PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

Describir el método y orden secuencial de las

actividades o pasos que se siguen para desarrollar una
función, un programa o ejercer una atribución y
obtener un resultado predeterminado (trámite, servicio
o bien), de acuerdo con las normas y políticas de
operación aprobados.
Manual de
procedimientos
Los manuales de
procedimientos son
aquellos instrumentos de
información en los que se
consigna, en forma
metódica, los pasos y
operaciones que deben
seguirse para la realización
de las funciones de una
unidad administrativa.
Objetivos del manual de
procedimiento
Precisar la secuencia lógica de los
Presentar una visión
pasos de que compone cada uno de
integral de cómo opera la
los procedimientos.
organización

Servir como mecanismo de

Precisar la inducción y orientación para
responsabilidad el personal de nuevo ingreso
operativa del personal en en una unidad administrativa,
cada área de trabajo. facilitando su incorporación a
la misma.

Propiciar el mejor aprovechamiento de

los recursos humanos y materiales.
 Tipos de manuales de
procedimientos
Por sus características diversas pueden
clasificarse en: manuales de procedimientos
de oficina y manuales de procedimientos de
fabrica.
También se pueden referir a:
 Tipos de manuales de
procedimientos
Tareas y trabajos individuales; por
ejemplo: cómo operar una maquina.
01

Practicas generales en un
área determinada de
Practicas departamentales, actividad, por ejemplo el
en las que se indican los
procedimientos de
manual de
operación de todo un 02 03 procedimientos de
departamento; por ejemplo ventas, los manuales de
el manual de reclutamiento producción, el manual de
y de selección de personal. finanzas.
 Tipos de manuales de
procedimientos

También se pueden clasificar de acuerdo con su ámbito

de aplicación y alcances en manual de:
Tipos de manuales de
procedimientos

Procedimiento general. Es
aquel que contiene
Procedimiento específico. información sobre los
Son aquellos que procedimientos que se
contienen información establecen para aplicarse en
sobre los procedimientos toda la organización o en
que se siguen para mas de un sector
realizar las operaciones administrativo.
internas en una unidad
administrativa con el
propósito de cumplir de
manera sistemática con
sus funciones y objetivos.
Portada de un manual de
procedimientos

Logotipo NOMBRE DE LA EMPRESA

de la
empresa

Manual de Procedimientos
de....

Elaboró Aprobó Mes _____Año___

Estructura de procedimiento

FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO :

2. OBJETIVOS :

3. BASE LEGAL :
4. ALCANCE
5.GLOSARIO
6.RESPONSABLES

4. :DESCRIPCION:

5. FORMATOS Y DOCUMENTOS:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento

Nombre del Procedimiento:

Al iniciarse la descripción es importante determinar el nombre
de éste, debiendo coincidir con el especificado en el apartado de
la “presentación de los procedimientos” y esté acorde con lo
descrito en su contenido

Objetivo del Procedimiento

Es el fin que se pretende alcanzar con la elaboración del
procedimiento, mismo que deberá ser claro, conciso y directo.

Alcance: Actividades que contempla, donde inicia - finaliza y a

quien le aplica ese procedimiento
Procedimiento

Normas y Políticas de Operación

Son las bases jurídicas y administrativas que
sustentan la naturaleza y fines de una actividad,
fijados en la normatividad establecida y por los
niveles altos de decisión, con el fin de
proporcionar orientación en la realización de un
servicio al público o de apoyo interno.
Procedimiento

Responsable: Están obligados a elaborar

y mantener actualizado el manual de
procedimientos todos los lideres de
proceso.
Procedimiento

Descripción del Procedimiento

Es la narración escrita en orden cronológica y secuencial de
cada una de las actividades que se ejecutan para concretar un
resultado determinado, en respuesta al cumplimiento del
objetivo del procedimiento y con apego en sus propias normas o
políticas de operación.

