Gestión de Compras y Abastecimiento

UNIDAD I ABASTECIMIENTO Y COMPRAS

Docente: Gerald Grollmus Duhalde

 Abastecimiento es parte de la
Cadena Logística
Extracción Producción Almacenaje Venta Consumo
Abastecimiento Transporte Distribución Atención al Cliente

$ $$ $$$ $$$$

Información

Logística Reversa

Es la integración de actividades que proveen recursos y

materiales, que los transforman en productos intermedios y
finales, y que luego los transportan al consumidor final
 Objetivos en Abastecimiento
• Mix correcto - para los clientes atendidos
• Calidad correcta - acorde a expectativas y demandas de los clientes
• Cantidad correcta - acorde a balance entre exceso de inventario –
costo de capital y operación – y quiebres de inventario
• Momento correcto – coincidencia entre la entrega y la demanda
• Fuentes correctas – proveedores confiables en el largo plazo
• Precio correcto – de acuerdo al valor para el cliente
• Costo correcto – minimización de los costos
 Proceso de Abastecimiento
Dos funciones indisociables
ABASTECIMIENTO

COMPRA APROVISIONAMIENTO

• Negociación
– Acción sobre el precio y la calidad
– Función estratégica
– Implementación esencialmente administrativa
– Impacto directo en la utilidad
 Organización
 Acción sobre la cantidad y el servicio
 Función táctica
 Implementación esencialmente física
 Impacto indirecto en la utilidad
 La función de abastecimiento
• La función de abastecimiento es la
encargada de suministrar los recursos para
el sistema productivo, para asegurarse su
funcionamiento, le proporciona del exterior
una serie de insumos y materiales a partir
de los cuales se realizarán los procesos de
transformación.
5
 Estrategias de abastecimiento
Depende del tipo y etapa de vida del producto del
mercado

INTEGRACIÓN VERTICAL
– Parcial, aguas arriba o aguas abajo de la cadena
de suministros
– Total
9
 Estrategias de abastecimiento
ADQUISICIÓN A PROVEEDORES
• Compras tradicionales

• Subcontratación, tercerización o outsourcing

• Regímenes de integración:
– - Cuasi integración vertical, partnership, alianzas estratégicas,
redes keiretsu, Integración parcial o total.
10
1.1 Integración vertical

11
1.2 Adquisiciones estratégicas

17
18
 Pioneros de Lean

http://images.google.com.mx/images?gbv=2
&hl=es&q=Frederick+Taylor&btnG=Buscar+i
m%C3%A1genes
19
28/12/2008
http://www.elespectador.com/noticias/negocios/articulo-crisis-industria-automotriz-fueron-
despedidos-500-trabajadores-de-cca

http://decalle.wordpress.com
/category/renault/

20
 2. El ciclo de abastecimiento
• Compras
• Recepción
• Almacenamiento
• Gestión de inventarios

22
 MRP I
• El MRP I o Planificación de necesidades de
Materiales, es un sistema de planificación
de la producción y de gestión de stocks que
responde a las preguntas:
• ¿QUÉ?
• ¿CUÁNTO?
• ¿CUÁNDO? 26
 Técnicas Clásicas M.R.P
Dependendiente
- Tipo de demanda Independiente (aleatoria).
(predeterminada).

Explosión de las necesidades en

- Determinación de laPronóstico en base a la
base al Plan Maestro de
demanda. demanda histórica.
Producción.

Productos finales y piezas Partes y componentes de un

- Tipo de artículos
de repuesto. producto final
- Base de los pedidos Reposición Necesidades
Necesario para paliar la
Tiende a desaparecer salvo en los
- Stocks de seguridad aleatoriedad de la
productos finales.
demanda.

Satisfacción de las necesidades de

- Objetivos directos Satisfacción del cliente.
producción.

27
 Tipos de demanda
• Demanda Independiente
• Se entiende por demanda independiente
aquella que se genera a partir de decisiones
ajenas a la empresa, por ejemplo la
demanda de productos terminados o
refacciones
28
 Tipos de demanda
• Demanda Dependiente
• Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia
empresa, por ejemplo aún si se pronostica una demanda de
100 coches para el mes próximo (demanda independiente) la
Dirección puede determinar fabricar 120 este mes,
• Para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600
ruedas,.... ,etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas
es una demanda dependiente de la decisión tomada por la
propia empresa de fabricar 120 coches.

29
 Plan
agregado
del
producto Pronósticos
Pedidos en
demanda
firme clientes
clientes
conocidos
aleatorios

Programa
maestro de
Cambios de producción Movimientos
ingeniería (MPS) de inventarios

Planeación de
los
Estructuras requerimiento Registros
s de de
del producto
materiales inventarios
(MRP)

Informes de prod. Informes secundarios:

primarios: Informes de
Programa de pedidos excepción, inf. Para
planeados para planeación, inf. Para
control de inventarios control del
y de producción desempeño
30
 Funcionamiento del MRP
• Un sistema MRP sólo lanzará un
reaprovisionamiento de H cuando esté
prevista la fabricación de P, la mayor parte del
tiempo el stock de H será reducido (cuando no
nulo), y sólo alcanzará un valor apreciable
inmediatamente antes de que dicha
componente vaya a necesitarse para fabricar P.
32
 Entradas al sistema MRP
• El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas
en que han de estar disponibles los productos de la planta que están
sometidos a demanda externa (productos finales)

• El estado del inventario, de cada referencia que están disponibles o en

curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de
recepción de las mismas.

