INSTITUTO DE EDUCACIÓN

SUPERIOR TECNOLÓGICO
PÚBLICO “PERÚ JAPÓN”

MANUAL
DE PROCESOS
ARCHIVÍSTICOS
Chachapoyas-2023
PRESENTACIÓN

El Instituto de Educación Superior “Perú Japón”, como Instituto de Educación

Superior Tecnológico Público construye su propia cultura organizacional y su
propio escenario de desarrollo apoyándose en el presente documento de
gestión, el cual incluye los principios y objetivos de orden filosófico, político y
técnico que permiten programar la acción educativa otorgándole carácter,
dirección, sentido e integración, con la finalidad de lograr un mejoramiento
progresivo de los procesos de aprendizaje. En este sentido, parte de un
conocimiento cabal de la realidad institucional y de una perspectiva de cambio,
tomando en consideración las demandas de su entorno y contando con una
visión adecuada de futuro proyectando una estrategia de cambio.
 VISIÓN

Consolidar el liderazgo regional y nacional en la formación a nivel superior

técnica de calidad, que garantice la formación de profesionales técnicos
competitivos, investigadores e innovadores con práctica de valores y cultura
ambiental.

MISIÓN

Somos una institución educativa líder en la formación de profesionales técnicos

competitivos, con una formación sólida y exigente; fundamentada en principios
humanísticos, científicos y tecnológicos que garantizan el desarrollo sostenible
de la región.

VALORES INSTITUCIONALES

 Liderazgo: Capacidad de la institución para influir, motivar, organizar y

llevar a cabo acciones para lograr los objetivos que involucran a la
comunidad educativa en un marco de calidad y sirvan como referente a
las otras instituciones de la región.

 Cooperación: Capacidad de trabajo en equipo a nivel interno y externo,

con la participación de todos los sectores que permitan el desarrollo
educativo y de la región.

 Compromiso: capacidad de la comunidad educativa, para tomar

conciencia de la importancia que tiene el cumplir con su rol para
fortalecer la educación superior tecnológica.

 Mejora continua: Capacidad de adaptarse a nuevas prácticas de

acuerdo al diagnóstico interno y la búsqueda de nuevas tendencias, con
acciones para mejorar y potenciar la eficiencia de nuestros procesos que
generen buenos resultados, sin dejar de lado la pertinencia respecto a
nuestro entorno.
 Honestidad: En nuestra comunidad consideramos muy importante que
las relaciones entre las personas se den en un marco de confianza
sobre la veracidad de lo que se escucha y de la autenticidad de las
acciones que se observan.

 Tolerancia: Consiste en el respeto y reconocimiento por las prácticas y

opiniones de los demás. En sí, es la expresión más clara de respeto a la
persona humana. Es un valor fundamental para la convivencia pacífica
en nuestra comunidad educativa.

 Proactividad: Capacidad de la comunidad educativa de anticipar

situaciones que permitan controlar la gestión y el desarrollo institucional
y eviten futuras complicaciones.

IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

Denominación:

I.E.S.T.P “PERÚ – JAPÓN”

Ubicación Geográfica:

 Distrito : Chachapoyas

 Provincia : Chachapoyas

 Región : Amazonas

 País : Perú

 Dirección : Jr. Amazonas N° 120

 Teléfono : 041-477179

 Página Web : www.IESperujapon.edu.pe

 Gestión : Estatal

 Área Total

 Sede Central : 11,074.50 m2

 Fundo de Pucacruz : 16,678,75 m2

  Anexo Quinta Guadalajara : 30,952.27 m2

 Local : Propio

 Ubicación

 Sede Central : Jr. Amazonas N°120-Chachapoyas

 Fundo Pucacruz : A 7.8 km de la carretera a Bagua
Grande tiene como anexo al Fundo
Quinta Guadalajara.

 Nivel : Superior

Creación, Adecuación a Instituto, Renovación, Revalidación:

 Documento Legal de Creación: Resolución de creación como ESEP de

1er ciclo N° 017-80-ED. del 10 de

enero desde 1980.

 Adecuación a Instituto Tecnológico: R.D. N° 110 -1984-ED

 Documentos de Revalidación: R.D. N° 0120 – 2006 – ED del

15 de febrero del 2006.
 1. CONFORMACIÓN Y RELACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS
El Sistema Institucional del Instituto de Educación Superior Tecnológico “Perú
Japón”.

