Gastos Generales

Concepto y contenido
Los gastos generales son las erogaciones que efectúa la empresa por bienes y
servicios que necesita para su operación, en sus actividades de administración
(gastos de administración), ventas (gastos de venta), financiamiento, (resultado
integral de financiamiento –RIF– o gastos financieros) y otros requerimientos
menores (otros gastos) o extraordinarios (gastos extraordinarios) (vea la NIF B-3,
párrafo 25).
En algunas empresas, ciertos gastos generales tienen una importancia tal que
pueden controlarse específicamente, como los gastos de transporte en las
empresas que distribuyen sus productos. Eventualmente, un gasto como éste
puede ser clasificado como parte del costo de ventas, más que como un gasto
general, como en las compañías refresqueras, de distribución de aguas purificadas,
de productos lácteos, etc., y por ello se deberá cuidar asignarle la clasificación
idónea, con base en el giro de la empresa. Las cuentas de gastos generales son
acumulativas y de naturaleza deudora. Inician el ejercicio en cero y se cancelan
cada año al cierre del ejercicio, transfiriendo su saldo a la cuenta de Pérdidas y
Ganancias del ejercicio.
Su saldo antes del traspaso representa el importe de los gastos generales totales,
efectuados en el ejercicio.

Algunas empresas pueden clasificar sus gastos generales atendiendo a la función

administrativa a que se refieren y así, surgen los gastos de administración, gastos
de venta, gastos de investigación, etc., pero eso no afecta su revisión para efectos
de auditoría de estados financieros, ya que lo importante es el concepto que
registran y no la cuenta en que se clasifican. No obstante, vale la pena advertir que
una vez que la empresa ha hecho esas separaciones contables, el auditor deberá
vigilar que los gastos específicos estén bien clasificados contablemente, en la
clasificación que les corresponda.
Por lo general, a los gastos generales se les clasifica en:
• Gastos de administración
• Gastos de venta
• Resultado integral de financiamiento (RIF) o Gastos financieros
• Otros gastos, y
• Gastos extraordinarios
Normas de Información Financiera
1. Devengación contable. Este postulado señala que los efectos de las
transacciones que lleva a cabo una entidad económica deben reconocerse
contablemente en el momento que ocurren, sin importar la fecha en que se
consideren realizados (NIF A-2, párrafo 27). Para efecto de los gastos generales,
éstos deberán registrarse cuando se ha recibido el bien o el servicio (cuando se
incurren), sin importar que estén pendientes de pago. Esto implica que los gastos
generales queden registrados en el ejercicio social al que corresponden.
2. Consistencia. Este postulado básico señala que cuando existan varias soluciones
de registro para operaciones específicas, la que resulte seleccionada debe aplicarse
a todas ellas, sin cambio, cada año, para garantizar la comparabilidad de la
información financiera que generan. En el caso de los gastos generales, esto
significa que una vez seleccionado un método de registro para una erogación
específica, así deberá continuar registrándose cada año. Por ejemplo, si la empresa
decidió registrar como gasto las compras de artículos duraderos, que podrían
registrarse como activos fijos, con valor menor de un importe dado (por ejemplo,
100 salarios mínimos), así deberá tratar esa operación, permanentemente, cada
año
Objetivos
l. Verificar que los gastos registrados sean reales (por bienes y servicios realmente
recibidos).
2. Verificar que corresponden al ejercicio examinado.
3. Verificar que están bien clasificados en atención a su origen y concepto.
4. Determinar los gastos extraordinarios, importantes, para destacarlos en el estado
de resultados.
Control interno
a) Deben existir presupuestos de gastos e informes de las variaciones resultantes
en relación con los gastos reales, exigiéndose explicaciones y responsabilidades a
las personas que proceda.
b) Deben estar autorizados, invariablemente, por un ejecutivo de nivel apropiado
(jefe de departamento, gerente de línea, etcétera).
c) Los documentos comprobatorios del gasto deben cancelarse previamente a su
pago. Se entiende que un comprobante queda cancelado cuando se le impone un
sello con alguna leyenda apropiada, como “pagado con cheque número…..” y la
fecha relativa, para evitar su pago y registro duplicado.
d) Deben ser documentos legales y cumplir con requisitos fiscales.
e) Su clasificación debe ser vigilada previamente a su registro en libros, y autorizada
por un empleado del departamento de contabilidad.
Procedimientos
Es importante recordar que el procedimiento de revisión de los gastos generales
está directamente relacionado con el concepto específico que registran las
subcuentas relativas. Es decir, que a cada una de las subcuentas de gastos
(sueldos, IMSS, rentas, teléfono, internet, luz, teléfono, papelería, mantenimiento,
honorarios, etcétera), puede corresponder un procedimiento específico de revisión
para la subcuenta en particular y así, en algunas subcuentas se aplicará la revisión
documental, en otras la revisión de cálculos, pruebas globales o cruces contra otras
cuentas.
A continuación se mencionan algunos procedimientos de aplicación general a todas
las subcuentas y otros de aplicación específica.
I. Análisis de variaciones.
II. Revisión de periodo específico.
III. Verificación documental.
IV. Conexión con otras cuentas
