MANEJO DE

ARCHIVOS DE
INFORMACION
 Alfredo Apolinario Cruz
1. Estudios universitarios en la Pontificia Universidad Católica del Perú -
Administración de Empresas y Negocios Internacionales (1993 –
1999).

2. Diplomados en las Universidad de Warthon (2004).

3. Diplomados en las Universidad Dade (2007)

4. Estudios Técnico Profesional en el Instituto San Ignacio de Loyola -

Administración Hotelera y de Restaurantes (2011 – 2014).

5. Maestría en la Universidad de Ciencias Aplicadas UPC– Gestión

Publica(2016 al 2018).

6. Profesor en la USMP, Universidad Ricardo Palma, instituto ISIL,

Escuela IPAE.

7. Carrera profesional en PricewaterhouseCoopers (2008).

8. Socio de Consultoría y Outsourcing (2015 – hasta hoy).

9. Gerente de BBOC y OutProblem SAC (2010 – hasta hoy)

OBJETIVO DEL CURSO

La importancia de su difusión para llegar a los objetivos de calidad y eficiencia

a los usuarios de los archivos.

Se proporciona las herramientas relacionadas al servicio de archivísmo,

estableciendo criterios de los usos y reglas de acceso a los documentos,

Reconocer los documentos así como su aplicación práctica en el trabajo para

identificar, clasificar, ordenar y asignar los documentos al archivo, en el marco
de los nuevos estándares estipuladas en la Ley.
CAPACIDAD DEL ALUMNO
Planificar los programas de Servicios en concordancia con normas legales  de
archivos.

Conocer, identificar los documentos de archivo.

Promover y desarrollar el conocimiento teórico – práctico de los alumnos

sobre los principios y técnicas archivísticas para la organización documental.

Reconocer claramente los tipos documentales y los caracteres de estos.

Reconocer la clasificación y el ordenamiento de documentos, distinguiendo

las diferencias entre ambas fases.
EVALUACION DEL ALUMNO

Para lograr las capacidades terminales se aplicará la técnica y método de

aprendizaje de la investigación; así cada alumno tendrá una perspectiva
diferente sobre el mismo tema, el que servirá como punto de debate y coloquio
durante la clase.

Todas estas actividades estarán asesoradas por el docente encargado de la

Unidad Didáctica.
FUNDACIÓN TELEFÓNICA, La Sociedad de la Información en el Perú, presente y perspectivas 2003 -2005, Servicios Editoriales del Perú, 194p. Lima Perú 2002.
FUNDACIÓN TELEFÓNICA, La Sociedad de la Información en el Perú, presente y perspectivas 2003 -2005, Servicios Editoriales del Perú, 194p. Lima Perú 2002.

BIBLIOGRAFIA
• Cruz Mundet, José Ramón. “La gestión de documentos en las
organizaciones. Madrid, 2006

• FUNDACIÓN TELEFÓNICA, La Sociedad de la Información en el Perú,

presente y perspectivas 2003 -2005, Servicios Editoriales del Perú, 194p.
Lima Perú 2002.

• Archivo General de la Nación. Legislación Archivística – Lima 1999.

• Cárdenas Ayaipoma, Mario. “Manual de organización de documentos

archivísticos” Lima 2004.

• Cerdá Díaz, Julio; Rodríguez Barredo, Julia M. En busca de la calidad. Las

cartas de servicio como forma de compromiso con los ciudadanos. En:
Boletín de ANABAD, nº 49, 1999, pp. 223 – 236. Edición electrónica (CD-
ROM).
 REFERENCIAS

https://www.youtube.com/watch?v=pE0jcroQGc4

https://www.youtube.com/watch?v=HITxqD3tmVo

https://www.youtube.com/watch?v=DGRZsfzGE9Y

https://www.youtube.com/watch?v=Dcav6sZCliE
 MANEJO DE
ARCHIVOS DE
INFORMACION
CAPITULO
I
 ESTION DE
G DOCUMENTOS
 C O N C E P T O
Conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr eficiencia en el uso y
la disposición de los documentos.

La Gestión de Documentos consiste en el almacenamiento, mantenimiento y la

organización durante todo el ciclo de vida y de hacer que la información que
contienen esté disponible para el apoyo en el quehacer de la empresa y de los
usuarios externos a ella que lo requieran.
 EL DOCUMENTO
CONCEPTO
Los documentos son
información registrada en
cualquier forma o medio,
creados o recibidos,
conservados y usados por
una organización o un
individuo en la transacción
de negocios que se guardan
como testimonio de dicha
actividad.

Los documentos son la imagen de toda institución laboral.

 EL DOCUMENTO
CONCEPTO
Se realizan en una variedad de formas físicas, como unidades documentales
simples en papel, expedientes, legajos, mapas, fotografías, microformas y datos
en forma física y electrónica.

