SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

- PRINCIPIOS Y DEFINICIÓN DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Las técnicas de Sistemas y Procedimientos Administrativos, son la forma o

manera en la cual se basan las empresas para la administración de los
negocios y para desarrollar sus tareas. La elaboración de formularios le es
de gran utilidad, pues, estos guían y controlan el trabajo.  El formulario es un
instrumento que sirve para recolectar información precisa sobre personas,
actividad o evento. Las técnicas y los formularios son de gran importancia en
la empresa, a través de ellos se puede tener precisión y garantía de la
información necesaria.

También existen métodos de planeación y control, tanto para los proyectos,

como para las diferentes actividades que se realizan en la organización.
Estos son métodos gráficos que permiten representar hechos, situaciones,
etc. Ellos expresan gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento, estableciendo su secuencia cronológica. ¿Cuáles son estos
métodos de planeación y control? Entre ellos podemos mencionar: La
Gráfica de Gantt, El Organigrama, El diagrama de Proceso y El Flujograma.

Sistemas y Procesos en las Diferentes Áreas

Toda organización está conformada por varias áreas y las mismas cuentan
con diferentes individuos, por lo tanto, para optimizar el trabajo buscando el
cumplimiento de los objetivos en el corto y largo plazo deben establecer
procesos administrativos en cada una de las áreas que la conforman.
Un proceso administrativo es aquel que permite diseñar los lineamientos a
seguir por cada uno de los individuos involucrados en un proceso que
buscan un mismo fin u objetivo para el bienestar de la organización. En

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esencia permite el establecimiento de las metas, la medición del desempeño
laboral y la solución de conflictos.
Para que un proceso otorgue los resultados deseados, debe estar
conformado por 5 actividades como lineamientos a seguir los cuales son: la
planificación, organización, implementación, dirección y control.
Es por este motivo que a continuación se detallan las causas por las que se
considera importante la elaboración de los procesos administrativos:
· Todo proceso administrativo refleja cada una de las líneas de acción a
seguir para el cumplimiento de los objetivos.
· La planificación es la base para establecer los procedimientos que
coadyuvaran en la prevención de futuros problemas dando mayor flexibilidad
para el cambio, proporcionando nuevas y mejores soluciones.
· El proceso es el conjunto de varias actividades secuenciales que permiten
llegar a un mismo fin, depende de cómo se organicen cada una de ellas para
que el desempeño de los individuos proporcione mayores resultados.
· La implementación de cualquier proceso depende de la capacidad de los
individuos en la toma de decisiones y soluciones de conflictos, para ello se
debe motivar constantemente al personal, proporcionar los recursos
necesarios, proporcionar la mayor información de los resultados que se
esperan obtener, siempre retroalimentar para mejorar.
· Depende mucho el éxito de todo proceso de las decisiones que tome la
gerencia y como esta proporcione sus líneas de acción a seguir para el logro
de los objetivos dirigiendo a todo su personal.
· El control riguroso en cada una de las actividades permite proporcionar una
mejor retroalimentación para la implementación de nuevas directrices.
· Permite realizar un control pormenorizado de cada uno de los resultados
obtenidos en diferentes tiempos de su desarrollo.
· Define las responsabilidades y ayuda en la delegación de funciones para el
personal.

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· Da la oportunidad de que exista una retroalimentación constante para lograr
mejoras dentro del proceso y encada una de las actividades.
· Las guías a seguir dentro del proceso les da la oportunidad a los niveles
gerenciales para analizar y comprender el problema y de esta manera pueda
definir cuáles son los objetivos y los mejores medios que se deben emplear
para el cumplimiento de los mismos.
· Otorga cierto grado de flexibilidad en su aplicación, debido a que es
adaptable dependiendo el tipo de situación o conflicto que los involucrados
estén enfrentando Definimos a los sistemas administrativos como la red de
procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes
al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto
de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones,
constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por
ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de
materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control,
etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable
para que unos conjuntos de partes configuren un sistema. En toda definición
de sistema aparece siempre ese factor como común denominador que
transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene
sentido sino dentro de un conjunto.

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente

socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido
esto a los avances de la tecnología, obligan a encarar urgentemente la
necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es
indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los
mejores procedimientos y emplean los mejores medios (léase tecnología y
conocimiento) para alcanzar sus objetivos.

