PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

CONCEPTO

El término procedimiento es usado para hacer referencia a todo aquel sistema de

operaciones que implique contar con un número más o menos ordenado y clarificado de pasos
cuyo resultado sea el mismo una y otra vez. El procedimiento se vuelve entonces en algo posible
de ser conocido y repetido de modo que al buscar un determinado tipo de resultado para X
situación, se sepa de qué manera proceder o actuar.

CLASIFICACIÓN

COMUNES:
Procedimientos usados en diversas disciplinas. Su tratamiento didáctico difiere
Según el grado de en función de la naturaleza del contenido conceptual
universalidad ESPECÍFICOS:
Procedimientos derivados del método propio de una disciplina concreta.
Según la naturaleza de MOTRICES:
las acciones El énfasis del procedimiento se sitúa en la naturaleza física o corporal de las
acciones que son parcialmente observables.
COGNITIVOS:
El énfasis del procedimiento se sitúa en la naturaleza interna, simbólica o mental
de las acciones.
Según el grado de ALGORÍTMICOS:
exactitud y seguridad Procedimientos cuyos pasos son muy exactos y una vez aprendidos aseguran
de obtención del siempre la obtención del objetivo o tarea propuesta.
objetivo
HEURÍSTICOS:
Procedimientos traducidos en secuencias generales de actuación que se deben
respetar pero no explican cómo actuar con exactitud y no aseguran la obtención
de la tarea propuesta.

TÉCNICAS DE ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

- Portada: La primera página del procedimiento suele incluir el título, código, fecha de
redacción, numero de versión (o revisión), índice de contenido, número total de páginas, nombre y
firmas de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control de
calidad, si aplica).

- Distribución: Aquí se nombran los departamentos o personas a las que se les debe distribuir el
procedimiento una vez emitido.

- Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propósito y contenido del

procedimiento. Además, en el alcance se explican los puntos que incluye (y que no incluye) el
mismo.

- Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboración del presente
procedimiento. (por ejemplo la legislación aplicable, el manual de gestión integrada u otros
procedimientos relacionados con el procedimiento actual).

- Definiciones: Las definiciones de las palabras técnicas que se usen en el contenido del
procedimiento.
- Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o departamentos) encargados de
realizar las actividades que se describen en el procedimiento.

- Desarrollo (o Descripción): La parte donde se describe la actividad a realizar. Este apartado es

el más importante del procedimiento, y el que más espacio suele ocupar. De hecho, se podría decir
que todos los apartados anteriores sólo sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este
apartado.

- Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero que ocupa
demasiado espacio como para incluirlo en el apartado de descripción. Se suelen poner aquí tablas,
planos, esquemas, etc.

De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y sólo son realmente
imprescindibles la portada y la descripción con el desarrollo del contenido.

Acerca de otros documentos como notas técnicas o guías, muchas veces suelen seguir el mismo
índice que los procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es similar.

FLUJOGRAMA

CONCEPTO

Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea
de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en
representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de
símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado
proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los
clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.

CLASIFICACIÓN

EXISTEN TRES TIPOS DE FLUJO GRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO.

DIAGRAMA DE FLUJO VERTICAL: También denominado gráfico de análisis del proceso.
Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas
verticales están los símbolos o convencionales (de operación, transporte, control, espera y
archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y
le tiempo invertido.

El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil

para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para
racionalizar el trabajo.

DIAGRAMA DE FLUJO HORIZONTAL: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia

que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos
y convenciones que el vertical.

El diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una
determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos
o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la
distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo.
 DIAGRAMA DE FLUJO DE BLOQUES: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a
través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí, utiliza
una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y
columnas preestablecidas en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es
decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen
el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.

FORMAS DE ELABORACIÓN Y SIMBOLOGÍA

Elaboración

 Este se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:

 1.       El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los
departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o
sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica
de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.

 2.       Se debe mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun
cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.

 3.       Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.

 4.       Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse
brevemente con muy pocas palabras.

 5.       Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se
indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"),
horas ("O") o minutos (´)

 6.       Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una (X) grande.

 7.       Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el

flujograma mediante una flecha interrumpida.

 8.       Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se
intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.

 Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su
extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro
de un círculo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se
colocará en otra página como sigue.

Simbología
 FORMULARIOS

CONCEPTO

Es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario

introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento
destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.
 IMPORTANCIA

La importancia de los formularios reside en que es un instrumento sobre el cual se apoya la

transmisión, el registro y el control de la información relacionada con las operaciones de la
organización y con todos sus niveles: Por lo tanto son uno los medios libres para la recolección de
datos debido a su facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todo el sistema de
la misma forma.

OBJETIVOS

 Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una

secuencia lógica.

 Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la

organización.

 Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

 Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar
debido a que:

Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.

Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y
cuales datos deberán ser registrados.

Facilita el uso de la información dentro del proceso.

 Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas,

políticas y procedimientos.

 Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.

 Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.

 Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

CARACTERÍSTICAS Y CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS

Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:
-Sencillez en su diseño.

-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual
se generan los datos.

-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean
compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la
orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.

-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan
que manejan la información que contienen lo mismos.
-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben
establecer formularios prenumerados.

