Programa de Voluntariado Corporativo

Diciembre 2013

1
 Índice
1. Implementación de un programa de
voluntariado corporativo.
A. Fases.
B. Servicios contratados.

2. Desarrollo y despliegue.
A. Planeamiento estratégico.
B. Implementación del piloto.
C. Implementación a largo plazo.
 Implementación de un
1 programa de voluntariado
corporativo.
A. Fases.
B. Servicios contratados.
 Fases

4.
1. Planeamiento 2. Diseño y plan
3. Piloto Implementación
Estratégico operativo
a largo plazo

De 1 a 2 meses De 1 a 2 meses 1 año Del año 2 en adelante

•Evaluación
•Mejora continua
 Servicios contratados
A través de un proceso de asesoría y consultoría proponemos el diseño
del programa de voluntariado corporativo en Centenario.

Diagnóstico y PE y diseño del Evento de

revisión programa de voluntariado
documentaria voluntariado
(Junio - Julio) (Julio - Octubre) (Octubre)

Julio - Agosto Agosto - 12 de Octubre

Noviembre
 Desarrollo y despliegue.
2 A. Planeamiento estratégico.
i. Análisis.
ii. Propuesta.
B. Implementación del piloto.
i. Evento de voluntariado.
ii. Comité de voluntariado.
iii. Implementación a largo plazo (propuesta)
 Desarrollo y despliegue
Trabajo de planeamiento con el equipo de RS de la empresa, para el
Descripción posterior diseño, planeamiento operativo e implementación del
programa.
Permite asegurar que estamos formulando alineado al negocio y
Objetivo maximizando el valor para la empresa, la comunidad y los
voluntarios.

Diagnóstico. Planeamiento estratégico

• 1 encuesta realizada a 172 • Reporte diagnóstico.

colaboradores a nivel nacional
(47% de la planilla del Grupo).
• 6 entrevistas a gerentes
(potenciales clientes
internos).
• Revisión documentaria sobre
RSE y lineamientos
estratégicos de la empresa.
• Propuesta de estructura del
programa.
• Taller de elaboración conjunta
con clientes internos (ACTV
facilita y CENTENARIO define).
• Documento de Plan
estratégico.
Planeamiento
estratégico
 Análisis
¿Qué necesidades de los COLABORADORES puede ayudar a atender el
programa de voluntariado corporativo en CENTENARIO?
 Trascendencia. Satisfacción por ayudar a otros.
 Desarrollar y/o poner en práctica habilidades y competencias:
compromiso, empatía, trabajo en equipo y liderazgo.
 Análisis
¿Qué necesidades de la COMUNIDAD puede ayudar a atender el
programa de voluntariado corporativo en CENTENARIO?
 Empleabilidad. Oportunidad de adquirir conocimientos y capacidades que
le permitan brindar servicios de forma independiente o ser contratados
por otros.
 Apoyo técnico. Ayuda en el diseño de sus espacios públicos o contribución
en el mantenimiento de las mismas, especialmente en comunidades de
bajos recursos.
 Análisis
¿Qué necesidades de la EMPRESA puede ayudar a atender el programa
de voluntariado corporativo en CENTENARIO?
 Familiarizar a los colaboradores con la política de RS. Que sean voceros y
embajadores.
 Fortalecer la imagen del GRUPO. Posicionar a la empresa entre sus
clientes, aliados y proveedores con las características que esta ya posee:
buena reputación.
 Contribuir con la integración entre las áreas y empresas del GRUPO.
Especialmente, “acelerar” la integración de MZ.
 Facilitar la puesta en práctica de competencias como la innovación,
vocación de servicio, empatía, entre otras identificadas como CORE.
 Contribuir con el servicio “post venta”. Mantener el vínculo con las
familias que adquieren propiedades.
 Contribuir con el buen relacionamiento con las comunidades en las zonas
de intervención de la empresa.
 Propuesta
Misión.
YO ACTUO desarrolla experiencias de voluntariado innovadoras
que fortalecen el trabajo en equipo y la vocación de servicio de
los colaboradores y logra un impacto positivo en la sociedad.