• La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la

empresa.
33
34
35
36
37
38
 Explosión del MRP
• Proceso por el que las demandas externas
correspondientes a los productos finales
son traducidas en órdenes concretas de
fabricación y aprovisionamiento para cada
uno de los ítems que intervienen en el
proceso productivo

39
 Salidas del MRP
• El plan de producción de cada uno de los
ítems que han de ser fabricados,
especificando cantidades y fechas en que
han de ser lanzadas las órdenes
• El plan de aprovisionamiento, detallando
las fechas y tamaños de los pedidos a
proveedores para todas aquellas
40
 Salidas del MRP
• El informe de excepciones, que permite
conocer que‚ órdenes de fabricación van
retrasadas y cuales son sus posibles
repercusiones sobre el plan de producción
y en última instancia sobre las fechas de
entrega de los pedidos a los clientes, para
su negociación
41
Información actualizada para el MRP
• Para cada referencia o item
– Existencia inicial
– Cantidades comprometidas
– Cantidades y fechas de recepción de órdenes
en proceso
– Stock de seguridad
– Tamaño de lotes
– Plazos de abastecimiento / tiempos 42de entrega
Características adicionales del MRP II

43
44
Beneficios del MRP II

45
MRP y JIT

46
 Ciclo de abastecimiento
• Sistema justo a tiempo (JIT)
– Pedidos del cliente
– Órdenes de producción correspondientes
– Pedidos de materias primas a proveedores
– Los proveedores entregan casi instantáneamente en el
lugar de producción (sin inspección ni almacenaje)
• Abastecimientos por única vez o esporádicos
– No hay una gestión de inventarios formal
47
http://www.barandilleros.com/el-sistema-justo-a-tiempo-just-in-time.html

48
3. Compras

49
 Políticas de compras
• ¿Qué comprar?

• ¿Cuánto comprar?

• ¿Cuándo comprar?

• ¿Cómo comprar?

• ¿Dónde comprar?
50
 ¿Qué comprar?
• Las MP e insumos de producción se
compran de acuerdo a especificaciones o a
necesidades de la empresa

51
 ¿Cuánto comprar?
• Depende del nivel de demanda, necesidades de
producción, descuentos y bonificaciones de
proveedores, niveles de inventario actuales,
tipo de sistema de inventario empleado y de los
niveles de servicio que se desea ofrecer a
especificaciones o a necesidades de la empresa

52
53
54
 ¿Cómo comprar?
• Depende de la economía de los bienes o
servicios a adquirir, personalización de los
mismos y de su volumen
• Se compra por teléfono, fax, mail, cara a cara,
pool de compras, compras concentradas o por
región y en todo caso uso de JIT

55
 ¿Dónde comprar?
• Selección del lugar de adquisición (nacional
o internacional), búsqueda, selección,
registro y evaluación de proveedores
• Usar como apoyo la clasificación ABC y
softwares de apoyo

56
 3.1 Actividades típicas de compras
• Investigar mercados
– Situación de proveedores, su confiabilidad, fuentes
alternas de suministro, MP substitutas, factibilidad de
transportes
• Asesor a clientes internos en nuevos materiales,
productos, precios y calidades
• Asesor en cuanto a hacer o comprar
• Llevar registro de proveedores
57
 3.1 Actividades típicas de compras
• Selección de proveedores
• Negociar precios, calidad, modos de entrega,
servicios post-venta, fechas, y formas de pago
• Pedir cotizaciones y efectuar análisis de valor
de las propuestas
• Procesos de licitación aplicables

58
 3.1 Actividades típicas de compras
• Elaboración de contratos y pedidos
• Clasificación de pedidos
• Seguimiento y activación de pedidos
• Coordinar las cantidades recibidas y aprobadas por calidad
• Manejo de devoluciones
• Ventas de materiales obsoletos
• Coordinación e transportes

59
3.2 Tipos de compras con base en la concentración

• Compras centralizadas
– Distribución propia
– Menores costos
– Incremento de niveles de inventarios
– Dificultades administrativas
– Riesgos de pérdidas, daño y robos
– Pool de compras
60
3.2 Tipos de compras con base en la concentración

• Compras descentralizadas
– Pedidos desde centros productivos o comerciales
locales
– Compras con base a presupuestos departamentales
– Pérdida de ahorros por volumen
– Compras a distintos precios con diversos
proveedores

61
3.2 Tipos de compras con base en la filosofía de gestión

• Compras tradicionales
– Diversos proveedores para un mismo producto, bien o servicio
– Relaciones a corto plazo
– Ambiente de desconfianza (inflación de precios o volúmenes de
compra futuros)
– Conveniencia individual
• Justo a tiempo
– Fuentes de abastecimiento únicas con relaciones a largo plazo con
proveedores
– Entregas frecuentes de lotes pequeños con mayor coordinación
entre clientes y proveedores
62
3.2 Tipos de compras con base en el bien adquirido

• Compras de bienes físicos

– Visualización, prueba y control de calidad
– Pedido que se convierte en contrato exigible

63
3.2 Tipos de compras con base en el bien adquirido

• Compras de servicios
– No es posible una evaluación previa
– Se pueden hacer con base a contratos
– Apoyarse en las experiencias de otros
usuarios

64
3.2 Tipos de compras con base en los mercados implicados

• Compras locales
– Proveedores locales
– Menores tiempos de entrega
– Pueden tener ventajas en costos
– O desventajas en costos y calidad (por
impuestos, menor productividad, etc.)

