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Tema 3
Identificando a los Procesos
• Procesos de Ejecución
• Procesos de Monitoreo y Control
• Procesos de Cierre
• Evaluación del Conocimiento
El conocimiento no es algo separado y que se baste a sí
mismo, sino que está envuelto en el proceso por el cual la
vida se sostiene y se desenvuelve.
John Dewey (1859-1952). Filósofo estadounidense.
3
Administración de proyectos informáticos
Agenda
• Grupos de Procesos
• Factores ambientales, Activos de los procesos
de la organización e Interesados
• Procesos de Inicio
• Procesos de Planificación 2
© 2014 JUSPE Information Group, Inc.
• Procesos de Ejecución
• Procesos de Monitoreo y Control
• Procesos de Cierre
• Evaluación del Conocimiento
Grupos de Procesos
Herramientas &
Entradas Salidas
Técnicas
ê ì
Procesos Relacionados
5
Grupos de Procesos
1. Procesos de inicio: la organización define los objetivos del proyecto,
se identifican a los principales interesados, el sponsor asigna al
Director del Proyecto (DP) y se autoriza formalmente el inicio del
proyecto.
Cronograma
Recursos
Adquisiciones
Alcance
Calidad
Riesgos Costo Comunicaciones
Integración
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos (5)
Áreas de
Conocim iento Iniciación Planif icación Ejecución Seguimiento y Control Cierre
(10) (2) (24) (10) (12) (1)
Calidad
• Planif icar la Gestión de la Calidad • Gestionar la Calidad • Controlar la Calidad
(3)
• Estimar los Recursos de las
Actividades
Recursos • Adquirir Recursos
• Planif iicar la Gestión de Recursos • Controlar los Recursos
(6) • Desarrollar el Equipo
• Dirigir al Equipo
• Monitorear las
Comunicacione • Planif icar la Gestión de
• Gestionar las Comunicaciones Comunicacio
s (3) las Comunicaciones
nes
• Planif icar la Gestión de los Riesgos
• Identificar los Riesgos
• Realizar el Análisis Cualitativo de
Riesgos • Implementar la respuesta a los
Riesgos • Monitorear los Riesgos
(7) Riesgos
• Realizar el Análisis Cuantitativo de
Riesgos
• Planif icar la Respuesta a los Riesgos
Adquisiciones • Planif icar la Gestión de las
• Efectuar las Adquisiciones • Controlar las Adquisiciones
(3) Adquisiciones del Proyecto
Interesados • Identificar a • Planif icar el Involucramiento de los • Gestionar el Involucramiento de • Monitorear el Involucramiento
(4) los Interesados Interesados los Interesados de los Interesados
Grupos de Procesos Vs Áreas del Conocimiento
Monitoreo y Control
Supervisa el avance para aplicar medidas
correctivas
Cierre
Formaliza la
Planificación aceptación
Refina Objetivos
Inicio Curso de acción para el éxito
Define y
autoriza
Ejecución
Integra recursos para
implementar Plan
10
Ciclo de Deming
Monitoreo y Control
VERIFICAR ACTUAR
Planificación Cierre
PLANEAR
Inicio
Ejecución
HACER
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• Procesos de Planificación © 2014 JUSPE Information Group, Inc. 2
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• Procesos de Monitoreo y Control
• Procesos de Cierre
• Evaluación del Conocimiento
Factores ambientales y Activos de los procesos d
e la organización
• Factores ambientales de la empresa: pueden ser factores
internos como la cultura, sistemas, competencias de los
recursos humanos, etc.; o factores externos como leyes,
tendencias del mercado, gustos del cliente, etc.
Los factores ambientales de la empresa son una especie de
mochila que el DP debe tener muy en cuenta para lograr un proyecto
exitoso.
13
Ítem Ambiente Activos
Bases de datos publicadas X
Canales de comunicación X
Certificados de reconocimiento X
Código de conducta profesional de la organización X
Competencias de los recursos humanos X
Condiciones del mercado X
Cultura organizacional X
Ejercicio 3.1 – Disponibilidad de recursos
Distribución geográfica del equipo
X
X
Factores Estándares de la industria
Evaluaciones de desempeño del trabajo
X
X
X
ambientales y
Expectativas de los interesados
Hábitos laborales X
Inflación y tipo de cambio X
Activos de la Información histórica de proyectos previos similares
Infraestructura X
X
15
Ejemplo 3.1
¿Quién es el ……?
• Cliente: La editorial
16
Ejemplo 3.2
En un proyecto de desarrollo de una nueva tecnología de
celulares el:
18
Stakeholders
• Pasos básicos que se deben seguir:
19
Ejercicio 3.2 – Gestión de los Interesados
El DP debe gestionar muy bien a los interesados para lograr un
proyecto exitoso. En la Tabla a continuación marca cuáles son las
actividades que llevas a cabo en tus proyectos en relación a la
gestión de los interesados, no sólo al inicio del proyecto, sino a lo
largo de su ciclo de vida. (10)
Asignar a los interesados alguna responsabilidad en el proyecto
Comunicarles lo que necesitan saber en tiempo y forma
Determinar sus expectativas y transformarlas en requisitos
Evaluar sus conocimientos y capacidades
Hacerlos firmar una aceptación formal de cierre del proyecto
Identificar a cada uno de los interesados con nombre y apellido
Identificar todos sus requisitos
Influenciar sobre los interesados
Informarles qué requisitos se pueden satisfacer, cuáles no y por qué
Que firmen un compromiso de que esos son todos sus requisitos
20
Calificación:
Suma cuantas actividades realizas en tus proyectos.
