UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA – SECCIÓN 02

UNIDAD CURRICULAR: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

BOLETÍN DE PROCEDIMIENTOS

(INFORME)

PROFESORA AUTOR

Abanero, Militza Pedraza, Zharick V-30.857.545

Enero de 2023.

1
Generalidades

Ceja (1997) expresa que el boletín de procedimientos, es el

documento que contiene la descripción de las actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de
más o menos de ellas. Incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y
participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de
las actividades. (Pág. 125)

1. BOLETÍN DE PROCEDIMIENTOS

1.1 Definición

De acuerdo con Franklin (1999) los boletines de procedimientos son

documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información
de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, entre otros), así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus
tareas.

En otras palabras, el boletín de procedimientos es una herramienta

administrativa que recopila información, de manera sistematizada; secuencial
y cronológica, referente a la filosofía de gestión y las actividades que se
llevan a cabo en las diferentes áreas que conforman una organización; así
como su intervención en las diferentes etapas del proceso y sus
responsabilidades.

1.2 Elaboración

2
 El manual de procedimientos, de forma general, contempla la
siguiente metodología o pasos para su elaboración:

1.2.1 Planeación de la investigación

 Designar al responsable del proyecto. El titular de la entidad es

responsable de designar quién estará a cargo del proyecto; en
ocasiones puede ser un comité.

 Investigación preliminar. Consiste en recopilar información

(documentos jurídicos, auditorías, entrevistas, manual de
organización, etc.) para determinar el objetivo, alcance,
profundidad y recursos disponibles.

 Establecimiento del objetivo para la elaboración del manual.

Con base en la información recolectada en la investigación
preliminar, se establece en forma clara y concreta, el objetivo y
los resultados que se pretenden alcanzar con la elaboración del
manual.

 Elaboración del programa de trabajo. Se prepara un

cronograma que nos indique el tiempo determinado para
elaborar cada actividad, describiendo las funciones y labores
que deberá llevar a cabo el equipo de trabajo, estudiando a su
vez los objetivos, sistemas, procedimientos, ventajas y
desventajas del método a utilizar.

 Autorización del programa de trabajo. El programa de trabajo

elaborado se presenta ante las autoridades, ya que se requiere
la autorización de la alta dirección, así como el apoyo necesario
para su elaboración.

3
  Integración del equipo de trabajo. Se tiene que determinar el
personal responsable de elaborar el manual.

1.2.2 Técnicas de investigación para la obtención de la

información

Al determinar el área de estudio, se establecen las estrategias

necesarias para recopilar la información, ya sea documental o de
campo; es necesario aplicar un cuestionario diagnóstico con el fin de
obtener un reporte que demuestre el funcionamiento del sistema y los
los documentos que se generan en él.

1.2.3 Análisis de la información

Posterior al estudio, es imprescindible identificar e interpretar

los datos obtenidos describiendo detalladamente lo que representan y
de que manera se relaciona con otros factores y variables, luego se
descompone o desglosa la información en bloques para examinarla
minuciosamente facilitando el cuestionamiento y comprensión de la
misma. Finalmente, se ordena y clasifica enlazando los aspectos que
conforman los procedimientos: ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace?
¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace?.

1.2.4 Estructuración de los procedimientos

El siguiente trabajo es sistematizar toda la información hasta

construir los procedimientos de la organización o del área en cuestión;
y, en dado caso de reformas (pues existe un manual de
procedimientos establecido), este es el paso donde se analizan y
proponen las correcciones. Por consiguiente, cada procedimiento
estará integrado por:

 Carátula de identificación del procedimiento

4
  Objetivo
 Normas de operación
 Alcance
 Descripción narrativa
 Análisis de la información
 Diagrama de flujo
 Anexos
1.2.5. Validación

A continuación, se integra toda la información que será

presentada y sometida a revisión; lo que determinará su aprobación
final.

1.2.6 Estructura del manual

Una vez revisado por el responsable, se constituye el manual y

se elaboran las copias necesarias, desarrollando los siguientes
apartados del manual:

 Portada
 Índice o contenido
 Introducción
 Objetivo del manual
 Relación de procedimientos
 Carátula del primer procedimiento
 Estructura del procedimiento (descrito en el paso 4)
 Glosario de los términos o palabras que aparecen en los
procedimientos
 Personal que intervino

5
  Directorio
1.2.7 Autorización interna y registro

Una vez terminado el manual, es presentado para su

autorización y se reparten las copias a las personas involucradas;
junto con este se entrega una serie de recomendaciones o
sugerencias para que se considere la optimización de los
procedimientos. Para finalizar, se lleva a cabo la implementación y se
realiza una evaluación de su aplicación.