V. Pruebas globales.
I. Análisis de variaciones Semejante a lo expuesto en ventas, deben
prepararse cuadros que muestren los diferentes conceptos de gastos
incurridos cada mes para examinar aquellos meses en que el gasto
presente incrementos o reducciones notables. También deben
compararse contra las cifras del ejercicio anterior para obtener
variaciones e investigar las importantes, cuidando que éstas tengan una
explicación razonable. En todo caso, las irregularidades que se detecten
deben ser del conocimiento de un funcionario de nivel adecuado y vigilar
que se corrijan o tomen las medidas convenientes para su corrección.
II. II. Revisión de periodo específico. Semejante a lo explicado en el caso de
ventas, la revisión de periodo específico consiste en seleccionar un
periodo cualquiera (semana, decena, mes) y revisarlo, verificando que la
empresa haya cumplido las rutinas contables y de control interno
establecidas para la autorización, registro y pago de los gastos.
Tratándose de los gastos generales, este procedimiento de revisión
puede sintetizarse como sigue:
l. Se selecciona el periodo a revisar, tratando de que sea el más representativo
de todo el ejercicio y que abarque la mayor cantidad de subcuentas de las
cuentas de gastos generales. En esta prueba no importa que no se incluyan las
subcuentas sujetas a revisión especial, como sueldos y salarios.
2. Se diseña una cédula en la que se anotarán 1) las partidas encontradas en
ese periodo, destacando el concepto del gasto, el importe y la fecha de registro,
así como 2) columnas especiales para anotar las pruebas que se haya
programado realizar, tales como su correcta clasificación contable, documentos
comprobatorios legales, con requisitos fiscales, constancia de bien o servicio
recibido, autorización adecuada, cancelación con sello de pagado apropiado,
etcétera.
3. En todos los documentos comprobatorios que se hubiesen encontrado en el
periodo seleccionado, se deberá dejar constancia de su revisión con una marca
o leyenda apropiada. Esto es muy importante porque es la prueba más sólida
del trabajo realizado.
4. Si se considera prudente, en algunas facturas se pueden ratificar cálculos y
sumas para verificar la corrección aritmética del total facturado.
5. En otros casos se debe efectuar un cruce contra el contrato o convenio que
soporta el gasto. Por ejemplo, el importe del recibo de arrendamiento del local
debe cruzarse contra el contrato de arrendamiento relativo.
6. En general, se cuidan las autorizaciones y otros aspectos de control interno
establecidos por la empresa. Si la prueba en su conjunto ratifica los controles y
el orden en la contabilización de los gastos, podemos generalizar estos
resultados y dar por buenos los saldos de este renglón del estado de resultados.
Si la prueba en su conjunto muestra serias debilidades en el control, errores de
clasificación e irregularidades, deberán ampliarse seriamente las revisiones
directas a cada subcuenta de gastos para fijar debidamente el área y la magnitud
de las irregularidades detectadas.
III. Verificación documental En aquellas subcuentas que se soporten con
documentación comprobatoria externa, tales como teléfonos, luz, honorarios,
seguros, etc., deben examinarse, selectivamente, los comprobantes que apoyan
el registro del gasto para determinar lo adecuado de éstos: que sean facturas,
recibos de honorarios u otros documentos legales, que cumplan con los
requisitos fiscales, que estén autorizados por personal designado para ello, que
muestren el acuse de recibo del bien o servicio que amparan, que sean
razonables en relación con las operaciones de la empresa, etcétera.
IV. Conexión con otras cuentas Algunos conceptos de gasto tienen su origen en
otras cuentas tales como las depreciaciones, amortizaciones, intereses
pagados, etcétera. En estos casos debe aprovecharse el trabajo realizado en las
cuentas generadoras y cruzar (o referenciar) que el importe aplicado a los gastos
corresponda con el importe determinado en dichas cuentas.
V.- Pruebas globales Otros conceptos de gasto son susceptibles de verificarse
globalmente por su carácter de fijos, como las rentas, o por su carácter de
dependientes, como las comisiones sobre ventas. En estos casos un cálculo
global puede señalar lo adecuado o inadecuado del total registrado por tales
conceptos (la renta mensual multiplicada por los doce meses del ejercicio nos
mostraría la cifra total aceptable por este concepto, etcétera).
Los gastos por pago de sueldos y salarios se pueden verificar con una
prueba de nóminas, ya descrita en el capítulo 25. Costo de ventas.

Preguntas de autoevaluación

1. Describa qué registra la cuenta de gastos generales.

2. ¿Qué representa su saldo al cierre del ejercicio social?
3. En atención a la función administrativa que realiza el gasto, ¿cómo se
acostumbra clasificarlos?
4. Mencione y describa una Norma de Información Financiera que aplica
a estas cuentas.
5. Explique lo que debe cuidarse en los gastos generales, de acuerdo con
la NIF denominada: Devengación contable.
6. Mencione dos objetivos que se persiguen en la revisión de estas
cuentas.
7. Mencione y describa dos aspectos de control interno que deben
cumplirse en el manejo de estas cuentas.
8. Mencione y describa dos procedimientos aplicables a la revisión de
estas cuentas.
9. Describa brevemente en qué consiste el procedimiento denominado
“Revisión de período específico”.