ADMINISTRACIÓN

Y NEGOCIOS

Unidad 3 : PROCESO
ADMINISTRATIVO
 • 3.1.- Fundamenta la aplicación de herramientas de gestión administrativa, en los
Apren procesos administrativos. (Integrada Competencia Genérica Trabajo en Equipo)
dizaje
Espera
do

• 3.1.1.- Se realiza en base a un enfoque sistémico, que permite la comprensión de

cada proceso administrativo y su relación con la organización en su conjunto y el
foco del negocio.
• 3.1.2.- Incluye la distinción de todo el ciclo del proceso administrativo en las áreas
funcionales que permiten que se sea fiel con la promesa de valor de la organización.
• 3.1.3.- Se estructura en base a la caracterización de los tipos de planes y
herramientas de programación para la gestión administrativa que aseguran el
Criteri funcionamiento de la organización y su modelo de negocio.
os de • 3.1.4.- Incluye la identificación de la estructura organizacional, organigrama y área
3 funcionales (departamentalización) que determinará la forma en que se
desarrollarán los procesos administrativos.
evalua • 3.1.5.- Incluye la descripción de las herramientas de control que permiten el
ción
cumplimiento de los objetivos.
• 3.1.6.- Incluye propuestas de mejora a los procesos administrativos de una
organización que permitan maximizar
su propuesta de valor.
 1. ¿Qué es Administración?
Proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente
en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas
específicas de manera eficaz.

1. Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales de

planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.

2. La administración se aplica a cualquier tipo de organización.

3. También se adjudica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.

4. La meta de todos los gerentes es la misma: crear valor agregado.

5. La administración se ocupa de la productividad, lo que supone efectividad y

eficiencia, y la suma de los dos para lograr la eficacia.

3
 2. Funciones de la Administración
Las cinco funciones gerenciales son:

Empresa:
Un negocio, una dependencia gubernamental, un hospital, una universidad
o cualquier otro tipo de organización.

Necesidad : Carencia que se requiere para conservar y desarrollar la vida.

Recursos: Materiales, humanos y técnicos

4
 3. Planificación

Planear incluye elegir misiones y objetivos, y las acciones para lograrlos;

requiere decidir, es decir, elegir proyectos de acciones futuras entre
alternativas.

Tipos de planes.

Los planes pueden clasificarse como:

1. Misiones o propósitos.
2. Objetivos o metas.
3 3. Estrategias.
4. Políticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas.
8. Presupuestos.
 3. Planificación
Tipos de planes.

Los planes pueden clasificarse como:

1. Misiones o propósitos.
La función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o de cualquiera de
sus partes.

2. Objetivos o metas
Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no sólo representan el punto
final de la planeación, sino el fin al que se dirige la organización, la integración de
personal (staffing), la dirección y el control.
Estos objetivos representan los lineamientos generales que tendrá la empresa en el
3 plazo.
largo

Representan la situación futura que la empresa quiere lograr y, por si solos, deben
ser la mayor fuente de motivación organizacional y condición de alineamiento
organizacional.
3. Planificación

3. Estrategia

La forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo en una

empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los
recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.

MATRIZ FODA PARA FORMULAR

ESTRATEGIAS

Harold Koontz, Heinz Weihrich, Mark Cannice (2012). 14ª edición Administración. Una perspectiva global y empresarial.
PESTAL Análisis externo
Político legal Ley del etiquetado, Ley de los sellos. Leyes o
políticas que afectan a la empresa
Económico IPC, Dólar, UF, Desempleo. Inflación
Social Tendencias de consumo, comer sano, Elige vivir
sano, Consumo de productos libre crueldad animal.

Tecnológico Uso recursos para publicidad. Maquinarias para la

producción. Impresoras 3D.
Ambiente Normativas de cuidado del medio ambiente,
tendencia de uso de empaques de papel reciclado,
empaques reutilizables. Ordenanzas de uso de
bolsas plásticas.
1. Planificación

• Realizar Análisis Foda para su empresa creada.

