MUNICIPALIDAD DISTRITAL

ANDRÉS AVELINO CÁCERES DORREGARAY

PROVINCIA DE HUAMANGA – AYACUCHO

“Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad”

DIRECTIVA N° -2019-MDAACD

LINEAMIENTOS PARA LA REDACCIÓN DE

DOCUMENTOS OFICIALES DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE ANDRÉS AVELINO CÁCERES
DORREGARAY.

JULIO - 2019
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ANDRÉS AVELINO CÁCERES DORREGARAY
PROVINCIA DE HUAMANGA – AYACUCHO

“Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad”

LINEAMIENTOS PARA LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ANDRÉS AVELINO CÁCERES DORREGARAY.

I. FINALIDAD
Establecer el procedimiento que uniformicen los criterios para la redacción, codificación y
emisión de documentos oficiales en la Municipalidad Distrital de Andrés Avelino Cáceres
Dorregaray.

II. OBJETIVOS
 Uniformizar los parámetros para la redacción y codificación de documentos oficiales
en la Municipalidad Distrital de Andrés Avelino Cáceres Dorregaray.
 Identificar claramente la procedencia de las comunicaciones escritas elaboradas por
los diferentes órganos y unidades de la Municipalidad Distrital de Andrés Avelino
Cáceres Dorregaray, contribuyendo al ordenamiento de la entidad.

III. ALCANCES
Los Lineamientos y anexos que comprenden el presente documento son de observancia
obligatoria para todos los órganos y unidades de la Municipalidad Distrital de Andrés
Avelino Cáceres Dorregaray.

IV. BASE LEGAL

 Ley N° 27444 - Ley de Procedimientos Administrativos General.
 Ley N° 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Decreto Legislativo Nº 1246 - Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas
de simplificación administrativa.
 Decreto Legislativo Nº 1310 - Decreto Legislativo que Aprueba Medidas
Adicionales de Simplificación Administrativa.

V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Documentos oficiales.- Es todo aquél documento elaborado, emitido y/o cursado
por los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad distrital de Andrés Avelino
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Cáceres Dorregaray, revestido por las formalidades contenidas en el presente

lineamiento y que se clasifica en:
5.1.1. Oficio: Documento oficial de estructura similar a la de una Carta convencional,
de circulación externa, son dirigidas a instituciones y organismos públicos y/o
privados, o a personas naturales o jurídicas, fuera del ámbito de las sedes
institucionales. Ejemplo: Respuestas al Poder Judicial, Invitación al Gobierno
Regional, Jurado Nacional de Elecciones, Congreso de la República y otros.

5.1.2. Oficio Múltiple.- Persigue la misma lógica que lo descrito en el 5.1.1 - Oficio,

con la diferencia que se dirige a varios destinatarios externos con el mismo o igual
contenido. Se conserva la misma numeración (mismo contenido) aunque vaya
dirigido a varios destinatarios.

5.1.3. Carta.- El presente documento será de circulación externa, y deberá ser

dirigida a un destinatario – persona natural. Ejemplo: Correspondencia a consultores.

5.1.4. Carta Múltiple.- Persigue la misma lógica que lo descrito en la Carta, siendo

la diferencia que se encuentra bajo el mismo número y con igual contenido. Es
dirigido a diversos destinatarios naturales externo.

5.1.5. Memorándum.- El presente documento será de circulación interna, y deberá

ser dirigida a un destinatario de igual o menor jerarquía orgánica o funcional que el
remitente, a fin de comunicar aspectos técnicos o administrativos de su competencia
y que tiene objeto formalizar o impulsar acciones específicas, tales como: realizar
pedidos, solicitar y/o remitir información, dar cuenta de gestiones específicas, entre
otros.

5.1.6. Memorándum Múltiple.- Persigue la misma lógica que lo descrito en el

Memorando, siendo la diferencia que se encuentra bajo el mismo número y con igual
contenido. Es dirigido a diversos destinatarios de igual o menor nivel jerárquico al del
remitente.
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5.1.7. Informe.- Documento que contiene una opinión fundamentada respecto a una

o más materias específicas, se reporta el cumplimiento de disposiciones efectuadas
anteriormente o se analiza los alcances y consecuencias de determinados hechos,
incluye necesariamente el desarrollo y/o análisis de hechos, documentos, normas y/o
demás consideraciones que obren en el expediente, con la finalidad de formular
conclusiones y/o recomendaciones sobre el tema desarrollado y/o analizado. Por su
contenido pueden ser informes legales y/o técnicos o rendición de cuentas sobre
encargos específicos. Documento que puede ser dirigido de menor a mayor nivel
jerárquico y/o entre el mismo nivel jerárquico.