La descripción se iniciará con un verbo conjugado en tercera

persona del singular y tiempo presente: inicia, elabora, presenta,
revisa, almacena, archiva, consulta, turna, etc.
Procedimiento

Descripción del Procedimiento

Cuando sea necesario, entre cada actividad y/o operación
se puede anotar una leyenda con el fin de darle la
secuencia requerida a su descripción, por ejemplo: cuando
se presenta alguna toma de decisiones : “si se autoriza”,
“si está correcto”, o cuando se establecen plazos : “en la
fecha establecida”, “posteriormente”, entre otras.
Diagrama de flujo

Es una representación
gráfica de los
procedimientos, debe
incluirse enseguida de
cada procedimiento.
Simbología

SIMBOLO SIGNIFICADO EXPLICACIÓN

Comienzo, inicio o Indica el inicio o terminación del
final de un proceso procedimiento. En su interior situamos
materiales, información o acciones para
comenzar un proceso o para mostrar resultados
al final del mismo.
Líneas de flujo o Muestra la dirección y el sentido del flujo, del
conectores proceso, conectando los símbolos. Sirve de
unión entre dos símbolos.
Operación, proceso o Representa el espacio para describir una
actividad actividad del procedimiento.
Tarea llevada a cabo durante el proceso.
Puede tener varias entradas, pero una sola
salida.
Simbología
SIMBOLO SIGNIFICADO EXPLICACIÓN
Decisión o alternativa, Indica un punto del procedimiento o donde se
Bifurcación toma una
decisión entre dos opciones (Si o No, Abierto o
Cerrado).

Documento Se utiliza para hacer referencia a la generación

o consulta de un documento especifico o en un
punto del proceso.

Datos. Situamos en su interior la información

Entrada/ Salida necesaria para alimentar una actividad (datos
Información de apoyo para realizarla).
Simbología
SIMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN
Archivo Representa un archivo común y corriente de
oficina donde se
guarda un documento en forma temporal o
permanente.
Conector Nombramos un proceso independiente que en
interpagina algún momento aparece relacionado con el
proceso principal.

Conector de Representa un enlace o conexión de una página

página a otra

Bloque de documentos Para indicar copias múltiples.

Diagrama de flujo

Recomendaciones

Se realizan entrevistas con los funcionarios que manejan

los distintos aspectos o que participan en el procedimiento
para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos,
recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas,
justificación de los trámites mediante la respuesta a los
siguientes interrogantes “EL PORQUE? , CUANDO?,
DONDE?, QUE?, COMO?.
Diagrama de flujo

Recomendaciones

• Definir el limite del procedimiento: El inicio del

procedimiento y el fin o terminación. Ejemplo: Recibo de la
madera para fabricación del mueble (Inicio) y terminación del
producto para la Venta (Fin del Procedimiento).
• Las líneas entre los símbolos, indican el sentido del flujo.
• La diagramación de los procedimientos deberá iniciarse en
la parte superior central de la primera columna, el trazo inicia
de arriba hacia abajo y de la izquierda hacia la derecha.
Diagrama de flujo

Recomendaciones

• Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño.

• El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo,
contendrá los datos asentados en la descripción del
procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos.
Iniciar con un verbo conjugado en presente de la tercera
persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc.
 Diagrama de flujo

No debe haber más de una línea de entrada a cada símbolo

y más de una línea de salida de cada uno de ellos, con
excepción de los conectores, que podrán entrar en
cualquier parte del procedimiento.
Revisión y actualización

Al modificarse las tareas los lideres están obligados a

mantenerlos actualizados, conforme a las bases y los
lineamientos vigentes, para lo cual, los titulares de
las mismas deberán informar oportunamente a los
responsables de elaborar el documento, sobre todo
cambio que se origine y que se tenga que registrar en
el mismo, a fin de que se realicen las adecuaciones
correspondientes.
Ejemplo de diagrama solicitud
nuevo empleado
Requisición de Archivo
personal solicitante

Firma del jefe

del Dpto. que emite
la solicitud

Si Jefe de RH
Aumento
Analiza
de Personal
necesidad
No
No
Es
Firma de la necesario
dirección Si

Reclutamiento