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Procesos de Inicio
24
Ejercicio 3.3 – Inicio
¿Cuál de los siguientes ítems llevas a cabo durante el inicio de un
proyecto? Supone que formas parte de la alta gerencia de la Empresa.
25
Calificación: Suma cuantas actividades realizas
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Procesos de Planificación
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Ejercicio 3.4 – Procesos de planificación (2 de 2)
• Completa las principales entradas y salidas de los procesos de
planificación.
Proceso ê Entradas ì Salidas
31
Calificación:
32
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Procesos de Ejecución
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Ejercicio 3.6 – Procesos de Ejecución
Proceso ê Entradas ì Salidas
Dirigir y gestionar el Todos los planes Entregables
Cambios aprobados Desempeño del trabajo
Completa las trabajo
Efectuar adquisiciones
Documentos de la adquisición Vendedores
Propuesta de vendedores
Acuerdos
Plan de interesados Solicitudes de cambio
Gestionar interesados Registro de incidentes Actualizaciones
36
Ejercicio 3.7 – Ejecución
En la tabla a continuación señala qué acciones realizas cuando diriges y
gestionas tus proyectos. (15)
Asegurarte que todos los trabajadores comprenden el trabajo y tienen las habilidades,
información y el equipamiento para completar la tarea
Concentrar esfuerzos en prevenir problemas en lugar de resolverlos
Concentrarte en las excepciones en lugar de detalles minuciosos
Distribuir la información
Documentar lecciones aprendidas
Gestionar las expectativas de los interesados y los canales de comunicación
Implementar los sistemas de reconocimiento y recompensas
Implementar planes de contingencia
Implementar procesos para asegurar la calidad
Liderazgo, negociación, ayuda, coaching, COMUNICACIÓN
Producir informes de avance y recomendar cambios y acciones correctivas
Realizar reuniones de coordinación
Reconfirmar la disponibilidad de recursos con la gerencia
Revisar presupuestos de los vendedores y solicitar respuestas
Utilizar un sistema de control integrado de cambios y autorizaciones
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Calificación:
15: Un verdadero DP
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Procesos de Monitoreo y Control
40
Acciones de Control y Monitoreo
41
G Datos sobre el desempeño: “hechos crudos” sin procesar. Ejemplos:
fecha de inicio de una actividad, número de fallas, costo actual de una
actividad, etc.
42
Procesos de Monitoreo y Control
. Validar Alcance
Solicitudes
. Controlar: de cambio
- Alcance
- Cronograma
- Costo
- Calidad
- Recursos
Control integrado de cambios
. Monitorear:
- Comunicaciones
- Riesgos
- Interesados Solicitudes de
cambio aprobadas
Datos de desempeño
43
Ejercicio 3.8 – Monitoreo y control
44
Calificación:
15: ¡Excelente!
45
Ejercicio 3.9 – Procesos de Monitoreo y control
Completa las *2
Proceso ê Entradas *1 ì Salidas
principales entradas Monitorear y controlar Información Informes de
trabajo desempeño desempeño
y salidas de los Control integrado de Informes de Solicitudes de cambio
procesos de cambios desempeño aprobadas
Entregables Entregables
monitoreo y control. Validar Alcance
verificados aceptado
Controlar Alcance EDT Información de
*1: Todos estos procesos tienen
*2: desempeño
entrada
como salida planes de
actualizaciones a Proyecciones de
Controlar Cronograma Cronograma
dirección
los planesdel
de proyecto y
DP y/o documentos tiempo
documentos del proyecto.
del proyecto y/o activos de los Presupuesto Requisitos Proyecciones
Controlar Costos
procesos de la organización. financiamiento de costos
*1: A excepción del
*2: de los procesos
proceso Sol. cambio aprobadas Entregables
“Monitorear
“Control y controlar
integrado el
de cambios”, Controlar Calidad verificados
Entregables
trabajo”
todo y “Control
el resto de los integrado
procesos de Información de
cambios”, todo el resto de los de
tiene como salida solicitudes Controlar Recursos Incidentes
desempeño
procesos tiene como entrada
cambio.
datos del desempeño del Monitorear Información de
*2: A excepción de los procesos Interesados
trabajo.