65
3.2 Tipos de compras con base en los mercados implicados

• Compras internacionales
– Compras a diferentes mercados del mundo a
través de proveedores
– Menores costos por ventajas comparativas
– Mayor liberalización de comercio global
– Requieren una mayor coordinación logística,
trámites y evaluación de costos involucrados
66
3.2 Tipos de compras con base en la naturaleza de las
compras
• Compras de economato
– Para papelería e insumos por caja chica
• Compras de mediana magnitud
– Requieren mayor seguimiento, especificaciones,
pruebas, controles de calidad
• Compras de elementos críticos
– Aquellos esenciales para garantizar la continuidad
de la producción (por su escasez, costo o fragilidad)
67
3.2 Tipos de compras con base en la naturaleza de las
compras
• Compras por licitación
– Para compras mayores
– Se presentan ofertas de bienes o servicios a
proveedores
– Se evalúan las mismas
– Se selecciona al mejor con base en las
condiciones establecidas
– Pueden haber licitaciones públicas
68
o privadas
3.2 Tipos de compras con base en la frecuencia de
adquisición
• Compras recurrentes
– Se realizan en forma constante y uniforme
con base en contratos con proveedores,
preseleccionados de acuerdo a las políticas
actuales, presupuestos aprobados y
programa de producción establecido
– Para abastecimiento masivo de artículos
estándar de un mismo proveedor
69
3.2 Tipos de compras con base en la frecuencia de
adquisición
• Compras spot
– Se realizan por única vez para una necesidad
extraordinaria (construcción de planta)
– Requiere una selección de entre diversos
proveedores con características particulares
– Si el monto es pequeño se usa la caja chica
– A veces pueden ser debidos a errores de
consolidación por compras
70
3.2 Tipos de compras con base en la forma de registro

• Compras por monto o tipo de gasto

– Utilizando pedidos, contratos, licitaciones o caja chica
• Pedidos abiertos
– Para artículos recurrentes se pide para todo el año, con
liberaciones de entrega
– El método de fijación de precios se establece en el
contrato
– Puede haber pedidos abiertos en cantidad o en valor
– Reduce papeleo. Puede usarse para artículos de bajo valor
71
3.2 Tipos de compras con base en la forma de registro

• Compras por usuario / división / departamento /

sucursal
• Compras por rubro / subrubro
– Computación, consumibles
• Por proveedor
• Con base en listados o catálogos del proveedor
• Los sistemas integrados de gestión (ERP) como SAP,
JD Edwards, etc. facilitan la administración del
abastecimiento, registro y control
72
3.2 Tipos de compras con base en los medios usados en
transacciones
• Compras personales
– Negociaciones cara a cara para adquisiciones de gran
valor
– Donde haya necesidad de bienes y servicios
individualizados
• Compras por teléfono
– Apoyo en la determinación de disponibilidad y costo
de bienes y servicios solicitando por fax
– Para artículos de poco valor de forma esporádica
73
3.2 Tipos de compras con base en los medios usados en
transacciones
• Compras electrónicas
– Intercambio electrónico de datos (EDI)
– Compras a través de Internet

• No hay una regla que de la mejor opción de compra, el

método dependerá de:
– Las políticas de la empresa
– Sus insumos
– Sus necesidades específicas
– Circunstancias que atraviese y etapa de vida
74
3. 3 Compras electrónicas

75
 EDI
• Mecanismo estandarizado de intercambio
de datos y documentos de negocios entre
empresas
• Les permite consultar sus inventarios
• Acceso a productos y especificaciones
• Ver simulaciones de uso de los bienes en
programas de producción 76
77
78
Abastecimiento por Internet e-procurement
• Búsqueda de proveedores

• Intercambio de información por mail

• Pedidos electrónicos

• Transferencia de fondos electrónica

• Permiten a los proveedores acercarse a clientes con una baja inversión de

capital

79
Abastecimiento por Internet e-procurement

• Puede ser simple:

– Acceso al catálogo electrónico del proveedor con
videoclips, voz, fotos, o versiones personalizadas
– Envío de pedidos por mail

• Con catálogos electrónicos proporcionados por el

comprador
– Compradores de grana escala como GM
80
Abastecimiento por Internet e-procurement

• Market places, sitio Web donde se encuentran compradores y

vendedores
– Catálogos proporcionados por el intermediario
– Como www.logismarket.com
– Se pueden hacer “reverse auctions” o remates inversos (a e-bidding
de e-bay). Se notifica a los proveedores invitados, el comprador
ingresa sus ofertas on-line con toda la información necesaria, los
proveedores pueden o no ver las ofertas de sus competidores y a la
hora de cierre se establece el ganador y se comunica a la red

81
82
Abastecimiento por Internet e-procurement

• Red virtual de negocios (extranets) para compras

masivas recurrentes
– Los proveedores y clientes intercambian información (ERPs)
– Programa de respuesta rápida (QR)
• Usa códigos de barra y EDI para un sistema de abastecimiento JIT,
los proveedores tiene acceso a datos del punto de venta
– Respuesta eficiente al consumidor (ECR)
• Adaptación del QR para supermercados