• Oportunidades / amenazas:
Actividad • Basarse en Análisis del medio ambiente externo,
1: Pestal
• Fortalezas / debilidades
MATRIZ
• Basarse en características internas de la organización:
FODA
Costos, recursos humanos, estrategias de marketing,
PARA precios, procesos de operación, etc.
3 FORMULA
R
ESTRATEGI
AS
3. Planificación
3. Estrategias
MODELO ISHIKAWA
Método de las 6M

Diagrama de Ishikawa, que es de especial utilidad para analizar problemas (tanto

sus causas como sus soluciones).

Una herramienta de especial utilidad para esta búsqueda es el diagrama de causa-

efecto o diagrama de Ishikawa:

3
3. Planificación
3. Estrategias
MODELO ISHIKAWA
Método de las 6M
Mano de obra o gente
• Conocimiento: ¿la gente
conoce su trabajo?
• Entrenamiento: ¿están
entrenados los operadores?
• Habilidad: ¿los operadores han
demostrado tener habilidad
3 para el trabajo que realizan?
• Capacidad: ¿se espera que
cualquier trabajador pueda
llevar a cabo de manera
eficiente su labor?
• ¿La gente está motivada?,
¿sabe la importancia de su
trabajo por la calidad?
Métodos
• Estandarización: ¿las
responsabilidades y los procedimientos
de trabajo están definidos clara y
adecuadamente o dependen del criterio
de cada persona?
• Excepciones: cuando el procedimiento
estándar no se puede llevar a cabo,
¿existe un procedimiento alternativo
claramente definido?
• Definición de operaciones: ¿están
definidas las operaciones que
constituyen los procedimientos?, ¿cómo
se decide si la operación fue hecha de
manera correcta?
3. Planificación
3. Estrategias
MODELO ISHIKAWA
Método de las 6M

Máquinas o equipos
• Capacidad: ¿las máquinas han demostrado ser capaces de dar la calidad que se les
pide?
• Condiciones de operación: ¿las condiciones de operación en términos de las
variables de entrada son las adecuadas?, ¿se ha hecho algún estudio que
respalde esta afirmación?
• Herramientas: ¿hay cambios de herramientas periódicamente?, ¿son adecuados?
• Ajustes: ¿los criterios para ajustar las máquinas son claros y se determinaron de
forma adecuada?
3
• Mantenimiento: ¿hay programas de mantenimiento preventivo?, ¿son adecuados?

Medio ambiente
• Ciclos: ¿existen patrones o ciclos en los procesos que dependen de las
condiciones del medio ambiente?
• Temperatura: ¿la temperatura ambiental influye en las operaciones?
3. Planificación
3. Estrategias
MODELO ISHIKAWA
Método de las 6M
Material
• Variabilidad: ¿se conoce cómo influye la variabilidad de los materiales o materia
prima sobre el problema?
• Cambios: ¿ha habido algún cambio reciente en los materiales?
• Proveedores: ¿cuál es la influencia de múltiples proveedores?, ¿se sabe si hay
diferencias significativas y cómo influyen éstas?
• Tipos: ¿se sabe cómo influyen los distintos tipos de materiales?
Mediciones/medidas
• Disponibilidad: ¿se dispone de las mediciones requeridas para detectar o prevenir el
problema?
3
• Definiciones: ¿están definidas operacionalmente las características que se miden?
• Tamaño de muestra: ¿se han medido suficientes piezas?, ¿son lo bastante
representativas como para sustentar las decisiones?
• Repetibilidad: ¿se tiene evidencia de que el instrumento de medición es capaz de
repetir la medida con la precisión requerida?
• Reproducibilidad: ¿se tiene evidencia de que los métodos y criterios usados por los
operadores para tomar mediciones son los adecuados?
1. Planificación

• Realizar Análisis de Ishikawa para su empresa creada.

• Para una de las debilidades identificadas en su análisis Foda,
definir 3 causas para cada una de las siguientes dimensiones:
• Mano de obra
• Maquinaria
Activida • Medio ambiente
d 2: • Materiales
• Métodos
Análisis • Medidas
de
Ishikaw
3 a
3. Planificación
Tipos de planes.
4. Políticas
Las políticas también son planes.

Son declaraciones o interpretaciones generales que orientan o dirigen las

reflexiones para la toma de decisiones.