Comunicaciones desempeño
“Monitorear y controlar el
trabajo” y “Control integrado de Registro de riesgos Información de
Monitorear Riesgos
cambios”, todo el resto de los Reportes de riesgo desempeño
procesos tiene como salida Acuerdos
Controlar Adquisiciones Cerrar adquisiciones
información del desempeño Sol. cambio aprobadas
del trabajo. Interesados Información de
Monitorear Interesados
Incidentes desempeño
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• Procesos de Cierre
• Evaluación del Conocimiento
Procesos de Cierre
• El único proceso de este grupo se denomina “Cierre del
proyecto o fase” y consiste en completar formalmente una fase,
un contrato o el proyecto.
48
Acciones de Cierre
49
Ejercicio 3.11 – Cierre
En la tabla a continuación señala qué acciones realizas durante el
cierre del proyecto. (10)
Actualizar los procesos y procedimientos de la empresa según
lecciones aprendidas
Agregar las habilidades adquiridas por las personas en sus registros
Archivar los registros del proyecto con sus índices para encontrar la
información a futuro de manera eficiente
Cierre del contrato obteniendo la aceptación formal (firma) del
cliente en relación al producto o servicio
Confirmar que se cumplieron todos los requisitos del proyecto
50
Calificación:
51
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• Evaluación del Conocimiento
Dinámica en Clase
53
Rompecabezas de Procesos
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Adquirir Recursos Definir Actividades Estimar Recursos Planificar Alcance
Anál. Cuantitativo de
Definir Alcance Gestionar Calidad Planificar Calidad
Riesgos
Desarrollar
Cerrar Proyecto Gestionar Conocimiento Planificar Costos
Cronograma
Planificar
Controlar Adquisiciones Desarrollar Equipo Gestionar Interesados
Cronograma
Desarrollar Plan de
Controlar Alcance Identificar Interesados Planificar Interesados
Proyecto
Monitorear
Controlar Costos Dirigir Proyecto Planificar Riesgos
Comunicaciones
Controlar
Efectuar Adquisiciones Monitorear Interesados Recopilar Requisitos
Cronograma
Estimar Duración
Controlar Trabajo Planificar Adquisiciones Validar Alcance
Actividades
Crear EDT
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Administración de proyectos informáticos
Solucionario
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Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Integración Desarrollar Acta Desarrollar Plan de Proyecto . Dirigir Proyecto . Controlar Trabajo Cerrar Proyecto
Constit. . Gestionar . Controlar
Conocimiento Cambios
TOTAL 2 24 10 12 1
57
Examen PMP
58
Pregunta 3.1
A. Presupuesto
B. Plan de Distribuir la información
C. Registro de Riesgos
D. Cronograma
Pregunta 3.4
A. Información de desempeño
B. Reuniones
C. Informes de desempeño
D. Solicitudes de cambio
Pregunta 3.9
A. Validar el alcance
B. Monitorear las comunicaciones
C. Gestionar la calidad
D. Controlar las adquisiciones
Pregunta 3.11
Luis está atravesando por varias iteraciones para poder finalizar con uno
de los entregables del proyecto. ¿Cuál de los siguientes ítems es el que
requiere más iteraciones?
A. Solicitudes de cambio
B. Plan para la dirección del proyecto
C. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
D. Activos de los procesos de la organización
Pregunta 3.16
A. Caso de Negocios
B. Plan para la Dirección del proyecto
C. Verificación del alcance
D. Registro de interesados
Pregunta 3.18
A. Monitoreo y Control
B. Ejecución
C. Planificación
D. Inicio
Pregunta 3.19
A. Monitoreo y Control
B. Ejecución
C. Planificación
D. Cierre
Pregunta 3.20
A. Controlar el alcance
B. Monitorear y controlar el trabajo
C. Validar el alcance
D. Realizar el control integrado de cambios
Administración de proyectos informáticos
Solucionario
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Pregunta 3.1
A. Presupuesto
B. Plan de Distribuir la información
C. Registro de Riesgos
D. Cronograma
A. Información de desempeño
B. Reuniones
C. Informes de desempeño
D. Solicitudes de cambio
A. Validar el alcance
B. Monitorear las comunicaciones
C. Gestionar la calidad
D. Controlar las adquisiciones
C corresponde a la ejecución.
Pregunta 3.11
A, C y D son falsos.
Pregunta 3.12
Luis está atravesando por varias iteraciones para poder finalizar con uno
de los entregables del proyecto. ¿Cuál de los siguientes ítems es el que
requiere más iteraciones?
A. Solicitudes de cambio
B. Plan para la dirección del proyecto
C. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
D. Activos de los procesos de la organización
A. Caso de Negocios
B. Plan para la Dirección del proyecto
C. Verificación del alcance
D. Registro de interesados
A. Monitoreo y Control
B. Ejecución
C. Planificación
D. Inicio
A. Monitoreo y Control
B. Ejecución
C. Planificación
D. Cierre
La gestión de comunicaciones durante la ejecución del
proyecto incluye la búsqueda, creación y distribución de la
información.
Pregunta 3.20
A. Controlar el alcance
B. Monitorear y controlar el trabajo
C. Validar el alcance
D. Realizar el control integrado de cambios
100
Acta de Constitución del Proyecto
10
1
Lecciones Aprendidas