ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

APRENDIZ: NEIBELIN CAROLINA AGUIRRE DUARTE

INSTRUCTOR: ALBA LUCIA ALVAREZ VERGARA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

COROZAL – SUCRE
 ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL

¿QUÉ ES LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS?

La documentación de procesos consiste en resumir los pasos

necesarios para completar una tarea o proceso de principio a fin,
además permite llevar una documentación interna mientras se lleve a
cabo.

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE

PROCESOS DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES?

La importancia de la documentación de procesos nos permite darles un

modelo a estos, en razón a que la finalidad es la de realizar una mejor
organización, planificación, control de actividades y subsanar los
errores que llegaren a presentarse dentro del respectivo proceso en
determinadas organizaciones.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL CUIDADO DE LA

INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA?

El cuidado de la información se ha convertido en un elemento clave

para el funcionamiento y crecimiento de las empresas, ya que todas
ellas manejan datos para poder realizar sus actividades y garantizar su
protección, en razón a que dicha información es relevante y privada
para las empresas.

¿SABES QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar

los documentos de todo tipo, la gestión documental es encontrar,
archivar, crear y disponer de los documentos en forma estandarizada y
delimitada, estos desde su origen hasta su destino final con el objetivo
de facilitar su utilidad y conservación.
¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS EN LAS
EMPRESAS?

Los documentos dentro de las empresas son de vital importancia, en

razón a que permiten tener un control u organización dentro de estas,
así se lograría saber cuáles son los documentos que ingresan y si estos
han sido resueltos o que por el contrario ya no tienen ninguna
relevancia.

ESCOJA UN ÁREA DE LA EMPRESA Y MENCIONE LOS

DOCUMENTOS QUE SE PRODUCEN EN ELLA.

En el área de recursos humanos los documentos que se produce en

ella son: Historia laborales, contratos laborales, decretos, permisos
labores, convenios interadministrativo, seguridad del trabajo,
nóminas y resoluciones de vacaciones.

TALLER N°2

“CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL”

¿CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA IDENTIFICACIÓN DE

ARCHIVO?

1-Archivar en orden alfabético, numérico o alfanumérico.

2-Rotulación de las carpetas: En este se puede colocar nombre o
número del cliente, con la finalidad de que al momento de ubicarla sea
más fácil.
3-Tipo de carpeta: tenemos las de colores, plásticas y entre otras.
4-Ordenar por color según el tipo de documento, esto facilita la
búsqueda.
5-Tipo de archivadores.
6-Levantamiento del inventario.
7-Digitalización de los documentos.

¿QUÉ ES FOLIACIÓN?

La foliación es muy importante, ya que es la encargada de enumerar

las hojas en un orden consecutivo en la esquina superior derecha, son
las series que conforman agrupaciones documentales que no pueden y
ni deben ser separadas, toda vez llevan las secuencias del archivo.

¿QUÉ ES ARCHIVO?

Los archivos son un conjunto de información que se encuentran bajo la

misma norma, en razón a que recopilan, conservan y difunden
información registrada.

¿CUÁNTOS TIPOS DE ARCHIVO EXISTEN?

Existen cuatros tipos de archivos los cuales son:

1-Archivos contables: Facturas, cuentas de cobros, presupuestos,
recibos de pagos y entre otros.
2-Gestión humana: Afiliaciones a la seguridad social, historias
laborales y médicas.
3-Calidad, seguridad y social: Control de asistencia, compartir
información, permiso de altura, capacitaciones y entre otros.
4-Referente al proyecto: Actas de reuniones, contratos,
correspondencias enviadas y recibidas.

TALLER N°3

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN:

LA ADMINISTRACIÓN
La importancia de los archivos en la administración cumplen un rol
significativo, en razón que sirven para mantener un orden eficaz,
evitando que se ocasione una deficiente administración.

LA INVESTIGACIÓN

Los archivos sirven para descubrir y encontrar versiones, algunas veces

son divergentes y útiles para las investigaciones.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Es un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual

favorece la participación ciudadana, la lucha contra las amenazas del
Estado. Así mismo, los archivos fortalecen la implementación de
estrategias.

PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un

objetivo de todas las políticas y planes de programas de los gobiernos,
la importancia de recurrir a los archivos tienen la garantía de proyectar
mejores decisiones con bases sólidas, pues estos recopilan gran
información sobre la población, industria y entre otros.

PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

Los archivos al desarrollo científico y tecnológico están dados por su

capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados
obtenidos durante los procesos de investigación.

PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA

IDENTIDAD NACIONAL
Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado con
el pasar del tiempo fueron definiéndose como parte esencial del
patrimonio cultural de la Nación.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

¿QUÉ SON LAS TRD?

Las tablas de retención documental (TRD) son consideras como el

instrumento archivístico que permite la clasificación documental de las
entidades, y reconocer la vida útil de la información, además ayuda a
llevar un orden documental de las empresas.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA TRD?

Las TRD es un documento esencial porque permite regular la

transferencia de los documentos en las diferentes fases de archivos.

¿CUÁLES SON LAS FASES DE LA TRD?

1-Ivestigación preliminar de la institución

2-Analisis e interpretación de la información recolectada
3-Elaboración y presentación de la TRD
4-Aplicación

¿CUÁL ES EL TIEMPO DE LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE

LAS FASES?

FASE ACTIVA (ARCHIVO DE GESTIÓN)

Es un documento oficial que se encuentra en su fase activa durante los

primeros 5 años desde su creación, que es el periodo que se considera
que un archivo podrá ser consultado con frecuencia por diferentes
circunstancias.
FASE SEMIACTIVA (ARCHIVO CENTRAL)

Es cuando el archivo deja de ser consultado con frecuencia, se dice

que pasa a la fase semiactiva quedando almacenado en un archivo
central.

FASE INACTIVA (ARCHIVO HISTÓRICO)

Por último está la fase inactiva, que es cuándo se considera que un

documento dejará de ser consultado definitivamente. Sin embargo, no
todos los archivos tienen el mismo destino, dependiendo de su
naturaleza, pueden ser convertidos en históricos o ser eliminados.

¿QUÉ DICE LA LEY COLOMBIANA SOBRE LAS TRD?

Según el Acuerdo 004 del 2019 emanado por el Consejo General de

Archivo de la Nación, se establece que las entidades del Estado del
Orden Nacional, Departamental y Municipal, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los órganos independientes deben
elaborar, aprobar, evaluar, convalidar, implementar, publicar e inscribir
en el Registro Único de Series Documental (RUSD) sus tablas de
retención documental.

¿Cuáles son las diferencias entre a TRD manual y la TRD con

software de gestión?

Una de las diferencias consisten en que las tablas de retención

documental que se generan de forma manual, son las encargadas de
obtener o de recopilar toda la información que se pueda recoger para
una identificación fácil de los datos presentados, mientras que la
función del software de gestión su función es la de almacenar toda la
información recogida por las tablas manuales.