Junta Cierre

Industria Construcción
Enfoques

• Planeación.
• Ejecución de proyectos.
• Comercial.
Planeación
 PLANEACIÓN PRESUPUESTO
GESTIÓN DE ESTRATEGIA DE
ESTRATÉGICA DEL PARA LA
TERRENOS MERCADEO
PIPELINE EJECUCIÓN

PIPELINE PROCESO DE GESTIÓN DE TERRENOS ESTRATEGIAS DE MERCADEO CONTROL DE PRESUPUESTOS

Se establece el proceso de planeación Se establece el proceso de Identificación de mercado objetivo, Se implementó

del Pipeline que tiene como objetivo
definir el numero de proyectos activos de
acuerdo a las expectativas de los
Accionistas.
Se diseña la herramienta del Pipeline
para establecer la velocidad de venta
de los proyectos actuales y futuros.
Área de Planning dentro de Renazzo
como principal gestor en la
definición, control y seguimiento
los proyectos. a decisión.
Gestión de Terrenos realizando análisis FODA. la herramienta para el
para la control y gestión, del
mejorar proyectos definición
tomando Identificación de características presupuesto para los
nuevos
en cuenta aspectos como:de del proyecto a desarrollar para la proyectos vigentes (costos
• Estudios de Mercado definición de estrategias de directos, costos indirectos,
• Ubicación mercadeo especificas, así como la ratios financieros).
• Condiciones del Terreno definición de iniciativas de publicidad Se estableció el proceso de
• Layout propuesto a utilizar y definición de paquete de elaboración del Presupuesto
• Rentabilidad ventas. para la ejecución de nuevos
proyectos, garantizando su
Tomando en cuenta a todos Definición y consenso del análisis y la participación de
las áreas para la toma de presupuesto de ventas del proyecto. las áreas involucradas.
 ACTUALIZACIÓN DE MODELO DE
INDICADORES GOBIERNO

INDICADORES DE GESTIÓN PRESENTACIÓN DE JSA

Se diseñaron e implementaron los Se implementó la Junta

indicadores tácticos y operativos del Semanal de Avance donde se
Área de Planning. presentan los
El objetivo es detectar desviaciones en: indicadores
según
de definida la
- Utilidad neta sobre ventas
proyecto.
- Índice de Capacidad de Pago pirámide
de Obligaciones. al
- Eficiencia del Costo.
inicio
- Estimación a la conclusión ($).
- Índice de Desempeño del Cronograma. del
Ejecución de proyectos
 DEFINICIÓN DE AHORROS EN
COPAC METODOLOGIA
INICITAIVAS GASTOS

CONFORMACIÓN DEL COPAC CAPACITACIÓN INICIATIVAS BENEFICIOS

No. SISTEMA CUENTA CONTABLE INICIATIVA
- Se debería cancelar estos valores de acuerdo con el flujo de

¿Qué se requiere?
1 SACI Comisiones a personas cobranzas, es decir, se debería cobrar el porcentaje acordado
naturales por cada dólar que se vaya cobrando.
Comunicación Efectiva
- Se podrían conseguir ofertas mas económicas y
2 SACI Honorarios auditorías
especializadas en el tema fiduciario.

Metodología Honorarios
3 SACI profesionales a - Pago por servicio recibido, no pago fijo mensual.
sociedades.

4 SA P Accidentes (seguro) - Este valor se debería incluir en los proyectos.

-Realizar lo mínimo de cheques para bajar gastos bancarios

Autoridad Negociación -Aprovechar las herramientas de los bancos (Cash
5 SA P Gastos banc arios Management) para subir transferencias en bloque y en
fechas planteadas de pagos y no todos los días.

Se pagaba por la licencia de Antivirus un valor de $ 980

13 SA P Mantenimiento de equipo por 24 equipos en 24 meses. Se negocio la compra en
de procesamiento de linea de las licencias a un valor de $480. Ahorro de $400
datos

- Evitar las penalidades y planificar los viajes con anticipación.

