CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Las cualidades del archivista son muy importantes dentro de una organización empresa ya que
permite una muy buena eficiencia en los archivos, facilitando los documentos en una forma
oportuna, el orden, la concentración, la reservación en el manejo de la información, son esenciales
para el manejo inmediato de la información

EL ARCHIVISTA COMO PROFESIONAL

El diccionario de terminología Archivística publicado por el Consejo Internacional de Archivos,

define al archivista como "una persona profesionalmente ocupada en la administración de
archivos y/o en el manejo de archivos.

En el pasado, se consideraba que las obligaciones del Archivista consistían simplemente en la

preservación de las fuentes históricas. En el mundo de hoy, las obligaciones de los archivistas se
conciben en un sentido más amplio. Se exigen que sepan de los documentos donde sea que ellos
se encuentren proporcionen información acerca de ellos y puedan extraerla para las personas que
tiene derecho a obtenerla. Cada vez más, el archivista trasciende el papel tradicional de rescatador
y preservador de documentos del pasado para involucrarse profundamente en todos los procesos
documentales asociados con la conducción de los asuntos de la administración y con el
procesamiento de información. En estas circunstancias, los archivistas se enfrentan al reto de
ayudar a la sociedad a encontrar nuevos medios de conformar su patrimonio documental y
hacerlo accesible.

Un mundo sin archivos sería un mundo sin memoria, cultura, derechos legales y faltos de
comprensión de las raíces históricas y científicas, es decir, carente de identidad colectiva. En
consecuencia, el archivista es el depositario de una gran responsabilidad de asegurar que la
sociedad tenga un conocimiento integral de sí misma, teniendo acceso a los archivos, mediante la
descripción de los fondos, los archivistas se ocupan de que los miembros de las sociedades tengan
acceso documental.

PERFIL OCUPACIONAL

Profesional de la información debe planificar, diseñar y administrar sistemas de información.

Llevar adelante la dirección de una unidad de información. Analista y organizador de información y
sobre todo gestor de información.

PERFIL PROFESIONAL

El archivista debe tener los conocimientos, habilidades, destrezas y valores para planear, analizar,
diseñar, evaluar y poner en producción servicios y sistemas de información con base en la
utilización de tecnologías modernas especialmente las apoyadas en la informática y las
telecomunicaciones. Debe tener una formación ética y el conocimiento científico - tecnológico tal
que le permita determinar el tipo de información requerida para la adecuada toma de decisiones.
Debe tener la capacidad para planear, dirigir, coordinar y organizar sistemas de información
bibliotecas y servicios de documentación para el uso de instituciones y personas. Debe poder
utilizar tecnologías de procesamiento de información y de comunicaciones en el análisis de diseño,
almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Y por último liderar la creación de
manejo y actualización dela infraestructura de información para el acceso a las fuentes
desconocimiento de las instituciones y las personas.

HABILIDADES DEL ARCHIVISTA

Entre las habilidades y características deseables que debe tener todo archivista están las que
aportamos a continuación:

 Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria

 Gerencia sistemas de información.
 Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y
difusión de la información.
 Facilidad para el procesamiento y entrega de la información.
 Capacidad de observación, análisis y síntesis.
 Iniciativa y orden.
 Facilidad para las relaciones interpersonales
 Disposición para el trabajo en equipo.
 Capacidad de investigación.

NORMAS GTC 185

Este trabajo tiene como propósito aplicar la NORMA GTC 185 para la gestión de
documentos formales en nuestra compañía, en esta se establecen los
lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en normas
ICONTEC; la cual contiene diferentes herramientas, que nos sirven de soporte
para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las
comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando
así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los
procesos internos en las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el
desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía, de
una manera organizada y completa.
QUE ES LA NORMA GTC 185
Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier
necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores,
asistentes administrativos y secretarios y todas aquellas personas que estén
involucradas con el documento. Esta norma editada por el Instituto Colombiano de
Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo
Directivo de 2009-09-30. El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los
diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito
de proyectar una adecuada imagen corporativa.
OBJETIVO DE LA NORMA GTC 185
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de
documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una
adecuada imagen corporativa. Tiene una cuenta los aspectos generales de la
comunicación y presenta un orden para las partes de cada tipo de documentos,
con base en el estilo y la presentación que demanda los protocolos
organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada
organización, para la producción de documentos. Esta GTC está dirigida a
empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y
todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para
facilitar su elaboración y presentación.
LA GUÍA GTC185 SE EMPLEA EN:
 Respecto a la Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de
documentos son: CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las
relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente, en las
relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades
se denomina oficio.
 CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
 MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones
para tratar asuntos internos.
MEMORANDO:
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos. Características:
 Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización
 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Tratar un solo tema por memorando
Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son:
 Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos,
Aclarar una situación, corregir o impugnar una situación, llamados de
atención entre otras.
MEMORANDO
B/manga- 10-19

PARA: Sr. Edwin Alexander Soto, Técnico Sistemas

DE: Bibiana Castañeda, Departamento Administrativo
ASUNTO: Revisión equipo de cómputo
Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito
informarle que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia
necesita ser adecuado según las necesidades de la empresa. Por lo anterior y de
acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha adecuación
siguiendo los parámetros internos de nuestra organización. Cordial Saludo,

Firma
CERTIFICADO:
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y
la legalidad de un hecho o acto solemne.
Se puede emitir un certificado de:
 Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
 Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
 Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos
de identidad, entre otros
CARACTERISTICAS:
 Redactar en forma clara, precisa y concreta
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
 Utilizar el formato establecido en cada organización
 Distribuir el texto de acurdo a su extensión
 Expedir siempre en original

EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:

Bucaramanga 27 de octubre de 2019

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

CERTIFICA:
Que el Ingeniero RUBEN PEREZ, identificado con Cedula de Ciudadanía No.
1065908536 de Aguachica, Cesar. Trabaja en nuestra Empresa desde el 01 de
junio de 2017 y desempeña el cargo de Coordinador de Proyectos.
Esta certificación se emite a solicitud del banco Davivienda.

FIRMA

CARTAS:
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CARACTERISTICAS:
 Tratar solo tema por comunicación
 Redacción clara, concreta y concisa
 Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
 Utilizar formato de cada organización
EJEMPLO DE CARTA
BAC –2–
2019 Bucaramanga, 27 de Octubre de 2019
Señor
Edwin Alexander Soto
Técnico Sistemas Jefe de proyecto Unitty S.A.S.
Carrera 7 No 18 –30
Bogotá D.C

Asunto: Desarrollo Software Departamento comercial

Recibe un cordial saludo,
De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del
Software para nuestro departamento comercial de acuerdo a todos los
requerimientos establecidos en la reunión del día 25 de abril del año en curso.
Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a
disposición de nuestro departamento comercial para el mes de noviembre de
2019; por lo cual está a su disposición toda la información requerida.
Quedamos atentos de sus comentarios, cordial saludo.

Gerente Administrativo