83
84
3. 4 Compras Justo a
tiempo

85
 3.4 Compras JAT
• Parte de la Manufactura Lean (JIT)
– Con énfasis a reducir los desperdicios
– Se requiere una respuesta altamente sincronizada de los
proveedores sin uso de almacenes (solo pequeñas reservas)
– Alta calidad de los productos entregados para su suministro
directo a las áreas de trabajo
– Es necesaria una relación de compromiso y cooperación entre
cliente y proveedor, con menos proveedores más confiables

86
89
4. Proveedores

90
 Proveedor único
• Por economías de escala en el volumen y
transporte es mejor un solo proveedor
• También en artículos a la medida
• Tiene el riesgo de alta dependencia en el
proveedor
• Al conocer la información de ambos, los
socios se pueden coinvertir en 91
 Varios proveedores
• Favorece la reducción de precios por la
competencia y reduce riesgos de
desabastecimiento
• Relaciones contractuales a corto plazo
• Al escoger el menor precio se sacrifica la
calidad de fabricación y su control interno
• No se tiene el beneficio de economías
92
de
93
¿Dónde encontrar al proveedor?
• Directorio telefónico
• Publicaciones y catálogos especializados
• Cámaras industriales
• SIEM
• Recomendaciones de colegas
• Ferias, congresos
• Market places (E-Business) 94
¿Cómo seleccionar al proveedor?
• Desarrollo de políticas y criterios de
selección

95
¿Cómo seleccionar al proveedor?
• Criterios típicos
– Precios
– Condiciones de pago
– Plazos de entrega
– Localización
– Asesoría técnica previo a la compra
– Garantías
– Servicios técnicos post venta
– Certificaciones en normas internacionales
– Patentes, cartera de clientes, antecedentes

96
¿Cómo seleccionar al proveedor?
• Criterios típicos
– Precios, localización
– Condiciones de pago
– Plazos de entrega
• Para asociación
– Solidez financiera
– Capacidad técnica
97
¿Cómo seleccionar al proveedor?
• Selección balanceada del mejor proveedor

98
 Evaluación del proveedor
• Mismos datos de su selección
– Fallas detectadas en los lotes entregados
– Porcentaje de envíos equivocados
– Porcentaje de material dañado
– Evolución de precios
– Cumplimiento de plazos de entrega
– Flexibilidad, garantías, servicio post venta
– Visitas y cuestionarios, apreciación visual
– Confiabilidad de sus equipos, controles de calidad, higiene y seguridad

100
 Desarrollo de proveedores
• Según Schongerber “Manufactura de clase mundial”,
se debe volver de la familia

• El desarrollo de las fuentes de suministro consiste,

básicamente, en orientar a los proveedores en el
desarrollo de procesos que reduzcan costos,
minimicen desperdicios, mejoren la calidad y
optimicen los tiempos de entrega.
101
 Desarrollo de proveedores
• Actividades del cliente
– Compartir información de planes de compra
– Estudiar juntos los planes de producción
– Ofrecer asistencia técnica y capacitación
– Participar en la solución de problemas
– Participar en la mejora de procesos
– Aportar asistencia financiera para mejora de equipos

102
 Desarrollo de proveedores
• Actividades del proveedor
– Comunicación en todos los aspectos
– Facilitar el acceso del cliente a sus instalaciones
– Facilitar información de sus procesos al cliente
– Capacitarse en aspectos críticos
– Asistir técnicamente al cliente
– Aportar nuevas ideas para la mejora de productos y procesos del
cliente
– Asegurar la calidad y cumplir con ISOs
103
 Certificación de proveedores
• Se trata de eliminar las inspecciones de entrada para
productos comprados
– Conforme se avanza en el desarrollo se van reduciendo los controles
de entrada
– Visitas a la planta del proveedor para una evaluación exhaustiva
– Asegurar el cumplimiento de objetivos de calidad, costos y entregas
– Formación de un equipo de certificación cliente – proveedor para
programas de mejora
– Auditorías periódicas

104
5. Recepción

105
 Recepción
• Para los artículos diferentes a JAT y de
proveedores certificados, es necesario un
control para:
– Ingresar los materiales en las cantidades,
calidad y condiciones pactadas
– Si se usan códigos de barras internacionales, se
pueden hacer los ingresos con menor error
humano 106
Gestión de almacenes

107
7. Gestión de inventarios

114
 Gestión de inventarios
• Pronósticos de demanda
• Estacionalidad de la demanda
• Objetivos
• Costos
• Lote Económico o Cantidad Económica de
Pedido (C.E.P.)
• Demanda dependiente e independiente
115
 Gestión de inventarios
• Sistemas de administración de inventarios
– Para demanda dependiente (sistemas M.R.P.)