Visión.
YO ACTUO es reconocido, por los colaboradores y clientes del
Grupo Centenario, por el alto impacto que genera el programa
en la sociedad y en la empresa.
 Propuesta
Objetivos estratégicos.
Misión.
Diseñar e implementar
YO ACTUO desarrolla experiencias de
voluntariado innovadoras que fortalecen acciones de voluntariado
el trabajo en equipo y la vocación de innovadoras.
servicio de los colaboradores y logra un
impacto positivo en la sociedad. Facilitar el desarrollo de
competencias a través del
Visión. aprendizaje vivencial.
YO ACTUO es reconocido, por los
colaboradores y clientes del Grupo Evaluar el impacto y ROI que
Centenario, por el alto impacto que
genera el programa en la sociedad y en la
genera el programa.
empresa.
Posicionar el programa en
todos los stakeholders.
 Propuesta
Objetivos Estratégicos 2014 2015 - 2017
Diversificar las acciones.
Diseñar e implementar
Incrementar la participación.
acciones de voluntariado Agentes de cambio.
Promover voluntariado
innovadoras. emprendedor

Plan de desarrollo de Plan de desarrollo de

Facilitar el desarrollo de competencias (vincular a RRHH). competencias (vincular a RRHH).
competencias a través del Promover la participación de Promover la participación de
aprendizaje vivencial. equipos mixtos inter-empresas. equipos mixtos inter-empresas.

Evaluación de impacto: histórico

Evaluar el impacto y ROI de acciones. Monitoreo, evaluación y reporte.
que genera el programa. Línea de base y plan de monitoreo Aplicación a reconocimientos.
y evaluación.

Plan de comunicación interna:

Posicionar el programa en posicionarlo como programa top Red de líderes o coordinadores.
todos los stakeholders. para colaboradores. Plan de comunicación externa.
Instalar Comité de Voluntariado.
 Propuesta
OE 1:
Diseñar e implementar acciones de voluntariado
innovadoras.

Acciones:
1. Organizar 1 campaña y 2 eventos para lograr participación masiva.
2. Organizar 1 proyecto corporativo para asegurar el uso de habilidades
profesionales de los voluntarios y le agregue valor a otras iniciativas de
RSE de la empresa.
3. Organizar 1 fondo concursable que incluya capacitación en innovación
para promover los emprendimientos.
4. Promover la participación en Semillas Voluntarias.
5. Instalar un Comité de Voluntariado.
6. Evaluar la calidad y la satisfacción de los voluntarios.
7. Reconocer el trabajo de los voluntarios.
 Propuesta
OE 2:
Facilitar el desarrollo de competencias a través del
aprendizaje vivencial.

8. Definir el set de competencias esperadas a desarrollar alineado con

RRHH.
9. Desarrollar herramientas para el aprendizaje vivencial para los
diferentes momentos del programa.
10. Diseñ ar las acciones para promover la empatía, vocació n de
servicio, innovació n y trabajo en equipo.
11. Organizar todas las actividades buscando equipos mixtos de
trabajo.
12. Evaluar las competencias desarrolladas.
13. Evaluar el impacto en el clima (incluir pregunta en encuesta anual)
 Propuesta
OE 3:
Evaluar el impacto y ROI que genera el programa.

14. Analizar los resultados e impactos que las iniciativas de RSE y

RRHH han tenido en un periodo de tiempo determinado.
15. Elaborar una línea de base y trazarse metas de crecimiento anual
para el programa de voluntariado.
16. Diseñ ar el plan de monitoreo & evaluació n y asegurar su aplicació n
a través del equipo gestor, voluntarios y asesores externos.
17. Aplicar a reconocimientos y concursos empresariales.
18. Evaluar el impacto en el clima (incluir pregunta en encuesta anual)
 Propuesta
OE 4:
Posicionar el programa en todos los stakeholders.

