Auditoría administrativa

Revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su

nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una
ventaja competitiva sustentable.

La Auditoría Administrativa permite analizar y valorar la situación de una organización

con el propósito de precisar en dónde está determinar hacia dónde va (análisis del
ámbito producto-mercado y del vector de crecimiento, que implica conocer la situación
real y las alternativas que tiene para crecer y competir) de acuerdo con la
administración actual; lo cual permitirá revisarla y, en su caso, modificarla.

Con relación a su campo de aplicación, se puede afirmar que sus principios son
generales y aplicables a cualquier organismo social (en todo o parte de él) de
naturaleza administrativa. La función de este proceso consiste en realizar el análisis y
dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar
que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, comprobar la utilización racional
de los recursos técnicos, materiales y financieros y el aprovechamiento del personal en
el desarrollo operacional, así como evaluar las medidas de control que aseguran los
resultados esperados.

Según William P. Leonard “la Auditoría Administrativa es un examen completo y

constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de
operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales”.

La Auditoría Administrativa persigue verificar la coherencia interna que exista entre lo

que se planea y se ejecuta, tomando en consideración el proceso administrativo y el
sistema de normas internas y externas de la empresa, así como los estándares y
procedimientos establecidos con relación al sistema de planeación estratégica y de los
planes de carácter ejecutivo de toda o parte de la estructura orgánica.

Lo anterior implica la revisión de la estructura de planes, programas, estrategias,

sistemas, procedimientos, objetivos, metas, políticas y demás elementos
administrativos, a través de una metodología y técnicas adecuadamente diseñadas
para lograr este propósito.

El objetivo primordial de la Auditoría Administrativa consiste en identificar deficiencias o

irregularidades a través del examen y valoración de los métodos y desempeño de las
funciones administrativas en toda la organización o en alguna parte de ella.

Los elementos de la evaluación pueden abarcar: la estructura organizativa; la

observancia de políticas y procedimientos; la confiabilidad de los controles; la
adecuada utilización de personal y equipo, etcétera.

Esta revisión y evaluación se efectúa de acuerdo con diversos criterios, como son:
 1. Factores internos procesales (planeación, organización, integración, dirección y
control).

2. Aspectos funcionales (producción, finanzas, mercadotecnia, recursos humanos,

etcétera).

3. Aspectos analíticos (puestos, tiempos, movimientos, formas, equipo, seguridad,

costos, materiales, etcétera) y,

4. Factores externos: medio ambiente (clima, precios, medios de comunicación,

agua, localización, aspectos sociológicos, psicológicos, jurídicos). Informando de
los resultados y proponiendo en su caso medidas correctivas.

El Proceso de la Auditoría Administrativa

Una propuesta de metodología para el desarrollo de la Auditoría Administrativa basada
en nuestras experiencias considera ocho fases generales:

1. Investigación preliminar:

El objetivo de dichas entrevistas es obtener información básica que permita conocer la

organización y la problemática general de la misma, a fin de contar con información que
encauce la elaboración del programa de trabajo a desarrollar en la auditoría.

2. Diagnóstico preliminar:

Concluida la investigación preliminar, debe realizarse el análisis de la documentación

recabada y proceder a detectar el o las áreas que puedan representar alguna
problemática y, en consecuencia, decidir si se tiene la necesidad de realizar una
revisión más detallada o a una mayor profundidad.

3. Definición de criterios de valoración:

La detección de la problemática en la fase de diagnóstico permitirá formular objetivos y

metas concretos, identificar y definir los criterios de valoración, determinando las
variables e indicadores de estudio con base a los cuales se diseñarán los instrumentos
de recopilación de información.

4. Definición y diseño de instrumentos:

Es importante destacar, que en todo instrumento de recolección de los datos se deben

observar dos requisitos esenciales: la validez y la confiabilidad.

5. Programación:
Esta fase de programación se refiere al conjunto de acciones que provienen de una
estructura racional de análisis que contiene los elementos informativos y de juicio
suficientes y necesarios para fijar prioridades, objetivos y metas en el tiempo y espacio,
que permitan prever anticipadamente la acción.

6. Recopilación y revisión de información:

Una vez aprobado el programa de trabajo de la Auditoría, se inicia la etapa de

recopilación de información en la cual se abordarán a los responsables de los puestos
clave a quienes se aplicarán los instrumentos elaborados, debiendo solicitarse todos
los documentos que respalden la información proporcionada.

7. Evaluación:

La Auditoría Administrativa tiene por objeto llevar a cabo el análisis, exhaustivo y la

evaluación de las estructuras administrativas, del comportamiento y de las decisiones
que los administradores toman con relación a los asuntos que les atañen; pero también
con la eficiencia y eficacia que guardan los sistemas y los procedimientos de diferente
naturaleza que existen o que deben existir en la empresa.

8. Elaboración del reporte de auditoría:

El Reporte de Auditoría formaliza los resultados de la evaluación por lo que deben

prepararse cuidadosa y profesionalmente para ser presentados al responsable de la
organización, señalando la problemática más significativa, de manera que sea
accesible la comprensión y lectura de estos.