1. Archivo central: Es la unidad encargada de cumplir y hacer cumplir las

normas del Sistema Nacional y del Sistema Institucional de Archivos. El
responsable de esta unidad, será el encargado de la conducción del
sistema institucional, coordinando las Actividades Archivísticas y uso de
la documentación proveniente de los Archivos.

Interviene en la transferencia y eliminación de documentos en

coordinación del Archivo General de la Nación.

2. Archivo de gestión:
Son de responsabilidad del instituto de educación tecnológico Perú Japón.
Debiendo:

 Organizar:

 Las series documentales por áreas técnicas administrativas, contables,

en Files / Archivadores de palanca, de chicago, planos, etc.

 Documentos recibidos / emitidos en orden, numérico, alfanumérico,

cronológico y mixto.

 Debidamente forrados y en el lomo poner el nombre de la serie

documental.

 Conservar:
Las series documentales, expedientes, en archivadores de estantes de
algunos ranurados, armarios de metal y madera, evitando la humedad,
serán rotuladas en una parte visible donde se notará el nombre de la
oficina.
Los expedientes, resoluciones, comprobantes de pago en forma
pormenorizada por cada tipo documental.

 Trasferir:
 Al haber cumplido su ciclo vital (de 3 años) serán trasladados al archivo
centros del instituto, bajo el listado de inventario por años y series
documentales.

3. SOBRE EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

¿Qué es un documento de archivo?
Un documento de archivo es aquel que contiene información de cualquier
fecha, forma y soporte, puede ser emitido y/o recibido por una persona natural
o jurídica en el ejercicio de sus funciones y/o actividades

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
RESOLUCIONES
COMPROBANTES DE PAGO
LIBROS MAYORES
PLANILLAS DE REMUNERACIONES
CORRESPONDENCIAS

¿Cuáles son las características del documento de archivo?

1. Carácter seriado: Los documentos de archivo se producen

uno a uno, y con el paso del tiempo constituyen series
documentales.

2. Carácter exclusivo: La información de cada documento de

archivo nunca es idéntica a otro.

3. Carácter único: El documento de archivo es único y original,

o en su defecto copia que sustituye al original.

4. Contenido: El asunto o tema de que trata un documento de

archivo, es decir, los fines u objetivos perseguidos con su
redacción.

5. Ente productor: Persona natural o persona jurídica que genera

el documento de archivo.

6. Estructura: Tipo documental

7. Génesis u origen: El documento de archivo nace con relación

 a un productor, una función y una actividad.

8. No generan derecho de autor.

¿Qué es un tipo documental?

El tipo documental es el carácter o atributo de un documento que,

originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en
una diagramación, formato y contenidos distintos y sirve como elemento
para clasificarlo, describirlo.

Ejemplos:

Tipos De Documentales

Oficios

Cartas

Acta

Resolución

Facturas

Informe

Constancias

¿Qué no es un documento de archivo?

No es documento de archivo aquel documento de apoyo a la gestión o

informativo, el mismo que no debe ser transferido a los archivos para su
custodia, pero sí debe ser depurado al finalizarse su utilización.
Documentos de apoyo a la gestión

Fotocopias

Revistas

Normas legales
 Libros

4. ¿CUÁL ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS?

Coincide con las etapas o edades por las que sucesivamente se reconocen
por su utilidad los documentos de archivo y suelen corresponderse con su
custodia en los sucesivos archivos que conforman el sistema de archivos
de una institución.

PRIMERA E T A P A

Durante esta etapa, el documento de archivo es de circulación y

tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y
solución al asunto que le ha dado origen; además, hay un manejo
frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Este
documento de archivo forma parte del archivo de gestión y, en algunos
casos, del archivo periférico.
SEGUNDA ETAPA

Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el

documento de archivo que la sustenta ha de seguir siendo custodiado.
En este periodo, forma parte de archivo periférico y, en algunos
casos, archivo central.
TERCERA E T A P A

En esta etapa el documento asume un valor permanente o

histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e
informativo, principalmente con fines de investigación. La custodia del
documento de archivo será definitiva en el archivo histórico.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPO DE ARCHIVO ETAPA EDAD
Archivo de Gestión Primera Activa
Archivo Periférico Segunda Semiactiva
Archivo Central/ Archivo Tercera Inactiva
desconcentrado

¿Qué es un archivo?
Un archivo es el conjunto de documentos emitidos y/o recibidos por
personas naturales o personas jurídicas en el ejercicio de sus funciones
y/o actividades. Asimismo, se define archivo al espacio físico, o a la
institución. En nuestro caso utilizaremos la última definición.