-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una
identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha
de revisión.

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

-          Simples

-          Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola
forma y que no poseen copias anexas.  En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta
de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente. 
Las cartas con membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un
formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.  Dentro de este
renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

-          De bloques

-          Talonarios

-          Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de
algún grupo de tareas con un cierto objetivo.  Por ejemplo, la emisión de una requisición de
materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.

Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar información que puede ser
consultada posteriormente.  Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el principio,
dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar cifras o
análisis de procesos que se encuentran estandarizados. 

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

-          Manuales

-          Semimecanizados

-          Mecanizados

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es
decir, no interviene el elemento máquina para su confección.
 Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través de
un elemento máquina como una computadora o una máquina de escribir.

Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una
computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos
principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos
involucrados.  Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

-          Facilidad para su relleno

-          Reducción de las posibilidades de error

-          Estética

-          Reducción de costos

DIAGRAMAS

CONCEPTO

Un diagrama es un gráfico que representa un proceso o refleja relaciones entre datos

números que han sido tabulados previamente.

IMPORTANCIA

Su importancia radica en que por medio de estos, se obtiene la representación gráfica de

una proposición, de la resolución de un problema, de las relaciones entre las diferentes partes o
elementos de un conjunto o sistema, o de la regularidad en la variación de un fenómeno que
permite establecer algún tipo de ley.

CLASIFICACIÓN

Diagrama de flujo: representa un proceso, y por eso es utilizado en planificación industrial,

planificación de clases (de la mano de la psicología cognitiva) o análisis económicos. Entre el inicio
y el fin del proceso, los pasos (y las posibilidades de concreción de una u otra acción) están
conectados mediante flechas. Además, poseen una simbología específica que permite
interpretarlos de mejor manera. Por ejemplo, el óvalo o elipse significa que ese paso es inicio o fin
del proceso, mientras que el círculo representa que en esa parte del proceso, una decisión será
necesaria de tomar.

Diagrama de barras: establece relaciones (generalmente numéricas) entre dos variables.

Diagrama circular, pastel o de 360 grados: utilizado para representar proporciones y

porcentajes.

SISTEMAS DE PERSONAL Y EQUIPOS EN LA ORGANIZACIÓN

 Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la
sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. Puede también ser definida como un
sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada
estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando
recursos en atención a ciertos valores comunes.

El sistema de personal describe las actividades de la administración de recursos humanos

de una empresa, en términos de requerir insumos, transformarlos y convertirlos en productos.

El grupo de personas que se organiza para alcanzar un objetivo común recibe el nombre
de equipo.

EQUIPOS Y MAQUINARIAS, PERSONAL Y ESPACIO FÍSICO

Una máquina es un conjunto de piezas o elementos móviles y fijos, cuyo funcionamiento

posibilita aprovechar, dirigir, regular o transformar energía o realizar un trabajo con un fin
determinado. Los elementos que componen una maquina son: motor, mecanismo, bastidor y
elementos de seguridad; y se clasifican según su motor o fuente de energía, según su mecanismo
o movimiento principal y/o según su tipo de bastidor.

Un equipo es una colección de utensilios, instrumentos y aparatos especiales para un fin

determinado.

Normalmente y recurriendo a el ejemplo en una oficina puede decirse que un equipo de

oficina está compuesto por todas las Máquinas y Dispositivos que se necesitan para llevar a cabo
tareas de oficina (fax, computadora, teléfono, escáner, escritorios, sillas, etc.), del mismo modo y
según sea el fin de determinado equipo este estará conformado muy seguramente por una
maquina en su haber.

Describir las características fundamentales de los locales e instalaciones necesarias, la

maquinaria que se va a necesitar y el personal que se empleara y la formación que deberán
poseer.

En caso de subcontrataciones parcial o total, hay que saber a quién se va a subcontratar y

que características deben de cumplir.

Ya establecido el plan de producción que involucra el proceso productivo, maquinaria,

equipo y recurso humano, se tiene que conocer la distribución física de estos, requiriéndose de
espacios que permitan la eficiencia y seguridad en los accesos a toda la planta.

Para un mejor análisis de las áreas del edificio se realiza la siguiente división:

a) Área de servicios de producción.

Se deben establecer las áreas de la Unidad de Producción, tanto en bodegas, recepción y

despacho, oficinas, etc. Esto debe realizarse partiendo de las especificaciones, dimensiones y
sistema de operación de la maquinaria y equipo, espacio necesario para circulación, movimientos y
otros factores.

b) Área de servicios generales.

Compuesto por las áreas de servicios de oficinas generales, tales como la Gerencia General,
Departamento de Ventas, Unidad de Contabilidad, Administración, etc.

c) Área de servicios de personal.

Compuesta por las áreas donde se les brinda servicio al recurso humano del proyecto, verbigracia:
aseos, camerinos, cafetín, estacionamiento, etc.

d) Área de servicios físicos de la planta.

Acá se encuentran las áreas donde se les brinda servicio al personal de la planta, por ejemplo:
caseta de vigilancia y reloj marcador.

Cuando se han establecido todas éstas áreas, es importante que se presenten en un cuadro
resumen general.