Proceso: Gestión de la Formación Profesional

Procedimiento: Ejecución la de Formación Profesional Integral

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

TALLER EVALUATIVO 001/2021

1. DATOS GENERALES
Centro de Formación: CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO INTEGRAL CIMI – GIRON
REGIONAL SANTANDER

Programa de Formación Complementaria: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN GESTION

Código de Ficha: 2363192 Fecha de aplicación: JULIO 22- 2021

Competencia: ORGANIZAR LA Resultados de Aprendizaje: Organizar y despachar los

DOCUMENTACION TENIENDO EN CUENTA archivos, aplicando los principios archivísticos, las normas
LAS NORMAS LEGALES Y DE LA técnicas, las políticas institucionales y la legislación
ORGANIZACIÓN
vigente.

Criterio de Evaluación: Precisa Tipo de Evidencia: CONOCIMIENTO Y PRODUCTO.

responsablemente las normas técnicas y la
legislación vigente para la organización y
funcionamiento de los archivos y servicios
archivísticos,

Nombre del Aprendiz: LUIS FRANCISCO VARGAS CRISTANCHO

Nombre del Instructor: ROCIO DEL CARMEN POLO PEREZ

2. CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
Instrucciones:

Estimado Aprendiz, responder brevemente los interrogantes.

Fecha de entrega: 29 de Julio/2021 – enviarlo al correo rdpolop@sena.edu.co

1. ¿Qué es un archivo?

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
2. ¿Cuál es el ciclo vital de los documentos?

TRANSFERENCIA PRIMARIA .VALORES PRIMARIOS

 ARCHIVO DE GESTIÓN: Es donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución
a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.

 ARCHIVO CENTRAL: Donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos
archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y
objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

TRANSFERENCIA SECUNDARIA. VALORES SECUNDARIOS

 ARCHIVO HISTORICO: se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de

conservación permanente.

3. ¿Cuáles son los valores de los documentos históricos y culturales?

VALORES HISTORICOS
1. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la
administración.
2. Sirven como fuente primaria para la historia.
3. Como testimonio de la memoria colectiva.
4. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.
VALORES CULTURALES

1. Valor Administrativo: Trámite o asunto que motivó su creación.

2. Valor Jurídico: Deriva derechos u obligaciones.
3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.
4. Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.
5. Valor Contable: Registros de ingresos y egresos.
6. Valor Técnico: Utilidad de la información específica de una función.
4. ¿Qué es una sección documental, serie y subserie?

SECCIÓN DOCUMENTAL
La estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto de productor como consecuencia del ejercicio sus funciones especificas.
5. Mencione varios tipos documentales

 Factura
 Resolución
 Acuerdo
 Circular
 Memorando
 Póliza
 Acta de Inicio

6. ¿Cuál es la ley que establece las normas y principios generales que regulan la función del
archivo?

Es la Ley 594 del 2000

7. ¿Qué es Gestión Documental?

Es un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar
la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística, auxiliar a su vez
de la historia.
8. ¿Cuáles son los principios generales que rigen la función archivística?

Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al

origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los
mismos.
9. ¿Cuál es la importancia de los archivos?

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
10. ¿Cómo se categorizan los archivos públicos?

Se categorizan por conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
11. ¿Qué es normalización en un programa de gestión documental?

Se define como una actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones

repetitivas. Como en cualquier otro ámbito, en el trabajo archivístico también aplicamos normas.
12. Cuáles son las agrupaciones documentales?

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales
según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan.

 LOS FONDOS
 LAS SECCIONES
 LAS SUBSECCIONES
 LAS SERIES DOCUMENTALES Y LAS SUBSERIES
 LOS TIPOS DOCUMENTALES

Aprobado  
VALORACIÓN
Deficiente  

LUIS FRANCISCO VARGAS CRISTANCHO

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Firma del aprendiz Firma del instructor