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La empresa actual en función de dos estructuras:  Sistemas y
Procedimientos,  una, que podría llamarse organizacional, que define las
funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado de relación
entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático, dado que
determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que
debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué movimientos son
necesarios para que la organización se mantenga al compás de la realidad
del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre
a través de una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el reflejo
de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los
problemas dinámicos surgidos en la empresa.

Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse

simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con
una computadora lo que se está haciendo manualmente”:  Por el contrario,
debe enfocarse como un proceso de detección de problemas y apoyarse en
un modelo.

a) no deje de verse algún aspecto importante;

b) se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso;
c) que el sistema de información sea apto para adaptarse a los
mejoramientos
futuros que puedan introducirse en el proceso”.

Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos

constituyen un “campo” de actividad, así como “producción” y
“comercialización” representan otros campos, debemos reconocer que toda
función de organización y conducción lleva implícita la responsabilidad de
formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su propósito.

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Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser clasificado como uno
de los varios elementos del manejo administrativo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia

de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de
varias personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo
uniforme de transacciones repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos:

 Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza

administrativa) dispuestas en un orden secuencial invariable;

 Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los

procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;

 Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos

hablar de procedimientos cuando se establece por escrito o por
costumbre la secuencia de operaciones que es necesario ejecutar
para llevar a cabo transacciones que se repiten con frecuencia dentro
de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

 Qué tarea debe ser realizada por los distintos participan

 Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su

orden sucesivo y el momento.

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Principios de los Sistemas:
El funcionamiento de los sistemas sigue una serie de principios que regulan
su actuación para mantenerlos en condiciones de eficacia. Son los
siguientes:

• Principio Del Auto Control: Todo sistema debe tener mecanismos autos

regulables que aseguren su funcionamiento. Al diseñar un sistema
administrativo deben considerarse los posibles errores y contar con
mecanismos que los procesan y puedan realizar los ajustes para solucionar
dichos problemas.

• Principio Del Determinismo: Todo hecho o fenómeno que actué en o a

través de los sistemas de la empresa es el resultado de causas definidas o
constatables, toda acción al interior de la empresa es constatable de manera
que puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifican la
situación de la empresa.

• Principio De la Igualdad de Finalidad: El sistema puede alcanzar un objetivo

a través de medio y acciones diferentes, la flexibilidad de la administración se
encuentra presente en los sistemas administrativos ya que es la flexibilidad y
la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de un objetivo.

• Principio De Interacción o Coordinación: Todos los sistemas que integran la

empresa están mutuamente relacionados entre sí.

• Principio Del Objetivo: Toda implantación de sistema debe estar dirigido a

un propósito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del
objetivo de un plan general.

• Principio De Subsidiaridad o Jerarquía: Todo sistema se subordina a otro

sistema del cual forma parte, ningún sistema es completo en sí mismo.

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• Principio De Economía: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el
servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar
el monto de dinero que cuesta.

• Principio De La Determinación De Responsabilidades: Debe acordarse la

responsabilidad que el personal tendrá con respecto al diseño y participación
de la ejecución de los sistemas.

• Principio De La Especialización: Los sistemas deben precisarse al grado de

conocer los subsistemas que los componen de manera que sea fácil
entenderlos, manejar su funcionamiento y ejercer control al llevarlos a cabo.
Los sistemas administrativos deben especificar claramente al jefe que ejerza
el mando.

• Principio De Difusión: Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en

toda la empresa.

• Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su cargo a

todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control.

• Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones periódicas para

su buen funcionamiento.

• Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren de cierta

flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.

Objetivos de los Sistemas:

Toda organización pretende alcanzar objetivos.

Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta

lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al
alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y

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actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser
alcanzado.

Sobre los objetivos generales de una empresa:

 Consolidación del patrimonio.

 Mejoramiento de la tecnología de punta.
 Crecimiento sostenido.
 Reducción de la cartera en mora.
 Integración con los socios y la sociedad.
 Capacitación y mejoramiento del personal.
 Claridad en los conceptos de cuáles son las áreas que componen la
empresa.
 Una solución integral que habrá así el camino hacia la excelencia.
 La fácil accesibilidad en la compra del producto.
 Liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias.
 Aumentar la productividad de la fuerza de trabajo.
 Reducir errores con el establecimiento de controles.
 Aumentar el valor de la información al hacerla más significativa,
oportuna y exacta.
 Reducir los costos del proceso.
 Reducir necesidades de espacio.