¿Cuáles son los tipos de archivo?

Archivo de gestión: Responsable de la organización, conservación y uso

de los documentos emitidos y/o recibidos por las unidades orgánicas, y
de transferirlos al archivo periférico o archivo central o archivo
desconcentrado, según corresponda.

NIVEL CENTRAL

Unidad Orgánica/Área Archivo de Gestión de la gerencia de

tesorería

SUB GERENCIA DE INGRESOS Y Archivo de gestión de la subgerencia

EGRESOS de ingresos y egresos

DIVISIÓN DE SUBSIDIOS Archivo de Gestión de la División de

Subsidios

NIVEL DESCONCENTRADO

ARCHIVO DE GESTIÓN

UNIDAD ORGÁNICA/ÁREA Archivo de Gestión de la oficina de

Administración.

División de Recursos Humanos Recursos Humanos Archivo de

Gestión de la unidad de Legajo y
Unidad de legajo y bienestar del
Bienestar Personal
personal

Archivo Periférico: responsable del mantenimiento y uso de los documentos

provenientes de los archivos de gestión y de transferirlos al archivo central o
archivo desconcentrado previa coordinación con el Órgano de
Administración de Archivos, según corresponda el nivel de archivo. El
archivo periférico se constituirá cuando la complejidad de funciones, de
nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas así lo
requieran.

Archivo central: Responsable de cumplir y hacer cumplir las

normas y directivas del Sistema de Archivos a nivel institucional,
coordinando las actividades archivísticas, así como la conservación y
el uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión
y/o periféricos.

NIVEL CENTRAL ARCHIVO

Sede central Archivo Central

Archivo desconcentrado: Responsable de cumplir y hacer cumplir

las normas y directivas del Sistema de Archivos a nivel
institucional, coordinando las actividades archivísticas, así como la
conservación y el uso de los documentos provenientes de los
archivos de gestión y/o periféricos del Órgano Desconcentrado al que
pertenece.

5. ¿QUÉ ES UN FONDO DOCUMENTAL?

Un fondo documental es el conjunto de los documentos emitidos y/o

recibidos por una entidad pública o privada en el ejercicio de sus
funciones y/o actividades el fondo documental puede ser abierto o
serrado.

Fondo Abierto: Es el conjunto de documento que se encuentra activo

debido a que la institución continua con su función administrativa.

Fondo Cerrado: Es el conjunto de documentos que se encuentra

inactivo debido a que la institución no ejerce función administrativa.
 6. ¿QUÉ ES UNA SERIE DOCUMENTAL?

Una serie documental es un conjunto de documentos emitidos y recibidos

por una unidad orgánica en el desarrollo de una misma función y/o
actividades denominándose por lo regular en plural.
Área Unidad de bienestar y
empleabilidad
Consejería y tutoría
Responsable Jhamely Avisac Galvez Ramos
Plan de carrera y vida estudiantil.
- Evaluaciones y cartas de recomendación.
- Cartas.
Tipos de documentos - Memoria académica y personal.
- Registros de asistencia.
- Documentos de financiamiento y becas.
- Historial de estudios.
- Registro

Área Unidad de bienestar y

empleabilidad
Unidad de bienestar y empleabilidad
Responsable Teresa de Jesús Portocarrero Santillán
Cartas de información sobre programas de
asistencia.
- Hojas de reclutamiento.
- Hojas de información sobre salud.
Tipos de documentos - Cartas de ingreso a eventos o programas.
- Registros de inscripción en cursos.
- Documentos relacionados con programas de
reintegración o retorno laboral.
- Información sobre.

Área Unidad de bienestar y

empleabilidad
Tópico
Responsable Marilú Villanueva Soplin
Cartas de aceptación o rechazo.
- Memoria de logros.
- Registros de aplicaciones.
- Certificados y diplomas.
Tipos de documentos - Cartas de reconocimiento.
- Registros de notas de evaluación.
- Cartas de transcurso académico.
- Trámites de titulación y graduación.
 - Certificados y documentos de reconocimiento.