19. Validar el logo y los elementos de identidad del programa con

todos los pú blicos objetivo (colaboradores, clientes).
20. Elaborar un Plan de Comunicaciones (interno y externo).
21. Dar a conocer el programa y sus beneficios en los líderes de la
empresa.
22. Instalar un Comité de Voluntariado que contribuya con esta y otras
funciones.
23. Organizar todas las actividades buscando equipos mixtos de
trabajo.
24. Reconocer el trabajo de los voluntarios.
 Propuesta
Objetivos Estratégicos Indicadores

Diseñar e implementar # de acciones implementadas.; # de voluntarios inscritos y

activos; # de participaciones; % de voluntarios / planilla; #
acciones de voluntariado de propuestas de voluntarios; Resultados de encuestas de
innovadoras. satisfacción; # horas de capacitación

Facilitar el desarrollo de % de crecimiento en competencias específicas y casos

competencias a través del analizados; # de propuestas de voluntarios; grado de
aprendizaje vivencial. relación entre voluntariado y clima

# de beneficiarios; Valor S/. Entregado; grado de relación

Evaluar el impacto y ROI entre voluntariado y clima; # de reconocimientos aplicados;
que genera el programa. % de reconocimiento aplicados / ganados; % de recordación
del programa.

Posicionar el programa en # de reconocimientos entregados a voluntarios; % de

recordación del programa; Resultados de encuestas de
todos los stakeholders. satisfacción
Implementación
del piloto
 Evento de voluntariado en AAHH
“Los Cipreses”, San Benito, Carabayllo
Sábado 12 de octubre
 Indicadores
Datos Generales
Fecha de evento Sábado 12 de octubre de 2013
Lugar Carabayllo- Sector Lomas de Carabayllo
Socio Estratégico AAHH “Los Cipreses”
78 colaboradores de 3 empresas: Centenario, Paz Centenario , Paz Centenario
Voluntarios a movilizar
Global
Beneficiarios 320 personas del AAHH “Los Cipreses”, ubicado en la cuarta etapa del sector
San Benito, del distrito de Carabayllo
Indicadores
 
Objetivos Indicadores Centenario Paz Paz Centenario TOTAL
Operativos Centenario Global
# de cupos voluntarios 54 20 26 100
# de voluntarios inscritos 44 9 25 78
# de voluntarios participantes
Participación 39 6 21 66
% de asistencia 88.6% 66.6 % 84 % 84.6 %
% de inasistencia 11.4% 33.4 % 16 % 15.4 %
Socios
# de socios participantes 1 1
Estratégicos
 Indicadores
Objetivos Sociales Indicadores Total
# de talleres brindados para niños:
• Cuentacuentos 2
• Loncheras nutritivas
Educación # de talleres vinculados a temas técnicos para jóvenes
1
• Taller de gasfitería básica
# de locales educativos mejorados o implementados
• Pronoei 1
Mejora de # de locales comunales mejorados o implementados
1
infraestructura • Local Comunal
# de talleres brindados
1
• Artístico (pintado de macetas)
# de plantas sembradas
Medio ambiente • 500 Plantas señoritas 520
• 18 Cucardas
• 02 Cipreses
Inversión social # de horas Voluntarias 462

Cantidad de voluntarios
Labores realizadas Horas Promedio Total
Movilizados
Evento 66 7 (*) 462

(*) Desde 07:30 a.m. hasta 02:30 p.m.

 Evaluación de los voluntarios
Los resultados de la encuesta muestran alto grado de satisfacción en los voluntarios.
El 52% de voluntarios califica la actividad como “muy buena”, un 43% lo considera
“buena” y solo un 3% lo califica como “regular”. Más del 80% de los voluntarios
encuestados consideran que la actividad fue muy positiva.

Expresaron que el impacto de la actividad fue significativo: el 60% lo calificó como

“muy bueno”, y el 38% lo consideró “bueno”. Además, el 89% de los voluntarios
señalaron que la actividad contribuyó a sentirse orgullosos del lugar donde trabajan.

El 100% de los voluntarios encuestados expresaron que participarían nuevamente en

una actividad de voluntariado.