- ESTRUCTURA JERÁRQUICA Y SU CLASIFICACIÓN.

Los sistemas de clasificación de estructura jerárquica fueron los primeros en

utilizarse para organizar la información. Partiendo de unas clases principales,
que suelen coincidir con ramas de conocimiento, se enumeran todas las
materias que prevén necesarias para tratar la información dividiéndolas en
clases formadas gracias a la aplicación de un criterio de división que genera

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grupos cuyos componentes participan de una característica común. Este
procedimiento de división continúa hasta alcanzar el nivel de especificidad
deseado. De esta forma las relaciones que se establecen entre los conceptos
son de tipo vertical, mostrando una ascendencia común:

En esencia, la relación jerárquica debería reflejar relaciones paradigmáticas

(género/especie, todo/parte). Sin embargo, la necesidad de adaptar el
sistema a las características temáticas de una colección, ha desvirtuado
muchas veces este requisito.

El sistema de notación tiene que reflejar la estructura del sistema para

permitir la agrupación de los documentos que tengan una temática común:
debe reflejar tanto la procedencia común como la diferencia del grupo.

Ventajas e inconvenientes

Este ha sido el tipo de estructura predominante en los esquemas de

clasificación tradicionales unido a una división del conocimiento por
disciplinas, mantiene una estructura puramente jerárquica, mientras que han
introducido facetas en su estructura

Sus ventajas derivan de su facilidad de uso, su claridad, producto de una

estructura relativamente simple, y su gran difusión. Su utilidad para hacer
búsquedas en la Web deriva de lo fácil que resulta navegar por la estructura
jerárquica para realizar búsquedas exploratorias. Esto las ha convertido en el
modelo estructural para los Directorios web y para las Taxonomías
corporativas

En cuanto a los inconvenientes, son resultado de la rigidez de un sistema en

el que es difícil incorporar nuevos conceptos, en el que solo están presentes
relaciones semánticas de tipo vertical y con el que solo se pueden clasificar
aquellos temas previstos al elaborar la clasificación lo que obliga a incluir
repeticiones sistemáticas de conceptos.

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Además, la combinación de la estructura jerárquica con la división del
conocimiento en disciplinas provoca la dispersión de las materias
dependiendo del punto de vista desde el que esté tratada

Para que una empresa pueda coordinarse de manera efectiva suele ser
necesario que exista una cierta organización interna, que permita tener un
objetivo común y que todos sus miembros actúen de manera coordinada y en
la misma dirección, además de tomar decisiones respecto a su
funcionamiento, gestión y proyección.

Si bien existen diversas alternativas, una de las más habituales pasa por la
creación de una estructura jerárquica, en la cual diferentes posiciones
representen distintos papeles que puedan llevar a cabo un número y tipo
concreto de tareas. ¿Cuáles son las posiciones jerárquicas en una empresa?
es la existencia de una estructura u organización de ésta. en la cual se
establece una ordenación de la posición ocupada por cado uno de los
componentes de ésta.

A nivel empresarial, la existencia de una jerarquía implica la creación de

puestos con diferentes funciones a nivel organizativo, en el que cada uno de
los miembros de la compañía tiene un rango determinado que le coloca en
una posición de superioridad o inferioridad a nivel de funciones,
responsabilidades y liderazgo.

En base a esto podemos entender el concepto de posición jerárquica como

el lugar o puesto que ocupa cada individuo dentro de la jerarquía
organizacional de la empresa o corporación, algo que influye directamente en
sus funciones y situación en la organización.

Las principales posiciones jerárquicas de una empresa

Antes de entrar a valorar las distintas posiciones jerárquicas que podemos

encontrar en una empresa hay que tener en cuenta que no existe una única

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manera de estructurar una organización de este tipo, existiendo diversos
tipos de configuración en el cual el poder puede estar repartido de maneras
muy distintas.

Así, podemos encontrar diferentes maneras de organizar el funcionamiento y

tomar las decisiones, que pueden ir desde una repartición horizontal del
poder (como por ejemplo las cooperativas) a una jerarquización muy vertical
y marcada, con más o menos puestos intermedios.