14 SA P Tickets aéreos y terrestres - Revisión de mejores opciones para tiquetes corporativos.
- Control de viajes al exterior.
Grupo Multidisciplinario
7
w ww.londoncg.com

Se conformó un Comité de Capacitación de la Revisión de las principales La implementación de iniciativas de

Plan de Acción Correctivo
(COPAC) enfocado en el
control y optimización de
gastos de la compañía.
Participación de diferentes
áreas permite un mejor control
y gestión de iniciativas.
metodología del COPAC a cuentas de Gastos impactables control y reducción gasto han
los miembros del comité. dentro de la organización. de generadobeneficios en las cuentas
contables.
La área participantes son: Análisis y definición de
• Compras iniciativas para cada una de Al cierre de proyecto se generan en
• Finanzas las cuentas seleccionadas. promedio $23,032 Usd por mes.
• Contabilidad
• Sistemas Durante el proyecto El beneficio anual que representan los
• Legal establecieron se beneficios del COPAC son del 10.1% de
cada una 24 total de gastos (SAP & SACI), que
con su implementación.
para iniciativas, un representan 1.1 Millones.
responsable
 MODELO DE CAPACITACIÓN E
DEFINICIÓN Y
GESTIÓN DEFINICION DE IMPLMENTACIÓN
FORMALIZACIÓN
EJECUCIÓN DE ESTRUCTURA CON LOS
DE FUNCIONES
PROYECTOS INVOLUCRADOS

PASER ESTRUCTURA FUNCIONES CAPACITACIONES

RE TROA LIME NTA C I
P L A NE A C IÓN A S IGNA C IÓN SEGUIMIENTO EVA LUA CIÓN
Ó N

Inicio 2 4 Negociacion y Contrato Gerente de

Contratista
Proyectos
01 08 10 16 19 Agenda
Asignación
E laboración P laneación S upervisión
para Comité de
de Pre- semanal de activa del
arranque de Obra (JSO)
factibilidad Obra proyecto 5 min
Obra
Técnico de Representante Coordinación  Bienvenida
Residente de Obra Arquitecto SR
Seguridad y Calidad Técnico
02 09 11 17
 Gestión de Cambio 5 min
20

Otorgamiento Control de
P laneación
de recursos
de contratos Ejecución de P resupuesto Comité de  Conceptos 20 min
Proveedores / compras Costos y Maestro Mayor de Arquitecto JR /
para la obra Compras Asistente
Servicios Gastos Obreros Bodeguero
Administrativo Cuadrilla Seguridad de Obra
 Rediseño del Proceso 40 min

03 12 18 21
 Herramientas e Indicadores 10 min
Validación / Control y Junta
Actualización Salida de
Control de
semanal de Cuadrilla Oficios
cambios Auxiliar de Bodega
de Diseños Materiales avance Varios  Modelo de Gobierno 10 min

TIEMPO TOTAL 90 min

1 3 Fin

Se el modelo de Se revisó y evalúo la estructura Se revisaron Se capacitó al personal

estableció gestión y
Proyectos.
PASER la Ejecución Ejecución
organizativade
mas los Proyectos,
adecuada para la de puesto en
optimizaron lasconjunto con
funciones de los procesos
involucrado endefinidos.
cada uno
• Planeación, tomando en cuenta los los Jefes de Área,
para de
• Asignación, procesos. nuevos delimitado las • Residentes de Obra
• Seguimiento, responsabilidades de cada • Asistentes
• Evaluación, Se estableció el esquema de participante. Administrativos
• Retroalimentación. contratación ideal para el personal Técnicos.
Todos los procesos fueron en la ejecución de proyectos. Se apoyo al área de RRHH • Bodegueros
debidamente documentados, con el en la actualización de las • Gerente de
objetivo de cualquier consulta o mejora. Se empoderó al área Financiera descripciones de puesto. Proyectos
Para los diagramas de flujo se utilizó la para que sea el controler en la
herramienta Bizagi (free). ejecución de los proyectos.
 PROCESO REUNIONES DE HERRAMIENTAS DE
NEGOCIACIÓN CON
EJECUCIÓN DE CONTROL Y CONTROL Y
PROVEEDORES
PROYECTOS GESTIÓN SEGUIMIENTO