– Para demanda independiente (sistemas P, Q, mixtos,

modelos que incluyen consumo durante el tiempo de
producción, modelos que incluyen descuentos por cantidad,
modelos de un sólo período, modelos de optimización
dinámica que reconoce las fluctuaciones de la demanda)

116
 Gestión de inventarios
• Posición del inventario
• Nivel de servicio
• Nivel de reservas de seguridad
• Rotación de inventarios (Turn)
• Sistema ABC para inventarios
• Sistemas informáticos de administración de stocks

117
Gestión de inventarios por los proveedores

• Inventarios en consignación
– El cliente asigna un espacio físico a los
proveedores
– El proveedor mantiene un nivel de inventarios
dentro de un mínimo y un máximo
– Sólo factura lo que se utiliza o vende

118
 Gestión de inventarios por los proveedores

• Ventajas para el cliente

– Solo se paga lo que se consume

– Los costos de mantener el inventario son a cargo del

proveedor

– Mayor adecuación a los programas de producción

119
 Gestión de inventarios por los proveedores

• Ventajas para el proveedor

– Programación de la producción más realista con base en el
sistema Pull

– Ellos mismos establecen políticas en cuanto a frecuencia y

formas de entrega (empaques, horarios, vehículos, etc.)

– Evitar cambios abruptos con motivo de pedidos no programados

120
 Sistemas informáticos para inventarios

• Optimización dinámica de inventario (ODI)

– Administra y controla stocks de productos terminados con
demanda incierta
– Encuentra la mejor combinación de recursos y costos, o sea
la mínima inversión en stocks de acuerdo a las políticas de la
empresa y los niveles de servicio requeridos, con mejoras en
la rotación y utilidades.
– Informa cuando es el momento de pedir y cuanto, pedir en
función de los pronósticos actualizados de la demanda
121
122
123
124
125
126
 Sistemas informáticos para inventarios

• Sistema de administración y gestión de almacenes

(WMS)
– Permite organizar los movimientos de mercancías de uno o
varios almacenes, incluyendo los de terceros
– Integra lectoras de código de barras, RFID, acceso a Internet
– Permite el control de stocks en tiempo real, consultar el
layout de almacenes, evaluar ciertas áreas para
mantenimiento o limpieza
– Permite obtener diversas estadísticas, etc.
127
128
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130
131
 ERP – Sistemas de planeación y programación avanzados
(APS)
• Obtienen una solución inteligente en la administración
de cadena de suministro
– Estimación de la demanda, programa de producción y logística
de abastecimiento
– Utiliza como herramientas PL, ABC, modelos heurísticos y TOC.
– Requerimientos de materiales con base en la disponibilidad de
recursos y otras limitaciones.
– Puede simular el efecto de perturbaciones en la CS (huelgas,
fallas,, etc.) para anticipar soluciones
132
133
 ¿Por qué medir?
• Los mejores miden, y gastan menos en la administración
de la cadena logística
% de
las ventas
Costo Total Administración de la Cadena Logística (1998)
12

10

Mejor

6
Promedio

0
Equipos Industriales & Equipos Química & Consumo
electrónicos & Defensa Telecom Farmacéutica Masivo
Computadores Fuente Supply Chain Council-PMG
 Cuadro de mando
Corporativo ¿Qué medir?
Cuadro de mando
Cuadro de Mando
Cadena Logística
ABASTECIMIENTO

COMPRA APROVISIONAMIENTO

• Evolución de los precios/volúmenes  Tiempos de ciclo

• Cumplimiento de presupuesto  Niveles de stock
• Número de proveedores/peso promedio  Tasa de rotación
• Número de operaciones (OC, facturas)  Tasa de ruptura
• Reclamos por calidad  Reclamos por disponibilidad
 Logística de Aprovisionamiento
La Logística de aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y
almacenamiento de productos que pueden ser materias primas,
materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el comienzo
del proceso productivo en empresas productivas. Debe observarse que
en empresas puramente comerciales también se presenta y con gran
fuerza el aprovisionamiento, siendo en este caso la adquisición de
productos terminados que se utilizan para satisfacer las necesidades del
cliente final-.
Incluye los diversos proveedores y comprende todas las operaciones
efectuadas para colocar a disposición del subsistema de producción, las
materias primas, piezas y elementos que requiera, ya nombrados-.
 Logística de aprovisionamiento
• Proveedores
– Materias primas-.
– Materiales-.
– Partes-.
– Piezas-.
– Insumos-.
– Productos terminados-.
–
 Aprovisionamiento y compras:

