UNIDAD 5.

GASTOS
GENERALES
5.1 DEFINICIÓN Y CONTENIDO

Los gastos operativos generales, también llamados costos fijos o simplemente

gastos generales, son los gastos que una empresa debe pagar
independientemente de su nivel de producción. Se muestran en la sección
de gastos operativos del estado de pérdidas y ganancias de una empresa.

La mayoría de los gastos generales se relacionan con el mantenimiento del

espacio de trabajo, como la renta o la hipoteca, los servicios públicos y los
seguros obligatorios. Los costos de mano de obra principales también se
consideran gastos generales porque a los empleados permanentes se les debe
pagar un salario o un sueldo independientemente de la producción.
En los negocios modernos, los contratos de servicios administrados y de
licencias de software también se pueden considerar gastos generales. Por
ejemplo, si una empresa empieza a usar un paquete de licencias anuales, debe
pagar esas licencias sin importar cuánto haya usado el software.

1. Gastos generales materiales (salario de los empleados del departamento de

compras, del almacén de recepción de pedidos y del departamento de control
de calidad, además del alquiler correspondiente a dicho almacén)
2. Gastos generales de producción (alquiler del edificio de producción o el
desgaste de las máquinas)
3. Gastos generales de ventas (salarios de los empleados del departamento de
ventas y marketing)
4. Gastos generales administrativos (salarios de recursos humanos y
contabilidad, suministros de oficina)
5.2. APLICACIÓN DE LAS NIF
Nif-B3 Clasificación de costos y gastos
En este rubro deben presentarse agrupados en rubros genéricos, los costos
y gastos relativos a las operaciones de la entidad. Los rubros que
comúnmente se presentan son:

a) gastos de venta y distribución – son los que se derivan de los esfuerzos de la

entidad para comercializar sus bienes o servicios.
b) gastos de administración – son aquéllos en los que incurre la entidad para
controlar sus operaciones.
c) gastos de investigación – son los que se desprenden de la búsqueda de
nuevas alternativas de productos y servicios.
 CLASIFICACION POR
NATURALEZA
En una clasificación basada en la naturaleza, los costos y gastos
deben desglosarse en sus componentes principales. Un
ejemplo de este desglose es el siguiente:

a) consumo de inventarios;
b) sueldos, prestaciones y demás beneficios a los empleados;
c) depreciación, pérdidas por deterioro y resultado neto por baja
de propiedades planta y equipo; d) comisiones;
d) mantenimiento;
e) gastos por rentas; y
f) publicidad;
g) otros.
Esta NIF permite hacer una presentación que incluya ciertos
gastos clasificados por función y algunos otros, clasificados por
naturaleza.

Por ejemplo, en el sector de hotelería, los gastos

departamentales: rentas de habitaciones, restaurantes, bar, etc.,
se clasifican normalmente por función; mientras que los gastos
generales suelen presentarse por naturaleza.
 5.3. PROPÓSITOS DE LA
AUDITORÍA
La auditoría de gastos es una actividad requerida por ley
en muchos países que, al mismo tiempo, es muy importante
para evitar los costos que no se ajusten a las políticas de las
empresas e identificar fraudes en caso que se estén
cometiendo, ya sea debido al resultado de errores inocentes
o con completa deliberación

• Verificar que cada gasto registrado o presentado sea

real.
• Que los gastos correspondan al mismo ejercicio
contable.
• Que su concepto y origen tenga una correcta
clasificación para evitar cualquier tipo de fraude.
• Si existiera un gasto extraordinario, destacarlo en el
estado de resultados.
Si existiera un gasto extraordinario, destacarlo en el estado de resultados.
Para realizar estas tareas de manera eficiente es necesario que las empresas
cuenten con una política de gastos interna y un presupuesto determinado.

Es cierto que hay varias formas de hacer auditorías y los resultados esperados
quizás sean los mismos. Sin embargo, en la actualidad, ya no se piensa en
realizarlas de manera manual, generando cada vez más páginas y utilizando
enormes
cantidades de papel.
Por eso, controlarlos de manera eficaz es una tarea de suma importancia.

Mediante los servicios de auditoría, podrá controlar la totalidad de los gastos,

lo cual beneficiará a su compañía para una mejor administración de sus
procesos. De esta manera, su empresa podrá:

• Verificar cada ingreso rápidamente.

• Asegurarse que cada recibo presentado corresponde al ingresado en el sistema.
• Asegurarse que cada gasto fue correctamente cargado y clasificado de acuerdo a los
efectos fiscales correspondientes.
5.4. ASPECTOS DEL CONTROL
INTERNO A TOMAR EN y oportuna forma de registrar los gastos es
Para una correcta

CUENTA
necesario contar con dos puntos fundamentales:

a) Política de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a

seguir para la realización de un gasto. Desde su origen gasta
su aplicación en la contabilidad.

b) Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes

de las variaciones resultantes en relación con los gastos
reales. Explicaciones de las mismas.

Dentro de las políticas se deberán incluir los responsables de

autorizar el gasto, los documentos comprobatorios necesarios y
su aplicación contable según corresponda.
1. Deben existir presupuestos de gastos e informes de la variaciones
resultantes en relación con los gastos reales, exigiéndose
explicaciones y responsabilidades a las personas que procede.
2. Deben estar autorizados invariablemente para un ejecutivo de nivel
apropiado (jefe de departamento gerente de línea, etc.)
3. Deben ser documentos legales y cumplir con requisitos fiscales.
4. Su clasificación debe ser vigilada previamente a su registro en
libros y autorizada por un empleado del departamento de
contabilidad.
 5.5. PROCEDIMIENTOS
APLICABLES
Una forma práctica de hacer la revisión de los gastos bien podría ser la
siguiente:

1. Análisis de Variaciones. Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya sea

contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de gastos.
Investigar las variaciones y sugerir las correcciones según corresponda.
2. Verificación Documental. Determinar las partidas que por su monto o
relevancia sea necesario verificar la documentación comprobatoria de las
mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es la
que corresponde a las compras. La base para esta revisión sería el Manual
de Políticas de Gastos. Los porcentajes de verificación deben ser con base
a la relevancia de las partidas a revisar ya sea por su monto o por su
cantidad de veces que se realiza.
3. Conexión contra otras cuentas. La revisión de los gastos
no incluye solamente verificar la correcta aplicación a la
cuenta correspondiente sino que también a la contra-
cuenta respectiva y que mejor que ya que se esta viendo
el asiento contable se aproveche para hacerlo.

4. Pruebas Globales. Hay algunas cuentas de gastos que por

su naturaleza es posible hacer una revisión global para
verificar su correcta aplicación. Entre las mas relevantes
podemos considerar el renglón de las comisiones sobre
ventas, que van en función de las ventas realizadas.

El reporte que se elabore deberá detallar las fallas

detectadas y los asientos de corrección para que el
trabajo sea completo y se le pueda dar seguimiento con
posterioridad.