PROCESO EJECUCIÓN DE JUNTAS SEMANAL NEGOCIACIONES CON INFORME SEMANAL

PROYECTOS OPERATIVA (JSO) PROVEEDORES

Presupuesto de Obra Negociación

Unidad Cantidad Precio Proveedor Precio Proveedor Estado de la Estado de Beneficio Fecha de PROYECTO
de Actual actual Propues Nuevo Negociació la la FECHA
Medidad to n Compras Compra
SEMANA
m2 4.000 $67 Graiman $40 Home Vega Teminado Teminado $108.459 oct-16
1. PROGRAMACIÓN SEMANAL DE ACTIVIDADES
1 $59.340 $48.154 Rus h S.A Teminado Teminado $11.186 nov-16

und 21.600 $0,41 Cristian Villalba $0,36 Cris tian Villalba Teminado Teminado $1.080 nov-16
ACT VIDADES DE LA SEMANA
I
und 2.400 $0,40 Cristian Villalba $0,35 Cris tian Villalba Teminado Teminado $120 dic-16 No. Descripción Estado

1 $87.067 $47.067 Teminado Teminado $40.000 dic-16

1 Enlucido mamposteria gradas interior N+0.00 100%

un 57 $268 EDESA $64 FV Teminado Teminado $11.645 ene-17

und 1 $67.563 OTIS $45.955 Teminado Teminado $21.607 ene-17

un 132 $189 EDESA $22 FV Teminado Proceso $22.086

un 128 $237 EDESA $66 FV Teminado Proceso $21.965

Se estableció e implementó el Se reforzó la Junta Semanal Se estableció la mecánica de Rediseño e implementación

proceso de Ejecución de Proyectos, Operativa (JSO), para la revisión y selección de mejores del informe semanal de
integrando herramientas, formatos asignación de actividades al alternativas de proveedores para avance de obra donde se
y comités que permitan un mejor personal de obra. la ejecución de proyectos, colocan los avances de
control y gestión del proceso. - Objetivo de reunión logrando negociaciones que obra respecto al plan,
- Mecánica impactan positivamente en el costo actividades planeadas delas la
Se identificaron las actividades del - Rol de cada involucrado directo. siguiente semana, además
Proceso que pueden Implementación de negociación con de otros temas relacionados
parametrizadas en ser proveedores, obteniendo beneficios con la ejecución del proyecto.
objetivo de tener mayor control.
SAP con acumulados de $214 mil Usd. al
cierre del proyecto.
el
 TABLERO DE
CONTROL

TABLERO DE CONTROL

Se establecieron los principales indicadores a gestionar y

controlar en la Ejecución de Proyectos:
• Cumplimiento al Programa Semanal
• Cumplimiento al Cronograma
• Cumplimiento al Presupuesto de Gastos del Proyecto
• Inventario de Activos

Se desarrolló el tablero de indicadores para gestionar cada uno

de los proyectos.
 PROCESO DE DELIMITACIÓN DE
HERRAMIENTAS Y COMITÉ DE
COMPRAS Y ROLES EN EL
POLITICAS COMPRAS
PAGOS PROCESO

FLUJO DOCUMENTAL ROLES EN EL PROCESO SOLICITUD DE PAGOS COMITÉ DE COMPRAS

Residente de Obra Bodeguero Compras Proveedor

I Solicitud de Compra Orden de

Compra

Guía de Guía de
Remisión Remisión
Recepción

Entrada de
Materiales

- Orden de
Solicitud de Factura Compra
Pago Recepción - Guía de
Remisió
n
Ingreso de - Factura
Factura
1