5.1.8. Circular.- Documento preparado para comunicar un mensaje idéntico a un

grupo (círculo) de personas o al público general.

5.2. Consideraciones Generales.- Para la elaboración de todos los documentos

oficiales, el remitente tendrá en cuenta lo siguiente:
5.2.1. La impresión de todos los informes se realizará por ambas caras de la hoja en
negro, escala de grises (anverso y reverso), de ser posible con el objetivo de
economizar papel y tinta.
5.2.2. Cuando los documentos tengan una extensión mayor a 01 (una) hoja, serán
visados en todas sus hojas por quien remite el informe.
5.2.3. Se cuidará que el texto del documento institucional se formule respetando las
normas del correcto uso del idioma y la redacción (léxico, gramática, semántica,
sintaxis, ortografía, entre otros): asimismo se revisará la corrección de estilo, de
manera que el lenguaje propuesto esté orientado a que el texto sea de fácil
comprensión, coherente y de conformidad con las funciones conferidas.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1. Presentación formal de los documentos.- La presentación impresa de los

documentos institucionales referidos a (Informe, Oficio, y Carta) debe contar con las
siguientes características:
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6.1.1. Papel bond tamaño A4, 75 gramos.

6.1.2. Márgenes de 3cm. Por cada lado (superior, inferior, izquierdo y derecho).
6.1.3. El texto será redactado en letra Arial normal, tamaño 11 y las notas a pie de
página con letra tipo Arial normal, tamaño 9.
6.1.4. El espacio anterior y posterior será de 0 puntos y el interlineado, sencillo.
6.1.5. El arte gráfico del encabezado debe contener el escudo de la ANDRÉS
AVELINO CÁCERES DORREGARAY así como el nombre completo de la institución y
el nombre del año. Al pie de página la dirección y el teléfono institucional; ejemplo
(Anexo N°01).
6.1.6. Los memorándum simple y memorando múltiple debe contar con las
siguientes características: (Anexo N°02)
6.1.7. Papel bond tamaño A4, 75 gramos.
6.1.8. Texto dividido en dos columnas con márgenes de 2cm. Por cada lado
(superior, inferior, izquierdo, derecho e intermedio).
6.1.9. El texto será redactado en letra Arial normal, tamaño 10, el espacio anterior y
posterior será de 0 puntos y el interlineado, sencillo o 1.5 dependiendo del contenido.
6.1.10. Toda referencia bibliográfica a libros, revistas, documentos, páginas web y
otras publicaciones de similar naturaleza, debe de ser debidamente citada como nota
a pie de página; en cuyo caso, la cita debe tener en cuenta lo siguiente:

Apellidos (en mayúsculas) y nombres del autor.

a) Nombre del texto entre comillas (“ “).
b) Año.
c) Edición.

6.2. Codificación y siglas de los documentos institucionales. Las siglas que

identifican los documentos institucionales de la ANDRÉS AVELINO CÁCERES
DORREGARAY estarán en negrita y subrayado, siguiendo los parámetros señalados
a continuación:
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6.2.1. Tipo de documento: Es el documento elaborado, que puede ser Oficio, Oficio
Múltiple, Carta, Carta Múltiple, Memorándum, Memorándum Múltiple, Informe o
Circular.
6.2.2. Número del documento: Todo documento oficial debe ser numerado en forma
estrictamente correlativa por el remitente, y dicha numeración debe estar expresada
en un mínimo de tres (3) dígitos precedidos por el símbolo “N”, por ejemplo: “Oficio N°
001”.

6.2.3. Año: Se consignan los cuatro dígitos del año en curso, precedidos por un
guion. El comienzo de un nuevo año implica iniciar nuevamente la numeración de los
documentos oficiales.

6.2.4. Siglas de entidad.- Se consignan las siglas de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE ANDRÉS AVELINO CÁCERES DORREGARAY por ANDRÉS AVELINO
CÁCERES DORREGARAY, precedidas por un guion (-) y seguidas de una línea
diagonal (/).

6.2.5. Siglas del órgano y unidad orgánica: Se consignan las siglas que identifican al
órgano y la unidad orgánica que se emite el documento, antecedido del órgano del
cual dependen, de corresponder y hasta el tercer nivel organizacional, precedidas en
todos los casos por un guion y de conformidad con las siglas contenidas en el (Anexo
N°03).
  