De este modo es posible que las posiciones jerárquicas que indicamos a

continuación no estén presentes en todas ellas o que los diferentes roles y
puestos puedan aglutinarse en una misma persona.

A continuación, los dejamos con algunas de las principales posiciones

jerárquicas que aparecen en la mayoría de organizaciones.

1. Director ejecutivo/general

Recibe el nombre de director ejecutivo, director general o Chief Executive

Officer (el conocido CEO) a la posición más alta dentro de la empresa, la
cual tiene máxima autoridad sobre ella y cuya principal función es la de
administrar la empresa en su conjunto. Se trataría del encargado de poner en
marcha las diferentes acciones a realizar para alcanzar las metas de la
compañía.

Se trata del puesto de máximo liderazgo, tomando decisiones a nivel

estratégico y en lo referente a las políticas y manera de organizarse de la
compañía.

2. Presidente y vicepresidente

La segunda máxima autoridad de la empresa descansa en la figura del

presidente de ésta, a menudo confundido por el director general. El

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presidente se encarga de mantener la dirección general y establecer los
objetivos y estrategias generales de la empresa, así como de representar
legalmente a ésta.

Los vicepresidentes son figuras de apoyo al presidente, las cuales en caso

de necesidad pueden llegar a asumir sus funciones y los cuales pueden
servir también como asesores de este.

3. Directores de departamento

Dentro aún de los puestos directivos y directamente por debajo del director
general podemos encontrar a los directores de las diversas áreas sobre las
que se constituye una empresa. Estos directores son los encargados de
dirigir y elaborar las estrategias que va a seguir la empresa en lo que
respecta a su ámbito de actuación, de los cuales son sus máximos
responsables.

Ejemplos de ello los encontramos en los puestos de director operaciones,

director financiero o director de comunicaciones.

4. Gerentes y jefes

Los gerentes son los principales puestos intermedios de los que cuenta una
empresa. Su función es la de dirigir y coordinar a los trabajadores de una
determinada sección con el fin de llevar a cabo las actividades planteadas
por los mandos superiores. Tienen potestad para tomar decisiones a nivel
técnico.

5. Supervisores

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 El puesto de supervisor entraría dentro ya del nivel operacional de la
empresa, estando dedicados directamente a la gestión de la actividad
realizada por los trabajadores. Este puesto se encarga de coordinar y (tal y
como nos dice su nombre) supervisar el trabajo y la situación de los
empleados, contribuyendo a la buena realización de la actividad y a valorar
las necesidades y situación laboral de sus empleados.

6. Operarios

Se considera al nivel operativo el nivel más básico dentro de la jerarquía de

la organización y empresa, la cual está compuesta por los diferentes
operarios y profesionales que desempeñan la labor rutinaria y llevan a cabo
las tareas y operaciones que los puestos superiores les indican cómo su
labor específica. Se trata de la posición jerárquica más habitual y la que lleva
a cabo la tarea propuesta por la empresa de manera directa.

Origen del concepto de área funcional de la empresa

Seis funciones esenciales de toda empresa:

1. Función técnica (producción, fabricación, transformación);

2. Función comercial (compras, ventas, permutas);
3. Función financiera (búsqueda y administración de capitales);
4. Función de seguridad (protección de bienes y de personas);
5. Función de contabilidad (inventario, balance, precio de costo,
estadística, etc.);
6. Función administrativa (previsión, organización, mando, coordinación
y control).

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 Dando así origen a lo que hoy se conoce como Áreas Funcionales de la
Empresa, las cuales se han empleado desde entonces, con ciertas
evoluciones y modificaciones a través de más de un siglo, como la línea base
para estructurar todo tipo de organización.

Las áreas funcionales de una empresa son conglomerados de actividades,

tareas, labores y procesos que se realizan de manera conjunta y coordinada
con el fin de alcanzar los objetivos de una organización en todos los niveles,
satisfaciendo las necesidades de sus clientes, generando bienestar para sus
empleados, produciendo utilidades para sus propietarios y creando
beneficios sociales para su comunidad y su entorno.

Es común pensar que áreas funcionales y departamentos empresariales son

lo mismo, la diferencia está en que las áreas están compuestas por
funciones o grupos de actividades mientras que los departamentos lo están
por puestos de trabajo. Las áreas funcionales tienen más que ver con lo que
se hace y los departamentos con la estructura organizacional que sirve de
base para coordinar los esfuerzos de las personas que la conforman.

