: Direccin General de
rea Responsable: Direccin de .
1.1 Propsito del procedimiento.
1.2 Alcance.
1.3 Referencia.
1.4 responsabilidades.
1.5 Definiciones.
Procedimiento
PR-DO-00
Polticas y Lineamientos
Procedimiento
PR-DO-00
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad
Documento de Trabajo (Clave)
Procedimiento
PR-DO-00
Diagrama de Flujo
Procedimiento
PR-DO-00
Formatos e Instructivos

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Gua para la elaboracin del manual de procedimientos

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II.- Elementos que integran el manual

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La descripcin de actividades deber requisitarse en letra arial 11.

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Simbologa ANSI para Diagramas de Flujo Smbolo Nombre

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Actividad opcional Documento opcional

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Proceso general para la dictaminacin de un procedimiento

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Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos

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INTRODUCCION.III OBJETIVO DEL MANUAL.IV 1.- PROCEDIMIENTO... 1.2 ALCANCE.

III. PROCEDIMIENTOS:.. ...V 1.1 PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO 1.3 REFERENCIA.

1.4 RESPONSABILIDADES. 1.5 DEFINICIONES. a) b) c) d) e) 1.6 METODO DE TRABAJO.

Polticas y Lineamientos. Diagrama de Flujo. Anexos.

Descripcin de Actividades. Formatos e Instructivos.

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Federal y de los artculos 7 fraccin XVIII, 14 fraccin IX y 33 fraccin XII del

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1.1 Propsito del procedimiento.

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Documento de Trabajo (Clave)

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