No todas las políticas son declaraciones: a menudo sólo están implícitas en las
acciones de los gerentes.

5. Procedimientos

3Son planes que establecen un método de actuación necesario para soportar

actividades futuras.

Son secuencias cronológicas de acciones requeridas, lineamientos para actuar —

más que para pensar— que detallan la manera precisa en que deben
realizarse ciertas actividades.
3. Planificación
Tipos de planes.
6. Las reglas

Establecen las acciones específicas necesarias, o su ausencia, para evitar que

existan desviaciones.

Casi siempre son el tipo de plan más simple.

Su finalidad es manifestar una decisión gerencial sobre si cierta acción debe

seguirse.

Las reglas se diferencian de las políticas en que estas últimas tienen el propósito
3 de orientar la toma de decisiones al establecer áreas donde los gerentes
pueden usar su discreción, en tanto que las primeras no permiten discreción
en su aplicación.
1. Planificación

Activida • Defina 5 reglas para su empresa

d 3: • Defina 5 políticas para su empresa.
Políticas
/reglas
de su
3 organiza
ción
3. Planificación
Tipos de planes.
7. Programas

Complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas,

pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar
un curso de acción determinado.

Cuentan con el apoyo de un presupuesto asignado.

8. Presupuesto

Informe de los resultados esperados —puede llamarse plan cuantificado—; de

3 hecho, el presupuesto financiero operativo es a menudo un plan de utilidades
que puede expresarse en términos:

• Financieros
• Horas laborables.
• Unidades de producto u horas máquina, o en cualquier término numérico
medible.
 3. Planificación

3
Herramientas de planificación:
• Carta Gantt.
• Diagramas de flujo
• Manuales.
 4. Organización.
Establecer una estructura intencional de funciones que las personas
desempeñen en una organización.

El propósito de una estructura organizacional es ayudar a crear un ambiente

para el desarrollo humano.

Las funciones establecidas también deben diseñarse con base en las

habilidades y motivaciones de las personas disponibles.

Diseñar una estructura organizacional efectiva no es una tarea gerencial

sencilla; para hacer que las estructuras se ajusten a las situaciones se
enfrentan muchos problemas, incluidos el de definir los tipos de trabajos que
3 deben realizarse y el de encontrar a las personas que los hagan.

Ver:
https://www.youtube.com/watch?
v=hNgG4S9WU-Y
 4. Organización.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN : DEPARTAMENTALIZACIÓN

Departamento Área, división o unidad específica de una organización sobre la que

un gerente tiene autoridad para el desempeño de las actividades establecidas.
1. Departamentalización por funciones de la empresa

Agrupar las actividades según las funciones de una empresa (producción,

ventas y finanzas).

2. Departamentalización por territorio o geográfica

3
La agrupación de las actividades por área o territorio es común en empresas
que operan en áreas geográficas amplias.
 4. Organización.
NIVELES ORGANIZACIONALES Y GESTIÓN
ADMINISTRATIVA

Si bien el propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana, la

razón de los niveles en una organización es limitar el ámbito de la gestión; en
otras palabras, los niveles organizacionales existen porque para la cantidad de
personas que un gerente puede supervisar con efectividad hay un límite, aun
cuando éste varíe según las circunstancias.

3
 4. Organización.
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Organización formal Estructura

Organización informal Red de
intencional de funciones en
relaciones interpersonales que
una empresa formalmente
surgen cuando los individuos se
Organizada.
asocian entre sí.

3
 4. Organización.
Poder
Capacidad que tienen los individuos o grupos
para inducir o influir en las creencias o acciones
de otras personas o grupos.

Autoridad
Derecho, inherente a un cargo, de ejercer
discrecionalidad en la toma de decisiones que
afectan a otros.

Autoridad de línea
Relación en la que un superior supervisa directamente a un subordinado.
3
Personal de Staff
El origen de la relación del personal de staff es de asesor.
La función de quienes tienen una capacidad puramente de personal de staff
es la de investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea.
4.- Organización:

• Defina el organigrama de su
Activida empresa.
d 4:
Organiz
ación de
3 la
empresa
 5. Dirección

Dirigir es influir en las personas para que

contribuyan a las metas organizacional y de grupo.

