CURSO:

“GESTION DOCUMENTAL
EN LOS SUJETOS
OBLIGADOS”.

Unidad Coordinadora de
 ARCHIVO
S
Preservan

Difunden MEMORI Promueven

conocimiento
A

Dan acceso

Unidad Coordinadora de
 LEY GENERAL DE
ARCHIVOS

Unidad Coordinadora de
LEY GENERAL DE
ARCHIVOS

Derechos
Tutelados
Preserva el
Organización derecho a la
verdad y el
Conservación acceso a la
Preservación
información
de Archivos

Unidad Coordinadora de
 FONDO /SECCIÓN

Unidad Coordinadora de
 LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
Obligaciones
Administrar, organizar y conservar los Usar métodos y medidas para la
documentos de archivo que se produzcan, se organización, protección y conservación de
reciban, se obtengan, adquieran, transformen los documentos de archivo, así como
o se posean. procurar el resguardo digital de dichos
documentos.

Inscribir en el Registro Nacional de Generar una ficha técnica de valoración

Archivos el acervo del Ente. documental para cada serie-subserie

Integrar un grupo interdisciplinario para Integrar los documentos en expedientes.

realizar la valoración documental.

Establecer un sistema institucional de Dotar a los documentos de archivo de

archivos y llevar a cabo los procesos de identificación para asegurar su procedencia y
gestión documental. orden original.

Destinar espacios apropiados y equipo Resguardar los documentos contenidos en sus

necesario para la función archivística. archivos.

Unidad Coordinadora de
 LEY GENERAL DE
ARCHIVOS

Cuadro General • Refleja la estructura de un archivo

de Clasificación con base en las atribuciones y
Archivística funciones
Instrumen
Catálogo de • Valores documentales, vigencia, tos de
control
Disposición plazos de conservación y disposición archivístic
Documental documental o

Ficha técnica de • Instrumento que permite identificar,

valoración analizar y establecer el contexto y
documental valoración de la serie documental

• Herramientas de organización y Instrumen

Inventarios tos de
Documentales estructura de los archivos
consulta

Unidad Coordinadora de
 ORGANIZACI
ÓN
Principios generales de la función archivística

Disponer de la documentación organizada.

Finalidad de
los Archivos Contar con el documento cuando su uso
administrativo así lo requiera.

Importancia Son el soporte fundamental en la toma de

de los decisiones y cumplida su vigencia
Archivos administrativa su valor puede ser histórico.

Los servidores públicos son responsables de

Responsabilidad la organización, conservación, uso y manejo
de los documentos.

Unidad Coordinadora de
 ORGANIZACI
ÓN
Los principios que rigen la organización de los fondos
documentales:

Cada documento debe conservarse en el

Procedencia fondo documental al que naturalmente
pertenece.

Es mantener el orden interno de cada

Orden
original
fondo manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicio activo.

Unidad Coordinadora de
 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA

Propician la organización, conservación y localización expedita de

los archivos administrativos:

I. El Cuadro General de Clasificación

Archivística.
II. El Catálogo de Disposición Documental.
III.Los inventarios documentales:
a. General.
b. Transferencia.
c. De baja.
IV.La guía de archivo documental y la relación
de expedientes reservados.

Unidad Coordinadora de
 EXPEDIENT
E

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

Direcciones
INDESALUD Subdirecciones
administrativas

FONDO: Instituto de Servicios Descentralizados

de Salud Pública del Estado de Campeche

Sección Serie Subserie Expedientes

Recursos
Coordinación Capacitación
Humanos
Administrativa

Mayo 2019

Unidad
documental

Unidad Coordinadora de
 FONDO /SECCIÓN

Unidad Coordinadora de
 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL

I. Fondo
II. Sección
III.Serie y subserie
IV.Valor documental
I. Administrativo
II. Legal
III.Fiscal o contable
IV.Histórico
V. Vigencia documental
I. Trámite
II. Concentración
VI.Clasificación de la información VII.Destino final
I. Pública I. Baja
II. Reservada II. Archivo histórico
III.Confidencial

Unidad Coordinadora de
 FICHA TÉCNICA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL

I. Nombre del área

II. Nombre, cargo y firma del titular
III.Clave, nombre y descripción de la serie
IV.Marco jurídico en el que se apoya la producción de la serie
V. Descripción de la atribución que refleja la producción de la
documentación de la serie
VI.Palabras claves relacionadas con la producción de la serie
VII.Instancias que intervienen en la producción y gestión de la serie
VIII.Valores documentales
I. Administrativo
II. Legal
III.Fiscal o contable
IV.Histórico
IX.Plazos de conservación
I. Trámite
II. Concentración
X. Fechas extremas

Unidad Coordinadora de
 VIGENCI
A

Ciclo Vital del Documento

ARCHIVO DE ARCHIVO DE ARCHIVO
TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO

Documentación Documentación Documentación

activa semi-activa inactiva

Valores primarios Valores secundarios

Administrativo Evidenciales
Legal Testimoniales
Fiscal o contable Informativos

Unidad Coordinadora de
 CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
PUNTO DE PARTIDA
Recepción
1
Correspondencia de entrada
Correspondencia de salida
Registro y control

Revisión y distribución Trámite y atención Generación de documentos

Registro y control

Salida, entrega y acuse

Unidad Coordinadora de
 INTEGRACIÓN, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN
PUNTO DE PARTIDA
2 Inicio de un proceso institucional

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
TRAZABILIDAD

Unidad Coordinadora de
 normatividad y formato de
Inventario de Archivos de
TRANSFERENCIA PRIMARIA acuerdo al calendario

NO Devuelve al responsable y
¿Cumple con lo 1 calendariza otra fecha de
especificado?
entrega
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Recibe y verifica los Archivos
SI
de Trámite y recepciona la
Unidad Administrativa Archivodocumentación
de Concentración
según
Sella el inventario y normatividad 1
resguarda la documentación
en el anaquel
INICIO correspondiente

NO Devuelve al responsable y
¿Cumple con lo
Entrega Archivos según calendariza otra fecha de
Registra en el sistema de especificado? entrega
normatividad y formato de control que se está
Inventario de Archivos de resguardando la
acuerdo al calendario información
SI
1
Sella el inventario y
Actualiza el inventario
1
resguarda la documentación
correspondiente y notifica aen el anaquel
Recibe y verifica los Archivos
la Unidad Administrativa el
de Trámite y recepciona correspondiente
espacio asignado en el
la
documentación
Archivo según
de Concentración
normatividad

Registra en el sistema de
control que se está
resguardando
NO la Devuelve al responsable y
¿Cumple con lo información
Recibe notificación del calendariza otra fecha de
espacio asignado especificado?
entrega

SI Actualiza el inventario
correspondiente y notifica a
FIN
la Unidad
Sella el inventario y Administrativa el
espacio asignado en el 1
resguarda la documentación
Fase

en el anaquelArchivo de Concentración
correspondiente
Unidad Coordinadora de
 ESTRUCTURA DEL
SIA

CORRESPONDENCIA

UNIDAD ARCHIVO DE TRÁMI-

COORDINADO- DIRECCIÓN TE POR ÁREA ÁREA PRO-
RA Y DUCTORA
OPERACIÓN ARCHIVO DE CON-
DE ARCHIVOS CENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO

EQUIPO INTERDIS-
CIPLINARIO

JURÍDICO
UNIDAD COORDINADORA DE ARCHI-
VOS
TITULARES UNIDAD DE TRANSPARENCIA
OIC
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ÁREAS ADMINISTRATIVAS

Unidad Coordinadora de
 UNIDAD COORDINADORA DE
ARCHIVOS

Instrumentos de Control
Archivístico

Programa Anual de Desarrollo

Archivístico
Promoverá que las áreas
operativas lleven a cabo las Programa de Capacitación
acciones de gestión documental y
Administración de los archivos, de
Lineamientos de valoración y
manera conjunta con las unidades disposición documental
administrativas.
Políticas de acceso y consulta

Formato de Dictamen y de Actas

Unidad Coordinadora de
 ÁREA OPERATIVA, ARCHIVO DE
TRÁMITE

Integrar y organizar los expedientes que Colaborar con el Área Coordinadora de

produzca, use y reciba Archivos en la elaboración de los
Instrumentos de Control Archivístico

Asegurar la localización y consulta de los Trabajar de acuerdo con los criterios

expedientes mediante la elaboración de específicos y recomendaciones dictados
los inventarios documentales por el área Coordinadora de Archivos

Resguardar los archivos y la información Realizar las transferencias primarias al

que haya sido clasificada de acuerdo con archivo de concentración
la legislación en materia de transparencia
y acceso a la información pública Las que establezcan las disposiciones
jurídicas aplicables