Para ejemplificar lo anterior se puede pensar en un emprendedor cuya

empresa unipersonal se dedica a la elaboración y venta de muebles para
baños y cocinas. Esta persona realiza, entre otras, las siguientes actividades:

 Diseña, fabrica e instala el mobiliario, selecciona los materiales en los

que lo hace, decide a quién le compra esa materia prima y en qué
cantidades, además, si requiere almacenarla o no (tareas del área funcional
de producción).
 Lleva las cuentas, presenta y paga las declaraciones de impuestos,
decide en qué máquinas invierte y cuándo es el mejor momento de hacerlo,
negocia y paga las facturas a los proveedores, gestiona los cobros, obtiene
financiación (tareas del área funcional de finanzas).

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 Busca nuevos clientes activamente a través de diferentes canales,
gestionando redes sociales, generando voz a voz, enviando emails y
haciendo llamadas en frío a clientes institucionales, encargándose de todo
el proceso de venta, asimismo, mantiene una buena comunicación y relación
con los clientes existentes, brindando y cumpliendo la garantía sobre sus
productos e instalaciones y atendiendo a otros requerimientos, todo el
proceso de posventa (tareas del área funcional de marketing).
 Vigila que el taller sea seguro, se aprovisiona con los implementos
que le brinden esa seguridad física al elaborar los productos, se encarga de
que cuente con las condiciones adecuadas de iluminación, ventilación y
salubridad. Además, se encarga de mantenerse al día con las principales
tendencias de diseño y fabricación mediante cursos online (tareas del área
funcional de recursos humanos).
 Elige el rumbo de su empresa mediante el establecimiento de
una visión de futuro y la fijación de metas y objetivos generales y específicos
de corto y largo plazo, decide qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo, es
decir, se encarga de la coordinación de las diferentes actividades (tareas del
área funcional de dirección).

De esta manera se hace evidente que en esta empresa unipersonal se llevan

a cabo todas las funciones básicas de una organización a pesar de que, por
su tamaño, no cuenta con departamentos empresariales.

La coordinación entre áreas funcionales de la empresa es indispensable para

su buena marcha:

Imagine el lector que el mismo emprendedor del ejemplo anterior es un

magnífico diseñador, carpintero e instalador, con lo cual sus productos
resultan ser de excelente calidad y del gusto de sus clientes, pero,
sistemáticamente incumple con las entregas finales y también con los pagos
de los materiales.

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 En este caso sus remarcables habilidades de producción se ven opacadas
por sus incumplimientos en entregas y pagos, con los cuales podrá ver
mermados tanto la cantidad de nuevos pedidos, porque sus clientes no darán
buenas referencias de él (no habrá voz a voz), como su flujo de caja, al tener
que pagar más a sus proveedores, lo que se traduce al final en un detrimento
de los objetivos empresariales.

Cuáles son las áreas funcionales de la empresa

 Dirección
 Producción
 Finanzas
 Marketing
 Recursos Humanos

Son citadas como las principales áreas funcionales de las empresas siendo
transversales a la gran mayoría de ellas. Además, en función de cada firma,
de la industria en la que compita, de la magnitud de sus recursos, de la
escala de su operación, del tipo de organización y demás características
particulares, se pueden encontrar, entre otras, áreas funcionales como:

 Servicios legales
 Comercial
 Innovación
 Servicio al cliente
 Control interno
 Logística
 Tecnologías de la información
 Ventas
 Sistemas

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 Publicidad
 Investigación & Desarrollo
 Compras
 Distribución
 Comunicaciones

indica que la magnitud de estas áreas, sus nombres, el número de personas

que las integran, así como las formas en las que se organizan, varían de
acuerdo con la complejidad, las características específicas de cada empresa
y su tamaño:

 En la micro o pequeña empresa:

o El dueño dirige y conoce a todos los trabajadores.
o Los problemas de producción, finanzas, ventas y personal son
tan reducidos, que el propietario puede resolverlos y realizar las actividades
inherentes a estas funciones.
o La centralización en la toma de decisiones y ejecución de
actividades es característica.
 En la mediana empresa:
o Al ser una organización en crecimiento surgen especialistas y
áreas funcionales.
o Existe la necesidad de aplicar técnicas administrativas.
o Se utiliza la delegación de funciones y se establecen niveles
jerárquicos.
 En la empresa grande:
o Resulta imposible que una sola persona tome todas las
decisiones.
o La complejidad de la administración crece, por lo cual se
requiere un gran número de áreas donde diversos profesionales y
especialistas realicen cada función.