1.3 Importancia

Para Herrera (2008), los boletines de procedimientos son

considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la
orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de la
unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a
nivel operativo o de ejecución. Al mismo tiempo, regula y controla las rutinas
de trabajo y evita su alteración arbitraria; simplificando la responsabilidad por
fallas o errores, y a su vez, facilita la evaluación del control interno y las
labores de auditoría.

2. DIAGRAMA DE FLUJO

2.1 Definición

Valencia (2002) expresa que los diagramas de flujo representan en

forma simbólica o pictórica la secuencia en que se realizan las operaciones
de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los
materiales. Sirve para descubrir y eliminar ineficiencias, y para tal objeto a
través de los símbolos clasifica las acciones que tienen lugar durante un
proceso determinado.

6
 2.2 Importancia

Según Chiavenato (1993), los diagramas de flujo son importantes en

toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las
actividades innecesarias y verifica la distribución equilibrada del trabajo por
medio de la ilustración de modelos y la conexión de ideas, comunicando un
proceso fácilmente. Asimismo, coloca en evidencia los elementos que
afectan la productividad y las oportunidades de optimización, que a grandes
rasgos, ayudan a identificar; comprender y solucionar los problemas
complejos dentro de los procesos.

2.3 Simbología

Dentro de un diagramade flujo cada símbolo tiene un significado

específico y un contexto donde su uso es apropiado, teniendo en cuenta los
entandares del American National Standards Institute (ANSI), se reconoce la
siguiente simbología:

Cuadro descriptivo 1. Simbología ANSI para Diagramas de Flujo.

Fuente: Elaboración propia.
SIMBOLOGÍA ANSI PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Conecta símbolos, señalando

Línea de flujo la secuencia en que deben
realizarse las tareas.

Señala donde inicia o termina

Terminal
un procedimiento

Representa la ejecución de
Acción o Proceso una o más tareas de un
procedimiento.

7
 Indica las opciones que se
puedan seguir en caso de que
sea necesario tomar caminos
Decisión
alternativos. Por lo general, se
debe responder sí/no o
verdadero/falso.

Conecta, dentro de la misma

hoja, dos o más tareas
Conector
separadas físicamente en el
diagrama de flujo.

Conector/enlace Conecta elementos separados

fuera de página en múltiples páginas.

Representa los datos que

están disponibles como
Entrada y salida entrada o salida, y también
representa los recursos
empleados o generados.

Se utiliza para indicar

comentarios o aclaraciones
adicionales a una tarea y se
Comentario o nota puede conectar a cualquier
símbolo del diagrama en el
lugar donde la anotación sea
significativa.

Representa un documento,
Documento formato o cualquier escrito que
se recibe, elabora o envía.

8
 Representa la ejecución
opcional de una tarea dentro
Actividad opcional
de la secuencia del
procedimiento.

Representa un documento que

dentro del procedimiento
Documento opcional
puede elaborarse, requerirse o
utilizarse.

Representa cualquier período

Retraso de demora que será parte del
proceso

Documentos Representa documentos o

múltiples informes múltiples.

Indica que el flujo del proceso

Símbolo “o”
continúa en tres o más ramas.

Suma las entradas de varias

Suma o unión
rutas que convergen.

representa a los datos o la

información que se debe
Entrada manual
ingresar manualmente al
sistema.

Simboliza a una operación o

Operación manual
ajuste manual del proceso.

2.4 Metodología para la elaboración de diagrama de flujo

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 La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de
una serie de pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se
presentan a continuación:

 Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son

responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que
se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un
proceso.

 Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas

y la identificación de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el
grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

 Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del

primer y último paso que lo conforman, considerando que en los
procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la
conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del
proceso siguiente.

 Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la

identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de
cada procedimiento y su orden cronológico.

 Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de

decisión y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentación de las
dos ramas posibles correspondientes se identifican con los términos
SI/NO.

 Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es

recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de
corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado,
previendo así la omisión de pasos relevantes.

10
  Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y
asignando los correspondientes símbolos.

2.5 Partes componentes del diagrama

 Terminador: representado por un pequeño rectángulo con esquinas

curvas, aparecen al inicio y al final de los diagramas de flujo.

 Procesos: representado por un rectángulo, se refiere a una acción en

un proceso de negocios y debe describirse en una frase única del tipo
verbo-sustantivo.

