Categorización de los archivos

Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos desde el

punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

A) Archivo general de la nación.

B) Archivo general del departamento.
C) Archivo general del municipio.
D) Archivo general del distrito.

Ciclo vital de los documentos:

El estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,

teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normativa archivística.

Los valores primarios y secundarios:

Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Fondos documentales:

Constituyen la mayor agrupación documental existente en un archivo, y corresponde al

"conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte como producidos orgánicamente
y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia organismo en el ejercicio de sus
actividades.

Tipos de fondos:

- Fondo abierto: fondo de archivos susceptible de crecimiento por la transferencia

documental.
- Fondo cerrado: fondo de archivo que no es susceptible de conocimiento
generalmente por no tratarse de competencias que han desaparecido.

Ley 594 de 2000

La ley de 594 de julio del 2000 por medio dela cual se dicta la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones, esta ley establece las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado. La ley general de archivos en el título V coma gestión de
documentos, artículo 21.

● Averiguar los conceptos:

- Fondo: en la ciencia archivística, un fondo es la agrupación de documentos
que se originan en la misma fuente.
- Tipos de fondos:
 ● Fondo abierto: fondo de archivos al alcance de crecimiento por la
transferencia documental.
● Fondo cerrado: fondo de archivo que no está al alcance de
crecimiento generalmente por tratarse de competencias que han
desaparecido.
- Sección: unidad integrada por papeles procedentes de una institución, o de división
administrativa importante, Como una organización, funciones y fines conocidos y
delimitados.
● Subsección: es un conjunto de documentos que forman parte de las
secciones.
- Serie: es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas o salidas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
● Sub serie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de está por su contenido y sus
características específicas.
- Unidades documentales: es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en
las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin
embargo, no todas las actividades generan tipos documentales.
- Expedientes: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que contribuyen
una unidad archivística.
- Unidades documentales:
● Simples: se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que
existe como esta unidad no puede ser dividida en más partes de lo que ya es
como por ejemplo, una fotografía, un informe, etcétera.
● Complejas: cada uno está compuesto por varios tipos documentales
diferentes entre sí, pero relacionados en razón de un trámite relacionado.
- Principios archivísticos: orden original, principio de procedencia e integridad.
Documento de archivo. Caracteres internos y externos. Fondo, sesión, serie como
tipo documental. Organización archivística.

Organización de documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los

documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

● Diferencias entre clasificar.com a ordenar y descripción documental=

Clasificar un documento significa agruparlos por conceptos y o asuntos concretos
como y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica,
alfabética…