Funciones

administrativas:
Planeación y
Organización

Bloque 3
Docente: Lcda. Nube Johanna Pacurucu Avila Mgs.
Ciclos: Sexto A-B-C
Planeación: concepto y pasos
Planeación
La planeación es la etapa inicial del proceso administrativo e implica
utilizar el pensamiento reflexivo antes de actuar. Mediante la
planeación se reduce la actividad dispersa; es decir, las acciones
aisladas, mismas que se integran en un plan con una secuencia bien
definida.

También se eliminan la duplicidad de funciones y los movimientos sin

un propósito, ya que se determina en los planes las acciones, los
tiempos, las personas, los lugares y los objetivos.
“La planeación es un camino a seguir que tiene su base
en el análisis de un problema determinando el orden,
la secuencia de las actividades y programando el
tiempo necesario para la solución de dicho problema”
Pasos de la planeación
Para planear es importante mantener un orden y un sistema:

1. Fijar objetivos.
2. Investigación.
3. Análisis y toma de decisiones.
1. Fijar objetivos
Los objetivos en los planes y programas son importantes porque:

• Determinan el camino a seguir para la acción

• Son directrices precisas
• Se constituyen en parámetros de medición de los alcances
• Se logra el mayor aprovechamiento de recursos
Para que los objetivos sean verdaderamente útiles deben reunir
determinados requisitos, entre otros:

• Fijarse por escrito

• Redacción clara y entendible
• Que puedan medirse
• Que sean alcanzables
• En su redacción debe apreciarse claramente que estén orientados al
trabajo, no a los puestos o a las personas
• Dar respuesta a las interrogantes qué, por qué, quiénes, cómo y
dónde
2. Investigación
La investigación administrativa en la actualidad es sumamente variada e
incluye diversos métodos, tanto cualitativos como cuantitativos. La
investigación permite prever y al mismo tiempo elegir el mejor curso de
acción.
En resumen, la investigación comprende:
a) Descripción del problema. ¿Cuál es la situación de la empresa?
b) Planteamiento de hipótesis. ¿Qué elementos pueden utilizarse para
lograr los objetivos?
c) Prueba de hipótesis. ¿Qué indicadores muestran la posibilidad de
éxito?
d) Resultados. ¿Cuáles estrategias son las adecuadas?
3. Análisis y toma de decisiones

La selección de alternativas que se plasman en los

planes requiere de métodos y técnicas especiales,
algunas de las usuales son: análisis marginal, análisis
costo-beneficio.
El análisis marginal: consiste en la comparación de factores diferentes
a los costos y a los ingresos. Por ejemplo, para encontrar la utilización
óptima de material de curación pueden variarse los insumos y
compararlos con su rendimiento hasta que el insumo adicional sea
igual al rendimiento efectivo. En este punto se encuentra la máxima
eficiencia del material de curación.

Análisis costo-beneficio: Es una técnica que consiste en ponderar

alternativas cuando la solución óptima no puede ponderarse a
magnitud o cantidad específica.
Los pasos son: 1. Resultado esperado. 2. Alternativas. 3. Medidas de
efectividad. 4. Estimaciones tradicionales. 5. Reducción en el costo
Niveles de planeación
Los niveles de planeación establecen la jerarquía de los planes y se
determinan por lo menos tres:
1. Los planes estratégicos incluyen: misión, visión, objetivos, análisis
interno, análisis externo y estrategias
2. Los planes tácticos por lo general son departamentales, por áreas,
por funciones o por aspectos prácticos.
3. Los planes operacionales por lo general son a corto plazo, muy
detallados y su propósito es alcanzar metas específicas.
Instrumentos de la planeación
PRESUPUESTO: El presupuesto considerado como plan es la expresión
de los resultados esperados en términos numéricos.

La función del presupuesto es programar la distribución de ingresos y

egresos financieros, prever el aprovechamiento de recursos y apoyar la
consecución de objetivos.