 Subprocesos: representado por un rectángulo con líneas dobles en

cada lado, es un proceso importante que puede descomponerse en
procesos más simples que pueden desarrollarse en otro diagrama de
flujo.

 Decisión: se identifica a través de un diamante, mostrando un proceso

que puede responder a una decisión de "sí" o "no" requiere un cuadro
de decisión.

 Conector: se representa a través de un círculo pequeño o un cuadro

conector etiquetándose con letras, este asegura que los procesos
estén conectados de forma lógica y correcta en varias páginas.

 Líneas de flecha: las líneas de flecha dibujadas en una dirección, de

preferencia de arriba hacia abajo, mantienen la claridad de un
diagrama de flujo.

3. FORMULARIO

3.1 Definición

11
 Un formulario es una herramienta, que bien puede ser un documento
físico o digital, que sirve para recopilar información de manera estructurada,
para después almacenarla y ocuparla con un objetivo específico. Lo que, en
el área empresarial, servirá a la organización que la recibe procesar una
petición de un servicio o producto.

3.2 Tipos

Los formularios ofrecen una variedad de usos que se adaptan a

diferentes tipos de negocios. A continuación se enumeran algunos de los
tipos de formularios más comunes dentro de una empresa, junto con sus
usos y propósitos:

 Contacto: en estos formularios, los posibles clientes dejarán su

información para ser atendidos por ventas.

 Registro: un formulario de registro será útil si buscas que alguien se

suscriba a tu producto o servicio.

 Servicio al cliente: se utiliza para formularios de encuesta, solicitudes

de garantía, peticiones de servicio e informes de incidentes, entre
otros objetivos.

 Contabilidad: funciona para órdenes de compra, solicitud de facturas,

informes de gastos, solicitudes de gastos, reembolsos y demás.

 Recursos humanos: sirven para cambios de puestos, solicitudes de

vacaciones, hojas de horarios y revisiones de empleados.

 Producto: se utilizan para el seguimiento de defectos, órdenes de

cambio y solicitudes de mejora de productos.

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  Operativos: guardan la certificación de capacitación de
empleados, inspecciones de seguridad, solicitudes de cambio de
documentos o variaciones de garantías de calidad.

3.3 Partes

Los formularios están estructurados fundamentalmente en tres partes:

 El encabezado: se coloca el logo de la institución o empresa, el título

del formulario, la fecha y, de ser necesario, algunas instrucciones,
como por ejemplo cómo responder el formulario y dónde entregarlo
una vez llenado. Además, se coloca el logotipo o la etiqueta de la
institución que lo realiza.

 Parte central o cuerpo: contiene la mayoría de las preguntas que

recogen toda la información necesaria para cumplir con los objetivos
para los cuales se creó el formulario.

 Extremo final: contiene los espacios para las firmas y sellos, los cuales
ratifican o validad la información suministrada. También se coloca la
dirección, correos y teléfonos de la institución que realizó las
preguntas.

Conclusión

En resumen, los boletines de procedimientos son documentos que

contiene las reglas y pautas que indican cómo deben ejecutarse ciertos
procesos. Estos manuales permiten a las empresas guiar y administrar sus
operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así
como mantener estándares de calidad y eficiencia. Asimismo, se encuentran
conformados por diagramas de flujos, un una representación gráfica y
secuencial que muestra ordenadamente todas las tareas y actividades para
lograr un objetivo común.

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Bibliografía

 Gomez Ceja, G. (1997). Sistemas Administrativos; análisis y diseño

(1a. ed.). México: mcgraw-hill interamericana.
 Montero, G. (s/f). El Manual de Procedimientos. Coordinación de
Universidad Abierta y Educación a Distancia de la UNAM. [En línea]
https://programas.cuaed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/
1232/mod_resource/content/2/contenido/index.html#contenido
 Rodriguez, J. ( 21 de noviembre de 2022). Manual de procedimientos:
qué es y cómo hacer uno (con ejemplos). Blog.hubspot.[En línea]
https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-procedimientos-
empresa#manual
 https://asana.com/es/resources/what-is-a-flowchart
 https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/
guia_elab_manu_proc.pdf
 https://www.lucidchart.com/pages/es/simbolos-comunes-de-los-
diagramas-de-flujo
 https://www.crehana.com/blog/negocios/que-es-un-diagrama-de-flujo/
 https://theily.files.wordpress.com/2009/09/guia-elaboracion-diagramas-
flujo-2009.pdf
 https://techlandia.com/simbolos-utilizados-organigrama-sobre_10528/
 https://blog.hubspot.es/website/que-es-un-formulario
 https://www.lifeder.com/formularios/

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