Tiene que ver sobre todo con el aspecto

interpersonal de administrar.

Todos los gerentes coinciden en que la mayoría de sus

principales problemas surgen de las personas, sus deseos y
actitudes, así como de su comportamiento individual y en
grupo, y en que los gerentes efectivos también requieren
ser líderes efectivos.
3
Como el liderazgo supone seguidores y las personas tienden
a seguir a los que ofrecen medios para satisfacer sus
necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que dirigir
suponga motivar, estilos y enfoques de liderazgo y
comunicación.
2 5. Dirección

Motivación

TEORÍA DE LAS NECESIDADES DE ABRAHAM MASLOW

3
2
 5. Dirección

TEORÍA DE LA EQUIDAD

Esta teoría establece como factor de motivación la

equidad y la sensación de justicia en la recompensa
recibida.
Es normal que los individuos se comparen con sus pares y evalúen si sus
esfuerzos son recompensados de mejor, igual o peor manera que a sus
compañeros.
3
Por otra parte, está la sensación de justicia en comparación con
parámetros que uno se pone a la hora de realizar aportes a la
organización.

En la mayoría de las ocasiones, la teoría de la equidad se focaliza en las

recompensas económicas que reciben los colaboradores en función del
esfuerzo abocado a las actividades dentro de la organización.

Cuando la sensación del colaborador (fundamentado en comparación con

otros o en parámetros que se haya puesto) es que el esfuerzo no es
recompensado debidamente, entonces perciben injusticia y desigualdad.
 5. Dirección
Motivación
Factores motivacionales de Frederick Herzberg

Herzberg categoriza los factores de motivación en dos principales clases.

Los factores higiénicos (remuneración, seguridad, condiciones dignas, etc.), son

aquellos que no motivan especialmente, pero cuya ausencia provocaría
insatisfacción.
3
Por ejemplo, que el baño esté limpio a uno no lo pondría
especialmente contento, pero si estuviese sucio generaría
insatisfacción.

Los factores motivadores (autorrealización, reconocimiento,

posibilidades de hacer carrera, etc.), son los que realmente
generan satisfacción.

Estos factores guardan relación con el contenido del trabajo y las

recompensas que se reciban del mismo.
 5. Dirección
Motivación ¿Qué es lo que se paga a los empleados?

Estructura de Pagos

Igualdad Interna: Igualdad Externa:

Evaluación Puestos Competitividad de la
Industria en relación al pago.

Sueldos > Mercado  Mejor calificados y motivados

 5. Dirección
Liderazgo

Capacidad de influir en un grupo para que consiga

sus metas.

- Influencia formal: confiere un rango

gerencial
3
- Influencia informal: no es producto de la
estructura formal

Actual Visión
5. Dirección
Liderazgo
Teoría de los Rasgos : El líder nace, no se hace

Si se identifican rasgos que se relacionan constantemente con el

liderazgo:

1. Inteligencia
3 2. Capacidad de dirección, decisión y priorización.
3. Vitalidad física y resistencia.
4. Iniciativa, valentía y confianza.
5. Comprensión por sus seguidores, sus necesidades y
motivaciones.
6. Necesidad de logro.
5. Dirección
Liderazgo Situacional
5.- Dirección:

• Tipos de contratos.
• Sueldos y bonificaciones.
Activida • Sistemas previsionales de ahorro y
d 5: salud (AFP, FONASA)
Sistema • Seguros de Cesantía.
s
Previsio
3 nales
6.Controlar

Controlar es medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para asegurar que los
hechos se conformen a los planes. Incluye medir el
desempeño respecto de las metas y los planes,
mostrar dónde existen desviaciones de los
estándares y ayudar a corregir las desviaciones.
Facilita el cumplimiento de los planes.

Algunos medios de control son :

• Presupuesto de gastos.
• Registros de inspección.
• Registro de horas de trabajo perdidas.
3
Proceso de control básico:

1. Establecer estándares.
2. Medir el desempeño contra estos estándares.
3. Corregir las variaciones de los estándares y planes
6.Controlar
1. - Establecimiento de estándares

Los estándares simplemente son criterios de

desempeño.
Existen muchos tipos de estándares: Metas y Objetivos

2. Medición del desempeño

La medición del desempeño frente a los estándares debería hacerse

apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes
de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas.