Área Calidad
Responsable Linder Hamilton Collantes Córdova
Normas de calidad.
- Procesos de calidad.
- Documentos de procedimientos.
- Programas de calidad.
Tipos de documentos - Calendarios de supervisión y auditoría.
- Protocolos de enseñanza y aprendizaje.
- Procesos de selección, evaluación y aprobación
de los planes de estudio.
- Procesos de adaptación y actualización.

Área Unidad académica

Coordinador de programa de estudios de producción agropecuaria

Responsable Ing. José Dolores Díaz Bernal

Plan de estudios.
- Programa curricular.
- Guía didáctica.
- Libros de texto.
Tipos de documentos - Hojas de ejercicios.
- Lista de tareas.
- Planes de trabajo.
- Guías de supervisión.
- Hojas de trabajo de campo.
- Actas de práctica.
- Reglamentos de seguir

Área Unidad académica

Coordinador de programa de estudios de enfermería técnica
Responsable Lic. Meryluz Rojas Leyva
Plan de estudios.
- Programa curricular.
- Guía didáctica.
- Libros de texto.
Tipos de documentos - Hojas de ejercicios.
- Lista de tareas.
- Planes de trabajo.
 - Guías de supervisión.
- Hojas de trabajo de campo.
- Actas de práctica.
- Reglamentos de seguir.

Área Unidad académica

Coordinador de programa de estudios de mecánica automotriz
Responsable Miguel Benjamín Gálvez
Plan de estudios.
- Programa curricular.
- Guía didáctica.
- Libros de texto.
- Hojas de ejercicios.
Tipos de documentos - Lista de tareas.
- Planes de trabajo.
- Guías de supervisión.
- Hojas de trabajo de campo.
- Actas de práctica.
- Reglamentos de segur

Área Unidad académica

Coordinador de programa de estudios de electrónica industrial
Responsable Ing. Elex Fernández Chávez
Plan de estudios.
- Programa curricular.
- Guía didáctica.
- Libros de texto.
Tipos de documentos - Hojas de ejercicios.
- Lista de tareas.
- Planes de trabajo.
- Guías de supervisión.
- Hojas de trabajo de campo.
- Actas de práctica.
- Reglamentos de seguir

Área Unidad académica

Coordinador de programa de estudios de asistencia administrativa
Responsable Lic. Ingrid Seminario Aranda
Plan de estudios.
- Programa curricular.
- Guía didáctica.
 - Libros de texto.
Tipos de documentos - Hojas de ejercicios.
- Lista de tareas.
- Planes de trabajo.
- Guías de supervisión.
- Hojas de trabajo de campo.
- Actas de práctica.
- Reglamentos de seguir

Área Unidad académica

Coordinador de programa de estudios de laboratorio clínico y anatomía
patológico
Responsable Blgo. Edgar Roberto Tapia Muller
Plan de estudios.
- Programa curricular.
- Guía didáctica.
Tipos de documentos - Libros de texto.
- Hojas de ejercicios.
- Lista de tareas.
- Planes de trabajo.
- Guías de supervisión.
- Hojas de trabajo de campo.
- Actas de práctica.
- Reglamentos de seguir

Área Unidad académica

Coordinador de programa de estudios de arquitectura de plataforma y
servicios de tecnologías de información.
Responsable Ing. Omar Reyes Farje
Plan de estudios.
- Programa curricular.
- Guía didáctica.
- Libros de texto.
Tipos de documentos - Hojas de ejercicios.
- Lista de tareas.
- Planes de trabajo.
- Guías de supervisión.
- Hojas de trabajo de campo.
- Actas de práctica.
- Reglamentos de seguir
 Área Secretaria académica
Responsable Ing. Corina libertad cavero risco
Memoria de servicio.
- Actas de junta de secretaria.
- Actas de asamblea de secretaria.
- Actas de pleno de secretaria.
Tipos de documentos - Boletines de secretaria.
- Registros de decretos.
- Registros de acuerdos.
- Registros de documentación.
- Registros de convenios.
- Certificados de servicio.
- Registros de reclamo

Área Administración
Soporte tecnológico
Responsable Carlos Santillán Saldaña
Tipos de documentos Guías de usuario.
- Hojas de trabajo técnico.
- Contratos de servicio.
- Registros de software.
- Guías de práctica.
- Hojas de trabajo de práctica.
- Memoria de práctica técnica.
- Registros de software.
- Registros de hardware.
- Registros de inventario de equipos.