Requisitos del presupuesto • Elaborarse por partidas • Prever cambios

e imprevistos • Fijar ingresos y egresos • Ser flexible • Aprovechar al
máximo los recursos disponibles • Fijar controles.
Políticas
Las políticas son también planes cuando el sentido que se les asigna
como lineamientos a seguir permiten la toma de decisiones.
Las políticas sirven para:
- Guiar las acciones
- Orientar los programas
- Comunicar las decisiones de nivel estratégico
- Interpretar los objetivos organizacionales
- Conocer las líneas generales a las que deberá orientarse el
funcionamiento de la organización.
Requisitos al elaborar las políticas
1. Redacción clara y orientación positiva.
2. Ser alcanzables, que se puedan medir, y operables.
3. Poseer un alto grado de permanencia.
4. Anticiparse al futuro.
5. Ser de interés para toda la comunidad.
6. Ser congruentes con las leyes respectivas.
7. Ser congruentes con los objetivos generales de las organizaciones.
8. Permitir dentro de ciertos límites la discrecionalidad.
Clasificación de las políticas
• Políticas generales: emanan del nivel estratégico y
afectan a toda la organización
• Políticas específicas: son departamentales o
sectoriales
• Según su área de influencia, pueden ser: de servicio,
económicas o sociales
Programas
Los programas son PLANES ESPECÍFICOS DE ACCIÓN en los que no sólo
se fijan objetivos y secuencia de operaciones, sino, especialmente, el
tiempo requerido para su ejecución.

Los programas incluyen las metas, las políticas, los procedimientos y

todos los pasos que han de seguirse para llevar a cabo un curso de
acción.
Clasificación
Pueden definirse cuatro clasificaciones:
1. Programas generales. Se desprenden de los planes de nivel
estratégico.
2. Programas específicos. Son departamentales, sectoriales o de
ambos tipos a la vez.
3. A largo plazo. Se dividen, a su vez, en distantes y remotos.
4. A corto plazo. Se clasifican, a su vez, en inmediatos y mediatos, y
varían desde seis meses hasta un año.
Programas del Ministerio de Salud Pública

• Programa de Control de los Desórdenes por Deficiencia de Yodo (DDI)

• Programa Ampliado de Inmunizaciones, PAI
• Estrategia Nacional de Prevención y Control del VIH/SIDA-ITS
• Encuesta Nacional de Salud y Nutrición – ENSANUT
• Atención integral por ciclos de vida
• Detección e intervención temprana de los transtornos del desarrollo
• Detección temprana y escolar de discapacidades auditivas en el Ecuador
• Disponibilidad asegurada de insumos anticonceptivos – DAIA
• Programa Nacional de Sangre
• Programa de Prevención Integral del uso y consumo de drogas en los espacios
laborales
• Capacitaciones
Por ejemplo, un programa de supervisión que
incluye un objetivo de adiestramiento en la toma
de signos vitales puede establecer en la
evaluación lo siguiente: el personal que se está
adiestrando demostrará la técnica para tomar los
signos vitales.
Cronogramas
Los cronogramas son diagramas en los que se describen
acciones o eventos en las filas y en las columnas, los periodos
considerados como estándar.

La función de los cronogramas es relacionar dos variables:

eventos y tiempo.
Diagrama de Gantt
La gráfica de programación de actividades ideada por Henry Gantt
permite planear y controlar las acciones.

En su estructura incluye primordialmente actividades y tiempos que se

pueden visualizar diariamente, verificar los avances, marcar tiempos
libres y controlar las acciones.
• Actividad no productiva
• Avance
Diagramas de flujo
Son los que representan la secuencia de operaciones,
procedimientos o rutinas previamente establecidas.

Los diagramas de flujo son descriptivos y dinámicos, indican la

secuencia y permiten la visualización del proceso, de tal
forma que favorecen el análisis.
Organización: conceptos, elementos, tipos.
La organización como función administrativa define la
distribución de funciones y actividades inherentes al plan.
Como etapa del proceso administrativo es consecuente con la
planeación.

