TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

1. ORGANIGRAMA
2. MANUALES
3. PROCEDIMIENTOS
4. DIAGRAMA DE FLUJO
5. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES
6. ANALISIS DE PUESTOS
1. ORGANIGRAMA
 Conocidos como grafica de
organización o cartas de organización.

 Son representaciones graficas de la

estructura formal de una organización.

 Muestra: niveles jerárquicos,

obligaciones y la autoridad existente.
 Por Por
Por área
Objetivo contenido
Estructurales: Muestran
solo la estructura Esquemáticos: Contienen
Generales: Presentan toda la
administrativa de la empresa solo los órganos principales,
organización, también
se elaboran para el publico
llamadas cartas maestras
(No contienen detalles)
Funcionales: Indican el
cuerpo de la grafica, además
de las unidades de los
departamentos
Departamentales:
representan a la organización Analíticos: Mas detallados y
Especiales: Se destaca de un departamento o técnicos
alguna característica sección
 3 FORMAS DE REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS

 Vertical: Los niveles 1

jerárquicos quedan 3
determinados de arriba abajo
 Horizontal: Los niveles se
representan de izquierda a
2
derecha
 Mixto: Se utiliza por razones de
espacio, tanto horizontal como
el vertical
2. MANUALES

Son documentos detallados

que contienen en forma
ordenada y sistemática.

Información acerca de la
organización de la empresa
 TIPOS

 DE ORGANIZACIÓN(GENERAL O ESPECIFICO): Si corresponde a un departamento o sección debe anotarse el

nombre de éste.

 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

 DE PROCEDIMIENTOS
UTILIDAD
Describe la
Ayudan a la Reducen costos al
estructura de
coordinación incrementar la
funciones (Empresa
interdepartamental eficiencia
o Depto)

Uniforman y
Son una fuente Son fuente de
controlan el
consulta y un
cumplimiento de las de información adiestramiento
funciones

Delimitan Aumentan la
actividades, eficiencia de los
responsabilidades y empleados (Que y
funciones Como se debe hacer)
CONTENIDO
Generalmente
contienen Portada
Índice de contenido
Introducción
Objetivo
Cuerpo del manual
Anexos
Glosario
Simbología
3. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos
establecen el orden
cronológico y la secuencia
de actividades que deben
seguirse en la realización
de un trabajo repetitivo
Determinan el orden cronológico que deben seguir las
actividades

Promueven la eficiencia y especialización

Delimitan responsabilidad y evitan la duplicidad de

actividades

Determinan como deben ejecutarse las actividades y

también cuando y quien debe realizarlas

Son aplicables en actividades que se presentan

repetitivamente
 4. DIAGRAMA DE FLUJO
 También conocidos, como gráficas de
flujo

 Se puede definir como la presentación

simbólica y grafica de la secuencia
lógica que se sigue en un conjunto de
actividades, documentos, archivos y los
puestos de trabajo que intervienen en un
procedimiento detallado.
IMPORTANCIA

Registra y Erradica la duplicidad Elimina o reduce el Mayor rapidez en

transmite sin de esfuerzo y retraso los conflictos toma de decisiones
distinciones actividades

Los trabajadores
Ayuda a la mejor y
sintetitación de Evita la consulta eficientemente sus
actividades labores

Ayudan en la
inducción al puesto y
Genera coordinación Uniforma y controla en el adiestramiento y
de las áreas el cumplimiento de Fomenta la capacitación
responsables las actividades comunicación formal
5. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE
ACTIVIDADES
 A través de esta técnica
se analizan los puesto
que integran un
departamento o sección,
para lograr una división
de funciones y mejorar
la estructura de los
grupos de trabajo.
FORMULACIÓN
Se elabora una lista de deberes o actividades

Pasos Se hace una lista de las grandes tareas que corresponden a cada persona

Se vacía dichas listas en la forma de carta de distribución

Se complementa la información con la observación y la entrevista

Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponde a cada persona

Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, redistribuirse, etc.

Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro

6. ANALISIS DE PUESTOS
 Es un cuestionario que se sirve
para obtener información sobre
los componentes del puesto.

 Esta determinado como un patrón

o modelo en cuento sus rubros, en
cuanto sus rubros, pero se diseña
según las características propias
del puesto.
 Información del puesto Aspectos generales del puesto

Descripción genérica Definición breve de las actividades del puesto

Cuestionario Descripción especifica Exposición detallada de las actividades

Precisa los requisitos que debe satisfacer el

Requisitos del puesto
trabajador

Características necesarias que debe tener la persona

Perfil del puesto para desempeñar el puesto ( edad, estado civil,
sexo, rasgos físicos y psicológicos, etc)
ANÁLISIS DE PUESTO

Es una técnica en la que se

reclasifica
pormenorizadamente las
labores que se desempeñan en
una unidad de trabajo
especifica e impersonal
OBJETIVOS:
 Mejora el sistema de trabajo
 Delimita funciones y responsabilidades
 Evita fugas de autoridad y responsabilidad
 Fundamentar programas de entretenimiento
 Retribuir adecuadamente al personal
 Mejorar la selección del personal
 Conocer las aptitudes del trabajador
 Evitar duplicidad de autoridad
 Dar a conocer con precisión las actividades a realizar
 Identificar las responsabilidades, habilidades, conocimientos y los niveles de desempeño del trabajador.
 Ayuda a la capacitación del personal