Área Administración
Abastecimiento
Responsable Luda Esperanza Pando Reyna
Memoria de abastecimiento.
- Registros de solicitudes de compra.
- Facturas de compra.
Tipos de documentos - Reglamentos de abastecimiento.
 - Memorandos de abastecimiento.
- Plan de compras.
- Registros de inspección de mercancías.
- Procedimientos de depósito de mercancías.

Área Administración
Contabilidad y tesorería
Responsable Cecilia Hortencia Acuña tocto
Actas de contaduría.
- Registros de finanzas.
- Libros de cuentas.
- Registros de inventario.
Tipos de documentos - Hojas de recibo de pago.
- Reglamentos de tesorería.
- Memoria de tesorería.
- Procedimientos de tesorería.
- Memoria contable.
- Plan de contabilidad.

SERIES DOCUMENTALES
Comprobantes de Pago

Resoluciones

Conciliaciones Bancarias

Legajos de Personal

Planillas de Remuneraciones

Correspondencia.
 ¿QUÉ ES UNA SECCIÓN DOCUMENTAL?

Una sección documental es el conjunto de documentos emitidos y/o

recibos por unidades orgánicas o dependencias de una entidad pública o
privada.

7. ¿SUB-SECCIÓN DOCUMENTAL?

Es el conjunto de documentos emitidos y/o recibidos por unidades

orgánicas o dependencias que se constituyen por la complejidad de las
funciones desarrolladas de una Sección Documental.

DIRECCIÓN GENERAL

Responsable:

Ing. Mario Ydelfonso Torrejón Arellanos

Consejo Asesor

UNIDAD DE BIENESTAR Y EMPLEABILIDAD

Responsable:

Teresa De Jesús Portocarrero Santillán

ÁREA DE CALIDAD

Responsable:

Mg. Linder Hamilton Collantes Cordova

UNIDAD ACADÉMICA

Responsable:

ING. Giovani Socorro Vigo López

SECRETARIA ACADÉMICA

Responsable:

Ing. Corina Libertad Cavero Risco

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

Responsable:

Cecilia Hortencia Acuña Tocto

8. ¿QUÉ ES UNA PIEZA DOCUMENTAL?

Una pieza documental es la unidad menor indivisible de una serie

documental que puede ser simple o compuesta.

Pieza Documental Simple: Formato por un tipo documental cuyo

contenido mantiene una unidad de información ejemplo, Constancias, etc.
Pieza Documental Compuesta: Formato por dos o más tiempos
documentales que se sustentan cuyo contenido mantienen una unidad de
información.

9. SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL

En cada entidad se debe constituir un Sistema de Archivos Institucional, el

cual estará integrado por los archivos de gestión, los archivos periféricos
(cuando estos existan), los archivos desconcentrados y el archivo central.

Para el caso del I.E.S.T “PERÚ JAPÓN”, el Sistema de Archivos está

integrado por dos niveles y está liderado por la Secretaría General, quien
es el Órgano de Administración de Archivos, rol que ejecuta a través de la
Oficina de Administración de la Información.

10. PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
La organización de documentos es un proceso técnico archivístico
que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta
etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series
documentales.
Clasificar: Separar o dividir los documentos en clases o grupos que
sean susceptibles de subdivisiones, teniendo en cuenta la estructura
orgánica y/o las funciones institucionales.
Ordenar: Unir y relacionar los elementos de cada grupo, mediante
el sistema más conveniente (alfabético, numérico, cronológico o
mixto).
Signar: Asignar a los documentos símbolos de codificación para su
identificación, pudiendo ser letras, números o la combinación de
ambos.
¿Cómo organizar los documentos en un archivo?
Primer Paso: Para clasificar documentos de archivo debemos
conocer y leer las funciones y procedimientos de la Subgerencia de
Ingresos y Egresos. Revisa el Reglamento de Organización y
Funciones y otras normas conexas.

