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Índice

1. El Proyecto ARIS INDUSTRIAL


2. Alcance del proyecto
3. Organización del proyecto
4. Metodología del proyecto y entregables
5. Responsabilidades por Fase
6. Cronograma del proyecto
7. Factores Claves del Éxito
8. Actividades de la primera semana
EL PROYECTO ARIS INDUSTRIAL
“ARIS INDUSTRIAL”, con el objetivo de mantenerse
como líder en su sector, necesita disponer de
información en línea, para administrar eficientemente
sus procesos de producción y logística así como
manejar sus inversiones y centralizar sus finanzas en
un software de clase mundial que le permita un sano y
estable crecimiento.

Por medio de un proceso objetivo de selección se


eligió a SAP, como el sistema que brindará apoyo en
los procesos de negocio y soporte de ARIS
INDUSTRIAL, convirtiéndose en la herramienta que
posibilitará el logro de los objetivos perseguidos.

La necesidad de implementar una solución de clase mundial, toma relevancia para los
procesos críticos de negocio (Procesos logísticos y productivos), así como para los de
soporte: back office.
ALCANCE DEL PROYECTO
• Se ha definido dentro del alcance de la solución: Implementación del SAP ERP,
habilitando los siguientes componentes:

• Finanzas (FI-GL-AR-AP-AM-TR)
• Control de Gestión y Presupuestos (CO)
• Proceso de Producción de línea Químicos(PP)
• Logística (MM)
• Ventas y Distribución (SD)
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Metodología del proyecto

Planificación

Cierre
Ejecución
Puesta en
Preparación
Plan BBP Realización marcha y
Final
soporte

Inicio

Control
Metodología del proyecto - Gestión

Planificación

Ejecución Cierre
Puesta en
Preparación
Plan BBP Realización marcha y
Final
soporte

Inicio

Control
Planificando el alcance y elaboración del cronograma
GRUPO DE PROCESOS DE Gerencia DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
Iniciación Ejecución Seguimiento y Control de Cierre

• Desarrollar el acta de
constitución del proyecto • Supervisar y controlar el
Gestión de la
• Desarrollar el •Dirigir y gestionar la trabajo del proyecto
Integración del • Desarrollar el plan de gestión del proyecto • Cerrar proyecto
enunciado preliminar del ejecución del proyecto •Control integrado de
Proyecto alcance del proyecto
cambios

Gestión del • Planificar el alcance


• Verificar el alcance
Alcance del • Definir el alcance
• Controlar el alcance
Proyecto • Crear EDT

• Definir las actividades


Gestión del • Establecer la secuencia de actividades
• Estimar los recursos de las actividades
•Controlar el
Tiempo del
cronograma
Proyecto • Estimar la duración de las actividades
• Desarrollar el cronograma

Gestión de • Estimar los costos


Costos del • Controlar los costos
Proyecto • Preparar el presupuesto de costos

Gestión de la •Realizar el aseguramiento


Calidad del • Planificación de la calidad de calidad • Controlar la calidad
Proyecto
•Adquirir el equipo del
Gestión de los proyecto •Gestionar el equipo del
RR.HH del • Planificación de los RR.HH
•Desarrollar el equipo del proyecto
Proyecto proyecto
Gestión de las •Informar el rendimiento
comunicaciones • Planificación de las comunicaciones • Distribuir la información •Gestionar a los
del Proyecto interesados
• Planificación de la gestión de riesgos
Gestión de los • Identificar los riesgos
• Analizar cualitativamente
• Seguir y controlar los
riesgos del riesgos
• Analizar cuantitativamente
Proyecto
• Planificar la respuesta a los riesgos

Gestión de las • Solicitar respuestas de los


• Planificar las compras y adquisiciones vendedores
adquisiciones • Administrar el contrato • Cerrar contrato
• Planificar el contrato
del Proyecto • Seleccionar vendedores
Metodología del proyecto - Gestión
Control
• El control del proyecto proporciona una serie de procedimientos estandarizados dedicados
a asegurar que las tareas planificadas se realizan en el tiempo estimado y con la calidad
esperada.