De hecho, los documentos producidos o mantenidos en un ordenador no tienen

forma física son datos electrónicos, y sin embargo, son documentos.
 LOS
DOCUMENTOS
COMO
TESTIMONIO
 EL DOCUMENTO

El documento implica una prueba

escrita o registrada, conservada
para que se pueda leer y tener
acceso a ella una y otra vez.

Un documento tiene valor para la

investigación y sirve como medio
de prueba de una acción realizado
dentro de la empresa.
https://www.youtube.com/watch?v=MgH1zUnv23M
IMPORTANCIA
DE LOS
DOCUMENTOS
 EL DOCUMENTO
IMPORTANCIA
Ninguna institución privada o gubernamental podría sobrevivir sin documentar
sus actividades, son uno de los recursos fundamentales que las instituciones
necesitan para poder realizar sus operaciones eficazmente.

Sin documentos cualquier administración organizada dejaría rápidamente de

funcionar porque por que no podría depender solamente de la memoria de sus
funcionarios para recordar las transacciones efectuadas.
 EL DOCUMENTO
IMPORTANCIA
En el contexto de las actividades administrativas de las organizaciones los
documentos ayudan a:

Proporcionar una memoria corporativa

Formular políticas

Tomar decisiones apropiadas

Cumplir con los requisitos legales y las

regulaciones vigentes

Reducir los riesgos relacionados con la falta de

pruebas de decisiones y acciones

Documentar actividades y logros

DESVENTAJA
DE NO TENER
DOCUMENTOS
 EL DOCUMENTO
DESVENTAJA

Los funcionarios se ven obligados a tomar decisiones sobre una base sin la ventaja de
una memoria institucional.

No es posible probar un fraude ni realizar informes ni auditoría significativos.

Las acciones del responsable no son transparentes.

Los ciudadanos no pueden exigir ni proteger sus derechos.

Los colaboradores no pueden hacer una contribución informada al proceso.

Se juega con la memoria de los colaboradores.

CARACTERISTICAS
DE LOS
DOCUMENTOS
 EL DOCUMENTO
CARACTERISTICAS
Los documentos son la imagen de la empresa, representan una imagen
congelada, fija una acción en su contexto particular de: función, autoridad,
lugar y momento.

Son estáticos en su forma

Tienen autoridad .

Son singulares cuando están en su contexto.

Son auténticos.
 CALIDAD DE
LOS
DOCUMENTOS
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
Así como es necesario crear y conservar los documentos para proporcionar
una prueba documental, esos documentos tienen que tener calidad e
integridad suficientes para realizar sus funciones administrativas.

Para que un documento tenga CALIDAD estos deben ser íntegros y fieles sin
ellos los funcionarios pierden credibilidad.
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
1. INTEGRIDAD
Cuando se elabora un documento debe estar intacto, entero, no tocado o no
alcanzado por un mal dentro del desarrollo de cada transacción
administrativa.

La integridad garantiza que el documento recibido coincide con

el documento emitido sin posibilidad alguna de cambio.
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
2. FIDELIDAD
Todo documento debe registrar con precisión la transacción para la cual fue
creado.

Los emisores y receptores de un documento deben sentir seguridad al

momento de ser leídos, y acarrea una experiencia esencial no sólo para su
satisfacción, sino también para su lealtad.
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
3. ADECUADO
Todo documento esta basado en el cumplimiento de ciertas normas y principios
relacionados con el emisor, receptor, el tema y la situación, y que afecta a la
estructura, pertinencia y comprensibilidad de un texto. 

Se puede decir que respecto a los

destinatarios un texto puede
ser apropiado o inapropiado, en
relación con el
tema, adecuado o inadecuado, y
en cuanto a la
situación, oportuno o inoportuno.

El documento debe contener la información necesaria par dar prueba de la

transacción que documenta.
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
4. COMPLETO Y SIGNIFICANTE

Así como debe contener información suficiente para documentar una

transacción, un documento debe incluir información suficiente sobre el
contexto en el cual fue creado y usado, sobre su estructura o su forma física y
sobre sus vínculos con otros documentos, para que sea posible comprender su
contenido.
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
5. COMPRENSIBLE Y UTILIZABLE
La información que contiene todo documento debe comunicar lo especifico y
esencial, y este a su vez poder ser utilizado sin que se pierda la información.

Los documentos y los datos archivados tiene la potestad de ser utilizados de

acuerdo al tiempo y espacio, es así que queda como hecho histórico con la
posibilidad de ser analizado y mejorado.
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
6. AUTENTICO

Escrito, papel o
instrumento autorizado en
forma tal que dé fe y haya
de ser creído, por
extendido ante fedatario
público o por estar
legalizado por autoridad
competente.
 CALIDAD DEL DOCUMENTO
7. INALTERADO
Ninguna información del documento habrá sido borrada, alterada o perdida,
bien sea intencionalmente o por accidente.

Los documentos se mantendrán seguros y se evitará el acceso a ellos o a su

uso, no autorizado.
https://www.youtube.com/watch?v=kzSS5Isr_bY