Segundo Paso: Debemos identificar y separar cuáles son documentos

de archivo y cuales no lo son (fotocopias informativas, normas legales,
entre otros).

Tercer Paso: Como podemos observar no todos son documentos

de archivo. ¿Por qué? Debido a que se identifican documentos de
apoyo a la gestión, los mismos que solo tienen valor informativo y no
son originales, debiendo ser conservado o depurados por la oficina.

Cuarto Paso: Para ordenar los documentos de archivo debemos

hacerlo de la siguiente manera:
La organización de los documentos en el Archivos del I.E.ST.P. “Perú Japón”
deberá efectuarse en base a:

 La Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo

 Plan de Clasificación de la Unidad.

 Plan de Clasificación y Ordenación Documental

Para la organización de la documentación en los archivos de oficina se

recomienda utilizar los siguientes sistemas de ordenamiento:

a) ORDEN ALFABÉTICO

Cuando se ordena la documentación por procedencia o indica

lugar o pertenencia.

b) ORDEN CRONOLÓGICO

La numeración se inicia con la fecha de creación del documento;

es decir, día, mes y año hasta la última fecha del documento
final por cada unidad de archivamiento.
c) ORDEN MIXTA

La mayoría de las series documentales precisan de dos tipos de

ordenación: Primero se efectuará la ordenación por asuntos, luego la
geográfica y/o la cronológica.

d) ORDEN NUMÉRICO

La numeración empieza desde el 001 hasta el número final que

corresponda por cada año fiscal, en el archivador, caja u otra unidad
de archivamiento.
Quinto Paso: Debemos ordenarlos de izquierda a derecha en los
gaveteros o estantes, de corresponder. Tal como los acabamos de
ordenar por cada archivador. En el caso de los paquetes se deberá
organizarlo en cajas archiveras.
¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Un archivo es el conjunto de documentos emitidos y/o recibidos por

personas naturales o personas jurídicas en el ejercicio de sus funciones
y/o actividades. Asimismo, se define archivo al espacio físico, o a la
institución. En nuestro caso utilizaremos la última definición.
¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE ARCHIVO?

Archivo de gestión: Responsable de la organización, conservación y

uso de los documentos emitidos y/o recibidos por las unidades
orgánicas, y de transferirlos al archivo periférico o archivo central o
archivo desconcentrado, según corresponda.

NIVEL CENTRAL

Unidad Orgánica/Área Archivo de Gestión de la gerencia de

tesorería

SUB GERENCIA DE INGRESOS Y

EGRESOS Gerencia de Tesorería

PROCEDIMIENTO N°1

Es un Procedimiento Archivístico que consiste en el traslado de los

documentos generados en los diferentes niveles de la Institución,
mediante comunicación Administrativa suscrita por el responsable del
área que trasfiere acompañado del inventario de transferencia detallando
lo contenido.

Finalidad

En fin, es la rápida recuperación de la información y el manejo adecuado

de los archivos manteniendo la documentación organizada de manera
integral y orgánica

Descongestionar los archivos de gestión o secretariales

Custodiar en la oficina del archivo central la documentación generada por

las diferentes direcciones, oficinas al vencimiento de sus plazos de
retención.

Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales.

Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental

Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los

documentos de los Archivos de Gestión al área del Archivo Central.

Flujograma del procedimiento (Anexo 01)

De transferencia de documentos
PROCEDIMIENTO N°2
La organización de documentos es un proceso Archivístico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de técnicas y acciones orientadas a clasificar,
restaurar y ordenar los documentos de cada entidad.
FINALIDAD:
Facilitar la rápida recuperación de la información.
Establecer criterios uniformes para la organización de documentos en los
Archivos de Gestión y Central.
Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica como
producto de las actividades.
Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los
Archivos del sector Público.

