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GESTIÓN DE ARCHIVOS
Es toda información
registrada en cualquier
soporte material, sea textual
(digitados, manuscritos o
impresos), iconográficos
(mapas, planos, dibujos,
fotografías) sonoros (cd,
cintas magnetofónicas),
audiovisuales (DVD,
películas cinematográficas)
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EL DOCUMENTO
Etimológicamente el término “documentum” deriva del
verbo latino “docere” que significa enseñar.
Docere = enseñar
Documéntum = lo que se enseña
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CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE
ARCHIVO
Unicidad
Integridad
Autenticidad
No genera propiedad ni derecho de autor
Tiene un carácter seriado
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CLASE
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CARACTERES DEL DOCUMENTO
EXTERNOS INTERNOS
Clase Entidad productora
Formato Origen Funcional
Cantidad Lugar y Fecha
Forma Contenido
Tipo
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EJEM: VÍDEO SESIÓN DE DIRECTORIO RRPP-UNJBG
CARACTERES EXTERNOS
CLASE : AUDIOVISUAL
CANTIDAD: 02
TIPO: VÍDEO
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CARACTERES INTERNOS
ENTIDAD PRODUCTORA:
RR. PP./UNJBG
ORIGEN FUNCIONAL:CETIFICAR LA
SESION DE DIRECTORIO
LUGAR Y FECHA:
TACNA 05/04/2018
CONTENIDO :
SESION DE DIRECTORIO
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VALOR DEL DOCUMENTO
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¿QUIÉNES GENERAN
DOCUMENTOS?
LA SOCIEDAD
INSTITUCIONES PUEDEN SER PÚBLICAS O
PRIVADAS
UNA PERSONA
OJO: No es la acumulación indiscriminada de
papeles cuyo valor nunca fue establecido, sino, un
repositorio de documentos que después de ser
evaluados por su contenido, ameriten ser
conservados temporal o permanentemente. (Archivo)
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GESTION DE DOCUMENTOS
Conjunto de actividades administrativas
y técnicas tendientes a la planificación,
organización y utilización de la
documentación generada y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su
acceso y conservación.
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CLASIFICACION DE TIPOS
DOCUMENTALES
Dispositivos.- Dados por la autoridad para gobernar.
SISTEMA DE CARGO:
Existen varios sistemas de cargo y se aplican de acuerdo a las
necesidades de cada oficina. Por ejemplo: libros, cuadernos de
registro, copias de los documentos, etc.(citar ejemplos)
GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
Lo primero que corresponde realizar por una oficinista, es
analizar cada documento, por el asunto, para determinar su
gestión.
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ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
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DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
FINALIDAD
Facilitar la localización de los documentos a través
del seguimiento.
Brindar un eficaz y eficiente servicio de información.
Instrumentos Descriptivos:
Guías
Inventarios
Seguimiento computarizado
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¿CÓMO ES LA ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA?
Remitidos Recibidos Varios
Oficios oficiosoficios, cartas
Solicitudes solicitudes solicitudes,
Cartas cartas informes, etc.
Informes informes
Memorandos memorandos
Por oficinas
Geográficamente
Cronológicamente
Alfabéticamente
Numéricamente.
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No es la acumulación Un repositorio de documentos que
indiscriminada de papeles después de ser evaluados por su
cuyo valor nunca fue contenido, ameriten ser conservados
establecido si no temporal o permanentemente.
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Mesa de
Partes/Área de Solicita matricularse en turno
admisión y carrera a la que postuló.
(FUT)
NO SI
Expediente
COMPLETO
MATRÍCULA
DEL INGRESANTE
Área de
Programación
Tesorería
Ficha de
matrícula
Atención
médica FIN
PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
La palabra Proceso presenta origen latino, del vocablo processus, de procedere, que
viene de pro (para adelante) y cere (caer, caminar), lo cual significa progreso, avance,
marchar, ir adelante, ir hacia un fin determinado.
Proceso está definido como la sucesión de actos o acciones realizados con cierto
orden, que se dirigen a un punto o finalidad. Según el diccionario de la real academia
española esta palabra es definida como la acción de ir hacia adelante, al transcurso del
tiempo, al conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial.
PROCESO
Registro
Clasificación
Distribución
Control y seguimiento
información
Archivo
FIN
TRÁMITE DE CERTIFICACIÓN MODULAR
3°
1° 2°
Secretaria Académica
Mesa de Partes - Verifica, registra
- Jefe de U.A.
FUT - Evalúa y verifica expediente y consolida.
- Récord - Emite dictamen de
requisitos
académico/nota - Autoriza emisión conformidad.
práct. del módulo - Proyecta resolución de
- de certificado
Pago por derecho - Deriva expediente emisión de Certificado.
de certificado. - Organiza expediente y
- a Secretaría Acad.
Copia DNI. deriva a Dirección Gral.
5° 4°