Los términos de aprovisionamiento y compras son empleados con frecuencia para

describir funciones empresariales similares, aunque debe señalarse que la función de
aprovisionamiento tiene un carácter más amplio que la de compras.
Puede decirse que Aprovisionar es una función destinada a poner a disposición de la
empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para
su funcionamiento. El “aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza
una empresa a fin de disponer y mantener los materiales y artículos idóneos , en la
cantidad correcta, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible. El
aprovisionamiento abarca 3 áreas:
Compras
Almacenamiento
Gestión de Inventarios
Las que aportan técnicas y procedimientos que optimicen el resultado el resultado
de aprovisionamiento en su conjunto-.
 Aprovisionamiento
Por otras partes las Compras, tiene un carácter más restringido que tiene por objeto
adquirir bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de
las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio. La función de
compras tiene amplia implicación sobre la estructura financiera de la empresa ya que
a ésta le interesa mantener la mejor relación posible entre los recursos monetarios
invertidos en activo fijo y circulante, que permitan una gestión eficiente-.
Puede plantearse que los objetivos de la función de compras son :
Mantener continuidad en los suministros-.
Proporcionar productos, de acuerdo a un estándar requerido
Obtener productos al costo más bajo posible
Prevenir a la Gerencia Comercial y Gerencia General sobre las variaciones de
precios, coyunturas, tendencias, etc-.
 Aprovisionamiento
Todo lo anterior, implica una COORDINACIÓN permanente entre las áreas
de Producción, Comercial, Finanzas y Compras.
La función de compras se inicia cuando un bien o un servicio debe ser
buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar todos los
derechos y obligaciones mutuamente establecidos con el proveedor-.
El proceso de compras pone de manifiesto responsabilidades diferentes,
tales como:
Responsabilidades Administrativas-.
Responsabilidades Técnicas-.
Responsabilidades Comerciales-.
Responsabilidades Financieras-.
Responsabilidades Económicas-.
 Aprovisionamiento
Responsabilidades Administrativas: Debe organizar el conjunto de
operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las
operaciones de compra-.
Responsabilidades Técnicas: Obliga al conocimiento detallado de las
características y variedades de las mercancías a comprar, junto a las
alternativas-.
Responsabilidades Comerciales: Obliga a descubrir e investigar otras
fuentes de abastecimiento y mejorar las negociaciones externas-.
Responsabilidades Financieras: La compra inmoviliza capital, su escasez
obliga a limitar el volumen de compra y evitar fuentes de financiamiento
externo-.
Responsabilidades Económicas: Las compras generan costos que incidirán
directamente en los precios de venta. Una forma de generar beneficios a
la empresa es reducir al mínimo estos costos-.
 Decisiones de Compra
Las decisiones fundamentales en el área de compras se dirigen a
dar respuesta a las siguientes interrogantes:
Dónde Comprar ?
Cómo Comprar ?
A quien Comprar ?
En qué condiciones comprar ?
En relación a la decisión de compras existen 4 indicadores que
resultan básicos, éstos son:
Precio -.
Calidad-.
Condiciones de Pago-.
Plazos de entrega-.
 Anexo I: Herramientas
para la selección de
proveedores
Algunos Tips importantes.
 Los proveedores como parte del entorno:

– El entorno empresarial es el conjunto de fuerzas que se sitúan en el

exterior de la empresa, y que ejercen influencia sobre ella.
– La empresa, se encuentra sometida a 5 fuerzas competitivas externas,
según Porter. Una es el pode de negociación de los proveedores.
 La búsqueda de proveedores
• Las técnicas actuales de búsqueda de proveedores, se pueden catalogar
como:

– Búsqueda de proveedores On-line:

• Consiste básicamente en aprovechar las ventajas que nos dan los

buscadores de Internet. Lo anterior, incluso, nos permite encontrar
proveedores alrededor del mundo.
• Existen 2 tipos de motores de búsqueda:
– Genéricos: Google; Yahoo; Altavista; Excite o Bing; los que
rastrean internet, presentando un índice de direcciones de
carácter general.
La búsqueda de proveedores
– Búsqueda de proveedores off-line: o búsqueda tradicional, todavía sigue
teniendo importancia, se basa en encontrar proveedores a través de :

• Prensa, radio y televisión: un anuncio en estos medios sirve, ante todo, para
dar a conocer los productos que se comercializan.
• Publicaciones especializadas: las cuales son variadas y de todo tipo de
contenidos.

• Ferias y exposiciones: son un medio para conocer de cerca los productos y de

entablar relaciones con futuros proveedores.
 Selección de proveedores
• El enfoque tradicional ha sido comprar utilizando el precio como criterio único
de decisión. En la actualidad, es te enfoque, está siendo modificado por otros
tipos de sistemas de selección en los que se deben evaluar más variables. La
dependencia de un solo proveedor, elegido en función del precio, es una
estrategia que a largo plazo presenta demasiados riesgos para la empresa.
 Negociación con los proveedores
• De nada sirve tener la sensación de salir vencedor en una negociación si la parte
contraria se va con la impresión de haber tenido que aceptar demasiadas concesiones
debido a coyunturas diversas que atraviesa la empresa. Las relaciones con los
proveedores se deben fijar en el largo plazo, pues la empresa es una entidad que debe
continuar en el tiempo. Si utilizamos la negociación de cooperación : « ganar-ganar»,
aparte de alcanzar todos o alguno de nuestros objetivos, habremos cuidado la imagen y
la ética empresarial, además de crear un marcopara construir futuras negociaciones
beneficiosas para ambas partes.
• En toda negociación existen cuatro posibles desenlaces:
 Evaluación y selección de los proveedores
• Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección
de los más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los
posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los
criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a
unos pocos proveedores.
• Con la información que se recabe en el proceso de selección se realiza
el siguiente trabajo:
– • Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en
el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor
puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece (véase Figura
2.4).
– • Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas
por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago,
 Evaluación y selección de los proveedores
• No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben
repartir los pedidos entre varios para garantizar el suministro en el
caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la
empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar
el proceso productivo o desabastecer a los clientes.
• Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al
distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels
fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, es
conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha
tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha elección.
 Criterios de selección

• Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de

las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a
la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones
más adecuadas a las necesidades de la empresa.
• Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios
económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación
de ambos.
• A-. Criterios económicos
– La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los
descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte,
embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de
compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio
 Criterios de Selección