Flujograma del procedimiento (Anexo 02)

PROCEDIMIENTO N°3
Conservación de documentos en el archivo central.
La finalidad de este procedimiento es asegurar la integridad física de los
documentos y garantizar la conservación del Patrimonio Documental. Es
necesario contar con lugares adecuados exentos de humedad o calor excesivo.
OBJETIVOS:
Asegurar la integridad física del documento.
Garantizar la conservación del Patrimonio Documental.
Adoptar medidas de seguridad y de salud para el personal que labora en el
Archivo Central.
PROCEDIMIENTO N°4
SERVICIO ARCHIVÍSTICO QUE BRINDA EL (ARCH)
ARCHIVO CENTRAL.
El servicio Archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de
los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información.
FINALIDAD:
Facilitar al usuario el servicio de información, regular su acceso, garantizar el
uso adecuado del Acervo documental, así como dar fe del documento que se
otorga.
Orientar las acciones del servicio de consulta, préstamo y expedición de copias
de documentos al usuario en forma eficiente y oportuna.
PROCEDIMIENTO N°5
Selección y eliminación de documentos:
La selección y eliminación de documentos en el Archivo Central, tiene por
finalidad garantizar la conservación de los documentos de valor permanente y
eliminación de los innecesarios en los diferentes niveles del Archivo, además
de proveer y aprovechar la disponibilidad de los (recursos de espacio físico y
los equipos disponibles.
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS:
Concepto: La selección de documentos es un proceso Archivístico que consiste
en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de la entidad
para predeterminar sus periodos de retención en base a los cuales se
formulara el programa de control de documentos.
El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los.
los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series
documentales de la entidad. El proceso de eliminación de documentos
comprende requisitos que deben ser considerados.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:
Concepto:
La eliminación de documentos es un procedimiento Archivístico que consiste
en la destrucción física de los documentos que hayan perdido su valor
Administrativo, probatorio o constitutivo o extinto de derechos haya
desarrollado ni se prevea que vallan a desarrollar valores históricos.