• El control de un proyecto contempla las siguientes tareas:


– Seguimiento del proyecto
– Solicitudes de cambio
– Gestión de riesgos y problemas
– Aprobación de productos
– Gestionar altas y bajas del proyecto
– Seguimiento de las asignaciones

• Todas esta tareas serán evaluadas durante las reuniones de avance a realizarse todos los
viernes de por las mañanas.
Metodología del proyecto - Ejecución

Planificación

Cierre
Ejecución
Puesta en
Preparación
Plan BBP Realización marcha y
Final
soporte

Inicio

Control
Metodología del proyecto - ejecución
Roadmap Mejora
Continua
Preparación
del Proyecto Preparación
Final Arranque y
Business Realización
Soporte
Blueprint

1 2 3 4 5
• Plan de Proyecto • Mapeo de Negocio • Configuración Base • Instalación de • Inicio de
Mandante Operaciones en
• Definición de • Requerimientos de • Pruebas Unitarias Productivo
Productivo
Objetivos y Negocio
• Desarrollo de • Revisión de
tiempos. • Entrenamiento de
• Mapas de Interfaces Resultados
Usuarios
• Procedimientos y Integración
• Pruebas de • Monitoreo
Entregables • Pruebas Integradas
• Mapas de Interfaces Interfaces Técnico
• Formalización de • Pruebas de
• Requerimientos de • Desarrollo de • Mejora Continua
Equipo de Trabajo Seguridad
Datos Maestros Programas
• Requerimientos • Autorizaciones y • Cierre de primer
• Déficits • Pruebas de mes en
Técnicos Perfiles Finales
Funcionales Desarrollos Productivo
• Logística de • Plan de salida en
• Equipo de • Limpieza de datos • Cierre de
Proyecto Vivo
Migración de Data maestros Proyecto
• Inicio de Proyecto • Carga Inicial
• Instalación de • Configuración Final
“Kick Off”
mandante de
desarrollo y calidad • Autorizaciones
Iniciales
Entregables
Roadmap Mejora
Continua
Etapa

Preparación
Preparación Business Preparación
delproyecto
del Proyecto Blueprint RealizaciónPreparación final Cierre
Final Arranque y
Business Realización
Soporte
Blueprint

• Plan de proyecto • Documento BBP • Guías de • Manual de • Informe de


Entregables

• Listado de parametrización usuario y salida en vivo


desarrollos • Estrategia de carga capacitación • Plan de
• Especificación masiva • Plan de paso a soporte
desarrollo • Plan de pruebas PRD • Plan de mejora
• Plantillas de unitarias/integradas • Saldos de continua
carga • Plan de operaciones
capacitación transaccionales
• Manual de • Maestros
aplicaciones validados
Responsabilidades por fase
Tarea Responsabilidad de Responsabilidad de
ActualiSap ARIS INDUSTRIAL
Fase 1 – Preparación del Proyecto
Preparación del proyecto Coordinar y llevar a cabo las Proporcionar el personal y el tiempo necesarios
necesidades de implantación del para entrevistas y para el equipo de trabajo.
proyecto
Proporcionar la ayuda necesaria para definir el
objeto y alcance del proyecto.

Proporcionar el ambiente de trabajo para el equipo


de proyecto
Fase 2 – Business Blueprint (Plano Empresarial)
Definición de funciones y procesos Aportar el conocimiento del Proporcionar la colaboración necesaria para definir
sistema necesario para definir los la situación actual y los criterios para la
futuros procesos de negocio de la implantación de los nuevos procesos de negocio.
empresa en función de las
posibilidades de SAP .

Diseño de interfaces y mejoras Aportar el conocimiento del Aportar los datos necesarios para la implantación y
sistema necesario para definir las el diseño de las interfaces de SAP con otras
interfaces con otras aplicaciones, aplicaciones, programas de transferencia de datos
programas de transferencia de y mejoras al sistema.
datos y mejoras al sistema.
Responsabilidades por fase
Tarea Responsabilidad de Responsabilidad de
ActualiSap ARIS INDUSTRIAL
Fase 3 –Realization (Parametrización)
Establecer parámetros globales Aportar el conocimiento del Aportar la información necesaria sobre el
sistema necesario para definir los funcionamiento de la Empresa para la definición
parámetros que afectan a todos lo de los parámetros.
módulos.
Establecer estructura de empresa Parametrizar la estructura Aportar la información necesaria sobre la
organizativa del sistema de acuerdo estructura organizativa de la empresa.
a las definiciones de la empresa.
Establecer datos maestros Determinar los datos maestros a Aportar la información necesaria sobre los datos
parametrizar y verificar las cargas maestros y Cargar los datos maestros al
sistema.
Establecer funciones y procesos Parametrizar los procesos definidos Aportar el conocimiento necesario para la
en el Business Blueprint. parametrización (grado de detalle mayor que el
Business Blueprint).
Crear interfaces, mejoras y programas de Programar las interfaces y mejoras Aportar el conocimiento y los recursos
cargas iniciales definidas en la fase anterior más los necesarios (acceso a otros sistemas) para la
programas de cargas iniciales. creación de las interfaces.