Unidad Coordinadora de
 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Asegurar y describir los fondos bajo su Colaborar con el Área

resguardo, así como consulta de Coordinadora de Archivos en la
expedientes elaboración de los Instrumentos
de Control Archivístico

Recibir las transferencias primarias y Participar con la Unidad

brindar servicios de préstamo y Coordinadora de Archivos en la
consulta a las unidades o áreas elaboración de los criterios de
administrativas productoras de la valoración documental y
documentación que resguarda disposición documental

Conservar los expedientes hasta Promover la baja documental de

cumplir su vigencia documental de los expedientes que integran las
acuerdo con lo establecido en el series documentales que hayan
Catálogo de Disposición Documental cumplido su vigencia documental

Unidad Coordinadora de
 ARCHIVO HISTÓRICO

Recibir las transferencias secundarias,

organizar y conservar los expedientes bajo su
resguardo

Brindar servicios de préstamo y consulta al

público

Establecer los procedimientos de consulta de

los acervos que resguarda

Colaborar con el Área Coordinadora de

Archivos en la elaboración de los
Instrumentos de Control Archivístico

Implementar políticas y estrategias de

preservación que permitan conservar los
documentos históricos

Unidad Coordinadora de
 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar,

destruir o inutilizar, total o parcialmente, los
documentos de archivo

Impedir u obstaculizar la consulta de documentos

Infracciones
Transferir la propiedad o posesión de archivos o
documentos

Omitir la entrega de algún documento de archivo

bajo la custodia de una persona al separarse de un
empleo, cargo o comisión

No publicar el Catálogo de Disposición Documental,

el dictamen y el acta de baja documental

Actuar de manera negligente en la conservación de

los archivos

Unidad Coordinadora de
 CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN

Estabilización Hoja con información en

ambos lados

Costurado Orden ascendente o

viceversa

Perforación Sin cinta, de preferencia

pegamento

Hojas tamaño oficio

Unidad Coordinadora de
 LLENADO DE PORTADA

Formato FO-MP-0501/4-2 En caso de no foliar alguna hoja, solo

deberán aumentar el número de total de
hojas en la portada del expediente
Fecha de apertura y cierre del La sumatoria de hojas de los tomos debe
expediente ser congruente con el número total de
hojas del expediente
Asunto (con abreviaturas) En la pestaña del expediente indicar el
número del expediente y tomo (según sea
el caso)
Cantidad de hojas por tomo
(250 - 300, no exceder 5 cm.)
Observaciones:
CDs (indicar en observaciones
Tomo 1 de 2, el cual contiene 250 hojas (1-250)
cuántos contiene el expediente)
Tomo 2 de 2, el cual contiene 250 hojas (251-500)
Este tomo contiene 2 CDs anexos.

Expediente 2

Expediente 1 tomo 2 de 2

Expediente 1 tomo 1 de 2

Unidad Coordinadora de
 LLENADO DE PORTADA
INDESALUD

Unidad Coordinadora de
 LLENADO DE INVENTARIO

Formato FO-MP-0501/4-1

Indicar a qué inventario se refiere (trámite o

concentración)
Ejemplo:
Descripción, especificar, no abreviaturas
Núm. Caja Núm. Exp
1 1 tomo 1 de 2
Enumerar el inventario (1 de n hojas)
1 1 tomo 2 de 2

Dejar en blanco el apartado de _____ kilos

Firmas:
Elaboró Revisó Autorizó
(A. Trámite) (A. Concentración) (Titular U.A)

Unidad Coordinadora de
 LLENADO DE INVENTARIO

Unidad Coordinadora de
 LLENADO DE PORTADA DE CAJA

Formato FO-MP-0501/4-9 En el apartado de expediente colocar el

número total y números que abarca

Tamaño media carta

Ejemplo:

Se coloca en las agarradera Núm. De exp. 20 (1 al 20) con 6 tomos

Núm. De exp. 20 (20-40) con 2 tomos

Tamaño de fuente #30

En la tapa de la caja deberá

llevar el inventario que
corresponda a la caja

Unidad Coordinadora de
 LLENADO DE PORTADA DE CAJA

Unidad Coordinadora de
 GESTION DOCUMENTAL

¡Gracias!

Julio 2019
Unidad Coordinadora de