Fue sumamente gratificante porque, entre otros temas, les ha permitido conocer una
realidad distinta, ser empátícos y fortalecer su compromiso social y solidaridad con
poblaciones vulnerables (niños, niñas y familias en situación de pobreza).
 Evaluación de los gestores
¿Qué funcionó?
 La comunidad estuvo bien elegida.
 La intervención se realizó en una comunidad y no solo en un PRONOEI.
 Las actividades con la comunidad fueron acertadas. Con respecto a los talleres
hubo interés de la comunidad para que se repitan.
 Los buses (modernos y limpios), baños portátiles y emergencia estuvieron ok.
 Respuesta rápida de ACTV para coordinar con la comunidad y proveedores.
 Trabajo a detalle (experiencia del equipo de ACTV)
 Voluntarios pilas, cuidadosos y animosos.
 Participación de la comunidad (muy buena capacidad de organización).
Convocatoria por parlantes fue exitosa.
 Enfatizar en la integración a los colaboradores
 Colocar reflexión de problemas identificados y propuestas en el frontis de
PRONOEI.
 Indicaciones dadas a líderes antes de la partida del bus.
 Evaluación de los gestores
¿Qué no funcionó?
 La aprobación tardía del diseño y presupuesto del evento.
 Comunicación y coordinación con CENTENARIO fue compleja.
 No estar enterados de los avances de la convocatoria.
 No contar con información para hacer coordinaciones: teléfonos o correos.
 El pedido tardío de no considerar la actividad de juegos.
 La dispersión generada al final de la foto de cierre
 Faltaron tallas S de polos.
 Faltó bloqueador.
 Haber dejado buses con las puertas abiertas.
 Área ocupada para el pintado del salón N°2.
 Demoró la redistribución de materiales.
 Falta de materiales (pintura y brochas).
 Cerco incompleto (presión de un dirigente)
 Sembrado de plantas (complicado por el tipo de suelo rocoso).
 Tiempos: inicio, recorrido y fin no se cumplieron.
 El almuerzo proporcionado por la comunidad: se había pedido no hacerlo pero
igual lo realizaron y retrasó.
 Los grupos de trabajo requirieron mayor seguimiento.
 Evaluación de los gestores
¿Qué haríamos diferente?
 Cumplimiento del plan y deadlines.
 Asegurar la disponibilidad para coordinar y comunicar avances y retrasos.
 Mejorar distribuciones de tareas con Centenario.
 Contar con un directorio de contactos.
 Contar con banner de todas las empresas
 Control de los tiempos más exhaustivo.
 Comprar material extra plus.
 Incrementar las acciones de transferencia de capacidades, acorde al perfil de los
colaboradores.
 Mayor seguimiento a los grupos de trabajo: antes y durante.
 Mejorar capacitaciones (elementos motivadores, contar con especialistas,
descentralizarlas).
 Comité de voluntariado
Equipo formado por colaboradores del Grupo Centenario con experiencia e interés
en los temas de voluntariado, responsabilidad socia y gestión del talento, y que por
su rol en la empresa pueden contribuir a su posicionamiento y crecimiento.

Tiene a su cargo definir la estrategia, planificar las actividades y ser activos

promotores del programa. Sus principales responsabilidades son:
 Planificar y gestionar las acciones del programa, analizando las necesidades,
formulando objetivos y estrategias.
 Convocar, organizar, motivar y animar a la participación voluntaria de los
colaboradores en el programa.
 Evaluar resultados y seguimiento a las acciones realizadas.

Se deberá considerar las siguientes pautas para su conformación:

 Mínimo 5 y máximo 9 colaboradores del Grupo Centenario.
 Al menos 4 colaboradores que ocupen cargos de jefaturas o afines.
 Equilibrio de género.
 Reuniones periódicas para concretar los avances y pasos a seguir en el programa.
Implementación
a largo plazo
 Modelo de programa
(+)
Nivel de gestión aplicada