Se rediseñó el proceso de Se identificaron Se implementó un control para Se estableció un formato

compras y pagos, asegurando las actividades que deben asegurar el pago correcto a para el comparativo
un mejor control de este proceso ser parametrizadas en SAP proveedores. de
cotizaciones de las
core del negocio. para un mejor control del Se como política que el diferentes opciones
Se estableció el flujo documental proceso. estableció
pago a proveedores solo son los analizadas.
para el proceso: días viernes.
- Solicitud de Compra Se delimitaron los roles de Comité de Compras para
- Cotizaciones cada uno de los Pago a Proveedores con base en el el análisis y
- Orden de Compra (contrato) involucrados en el proceso plan de Pagos que se genera cada decisión toma
- Factura, de compras. semana. cotizaciones presentadas
de
- Soportes (recepción del bien o por de
proveedores las y
servicios) Revisión y aprobación del área contratistas.
- Etc. financiera de los pagos solicitados.
Con la implementación de la mecánica de Negociación de Precios con proveedores y contratistas, se han
logrado beneficios por $ 214,917 Usd al cierre del proyecto, solo considerando los proyectos Firenze Torre C y
Primera Etapa Villanueva del Bosque.
Este beneficio representa un 4.9% del costo directo que estaba presupuestado para estas etapas de los
proyectos.
Beneficios
x Renazzo Holding
Negociacio
nes
Proyecto META DEL
Oct-16 Nov-16 Dic-16 Ene-17 Feb-17 Mar-17 Abr-17 May-17 Jun-17 Jul-17 Ago-17 Sept-17 Oct-17 Nov-17 Dic-17 Ene-18 Feb-18 ACUMULADO
PROYECT
O
Firenze - Torre C $ $ 12,266 $ 40,120 $ 33,252 $
108,459 194,09
8
Villanueva del Bosque $0 $ 20,820 $0 $0 $
20,82
0
Riva di Mare $0 $0 $0 $0 $0
Toscana $0 $0 $0 $0 $0
Beneficio Real $ $ 33,086 $ 40,120 $ 33,252 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $ $
108,459 214,91 207,000
7
Beneficios x Negociaciones ($ USD)
$ 300,000

$ 250,000

$ 214,917 $ 207,000
Ahorros a la Fecha
$ 200,000

$ 150,000
$ 108,459
$ 100,000

$ 40,120
$ 50,000 $ 33,086 $ 33,252
$0 $0 $0 $ $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
0 $0
$0
Oct-16 Nov-16 Dic-16 Ene-17 Feb-17 Mar-17 Abr- May-17 Jun-17 Jul-17 Ago-17 Sept-17 Oct-17 Nov-17 Dic-17 Feb-18 ACUMULADO META DEL
17 Ene-18
PROYECTO
 Con la implementación del COPAC de gastos se ha logrado al momento $92,128 Usd de beneficios, es
decir $23,032 usd mensuales de beneficios.
Si continuamos con esta tendencia se tendrían beneficios anuales de hasta $276,384.
COPAC de Gastos azzo Hol

META
Beneficios USD $ Sept-16 Oct-16 Nov-16 Dic-16 Ene-17 Feb-17 Mar-17 Abr-17 May-17 Jun-17 Jul-17 Ago-17 Sept-17 Oct-17 Nov-17 Dic-17 Ene-18 Feb-18 ACUMULADO DEL
PROYECT
O
CUENTAS - SACI $ 3,387 $ 3,387 $ 3,387 $ 3,387 $ 13,546 $ 26,000
CUENTAS - SAP $ 19,645 $ 19,645 $ 19,645 $ 19,645 $ 78,582 $ 141,700
TOTAL $ 23,032 $ 23,032 $ 23,032 $ 23,032 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $ 92,128 $ 167,700

Beneficios del COPAC

$ 180,000 $ 167,700

$ 160,000

$ 140,000

$ 120,000
$ 100,000 $ 92,128
Ahorros a la Fecha
$ 80,000

$ 60,000

$ 40,000
$ 23,032 $ 23,032 $ 23,032 $ 23,032
$ 20,000
$ $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
0
$0
$0
Sept-16 Oct-16 Nov-16 Dic-16 Ene-17 Feb-17 Mar-17 Abr-17 May-17 Jun-17 Jul-17 Ago-17 Sept-17 Oct-17 Nov-17 Ene-18 Feb-18 ACUMULADO META DEL

