2.

2 ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS

DOCUMENTALES
La gestión documental es la operación
de cualquier empresa que consiste en
establecer categorías o grupos que
reflejen orden y estructura jerárquica en
la documentación y así evidenciar el
desarrollo de cualquier trámite.
Es una actividad tan antigua como la
escritura que nació con la necesidad de
documentar actos administrativos,
transacciones legales y comerciales
para dar fe de los hechos.
El archivo es un conjunto de
documentos sea cual fuere se fecha,
forma y soporte material, acumulados
en un proceso por una persona o
entidad publica o privada en el
transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la
persona o institución que la produce y a
los ciudadanos como fuente histórica.
Principio De Procedencia
Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece
que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
Tener en cuenta:
 Identificar el nombre de la entidad
 Tener clara la organización jerárquica
de la entidad
 Precisar funciones a cada dependencia
o área
Principio De Orden Original
Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la estructura;
mantener la unidad y la dependencia del
fondo, su integridad y carácter seriado de
los documentos
Sistemas De Ordenación
 Numérico: ordinal y el cronológico
El principio numérico se considera indirecto
porque en el momento de archivar y/o localizar
un documento se requiere consultar una base
de datos, un índice o un registro numérico, para
determinar el número que le corresponde.
Sistema Ordinal
Consiste en asignar a cada individuo, firma o
asunto un número en forma progresiva. Con
esta numeración se identifican las unidades de
conservación que conforman una serie
documental.
Sistema Cronológico
Este sistema toma el tiempo como elemento
fundamental. El orden cronológico tiene gran
importancia en todas las manifestaciones
humanas.
 Mixtos: alfanumérico, ordinal, cronológico
Alfanuméricos
este sistema combina el principio alfabético con el
numérico. Se puede utilizar en la ordenación de las series
de una dependencia cuando están representadas con las
letras del alfabeto que identifican la oficina productora,
seguido de los dígitos de series y subseries.
Ordinal Cronológico
Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas
numéricos: el ordinal y el cronológico. Puede aplicarse a
series cuyas unidades documentales son numéricas
simples y a la vez cronológicas (Decretos, Acuerdos,
Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el
número de la unidad documental y después por la fecha de
expedición.
 Alfabéticos: temático, onomástico y toponímico
Sistema Alfabético Por Asuntos O Temático
A la clasificación de los documentos por la selección del
tema tratado obedece el sistema alfabético por asuntos,
temático o ideológico. El nombre de la persona o razón
social no se considera al organizar los documentos. En
conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento
captar la esencia del documento y decidir el vocablo
apropiado.
Procesos De Un Programa De Gestión Documental
 Producción documental: generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
funciones
 Recepción de documentos: conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona jurídica o natural.
 Distribución de documentos: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
 Tramite de documentos: curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
de su función administrativa.
 Organización de los documentos: conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
 Consulta de documentos: acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
 Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
 Disposición final de los documentos: selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme al dispuesto en las
tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental.
Organización Documental

Clasificación: es la labor intelectual

y física que consiste en separar la
documentación según los criterios
establecidos por el comité de
archivo.
La ordenación: operación
archivística realizada dentro del
proceso de organización; se debe
establecer si es cronológico,
alfabético, alfanumérico.
La instalación: es el conjunto de
actividades de tipo físico orientadas
a dotar empaques adecuados y
ubicar físicamente los documentos