• B Criterios de calidad

– Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran

importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un
meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar
muestras, realizar pruebas, etcétera.
– Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un
producto de una determinada calidad, que no tiene que ser
necesariamente la mejor, sino la que interese al comprador en ese
momento.
– También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de
responder a unas características técnicas determinadas.
– Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte
 Criterios de Selección

• No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que

también se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos
no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo:
servicio postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el
proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención
al cliente, etcétera.También se toman en cuenta del proveedor, su
prestigio, localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad
financiera y nivel organizativo y de administración

• También se toman en cuenta del proveedor, su prestigio, localización,

instalaciones, fuerza técnica, capacidad financiera y nivel organizativo
 Criterios y Mecanismos de Evaluaciòn
• Los criterios de evaluaciòn son paràmetros cuantitativos y objetivos que deben
ser considerados para decidir la adjudicaciòn, segùn la naturaleza de los bienes
y servicios que se licitan. Es obligatorio que todos los procesos de contrataciòn
cuenten con criterios de evaluaciòn:
• Los criterios de evaluaciòn se pueden clasificar en :
– Criterios econòmicos: precio del bien o servicio, incluye costo de
mantenciòn.
– Criterios tècnicos: garantìas, posventa, plazos de entrega, infraestructura,
calidad tècnica, solidez financiera, cobertura, etc.
– Criterios administrativos: presentaciòn de los antecedentes administrativos
y legales: constituciòn de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de
la inspecciòn del trabajo, declaraciones juradas, boletas de garantìa, entre
otros.
 Compras Publicas

Procedimiento de adquisiciones
Normativa que regula el proceso de compras pùblicas

• 19.886 ; ley de compras

• Ley de presupuesto del sector pùblico
• Ley de probidad. 16.653-.
• Ley 19.799: sobre documentos
electrònicos.
• Polìticas y directivas de uso del sistema de
Chilecompras.
 Objetivos del procedimiento
• Definir y describir los procesos de compras de bienes y servicios, para cubrir las necesidades del
servicio pùblico.
• Orientados a lograr las mejores condiciones de:
– Precio.
– Calidad
– Financiamiento.
– Oportunidad.
– Garantìas.
– Asistencia tècnica
– Capacitaciòn.
• Objetivos intransables:
– Transparencia en el manejo de los recursos institucionales.
– Criterios comunes de evaluaciòn de proveedores.
– Aumenta la eficiencia y eficacia de las instituciones pùblicas.
 Organizaciòn y estamentos participantes

• Depto., de administraciòn.
• Director General.
• Administrador del sistema Chilecompras.
• Subdirecciòn administrativa.
• Departamento de finanzas.
• Depto. Jurìdico.
• Logìstica – secciòn de bodega
• Unidad solicitante.
Documentaciòn para todo proceso de compras.

• A-. Cotizaciones homogèneas.

• B-. Valor del producto o servicio.

• C-. Bases generales. Especiales y tècnicas, segùn

mecanismo de compras seleccionado.

• D-. Procedimientos e instructivos.

 Etapas del proceso de
• El proceso deadquisiciòn
adquisiciòn es un conjunto de
actividades que se relacionan con la
compra y contrataciòn y que comprenden
desde la identificaciòn de necesidades
hasta el tèrmino de la vida ùtil del bien o
servicio.
 Descripciòn del procedimiento
• 1-. Planificaciòn de Compras.
– Material comùn y fungible:
• Nùmero de personas que componen la unidad.
• Cantidad de producto que ocupa cada persona.
• Frecuencia de uso del producto.
• Informaciòn històrica de consumo de bienes y servicios.
• Proyectos nuevos planificados.
• Estàndares y protocolos de uso de material.
• Disponibilidad presupuestaria.
– Material estratègico:
• Consumos històricos.
• Stock de reserva.
• Disponibilidad presupuestaria.
• Servicios y Proyectos.
– Proyectos planificados a ejecutar en el perìodo.
– Carta Gantt de proyectos.
– Cuantificaciòn de servicios de apoyo en funciòn de proyectos.
 Definiciòn de Requerimientos
• 2-. Etapa màs importante del proceso, que comienza con la
detecciòn de necesidades y termina con la definiciòn del
producto o servicio que satisfaga la necesidad del requirente.
– La unidad requirente debe entregar:
• Describir el objetivo de la solicitud
• Describir el producto o servicio que se desea comprar, señalando sus
caracterìsticas claves, restricciones y criterios de evaluaciòn.
• Indicar las condiciones mìnimas a cumplir: plazos de entrega, lugar de
entrega, cantidades, medidas ,etc.
– Adquisiciones < a 3 UTM = 3 cotizaciones
– Adquisiciones > a 3 UTM = 1 cotizaciòn con especificaciones
detalladas y completas.
 Autorizaciòn de la Adquisiciòn