Su importancia radica en el hecho de que se establecen las

relaciones funcionales de la dirección, los niveles de
responsabilidad y las funciones de todos los integrantes de la
empresa.
Elementos de la organización formal
• División del trabajo. Implica dejar por escrito los diferentes niveles de
especialidad.
• Definir funciones y actividades. Esto es, cuáles son operativas, cuáles
directivas, cuáles de administración, cuáles son fundamentales y cuáles
accesorias, etcétera.
• Establecer jerarquías. Dejar claros los niveles de dirección y autoridad.
• Determinar el sistema de organización. Indicando si éste es lineal,
funcional, matricial, etcétera.
• Establecer los sistemas de comunicación.
• Determinar normas y reglamentos.
Organización formal deficiente
1. Funciones mal distribuidas.
2. Objetivos sin lograr.
3. Aumento de conflictos.
4. Autoridad y responsabilidad indefinidas.
5. Ineficiencia.
6. Baja productividad.
7. Desperdicio y subutilización de recursos.
8. Aumento de costos.
9. Baja proyección social.
Tipos de organización formal
Los tipos de organización formal definidos en la teoría clásica y
redefinida por la teoría neoclásica son:
a) Organización lineal
b) Organización funcional
c) Organización lineofuncional
d) Organización por comités
Organización lineal: Como consecuencia del principio de unidad de
mando, la organización lineal se estructura por líneas directas de
mando.
Organización funcional: La organización funcional acepta la premisa de
romper el principio de unidad de mando (un solo jefe); es una autoridad
dividida, según la especialización introducida inicialmente por Taylor

Organización lineofuncional: Este tipo de organización es resultante de

combinar los dos modelos anteriores y reducir sus desventajas. Se
producen jerarquías lineales (autoridad) y funcionales (asesoría). Es
quizá el modelo más empleado en la actualidad.

Organización por comités: Para algunos autores, los comités son formas
administrativas; para otros, representan una organización funcional sin
autoridad lineal.
Organización informal
La organización informal tiene su origen en la necesidad de las
personas de relacionarse con un grupo específico, con el cual
se establecen nexos de amistad, compañerismo o
simplemente solidaridad. En dicho grupo, cada individuo tiene
un papel que le satisface y además se tienen intereses
comunes.
Instrumentos de la organización
ORGANIGRAMAS: Son “la representación gráfica de la estructura de
organización interna”, también se les conoce como cartas, gráficas o
cuadros de organización.

La función de los organigramas es establecer los niveles jerárquicos,

con sus correspondientes líneas de autoridad y responsabilidad,
delimitar funciones, relaciones y coordinación entre los diversos
puestos.
Tipos Los organigramas pueden mostrar diversas formas.
Entre los tipos más comunes están:
a) Lineal
b) Funcional
c) Con posición de staff
d) Horizontal
e) Escalar
f) Circular
g) Matricial
Normas
Las normas son señalamientos de observancia general que se
establecen para orientar la conducta en sentido positivo.

La función de las normas en la organización es establecer

señalamientos generales para orientar las acciones del
personal hacia el logro de los objetivos organizacionales,
mantener la disciplina y el orden.
Ejemplos
• Todo el material e instrumental de cirugía deberá llevar
doble envoltura.
• La ventanilla de atención al público deberá ser atendida con
eficiencia.
• El personal de nuevo ingreso deberá ser capacitado.
• El personal deberá anotar diariamente sus actividades en la
hoja correspondiente.
Reglas
Las reglas son señalamientos imperativos, los cuales están
sujetos a sanción en caso de no ser aplicados.

La función esencial de las reglas es establecer medidas

disciplinarias, ordenar y fijar requisitos para el
funcionamiento adecuado de la organización. Las reglas se
establecen en documentos denominados reglamentos.
Ejemplos

• Queda prohibido permanecer en la institución fuera

de las horas de trabajo
• No introducir comida a los servicios
• Sólo se asistirá a los servicios debidamente
uniformado
Manuales
Un manual es la concentración sistemática de los elementos
administrativos propuestos para alcanzar un objetivo. Se
presentan éstos en un folleto o libro fácil de manejar.