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LISTA DE SIGLAS DE LOS ÓRGANOS Y UNIDADES ORGÁNICAS LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ANDRÉS AVELINO CÁCERES DORREGARAY.

1. CONCEJO MUNICIPAL:
CARTA N°001-2019- MDAACD/CM.

2. ALCALDIA:
OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/ALC.

3. GERENCIA MUNICIPAL:
OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GM.

4. OFICINA DE PROCURADURIA PUBLICA MUNICIPAL:

OFICIO N° 001-2019- MDAACD/PPM.

5. GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA:

OFICIO N°001-2019- MDAACD/GAJ.

6. GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO:

OFICIO N°001-2019- MDAACD/GPP.

6.1. Unidad de Presupuesto y Racionalización:

OFICIO N°001-2019- MDAACD/GPP – UPR.

6.2. Unidad de Programación Multianual de Inversiones:

OFICIO N°001-2019- MDAACD/GPP – UPMI.

7. SECRETARIA GENERAL:
OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/SG.

7.1. Unidad de Imagen Institucional:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/SG – UII.

7.2. Unidad de Trámite Documentario y Archivo:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/SG – UTDA.

8. GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS:

OFICIO Nº 001-2019-MDAACD/GAF.

8.1. Sub Gerencia de Contabilidad:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAF-SGC.

8.2. Sub Gerencia de Tesorería:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAF-SGT.

8.3. Sub Gerencia de Abastecimiento y Servicios Auxiliares:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAF-SGASA.
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8.3.1. Área de Patrimonio

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAF-SGASA/P

8.3.2. Área de Almacén

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAF-UL/A

8.4. Sub Gerencia de Recursos Humanos:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAF-SGRH.

8.5. Unidad de Informática:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAF-UI.

9. GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA PUBLICA:

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GIP.

9.1. Subgerencia de Formulación de Estudios y Proyectos

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GIP-SGFEP.

9.2. Subgerencia de Planeamiento, Catastro y Control Urbano

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GIP-SGPCCU.

9.3. Subgerencia de Defensa Civil y Gestión de Riesgos y Desastres

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GIP-SGDCGRD.

10. GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GSP.

10.1. Subgerencia de Saneamiento y Gestión Ambiental

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GSP-SGSGA

10.2. Subgerencia de Seguridad Ciudadana

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/ GSM-SGSC

11. GERENCIA DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA

OFICIO Nº 001-2017- MDAACD/GAT

11.1. Subgerencia de Registro y Fiscalización Tributaria

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAT-SGRFT

11.2. Subgerencia de Recaudación y Control

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAT-SGRC

11.3. Subgerencia de Ejecutoría Coactiva

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GAT-SGEC
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12. GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL Y ECONOMICO

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GDSE.

12.1. Subgerencia de Defensoría Municipal, Género y Programas Sociales

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GDSE-SGDMGPS

12.2. Subgerencia de Educación, Cultura, Deporte y Participación Vecinal

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GDSE-SGECDPV

12.3. Subgerencia de Registro Civil

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/ GDSE-SGRC

12.4. Subgerencia de Desarrollo Económico

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/ GDSE-SGDE

12.5. Subgerencia de Promoción Empresarial Turismo y Artesanía

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/GDE-SGPETA

13. SUBGERENCIA DE SUPERVISION Y LIQUIDACION DE OBRAS

OFICIO Nº 001-2019- MDAACD/SGSLO
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Anexo N°01

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Jr. Los laureles Mz. “K” Lote “15” Urbanización Jardín – Dist. Andrés Avelino Cáceres Dorregaray - Huamanga
– Ayacucho.
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Anexo N°02

EJEMPLO 1: Si el documento se está remitiendo para la firma del Señor Alcalde las
siglas son: OFICIO Nº 001-2019-ANDRÉS AVELINO CÁCERES DORREGARAY/ALC.

EJEMPLO 2: Si la comunicación proviene de un órgano de línea.

INFORME N°001-2019-ANDRÉS AVELINO CÁCERES DORREGARAY/GSM-SGSC

Siglas de la subgerencia que emite el documento oficial.

Siglas de la gerencia de quien depende el emisor.

Siglas de la entidad.

Año en curso.

Número correlativo.

Símbolo de número.

Tipo de documento oficial.