Organización y procedimientos

Manual de Procedimientos

Dr. JOSÉ LUIS SÁNCHEZ LEYVA

Manual de Procedimientos

1. Análisis conceptual
2. Importancia de su utilización
3. Técnicas de diagramación
4. Simbología
5. Análisis y diseño de formas impresas
6. Contenido del Manual de Procedimientos

Unidad II |
 TEMA 1.
ANÁLISIS CONCEPTUAL
Instrumento técnico que incorpora información sobre la
sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí para realizar una función, actividad o
tarea específica en una organización (Franklin, 2014)
 TEMA 2.
IMPORTANCIA DE SU
UTILIZACIÓN
Permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de
rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la
disminución de fallas u omisiones y el incremento de la
productividad (Franklin, 2014)
 TEMA 3.
TÉCNICAS DE
DIAGRAMACIÓN
DIAGRAMACIÓN

Representar gráficamente hechos, situaciones o relaciones de todo tipo por

medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes unidades
administrativas.

Diagramar sirve para

 Analizar a detalle la secuencia de una acción
 Dar seguimiento a las operaciones
 Fortalecer la dinámica organizacional y,
 Simplificar el trabajo
 TEMA 4.
SIMBOLOGÍA
Diagrama de flujo (flujograma, fluxogramas, mapeo de procesos o cartas de proceso)

Representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los puestos
que intervienen en cada operación descrita.

Presentan, en forma sencilla y accesible, la descripción clara de las

operaciones mediante el uso de símbolos o gráficos simplificados.

Las operaciones que se numeraron o codificaron en la descripción escrita del

procedimiento deben seguir el mismo orden en el diagrama.
 Características de los diagramas de flujo

Características Descripción
Sintético Entender el proceso en forma resumida, si se puede en
una hoja
Simbolizado Las operaciones de un procedimiento se representan a
través de símbolos
Holístico Comprender todo el proceso desde su proveedor hasta
el usuario o cliente
Simbología internacional usada en los diagramas de flujo

• American Society of Mechanical Engineers (ASME) que ha desarrollado los

símbolos, aceptados en áreas de producción.
• American National Standard Institute (ANSI) presenta una simbología para
representar flujos de información. Algunos símbolos de esta norma se usan para
diagramas de flujo administrativos
• International Organization for Standarization (ISO) elaboró una simbología para
apoyar la garantía de calidad a consumidores y clientes de conformidad con las
normas ISO 9000:2015
• Deutsches Institut fur Nurmung (DIN) ha desarrollado una simbología para la
norma del manejo de información de la familia de las normas ISO.
ASME
ANSI
ISO
ISO
DIN
 TEMA 5.
ANÁLISIS Y DISEÑO DE
FORMAS IMPRESAS
 Formatos o impresos (Formas)

Formas impresas que se utilizan en un procecedimiento, las cuales se

intercalan después de los diagramas de flujos, que a su vez se mencionan, por
lo regular, en el apartado de “concepto”.

En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo
encerrado en un círculo
 TEMA 6.
CONTENIDO DEL MANUAL
DE PROCEDIMINTOS
 Contenido del Manual de Procedimientos

1. Portada
2. Índice
3. Introducción
4. Objetivo de los procedimientos
5. Área de aplicación o alcance
6. Responsables
7. Simbología
8. Procedimientos
a. Datos generales
b. Descripción de las actividades
c. Diagrama de flujo
9. Glosario de términos
1. Portada

 Logotipo de la empresa
 Nombre de la organización
 Denominación del manual
 Lugar y fecha de elaboración
 Número de páginas
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y
autorización
 Clave de la forma (ONU.DGI.002.19)
2. Índice

Relación de los capítulos o apartados que constituyen el

cuerpo del documento
Introducción
Manual de Organización
Identificación o portada
Índice
Introducción
Antecedentes históricos
Base legal
Atribuciones
Organigrama
Modelo estratégico -Misión, Visión, Valores, Objetivos-
Análisis de puestos
Directorio
Manual de Procedimientos
Portada
Índice
Introducción
Objetivos de los procedimientos
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
Responsables
Simbología
Lista de Procedimientos por Departamento
Datos Generales del Procedimiento
Descripción del procedimiento
Diagrama de flujo
Manual de Políticas
Objetivos de las políticas
Áreas de aplicación o alcance de las políticas
Responsables
Políticas
Conclusión
Bibliografía
Glosario
Anexos
3. Introducción

Prólogo: Presentación que hace del manual alguna autoridad de la

organización.

Introducción: es una breve explicación del documento, como su

estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de
mantenerlo vigente.
4. Objetivo de los procedimientos

Explicar el propósito que se pretende cumplir con la

implantación de procedimientos.
5. Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos

Esfera de acción que cubren los procedimientos

6. Responsables

Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo

la preparación, aplicación o ambas actividades de los
procedimientos.
7. Simbología

Describir y presentar la simbología a emplear en el

diseño de los diagramas de flujo que representarán a
cada actividad en la organización
 Simbología
basada en el
método ANSI
8. Procedimientos

Lista de los procedimientos que integran el contenido del

manual, clasificados por área, unidad administrativa o
departamento.
a. Datos generales

Los datos generales de los procedimientos,

son:

 Nombre
 Objetivo o propósito
 Alcance
 Responsable
 Políticas
 Frecuencia
b. Descripción de las actividades

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual, se anota el
número de operación o actividad, el nombre de las áreas responsables de
llevarlas a cabo y, en el apartado de la descripción, explicar en qué consiste,
cómo, dónde y con qué se llevan a cabo
c. Diagrama de flujo

Representa de manera gráfica la sucesión en que se realizan

las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas
o materiales o ambas cosas