Documentación

de Procesos.

Unidad didáctica 3
 Unidad: Documentación de Procesos.

OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz de:

Conocer en que consiste la documentación de un proceso y que datos son

necesarios registrar.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Introducción.
Beneficios de la documentación.
Etapas de la documentación.
Documentación de procesos.
Ficha de procesos.

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Documentación de Procesos.

Introducción.

El proceso se define documentalmente a través de un procedimiento descriptivo. El conjunto de

documentos que constituyen el procedimiento descriptivo puede ser variado. Los estilos de redacción,
el esquema del procedimiento, la imagen y el orden de parámetros utilizados en su descripción, son
múltiples. Por eso es conveniente elegir un estilo concreto, una referencia sobre la cual definir el
sistema de gestión basado en procesos de la organización.

Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados) son difíciles de

comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto
entre sí y con un buen número de áreas de conocimiento. Una buena
documentación de los procesos puede dar la oportunidad de organizar y
actualizar la información sobre un sistema. La idea con la documentación de
procesos es hacer una descripción lo más exacta posible de un sistema y de
las actividades llevadas a cabo en él.

Cuando un proceso es documentado, pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes
entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos,
así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes pueden
mostrarse claramente, dando la oportunidad para las acciones de mejora.

Beneficios de la documentación.

Los beneficios que resultan de una documentación de procesos son:

 Incrementar la eficacia.

 Reducir costos.

 Mejorar la calidad.

 Acortar los tiempos y reducir, así, los ciclos de entrega del servicio.

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 El disponer de una fuente importante de información sobre los trabajos de las unidad
funcional.

 Esta documentación pueden servir como instrumento de consulta y orientación para el

personal que desempaña los trabajos.

 Permite ver con mayor claridad las relaciones existentes con otros procesos de la unidad
funcional y/o con otras unidades funcionales.

 Facilita el establecimiento de los puntos críticos dentro del proceso, permitiendo

establecer los indicadores más adecuados para el seguimiento de los mismos.

Estos objetivos pueden llegar a alcanzarse conjuntamente dada la relación existente entre ellos. Por
ejemplo, si se acortan los tiempos es probable que mejore la calidad.

Etapas de la Documentación.

Los pasos que deben llevarse a cabo para la realización de la documentación de procesos son:

a) El primer paso que implica una documentación de procesos es la selección del proceso a
documentar.

b) Posteriormente, la recolección de la información relacionada con el proceso.

c) Análisis de la información.

d) El cuarto paso es el desarrollo de la información en un modelo o formato de procesos

documentado determinado.

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Documentación de Procesos.

Proceso y procedimiento son dos términos muy utilizados en los sistemas de gestión de calidad, por lo
que conviene aclarar los conceptos de cada uno.

Por “proceso” se entiende el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman entradas en salidas, con valor añadido.

Por “procedimiento” se entiende la forma especificada para llevar a cabo las actividades de un
proceso. Como se puede apreciar, son dos conceptos muy relacionados, y de manera resumida puede
decirse que un procedimiento es la guía o el documento que define un proceso.
El procedimiento de cómo desarrollar un proceso se realiza, según la opción más utilizada en los
últimos años, a través de un diagrama de flujo del proceso y la ficha de proceso.

La forma más eficaz de documentar un proceso es mediante un diagrama de flujo o flujograma. En la

unidad anterior estudiamos en que consistía, pero a modo de resumen diremos que se trata de una
secuencia de símbolos unidos entre sí. Cada símbolo representa una tarea o actividad. Debe ser
sencillo, es decir, fácil de seguir y comprender, cuidando su consistencia de conjunto. Debe tener un
inicio y un final determinado, pues representa un proceso.

Los diagramas de flujo utilizan una serie de símbolos predefinidos para representar el flujo de
operaciones con sus relaciones y dependencias. El formato del diagrama de flujo no es fijo, existiendo
diversos tipos que emplean simbología diferente.

Otra forma de documentar un proceso es; “La ficha de procesos”, se trata de la forma más simple de
documentar el mismo.

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Ficha de Procesos.

La ficha de proceso se puede considerar como un soporte de información que busca recabar todas
aquellas características relevantes que permitan el control y el seguimiento de las actividades definidas
en el diagrama del proceso, así como para la propia gestión de la ejecución del proceso.

La información que se incluye en la ficha de proceso, puede ser:

 Misión u objeto: Es el propósito del proceso. Hay que preguntarse ¿cuál es la razón de ser del
proceso? ¿Para qué existe el proceso? La misión u objeto debe inspirar los indicadores y la
tipología de resultados que interesa conocer.

 Propietario del proceso: Es la función a la que se le asigna la responsabilidad del proceso y,

en concreto, de que éste obtenga los resultados esperados (objetivos). Es necesario que tenga
capacidad de actuación y debe liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que
intervienen.

 Límites del proceso: Los límites del proceso están marcados por las entradas y las salidas, así
como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben las salidas).

Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario asegurarse de la
coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el propio mapa de procesos. La
exhaustividad en la definición de las entradas y salidas dependerá de la importancia de conocer los
requisitos para su cumplimiento.

 Alcance del proceso: Aunque debería estar definido por el propio diagrama de proceso, el
alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la última actividad (fin) del proceso,
para tener noción de la extensión de las actividades en la propia ficha.

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 Indicadores del proceso: Son los indicadores que permiten hacer una medición y seguimiento
de cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión u objeto. Estos indicadores van
a permitir conocer la evolución y las tendencias del proceso, así como planificar los valores
deseados para los mismos.

 Variables de control: Se refieren a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de
actuación dentro del ámbito del proceso (es decir, que el propietario o los actores del proceso
pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del proceso, y por
tanto de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dónde se puede “tocar” en el
proceso para controlarlo.

 Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemáticas que se hacen en el ámbito del proceso
con fines de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el propio
proceso.

 Documentos y/o registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos documentos

o registros vinculados al proceso. En concreto, los registros permiten evidenciar la conformidad
del proceso y de los productos con los requisitos.

 Recursos: Se pueden también reflejar en la ficha (aunque la organización puede optar en

describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente de trabajo
necesario para ejecutar el proceso.

 Entradas del proceso: Son los documentos, materiales o elementos que permiten iniciar el
proceso.

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 Salidas del proceso: Son los documentos, materiales o elementos que se consideren
“producto” del proceso.

 Proveedor/es del proceso: Es el proceso o procesos que preceden al que se está analizando. Es
el proceso previo, que suele ser el causante de la activación del proceso en cuestión.

 Cliente/es del proceso: Es el proceso o procesos que reciben el producto o productos del
proceso de análisis.

Ficha de proceso de gestión de cursos

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