a
p res
em Agente
i osy
n ta r de
lu
vo Cambio
a d,
u ni d Voluntariado
om
e nc emprendedor
to Voluntariado en
p ac • Concurso de proyectos.
Im proyectos • Fondos desafío
• Capacitación Mypes. • Escuela de Lideres
Sociales.
Voluntariado • Proyectos
corporativos.
en eventos • Proyectos en ONG
• Construir un aliadas.
nido,
Campañas implementar
para una biblioteca,
construir un
voluntarios parque.
• Navidad, Asociación Trabajo Voluntario 2000 - 2013
emergencias,
recaudación de
fondos. Nivel de compromiso
(+)
 Plan estratégico
Misión.
YO ACTUO desarrolla experiencias de Objetivos estratégicos.
voluntariado innovadoras que
Diseñar e implementar acciones de
fortalecen el trabajo en equipo y la
voluntariado innovadoras.
vocación de servicio de los
colaboradores y logra un impacto Facilitar el desarrollo de
positivo en la sociedad. competencias a través del
aprendizaje vivencial.
Visión. Evaluar el impacto y ROI que genera
YO ACTUO es reconocido, por los el programa.
colaboradores y clientes del Grupo
Centenario, por el alto impacto que Posicionar el programa en todos los
genera el programa en la sociedad y stakeholders.
en la empresa.
 Plan estratégico
Objetivos Estratégicos 2014 2015 - 2017
Diversificar las acciones.
Diseñar e implementar
Incrementar la participación.
acciones de voluntariado Agentes de cambio.
Promover voluntariado
innovadoras. emprendedor

Plan de desarrollo de Plan de desarrollo de

Facilitar el desarrollo de competencias (vincular a RRHH). competencias (vincular a RRHH).
competencias a través del Promover la participación de Promover la participación de
aprendizaje vivencial. equipos mixtos inter-empresas. equipos mixtos inter-empresas.

Evaluación de impacto: histórico

Evaluar el impacto y ROI de acciones. Monitoreo, evaluación y reporte.
que genera el programa. Línea de base y plan de monitoreo Aplicación a reconocimientos.
y evaluación.

Plan de comunicación interna:

Posicionar el programa en posicionarlo como programa top Red de líderes o coordinadores.
todos los stakeholders. para colaboradores. Plan de comunicación externa.
Instalar Comité de Voluntariado.
 Programa Yo Actúo
(+)
Nivel de gestión aplicada

resa
p
em Agente
i osy
ta r de
o lu n
d,v Cambio
id a
mu
n Voluntariado
o
e nc emprendedor
to Voluntariado en
p ac • Fondos desafío para
Im proyectos pequeñas iniciativas a
favor de la comunidad.
• 1 proyecto corporativo: Enfocado en
“Lectura en parques”.
Voluntariado • 1 proyecto nuevo enfocado
innovación. Podría
vincularse a alguna
en eventos en la transferencia de campaña como las de
conocimiento a la reciclaje.
• 1 Evento al comunidad y temas de • Promoción de Semillas
año emprendimiento. Voluntarias.
Campañas para
voluntarios
• Desayuno navideño.
• La Hora del Planeta.
2014
• Reciclaje. Asociación Trabajo Voluntario 2000 - 2013
• Donación de útiles.
2013 Nivel de compromiso

(+)
 Cronograma global 2014
Voluntariados E F M A M J J A S O N D

Comité de Voluntariado X X X X
La Hora del Planeta X
Proyecto de lectura en Parques X X
Evento 2 X X
Campaña Reciclaje
Proyecto 2 X X
Fondo Desafío X X X
Desayuno navideño X
Plan de comunicaciones X X X X X X X X X X X X
Desarrollo de competencias X X X X X X X X X
Evaluación X X X X X X X X X X X X
 Procedimiento

Ejecución
Inscripción de Diagnóstico de de la
voluntarios necesidades actividad

Programación de Convocatoria Reporte de

actividades a voluntarios evaluación
 Inscripción de voluntarios
Todos los colaboradores del Grupo Centenario con sensibilidad social, comprometidos con su
comunidad, y que estén alineados con las finalidades del Programa YO ACTÚO pueden participar
del mismo. Se fomenta además la participación de sus familiares o amigos como acompañantes
cuando la actividad lo permita.

El colaborador que desee inscribirse en el programa, deberá hacerlo a través del buzón del
voluntariado. Al momento de la inscripción, deberán llenar una serie de datos que servirán para
conocer las predilecciones de los voluntarios al momento de programar actividades. Esta
inscripción se realiza una sola vez y permitirá al colaborador acceder al calendario de actividades
y a las convocatorias de todas las actividades del programa.