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o La delegación y descentralización es imprescindible, existen
divisiones, unidades de negocio, etcétera.

Actividades propias de cada área funcional de la empresa

Producción

El área de producción, también llamada de operaciones o técnica, se

encarga de los procesos empresariales de:

  Fabricación
o Planificación y configuración de los objetivos de producción.
o Transformación de materias primas en productos terminados o
semielaborados.
 Control de calidad
o Control de productos.
o Evaluación de la producción.
 Investigación y desarrollo
o Investigación de nuevas tecnologías.
o Desarrollo de nuevos productos.

En otras palabras, este subsistema de operaciones o de producción tiene

como objetivo la consecución de los bienes y servicios destinados a
satisfacer las necesidades de mercado detectadas por el área
de mercadotecnia o comercial.

Finanzas

En la empresa, las funciones del área de finanzas son:

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 Financiación
o Obtención de recursos financieros.
o Control de cobros y pagos, caja y bancos.
o Préstamos y créditos.
o Inversiones.
 Contabilidad
o Registro contable de las operaciones.
o Confección de balances y de las cuentas de resultados.
o Suministro de datos a la dirección.

Las anteriores son sólo algunas de las funciones de la gerencia financiera de
una organización empresarial.

Marketing

En el área de marketing, que en algunas empresas puede recibir diferentes

denominaciones como área comercial, de ventas, de mercadeo o de
mercadotecnia, se tienen las siguientes funciones:

 Compras
o Conocimiento del mercado, selección de proveedores.
o Selección de mercaderías.
o Trámite de compras.
 Almacén
o Organización de artículos.
o Gestión de stocks.
o Logística: entradas y salidas de mercancías.
 Ventas

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o Venta de productos y/o servicios.
o Atención a clientes.
o Ejecución del plan de marketing.
 Mercados
o Investigación de mercados.
o Plan de marketing y diseño de estrategias para el lanzamiento
de nuevos productos.
o Publicidad y propaganda.

Esto, en resumen, y mucho más es lo que hace el departamento comercial o

de marketing de una empresa.

Recursos Humanos

Dentro de esta área empresarial se encuentran las funciones de:

 Administración de personal
o Reclutamiento.
o Selección.
o Contratación.
o Inducción.
o Administración de carrera.
o Outplacement.
 Nómina
o Confección de nóminas.
o Confección de altas, bajas y pagos de los organismos públicos
como Seguridad Social.
o Control de ausencias y retrasos.
o Registro y archivo de datos.
 Seguridad e higiene laborales

20
o Normas de seguridad e higiene.
o Inspección del equipo y materiales en relación a las normas.
o Investigación e informes sobre accidentes laborales.
o Educación sobre higiene y seguridad.
o Medicina laboral.

Dirección

El área de dirección de la empresa tiene como principales funciones las de:

 Planificación y definición de estrategias, fijación de objetivos.

 Organización y gestión de recursos y tareas.
 Coordinación de esfuerzos en cada una de las áreas y entre ellas.
 Control de resultados, asunción de responsabilidades.

Importancia de las áreas funcionales en la empresa

 A través de éstas se logran los objetivos de la empresa.

 Su existencia permite una mayor eficiencia y eficacia promovida por la
especialización, la cual elimina la duplicidad de esfuerzos y facilita la
optimización de recursos.
 Delimita funciones y jerarquías.
 Son indispensables para trabajar eficientemente.

La importancia de las áreas funcionales radica en el hecho de reducir a unas

cuantas categorías manejables las ilimitadas actividades que se desarrollan

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 en la empresa, lo cual le permite a la administración la aplicación del proceso
administrativo a nivel funcional:

 Diseñar planes y formular estrategias.

 Establecer estructuras y niveles de especialización del trabajo.
 Orientar la coordinación de esfuerzos en cada área, así como la
colaboración entre las diferentes funciones.
 Disponer de indicadores de gestión que permitan controlar y medir el
desempeño.

Aplicarlo redundará en el mejor aprovechamiento de los recursos (eficacia y

eficiencia) y ayudará a evitar improvisaciones en la toma de decisiones
cruciales.

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