Dic-17
PROYECTO
Comercial
 PLAN MAESTRO Y CREACIÓN DEL
PRESUPUESTO DE PLAN DE
CREACIÓN DEL PAQUETE DE
VENTAS MERCADEO
ÁREA DE VENTAS VENTAS

PRESUPUESTO DE VENTAS PLAN DE MERCADEO POR CAPACITY PLAN EMAILING-PLANTILLAS DE

POR PROYECTO PROYECTO COMERCIAL CORREO

Se definieron presupuestos de Se definieron planes de mercadeo Se la estructura Se diseñó e implementó el paquete

ventas por proyecto tomando en
cuenta las obligaciones de pago
de RENAZZO.
Se realizó una revisión y consenso
de presupuesto con la Fuerza
Comercial (Coordinadoras de
Ventas) para la definición de
metas de ventas por asesor.
Se estableció el proceso de
definición del presupuesto de
ventas.
para cada uno de los proyectos establece comercial, cada de ventas de cada uno de los
vigentes. organizativa fuerza comercial proyectos identificando los
proyecto con beneficios, características y
Se implementaron iniciativas de dedicada. mercado objetivo.
publicidad con el objetivo llegar al Definición del Capacity
segmento deseado y cumplir con el Plan Comercial El paquete de ventas incluye:
Presupuesto de Ventas. estableciendo
número de Asesoresel requeridos Emailing, Plantillas de Correo,
para el cumplimiento de los Carpetas, Cotizadores, Videos y
Se establecieron objetivos de objetivos de Ventas. Presentaciones; material de apoyo
primeros contactos por cada una para los Asesores, reduciendo el
de las Iniciativas de Publicidad así Se diseñan los ratios de tiempo administrativo
como el monitoreo y control a través conversión de ventas de cada estandarizandoy la imagen
de Indicadores. uno de los proyectos. corporativa.
 ASIGNACIÓN DE IDENTIFICACIÓN Y
OBJETIVOS DE ASIGNACIÓN DE CAPACITACIÓN PASOS DE LA
VENTAS Y METAS DE TURNOS TÉCNICA Y CLINICAS VENTA
PRODUCTIVIDAD DE VENTAS

METAS Y OBJETIVOS EN TABLERO ASIGNACIÓN DE TURNOS CAPACITACIÓN TÉCNICA SCRIPTS DE VENTAS

DE CONTROL MANEJO DE OBJECIONES

Con el Presupuesto Se rediseña el proceso Se identifican las debilidades de

de Ventas por de Asignación de
Proyecto selos objetivos de
definieron Turnos
implementando actividades para
Ventas así como las metas la prospección activa de los
de Productividad: Asesores como: Volanteo, visitas
• Metas de a empresas, llamadas de base de
Primeros datos, envío de correos.
Contactos
• Metas de Prospectos Se definen los días de mayor
• Objetivos de ventas rotación en los proyectos para
cubrir con mayor número de
Asesores aumentando en Monte
Abruzo y Toscana los días de
Atención.
Se Implementaron los Scripts
los Asesores de Ventas y se
de Prospección, Pasos de la
realizan capacitaciones técnicas
Venta y Seguimiento al Cierre
en Manta y en Quito; a los Asesores de Ventas.
cuadros
de acabados, recorridos en
obra para la revisión de
Se definen en conjunto con las
avances y revisión los
Coordinadoras de Ventas las
de planos.
Objeciones mas comunes; se
establece la mecánica para el
Se realizan clínicas de ventas manejo de estas objeciones.
en: prospección de clientes,
pasos de la ventas, cierres de
ventas y manejo de
objeciones.
 ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN ACTUALIZACIÓN MODELO DE
DE LA VENTA DE LA CARTERA DE INDICADORES GOBIERNO

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN PLANTILLA DE SEGUIMIENTO TABLERO DE CONTROL E JUNTA SEMANAL

DE LA VENTA A CLIENTES INDICADORES OPERATIVA Y JSA

Se rediseña el proceso de Se implementaron plantillas de Diseño de Indicadores de Se implementa la Junta Semanal