Las convocatorias para cada actividad del programa serán difundidas a través de correo interno a
todos los colaboradores, no solamente a los inscritos en el programa. Sin embargo, para poder
participar en ellas, primero deberán proceder con su inscripción en el programa y luego en la
actividad.
 Programación de actividades
El Comité de Voluntariado YO ACTÚO será el encargado de aprobar la planificación y contribuir
con las actividades del programa a lo largo del año. La propuesta de plan es diseñada y
presentada por el Equipo Gestor.

Cada actividad debe considerar un documento de propuesta (BRIEF) que será aprobado por el
Comité. Una vez aprobado se le encargará el diseño a un integrante del Equipo Gestor, un
voluntario o un especialista contratado ad-hoc.

El documento de DISEÑO deberá incluir un presupuesto y plan de trabajo. Algunas tareas podrían
recaer en miembros del comité de forma voluntaria.
 Diagnóstico de necesidades
El diagnóstico de necesidades:
 Brinda información inicial de una comunidad en un momento determinado.
 Explica directamente el motivo o causa de la situación actual de la comunidad.
 Facilita la intervención de los voluntarios para cambiar una situación real.
 Brinda información relevante para el DISEÑO de una actividad y, en algunos casos, es necesaria
para la elaboración del BRIEF.

Para realizar el diagnóstico se realizan los siguientes pasos:

 Mapeo y visita de posibles grupos de beneficiarios.
 Reuniones con organizaciones o instituciones aliadas. Levantamiento de información con sus
programas de atención, definiendo las características de su población y sus principales
problemas.
 Elaborar una propuesta preliminar de diagnóstico que contenga parámetros generales como:
ubicación, comunidades, características de la población (viviendas, servicios básicos, vías de
acceso), croquis del lugar, situación de espacios comunitarios, problemática de la población,
propuesta de intervención en la zona.
 Visita de diagnóstico para validar y complementar la información con los líderes y
organizaciones sociales de base. Este momento incluye el registro fotográfico.
 Convocatoria a voluntarios
Definir un plan, los mensajes y su estilo (convencional o cálido y motivador pensando en el
programa), los canales y la programación.

Canales que se pueden utilizar:

 Activaciones en oficinas.
 Boca a boca.
 Buzón voluntariado (correo masivo y filtrado por perfil de voluntario).
 Charlas informativas y/o capacitación.
 Correo de la empresa (RRHH), o desde el buzón de un integrante de la alta dirección.
 Intrigas a través de medios virtuales.
 Otras piezas: videos, entrevistas, etc.
 Otros canales: voluntarios líderes, redes sociales, etc.
 Página web del programa o intranet de la empresa (uso de pop up).
 Piezas gráficas (en murales, pasadizos, ascensores, lobby, baños, etc.).
 Ejecución del voluntariado
La ejecución de la actividad presenta una complejidad distinta que depende del tipo de actividad.

5 tareas que no deben omitirse en cualquier ejecución:

 Contar con una lista de actores involucrados, con plazos y tareas bien definidas, y asegurar el
seguimiento.
 Mantener una comunicación continua y fluida con los responsables para identificar a tiempo
las dificultades y resolverlas.
 Velar por la experiencia óptima del voluntario. Lo que implica tomar una decisión sobre
elementos motivadores, transferencias de capacidades y espacios de reflexión que permitan su
crecimiento.
 Tomar lista, recoger imágenes y testimonios durante el proceso para utilizarlos como insumos
de la evaluación y también para la comunicación ya que son elementos que pueden inspirar a
otros.
 Control del gasto según lo planificado en el DISEÑO.
 Reporte de evaluación
Al final del período de voluntariado (año cronológico o año fiscal), se deberá elaborar un reporte
final del programa en el que describirá sus lecciones, experiencias y recomendaciones para la
mejora del programa.

Es importante incorporar la mirada de todos los stakeholders (empresa, voluntarios, comunidad y

socio estratégico) mediante el uso de herramientas cualitativas y cuantitativas.

Un informe de cierre puede incluir las siguientes secciones:

 Base de datos con la asistencia final de voluntarios.
 Indicadores de cada una de las actividades y acumulados.
 Percepciones sobre el impacto.
 Impacto real generado.
 ROI (retorno de la inversión social).
 Recomendaciones.
 Gracias.

Formando una generación de personas

que quieren y pueden mejorar el mundo.

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