La función de los manuales en una organización es garantizar

la conducta uniforme en las actividades que así lo requieran.
Además, también es una función de los manuales orientar a
quien los consulta sobre los aspectos relacionados con
técnicas, procedimientos y organización.
a) Manual de objetivos
b) Manual de programas
c) Manual de políticas
d) Manual de organigramas
e) Manual de descripciones de puestos
f) Manual de reglamento
Análisis, descripción y valuación de los
puestos
ANÁLISIS DE PUESTOS
Es el estudio científico y la exposición de todas las
circunstancias que concurren en un puesto. Puesto es la
descripción del trabajo que ha de efectuarse y de las
aptitudes necesarias para hacerlo bien.

Si se quiere obtener la máxima productividad es necesario

colocar en el puesto a la persona adecuada, en vez de adecuar
el puesto a las capacidades de la persona.
Objetivos
• Optimizar los sistemas de trabajo.
• Orientar la distribución y selección de personal.
• Delimitar las funciones.

Elaboración
El estudio debe ser realizado por una comisión integrada por un asesor
jurídico, un representante sindical, un supervisor, un jefe de servicio y
un miembro del personal.
Ventajas

• Delimita funciones y responsabilidades

• Permite una remuneración más justa
• Contribuye a una mejor selección de personal
• Propicia la elaboración de manuales
• Asegura una mejor planeación y distribución de personal
• Permite mejorar los sistemas de trabajo
• Actúa como instrumento de información en los programas de
orientación e introducción al puesto
Para elaborar un análisis de puestos es necesario aplicar el método
científico. Los aspectos motivo de la investigación serán:

1. Habilidad y capacidad mental que requiere el puesto.

2. Esfuerzo físico necesario.
3. Responsabilidad y salud mental.
4. Condiciones de trabajo.
5. Riesgos de trabajo.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Es el documento en el cual se consignan las funciones,

relaciones, jerarquías, requisitos y percepciones referentes al
puesto.
Objetivos

• Delimitar funciones.
• Orientar al personal.
• Facilitar la supervisión.
• Apoyar la valuación de puestos.
• Mejorar la administración de personal.
Los aspectos a considerar para describir un puesto son:
1. Título del puesto.
2. Ubicación.
3. Especificación de funciones y actividades.
4. Jerarquías de puesto.
5. Requisitos para ocupar el puesto.
6. Habilidad y destreza necesarias
7. Capacidad física apropiada al puesto.
8. Capacidad mental.
9. Responsabilidad.
10. Condiciones de trabajo.
11. Percepciones referentes al puesto expresadas en dinero.
VALUACIÓN DE PUESTOS

La valuación de puestos consiste en determinar el valor de

cada puesto, estableciendo diferencias en el salario asignado
según el trabajo que se desempeñe. Lo anterior se realiza de
acuerdo con parámetros, mismos que se delimitan según el
método utilizado para valuar el puesto.
Objetivos

• Equidad en los salarios. La valuación de puestos se realiza conforme al

principio de “igual trabajo, igual salario”.
• Percepción acorde con las funciones. De acuerdo con el grado de
conocimientos y complejidad que requiere determinado trabajo, se
establece el pago correspondiente por el mismo.
• Delimitar funciones. Una valuación de puesto permite separar por
funciones y grado de importancia, complejidad y conocimientos, lo cual
puede utilizarse para delimitar funciones.
Función
La función de la valuación de puestos es primordialmente el manejo
racional de los recursos financieros de la organización.

Desventajas
La delimitación de funciones y su valor dependen de las posibilidades
económicas con que cuente la empresa.

Elaboración
Interviene una comisión integrada por un asesor jurídico, un
representante sindical, un jefe de departamento y un miembro del
personal aplicativo del puesto en cuestión.