3 3.Corrección de desviaciones

Es el punto en que el control puede verse como una parte de todo el

sistema de administración y relacionarse con las otras funciones
gerenciales.
6.Controlar

Tipos de estándares.

Pueden ser de los siguientes tipos:

1. Físicos.
2. De costos.
3. De capital.
4. De ingresos.
5. De programas.
6. Intangibles.
7. De metas.
3 Planes estratégicos como puntos para el control estratégico.
8.
6.Controlar

Estándares Físicos

Son medidas no monetarias y comunes al nivel operativo, ya que en él se

utilizan materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios y se
producen bienes.

Pueden reflejar cantidades tales como :

• Valor de mano de obra por unidad de producción.

• Litros de combustible.
3
• Kilómetros por toneladas vendidas de fletes transportados.

• Unidades de producción por máquina por hora.

•
6.Controlar

Estándares de Costos

Son medidas monetarias y son comunes en el nivel operativo.

Asignan valores monetarios a los aspectos específicos de las operaciones.

Algunos ejemplos:

• Costos directos e indirectos por unidad producida.

• Costo de mano de obra por unidad (o por hora).
• Costo de materiales por unidad.
•3 Costos de máquina por hora.
6.Controlar
Estándares de capital

Hay una variedad de estándares de capital, que surgen de aplicar medidas

monetarias a artículos físicos.

Se relacionan con el capital invertido en la empresa, más que con los costos
de operación y, por tanto, primordialmente con el balance general, más que
con el estado de ingresos.

Ejemplo: ROI

Estándares de Ingresos
3
Surgen de asignar valores monetarios a las ventas.

Ejemplo :

• Las ventas promedio por cliente y las ventas per cápita en un área de
mercado determinada.
6.Controlar

Circuito de realimentación del control administrativo

3
6.Controlar

Carta Gantt

Plan de trabajo asesoría técnica a COPEC S.A

Equipo de trabajo: Gunart Gonzalez, Carlos tello y Dafne Rodriguez
Fecha Meses Marzo Abril Mayo Junio Julio
N° Actividad Cargo Tiempo
Desde Hasta Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Elaboración diagnóstico Gestión de Personas Todo el equipo 1 día 12-03-2020 12-03-2020
2 Elaboración diagnóstico de Marketing Todo el equipo 14 días 16-03-2020 30-03-2020
3 Entrega diagnóstico Marketing Gunart Gonzalez 1 día 30-03-2020 30-03-2020
4 Elaboración diagnóstico Finanzas Carlos Tello 5 días 01-04-2020 06-04-2020
5 Entrega diagnóstico Finanzas Dafne Rodriguez 1 día 06-04-2020 06-04-2020
6 Elaboración plan de trabajo Todo el equipo 1 día 07-04-2020 08-04-2020
7 Elaboración informe de planificación de asesoría técnica Copec Todo el equipo 3 días 09-03-2020 12-03-2020
8 Entrega evaluación 1 Informe de planificación de asesoría técnica Dafne Rodriguez 1 día 13-04-2020 13-04-2020
9 Avance de informe de diagnóstico funcional Sin planificacion Sin planificacion -
10 Evaluación 3 Informe de diagnóstico funcional Sin planificacion Sin planificacion - -
11 Evaluación 4 Informe de avance con el análisis Sin planificacion Sin planificacion - -
12 Evaluación 5 Informe de Final del diagnóstico Sin planificacion Sin planificacion - -
13 Evaluación 6 Presentación Oral del Diagnóstico Final Sin planificacion Sin planificacion - -
6.- Controlar:

• Determinar las Medidas de

Activida Control que implementará
d 6: en su empresa.
Medidas
de
Control
3
Bibliografía

Koontz Harold. Administración, Una perspectiva global y

empresarial.

Illanes Frontaura Pablo. El sistema empresa: un enfoque

integral de la administración.

44