Realizar las cargas iniciales (utilizando los


programas creados).
Ejecutar test final Diseñar y planificar las pruebas con Aportar el conocimiento necesario para diseñar
los usuarios. las pruebas.
Verificar las pruebas con los Realizar prueba final
usuarios.
Responsabilidades por fase
Tarea Responsabilidad de Responsabilidad de
ActualiSap ARIS INDUSTRIAL
Fase 4 –Final Preparation (Preparación Final)
Crear plan de entrada en productivo Finalizar la parametrización del Comprar el equipamiento necesario para
sistema para entrar en poner el sistema en marcha.
productivo.
Planificar las cargas iniciales y Crear registro maestros de usuarios y sus
puesta en marcha. Perfiles.
Crear manuales de usuarios Aportar el conocimiento Elaborar los manuales de usuario.
necesario para la elaboración de
los Manuales.
Capacitación de usuarios finales Apoyar la capacitación a Planificar la capacitación a usuarios.
usuarios.
Realizar la capacitación a usuarios usando
los
Manuales de Usuario
Transferir datos al sistema productivo Soporte en la carga inicial. Ejecutar la carga inicial de datos en el
sistema
de producción
Depuración de los datos de carga
Validar la carga de datos en el sistema de
producción
Responsabilidades por fase
Tarea Responsabilidad de Responsabilidad de
ActualiSap Aris Industrial
Fase 5 –Entrada en Productivo y Soporte
Soporte a Usuarios Aclarar dudas y resolver Participar en el análisis y resolución de
problemas relacionados con la problemas de modo que exista transferencia
configuración y uso del sistema. de conocimiento.
Los usuarios Clave de ARIS INDUSTRIAL deben
ser los canalizadores de los problemas de los
usuarios finales de modo que esta centralización
aporte orden y se pueda llevar un registro de las
actividades realizadas en una base de datos
manejada por ARIS INDUSTRIAL .

Verificación de necesidad adicional de En base a los recurrencia de los Mejorar la documentación de usuario final y
capacitación problemas detectados, proponer realizar el reforzamiento de conocimiento a los
aquellos temas en que es usuarios.
necesario realizar un
reforzamiento de capacitación.

Control de calidad fase V Verificar los resultados obtenidos Validar los resultados de la fase.
en una lista de control e informar
los resultados al Comité de
Dirección.
CRONOGRAMA GENERAL del Proyecto
Factores claves del éxito
 Compromiso con el proyecto desde la alta dirección de ARIS INDUSTRIAL.

 Definición de un equipo interno acorde a los requerimientos de proyecto.

 Cumplimiento estricto de las asignaciones planificadas para el equipo interno de ARIS INDUSTRIAL así
como el retiro de sus roles cotidianos para trabajar dentro del proyecto de implementación.

 Centralización y estandarización de los procesos en función de sus objetivos.

 Aplicarse y orientarse a soluciones de proceso que ofrece el estándar de SAP como mejores prácticas.

 Definición del rol de cada área y usuario en el mejoramiento de la inversión.

 Trabajar desde el comienzo en la estrategia de migración de los datos.

 Ejecución de un proyecto de Gestión del Cambio para las unidades de la organización afectadas por el
proyecto.
Primera semana: ACTIVIDADES
Las actividades que se espera realizar en la primera semana:

• Overview de cada módulo, a fin de terminar de aclarar conceptos. Se han


realizado ya presentaciones para los módulos de FI y MM (en estos dos
últimos: estructura organizativa, datos maestros y plan contable).
• Planificación detallada de la fase, consensuada con el usuario clave.
• Revisión de procesos actuales: “as-is” del negocio.
• Reunión de seguimiento de proyecto: viernes en las mañanas. Se definirá
un momento previo (jueves en la tarde) para reunión de avance interno del
equipo de consultoría.
• Kick Off: Siguiente semana.
¡BIENVENIDOS!

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