• 3-. Le corresponde al jefe del departamento

de administraciòn, evaluar:
– Tècnica = justificada por la unidad solicitante.
– Econòmica= aprobaciòn del depto. De finanzas.
 Selecciòn del procedimiento de compras
• 4-. Los procesos de compras pueden ser clasificados segùn diversos
factores que pueden combinarse entre sì y que consideran aspectos como:
– Monto de la compra.
– Presupuesto al que se imputa.
– Modalidad para requerir ofertas del mercado.
– Urgencia del requerimiento.
 Criterios y Mecanismos de Evaluaciòn
• Los criterios de evaluaciòn son paràmetros cuantitativos y objetivos que deben
ser considerados para decidir la adjudicaciòn, segùn la naturaleza de los bienes
y servicios que se licitan. Es obligatorio que todos los procesos de contrataciòn
cuenten con criterios de evaluaciòn:
• Los criterios de evaluaciòn se pueden clasificar en :
– Criterios econòmicos: precio del bien o servicio, incluye costo de
mantenciòn.
– Criterios tècnicos: garantìas, posventa, plazos de entrega, infraestructura,
calidad tècnica, solidez financiera, cobertura, etc.
– Criterios administrativos: presentaciòn de los antecedentes administrativos
y legales: constituciòn de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de
la inspecciòn del trabajo, declaraciones juradas, boletas de garantìa, entre
otros.
 Criterios de evaluaciòn ( continuaciòn)

• Las variables a medir deben tener asociadas una meta o

estàndar ( valor deseado o ideal), con sus respectivos tramos
de evaluaciòn., y mètodo de mediciòn.
• En tèrminos generales y, dependiendo del proceso de
compras, el formato a emplear serà similar al siguiente:
 Adjudicaciòn y Formalizaciòn

• Una vez aplicado los criterios de evaluaciòn, se

realiza la adjudicaciòn de la oferta màs conveniente.

• Cada decisiòn de compra debe ser fundamentada en

un informe o acta de evaluaciòn segùn corresponda
 Gestiòn de cotrato y proveedores

• La gestion de contr.atos significa definir las «reglas de

negocio» entre la entidad compradora y los
proveedores.
• Comprende la elaboraciòn del contrato, su ejecuciòn,
la gestiòn de las entregas de los productos o servicios
de la relaciòn con los proveedores.
• Una visiòn integral debe considerar las gestiòn pos-
venta, la evaluaciòn de los contratos
 Recepciòn de bienes y servicios
• Son las actividades que se requieren para recibir, comprobar e
informar la entrega de los bienes y servicios que se ha
adquirido.
• La unidad solicitante, deberà verificar que los artìculos
entregados o los servicios prestados, correspondan a lo
solicitado en la Orden de Compra o contrato.
• Si existe conformidad, se debe elaborar un informe de
recepciòn y enviarlo al departamento de administraciòn, para
ser adjuntado a la factura, a fin de proceder al pago de èsta.
 Calificaciòn del proveedor
• La unidad solicitante, debe enviar los datos necesarios con el
propòsito de que el departamento de administraciòn califique
en www.chilecompras.cl, al proveedor.
 Procedimiento del Pago a proveedores

• El procedimiento de pago, se ajusta a circular

del ministerio de hacienda ( nro:23 del
13/4/2006), el cual establece que los pagos
deben efectuarse dentro de los 30 dìas desde
la fecha de recepciòn de la factura.
Anexo: Sobre los criterios
de evaluaciòn

*
 Criterios de Evaluaciòn
• Los criterios de evaluaciòn se pueden clasificar en :
– Criterios econòmicos: precio del bien o servicio, incluye
costo de mantenciòn.
– Criterios tècnicos: garantìas, posventa, plazos de entrega,
infraestructura, calidad tècnica, solidez financiera,
cobertura, etc.
– Criterios administrativos: presentaciòn de los
antecedentes administrativos y legales: constituciòn de la
sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la
inspecciòn del trabajo, declaraciones juradas, boletas de
garantìa, entre otros.
 Garantizando la transparencia
• Todas las entidades, de establecer la bases y
ponderaciones de los criterios , factores y
subfactores que contemplen los mecanismos
de asignaciòn de puntajes para cada uno de
ellos.
 ¿Cuáles son los Criterios más Utilizados por los Servicios
Públicos?

• 1. Precio
• 2. Calidad Técnica
• 3. Experiencia

• En general, los procesos de adquisición de

los servicios públicos consideran estos
criterios, sin perjuicio que puedan
¿Qué métodos existen para medir el Criterio de Evaluación
del Precio?

• En este caso, los dos mecanismos más

habituales son:

– a. Precio mínimo ofertado

– b. Ranking de precios ofertados

Algunos criterios a considerar
Datos:
Ejercicio de prueba
 Criterios económicos : 70%
 Criterios Tècnicos : 20%
 Criterios Administrativos:10%

Criterios a evaluar:
 Precio : según el mejor precio de los proveedores seleccionados
 Descuento: Segùn el mayor descuento posible de cada proveedor
 Plazo: 120 dìas para pagar.
 Se requiere un peso de = 2kg.
 El proveedor, debe tener Servicio Tècnico.
 El proveedor debe tener cobertura nacional

Proveedores Seleccionados

Proveedores
Criterios a Evaluar A B C D E
Precio x Litro $ 800 $ 790 $ 820 $ 815 $ 835
Descuento 2 1,5% 2,5% 3% 1%
Plazo de Pago 30 dìas Contado 60 dìas 90 dìas 120 dìas
Peso del producto 2,100 Kg 2,150Kg 1,990 Kg 2,050 Kg 2,075
Servicio Tècnico Si no si no si
Cobertura Nacional Si si no si si
LEC
Avenida Libertador Bernardo O´Higgins 2182, Metro Estación República,
Santiago, Chile.
Teléfono Mesa Central: +56 2 2473 8800