Administración de la venta
designando actividades y
responsables para la mejora
en la gestión de la reserva
hasta que se logra la
promesa de compra-venta.
seguimiento a clientes para cada
uno de los Asesores de Ventas.
Se ingresan y actualizan las plantillas
en la carpeta de Dropbox para que las
Coordinadoras controlen y gestionen
la venta diariamente.
Revisión semanalmente de la cartera,
verificando el aumento de primeros
contactos, clientes seguimiento largo
plazo y prospectos seguimiento corto
plazo y listos para reserva.
Gestión para evaluar a cada uno
de los integrantes el Área
Comercial.
Se implementan indicadores para
detectar desviaciones y tomar
decisiones con planes de acción
y responsables.
Operativa donde se revisan
indicadores de cumplimientos a
objetivos por Asesor y se definen
estrategias comerciales para
mejorar las desviaciones
detectadas.
Se implementa la Junta Semanal
de Avance donde se revisan los
indicadores Estratégicos en
conjunto con el
General. Gerente
Con la implementación de los sistemas de trabajo en el Área Comercial se ha logrado incrementar la venta en los
proyectos:

Villanueva del Bosque: de Ene-Feb del 2016 se vendieron 8 inmuebles, ahora en el 2017 se llevan 18
ventas, es decir un 125% más.

Monte Abruzo: en el 2017 se han logrado 3 ventas.

A la fecha estas ventas representan un beneficio (Utilidad Neta Sobre Ventas) de 102,395 Usd.

Ventas Villanueva del

Bosque 15% Ventas Monte Abruzzo 4%

Mes Dic-15 Ene-16 Mes Dic-15 Ene-16

PERIOD PERIOD
Unidades Vendidas 6 2 Unidades Vendidas 0 0
O O
BASE Monto Vendido $ $374,879 $114,200 BASE Monto Vendido $ $0 $0

Mes Dic-16 Ene-17 Mes Dic-16 Ene-17

Unidades Vendidas 14 4 Unidades Vendidas 2 1

BENEFICIOS Monto Vendido $816,243 $212,266 BENEFICIOS Monto Vendido $367,000 $170,000
Var. Año pasado $441,364 $98,066 Var. Año pasado $367,000 $170,000
Beneficio Real (Utilidad) $66,205 $14,710 Beneficio Real (Utilidad) $14,680 $6,800
Beneficio Acumulado $66,205 $80,915 Beneficio Acumulado $14,680 $21,480
Beneficios económicos
 Proyecto
Principales resultados
Delimitación y formalización de roles y funciones en las áreas, a partir del rediseño de obtenidos
procesos.
Implementación de un sistema de trabajo en el Área Comercial enfocado a la conversión prospectos-clientes en cada
uno de los proyectos, a través de la definición de estrategias para los cierres de venta.
Definición de metas de prospectos-clientes para cada uno de los Asesores Comerciales.
Incremento del 125% en las ventas en Manta y reactivación de ventas de los proyectos en Quito (Monte Abruzzo, Firenze).
Implementación de un sistema de trabajo en el Área de Ejecución de Proyectos que mejora el cumplimiento de
las
actividades semanales de ejecución de Obra.
Definición de herramientas de negociación que han logrado optimizar los costos en los proyectos en un 4.9% a la fecha.
Optimización del proceso de compras en los proyectos constructivos, asegurando su alineación al cronograma y
presupuesto de obra.
Consolidación del Área de Planning para optimizar la planeación, ejecución y control financiero de los proyectos
constructivos.
Implementación de COPAC enfocado al control y reducción de gastos que a la fecha ha logrado un ahorro de 10.1%
sobre los gastos administrativos.
Estas mejoras equivalen en términos financieros a un retorno sobre la inversión (ROI) al finalizar el proyecto de
1.7:1
y si los resultados continúan con esta tendencia por los siguientes 12 meses el ROI sería de 4.5:1.
 Proyecto
Método de Evaluación Financiera