Cada una de ellas se describe con mayor amplitud en las siguientes líneas del
documento y se muestran gráficamente en la figura No. 1.
Métodos; Se entiende por método a la manera de efectuar una operación o una
sucesión de
operaciones
Procedimientos: Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones conectadas y
su
método de ejecución que realizadas con una o varias personas constituyen una unidad
y
son necesarias para realizar una función.
Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos que relacionados entre si contribuyen a
METODOS Y PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS.
Métodos; Se entiende por método a la manera de efectuar una operación o una
sucesión de
operaciones
Procedimientos: Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones conectadas y
su
método de ejecución que realizadas con una o varias personas constituyen una unidad
y
son necesarias para realizar una función.
Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos que relacionados entre si contribuyen a

Métodos, Procedimientos Y Sistemas.

Métodos; Se entiende por método a la manera de efectuar una operación o una

sucesión de operaciones.

Procedimientos: Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones conectadas y

su método de ejecución que realizadas con una o varias personas constituyen una
unidad y son necesarias para realizar una función.

Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos que relacionados entre sí contribuyen

a realizar una función. Tiene como objetivo liberar a los ejecutivos de la toma de
decisiones rutinarias.

En conclusión, los Métodos, Procedimientos y Sistemas son las formas o

procedimientos en secuencia para realizar una operación o función determinada dentro
de un grupo de personas que trabajan en conjunto en una empresa

TIPOS DE SISTEMAS

Se clasifican en cierto número de categorías y pueden resultar algunas confusiones si

hablamos de características y comportamientos de sistemas. Las siguientes
clasificaciones aceptadas comúnmente son las más importantes para el estudio de los
sistemas de negocios y de información:

 Sistemas Conceptuales y Empíricos

Los sistemas conceptuales son sistemas de explicación o de clasificación. Los
empíricos son generalmente sistemas concretos de operación compuestos de
personas, materiales, Máquinas, energía y otras cosas físicas estos pueden obtenerse
de los sistemas conceptuales o basarse en ellos, representan la conversión de los
conceptos en práctica.

 Sistemas Naturales y Hechos por el Hombre

Estos sistemas son muy abundantes en La naturaleza. Toda la ecología de la vida es

un sistema natural, cada organismo es un sistema natural único y propio. Los sistemas
hechos por el hombre se formaron cuando los hombres se reunieron por primera vez
en grupos para vivir y para cazar juntos. Sus objetivos son enormemente variados, uno
puede ocuparse de la defensa nacional y otro puede ser un sistema de transportación

 Sistemas Sociales, de Hombres y Máquinas y de Máquinas.

Los sistemas compuestos de personas pueden considerarse solamente coma sistemas

sociales, aparte de los objetivos y procesos de otros sistemas. La mayor parte de los
sistemas empíricos quedan bajo la categoría de sistemas de hombres y máquinas ya
que es difícil pensar en un sistema compuesto tan solo de hombres que no utilicen
equipo de alguna clase para lograr sus metas. Los sistemas puros de máquinas
tendrán que obtener sus propias entradas y mantenerse a sí mismos

 Sistemas Abiertos y Cerrados

Un sistema abierto es el que interactúa con su ambiente, es decir que todos Tos
sistemas que contienen organismos vivientes son evidentemente abiertos, porque los
afecta lo que siente el organismo. Las organizaciones son, sistemas que funcionan
dentro de otros más grandes. por lo que se consideran abiertas. El hecho que una
compañía interactúe con su ambiente hace que la compañía individual sea un sistema
abierto. Este sistema puede identificarse por su pequeña influencia individual en su
ambiente y por su retroalimentación inadecuada de información del ambiente. El
sistema ambiental del que pueden ocuparse mejor es el sistema especia de la industria
de a que forman parte.

 Sistemas Permanentes y Temporales

Existen muy pocos sistemas creados por el hombre que sean permanentes, pero
puede decirse que los sistemas que resisten durante un periodo prolongado con
respecto a las operaciones de los seres humanos que hay en el sistema sor
permanentes. Los sistemas verdaderamente temporales se diseñan para que tenga
una duración específica y luego se disuelvan.

 Sistemas Estacionarios y no Estacionarios.

Un sistema estacionario es aquel cuyas propiedades y operaciones varían
significativamente o bien sólo varían en ciclos repetidos. Sistemas no estacionados son
aquellos que varían.

 Subsistemas y supersistemas

Cada sistema está contenido en otro mayor, dentro de la jerarquía el sistema que nos
interesa más estudiar y controlar se Llama ordinariamente el sistema la empresa de
negocias se considera como el sistema o "el sistema total este sistema se compone de
todos los objetivos atributos y relaciones indispensables para lograr un objetivo dado
cierto número de restricciones el término sistema se usa más frecuentemente en el
sentido de sistema total. E objetivo del sistema total define el propósito para el que se
han organizado todos los objetos atributos y relaciones de este.

Como supersistema no se usa ordinariamente como antítesis al de subsistemas, sino

que también denota otros sistemas sumamente grandes y complejo.