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Actividad 2:

El mapa de procesos cuyo objetivo principal es el de conocer mejor el funcionamiento y el desempeño de los procesos y
las actividades en los que se halla involucrada, prestando una atención especial a aquellos aspectos clave de los
mismos.

Consulte sobre:

¿Qué es un mapa de procesos?


Partes del mapa de procesos
¿Cuáles son los motivos para realizar el mapa de procesos?

Lo invito señor aprendiz con su equipo de trabajo (GAES) describa cuales son los propósitos estratégicos, procesos
claves y procesos complementarios de su organización.
Con su equipo GAES, realice el mapa de procesos de su Pyme Seleccionada.
Desarrollo:
1. Los procesos proporcionan una solución a los problemas presentes y futuros de la organización. En el sentido más
amplio, se pueden definir como colecciones de tareas y actividades que juntas, y solo juntas, transforman las
entradas en salidas. Los procesos proporcionan una solución a los problemas presentes y futuros de la
organización. En el sentido más amplio, se pueden definir como colecciones de tareas y actividades que juntas, y
solo juntas, transforman las entradas en salidas.

2. Paso 1: Identifica el problema:


 ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar? Escribe su nombre en la parte superior del documento.
Pasó 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que estarán involucradas:
 En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los pasos necesarios
para tu proceso. Decide qué nivel de detalle deseas incluir. Determina quién hace qué y cuándo se hace.
Pasó 3: Establece los límites:
 ¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
 ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?
Pasó 4: Determina y ordena los pasos:
 Es útil usar un verbo para comenzar la descripción. Puedes mostrar el flujo general o cada decisión o acción
detallada.
Pasó 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:
 Cada elemento de un mapa de procesos está representado con un símbolo específico de los diagramas de
flujo, que en conjunto representan los símbolos de los mapas de procesos:
 Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.
 Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
 Las flechas representan la dirección del flujo.
 Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que se desprenden de los
diamantes, por lo general, tienen la etiqueta "Sí" o "No". Solo una flecha sale del recuadro de una actividad.
Si se necesita más, probablemente debas usar un diamante de decisión.
 Los paralelogramos muestran entradas o salidas.
Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso
 Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo, empleados, supervisores,
proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que todos estén de acuerdo.
 Asegúrate de haber incluido información gráfica importante, como un título y una fecha, para que sea fácil tener
una referencia.
 Preguntas útiles:
¿El proceso se está ejecutando cómo debería?
¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito?
¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?
¿Hay algo que sea redundante?
¿Hay algún paso que falte?
3. Los mapas de procesos se usan para demostrar visualmente todos los pasos y las decisiones de un proceso
concreto. Un mapa de procesos o diagrama de flujo describe el flujo de los materias y la información, presenta las
tareas asociadas a un proceso, muestra las decisiones que deben tomarse a lo largo de la cadena e indica cuáles
son las relaciones fundamentales entre los pasos del proceso

4. Procesos claves: son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o a los servicios que se prestan
y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario. Centrados en aportar valor, su resultado es percibido
directamente por el cliente o usuario. Por lo general, en la ejecución de estos procesos intervienen varias áreas
funcionales y son los que emplean los mayores recursos.

Procesos estratégicos: Son los procesos y procedimientos relativos al establecimiento de políticas y directrices
estrategias que guían a la corporación en el cumplimiento de su misión y de sus objetivos, en coherencia con la
planeación del estado; garantizan la consecución de recursos públicos y privados, la adecuada comunicación
institucional para el desarrollo organizacional y el mejoramiento continuo de la institución, como elementos claves
para el logro de la visión. Estos son:
 Direccionamiento Estratégico
 Conocimiento Corporativo

Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que sirven de soporte a los procesos claves y a los procesos
estratégicos. En muchos casos, estos procesos son determinantes para conseguir los objetivos de los procesos
dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios. Ejemplos de procesos de apoyo o
soporte: formación, compras, auditorías internas, informática, etc.
Actividad 3

En forma individual realice un cuadro comparativo en donde se va a contextualizar y conceptualizar los diferentes
términos y elementos propios de las actividades y tareas que se deben realizar en cualquier organización:

CLASE DE MANUAL

MANUAL DE PROCESOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE FUNCIONES

ITEM
Es un documento que contiene Un manual de procedimientos es una El Manual de Funciones constituye el
la descripción de actividades guía con el propósito de establecer la documento formal que compila las
que deben seguirse en la secuencia de pasos para que una diferentes descripciones de puestos de
realización de las funciones de empresa, organización o área consiga trabajo de una organización.
Concepto
una o más unidades realizar sus funciones. Así como definir
administrativas de una el orden, tiempo establecido, reglas o
empresa. políticas y responsables de las
actividades que serán desempeñadas.

Características Deben estar escritos en Identificación Identificación y ubicación del empleo


lenguaje sencillo, preciso y Índice o contenido.
lógico que permita garantizar Prologo o introducción Contenido funcional: que comprende el
su aplicabilidad en las tareas y Objetivos del procedimiento. propósito principal y la descripción de
funciones del trabajador. Áreas de aplicación. funciones esenciales del empleo
Políticas y normas de operación
Deben estar elaborados Glosario de términos manuscrito. Conocimientos básicos o esenciales
mediante una metodología
conocida que permita Competencias Comportamentales
flexibilidad para su modificación
y/o actualización. Requisitos de formación académica y
Deben ser dados a conocer a experiencia
todos los funcionarios
relacionados con el proceso, Permite conocer el funcionamiento interno
para su apropiación, uso y Auxilian en la inducción del puesto
operación.
Sirve para el análisis o revisión de los
Los manuales deben cumplir procedimientos de un sistema
con la función para la cual
fueron creados y se debe Establece un sistema de información
evaluar su aplicación,
permitiendo así posibles Determina en forma más sencilla las
cambios o ajustes. responsabilidades

Aumenta la eficiencia de los empleados

Ayuda a la coordinación de actividades y


evitar duplicidades.

Quien lo conforma Entes privados y públicos Entes privados y públicos Entes privados y públicos

Su uso interno y diario, minimiza los


conflictos de áreas, marca
Uso
responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden.
Aplicación Las funciones básicas de los Sistema de control interno
manuales son:

El establecimiento de objetivos

La definición de políticas,
guías, procedimientos y
normas.

La evaluación del sistema de


organización.

Las limitaciones de autoridad y


responsabilidad.

Las normas de protección y


utilización de recursos.

La aplicación de un sistema de
méritos y sanciones para la
administración de personal.

La creación de sistemas de
información eficaces.

El establecimiento de
procedimientos y normas.

La institución de métodos de
control y evaluación de la
gestión.

El establecimiento de
programas de inducción y
capacitación de personal.

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