UNIDAD 1

El proceso administrativo como base de los sistemas y

procedimientos.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)

Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales

por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano
coordinado. (Fernández, p.3)

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para

el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.

Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo

a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización
alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o
administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el
proceso administrativo. (Hurtado, p.47)

El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los
siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias,
políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.
La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos
que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la
función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos
disponibles como son humanos, materiales y financieros.
La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la
ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar
las metas de la organización.
El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo
general de una empresa.

UNIDAD 2
Fundamentos de organización y métodos
La Naturaleza de La Organización y Métodos es una función especializada conformada
por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar y proveer asesoramiento sobre,
como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer de
procedimientos y como llevar los trabajos administrativos con eficiencia en los
sistemas de información y el control de operaciones dentro de una organización.
A través de la aplicación de diferentes metodos o tecnicas , permite simplificar los
procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo,
energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la
operación del sistema, debiendo lograr con esto Aumentar la eficiencia del Trabajo
Administrativo y la Productividad.

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y

asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la
eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos
que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.
Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de
Organización & Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los
procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y
efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios
para lograr la simplificación del trabajo.
Los 9 principios de la organización más relevantes
1- Orientación al objetivo
Como cualquier proceso dentro de la administración, este debe responder al objetivo
que se ha planteado la empresa.
Cada acción que se contemple, así como el modo de seleccionar y estructurar la
información en la que se basa el plan, deben atender al objetivo principal de la
empresa.
También se deben tener en cuenta criterios de administración, como la eficiencia y la
eficacia. Se trata de lograr ganancias con bajos costos operativos y de producción.
2- Especialización
Es el principio que establece la realización en serie de una tarea muy específica.
Se trata de aprovechar al máximo una capacidad muy concreta de un empleado o de
una máquina, a fin de obtener el máximo rendimiento en esa tarea.
Esto implica que la cadena de producción debe estar muy bien estructurada, pensada y
cronometrada para dar cabida a esa secuencia de tareas especializadas.
3- Jerarquía
Es el principio según el cual el poder se distribuye dentro de la empresa para que sea
ejercido en beneficio del cumplimiento de los objetivos.
Generar esa cadena de mando ayudará a tener un mejor control de las tareas en
cuanto a metodología (cómo se hacen las cosas) y resultados (para qué se hacen las
cosas).
Esta cadena de mando también funciona como un incentivo para las personas que
integran la organización, porque les presenta posibilidades de crecimiento profesional
y/o laboral dentro de la empresa.
Y esto también tiene una dimensión educativa poco evidente; las personas dentro de
la empresa pueden comprender la estructura de un Estado y su razón de ser.
4- Responsabilidad
Organizar el uso y la gestión de recursos y asignar tareas requieren también la
generación y distribución de responsabilidades.
La magnitud de las responsabilidades dependerá del rango y rol de la persona dentro
de la institución.
Este principio permite tener idea del alcance de las acciones, manejar las expectativas
y elaborar indicadores de gestión.
También es importante que a cada responsabilidad se le asigne una persona con
suficiente autoridad para hacerla cumplir.
5- Cadena de mando
En esa organización hay que establecer normas de actuación y procedimientos dentro
de la cadena de mando.
De ese modo se evitarán malos entendidos en el transcurso de las labores operativas, y
se podrán establecer responsabilidades en caso de fallas y reconocimientos en casos
de éxitos.
El administrador deberá procurar la comunicación clara y efectiva de esta cadena de
mando, para que los empleados puedan reconocer a sus jefes inmediatos y rendirles
cuentas.
6- Difusión o divulgación
Es una parte fundamental de todo el proceso administrativo: solo difundiendo correcta
y oportunamente la estructura de la empresa y sus procesos, los empleados tendrán
claro su margen de acción.
En la difusión interna de esta información participan todos los miembros, pero
principalmente los rangos altos y medios de la empresa, quienes bajan los datos en
cascada a los empleados de base.
Es clave que haya soporte escrito de todas estas informaciones, para llevar registro del
acontecer institucional y para que haya modos de verificar órdenes y procedimientos.
7- Tramo de control
En el momento de la organización se debe pensar en la estructura de la línea
supervisoria, un grupo de personas con la responsabilidad de supervisar a otros.
Aquí hay que manejar un criterio de racionalidad para determinar el número de
subordinados por cada supervisor. Lo ideal es que una persona no supervise a más de
5 empleados directos.
8- Coordinación
Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las
responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas unidades
aportan proporcionalmente al logro del objetivo.
9- Continuidad
La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe pensarse
en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso en el tiempo.
La idea es que cada proceso tenga forma de iniciarse y transcurrir hasta el logro de los
objetivos, e incluso en pueda prolongarse más allá de los objetivos, a su verificación y
ajuste respectivos.
Este principio surge de la certeza de que la estructura organizacional requiere
mantenerse, pero también ajustarse a las condiciones de su entorno.
Este principio lleva aparejado una tarea de documentación constante de los procesos
para que haya continuidad de procedimientos independientemente de que cambien
las personas que los ejecutan.

UNIDAD 3
Metodología del diagnóstico administrativo
El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene
como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el
funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y
efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer
alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.
Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan
crisis dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al
futuro.
Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su
aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolución de los
mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los
cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones
a los problemas particulares y generales en cualquier momento.
Tipos de estudios administrativos:
Metodología de la investigación administrativa
Técnicas de investigación a utilizar
 UNIDAD 4
Estudio de la organización
Organigrama
 UNIDAD 5
Análisis y diseño de sistemas y procedimientos
Diseño de sistemas administrativos