CONCEPTOS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las
categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer
paso del proceso de organización.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de
apoyo en los archivos de gestión.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el líder de oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia.
Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su información en otros soportes.
 Expediente:Es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo
asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada
pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en
una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría
el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional
y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.
Folio: Hoja. Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a
ésta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio a la cual no se le escribe número.
Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación
sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad),
con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de
organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación,
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura
de un fondo Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos
resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos
o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo
documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos
similares, generando como resultado una información seriada.
Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto
de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de
cada asunto.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
INVENTARIO DOCUMENTAL
Cada oficina de acuerdo a los procesos que desarrolla de manera diaria debe
contar con documentos que podrían caracterizarse de acuerdo con la siguiente
definición:
Documentos de archivo: Los documentos de archivo son registros de
información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus
actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Teniendo en
cuenta lo anterior, para los documentos clasificados como de archivo, se debe
establecer la relación de estos, de acuerdo con el listado oficial de series y sub
series documentales. Si para un tipo documental, no se encuentra definición
alguna, a través de la oficina del rector se hará la asignación respectiva. A
partir de la información anterior, se debe analizar la necesidad de usar sub
series específicas cuando sea necesario para mejorar las opciones de
almacenamiento y recuperación de dicha documentación. Las series
documentales representan un tipo de documentación codificado que facilita la
trasferencia de documentos entre diferentes archivos o entidades del estado.
Las sub series documentales son una forma de discriminar los tipos de
documentos que podrían administrarse desde una serie documental en
particular. A pesar de lo anterior y cuando sea necesario, se pueden crear unas
sub series específicas que permitan discriminar las sub series documentales
para mejorar el almacenamiento y la recuperación de dicha documentación. La
definición de series y sub series documentales es competencia del
representante legal de cada Institución Educativa. A partir de este referente, los
líderes de proceso podrán identificar las diferentes tipologías documentales a
su cargo y su correspondencia en cuanto a las series y sub series adoptadas
por la Institución educativa. Una vez concluida la actividad se podrá contar con
un inventario de tipos documentales por oficina, especificando el proceso y la
lista de documentos por serie, sub serie y sub serie específica con su código de
identificación. La codificación se corresponderá con los códigos establecidos
para la serie y sub serie en el listado al final del Manual. En caso de crear una
sub serie específica, se debe codificar usando dos dígitos consecutivos.
Documentos de apoyo.
El documento de apoyo es aquel de carácter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al archivo central y deben ser destruidos por el jefe de oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia.
Para la identificación de la documentación de apoyo se utiliza la misma
codificación definida para los documentos de archivo con base a series, sub
series y sub series específicas documentales, pero se identifican en formatos
independientes, considerados para el inventario de los documentos de apoyo.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Las tablas de retención documental permiten la identificación de los diferentes
tipos documentales que se conservaran en los archivos de la Institución
Educativa, así como permiten establecer el tiempo de retención en dichos
archivos, el tipo de almacenamiento (Físico, Digital), la disposición final
(Eliminar, Trasladar) en su tránsito por cada tipo de archivo y el acceso a la
misma. A partir del inventario de tipos documentales, se diligencia en el formato
de tablas de retención documental, los códigos y tipos documentales que se
han determinado por cada proceso. Posteriormente, para cada tipo documental
se debe establecer el tiempo que se deben conservar en los archivos de
gestión de la Institución Educativa que se han estipulado; además se debe
precisar, por cuanto tiempo deberían estar a disposición del público en el
archivo central. También, por cada tipo documental se debe precisar la
disposición final de acuerdo a lo estipulado por los líderes de proceso
responsables de los tipos documentales, pudiendo establecer las siguientes
disposiciones:  Si es un tipo documental que amerita su conservación para
toda la vida, por poseer un alto valor histórico o legal, se debe marcar con una
x en la opción "CT" o conservación total.  Si es un tipo documental que no
amerita su conservación, se debe marcar con una x en la opción "E" para
establecer su eliminación.  Si es un tipo documental que se podría requerir
tiempo después pero no es necesario tenerlo en formato físico original, se
puede marcar con una x en la opción "M” para establecer que se haga
microfilmación de los mismos.  Si es un tipo documental que se podría querer
demostrar que se tuvo en algún momento y se quiere conservar una muestra
de ellos, se debe marcar con una x en la opción "S" para establecer que se
haga selección de los mismos y estipular un porcentaje para la muestra.
Al realizar la tabla de retención documental, se debe tener en cuenta lo
siguiente: -Para los tipos documentales que son productos de la oficina y se
almacenan en original, se debe evaluar en primera instancia, con qué
frecuencia serán consultados y por cuánto tiempo deberán permanecer en las
instalaciones de la Institución Educativa, lo cual nos permitirá definir el tiempo
de permanencia en el archivo de gestión. Luego, de acuerdo con las
disposiciones legales de archivo, en cuanto a su conservación por tener algún
valor en el tiempo, se debe definir su paso al archivo central y el tiempo de
permanencia en el mismo para su consulta. Posterior a ello, una vez se cumpla
con ese tiempo, se debe definir lo que archivo central hará con esa
documentación, pudiendo ser la microfilmación, la selección de muestras o el
paso definitivo al archivo histórico de la nación.
- Para los tipos documentales que son productos de la oficina y no se
almacenan en original, se debe adoptar el tiempo que permanecerán en
archivos de gestión y definir su posterior eliminación, para no redundar con esa
información en el archivo central.
-Para los tipos documentales que son de apoyo, se define el tiempo de
permanencia en los archivos de gestión y se precisa su posterior eliminación,
para no redundar con esa información en el mismo archivo central.
INVENTARIO DE ARCHIVADORES
El levantamiento de un inventario de archivadores facilitará tener un
conocimiento claro en cuanto a la disposición de elementos físicos para el
almacenamiento y recuperación ágil de carpetas y registros que son de
responsabilidad de la Institución Educativa. El inventario se registrara en el
formato de "Control de Archivadores" y para ello se codificaran los archivadores
atendiendo al siguiente criterio:
Identificar a que proceso pertenece la oficina donde se encuentra ese
archivador. - A partir de la letra que identifica cada uno de los procesos,
agregar un guion separador y establecer un consecutivo de dos dígitos que
permita su identificación de manera única.
ORGANIZACIÓN DE CARPETAS
Las carpetas se deben distribuir entre las diferentes gavetas de los archivos de
gestión y para ello se deben diligenciar los formatos de "Organización de
Carpetas", donde se establecerán de acuerdo a diferentes criterios el orden en
que se deben colocar las diferentes carpetas en cada gaveta de los
archivadores dispuestos. Los criterios para determinar el orden de las carpetas,
podrían ser: --Por frecuencia de uso. Al determinar que un tipo documental se
usa constantemente se puede preferir darle una posición adecuada dentro del
archivo de gestión en cuanto a gavetas y posición al interior de la misma.  Por
número de folios. De acuerdo a la cantidad de folios que puedan llegar a una
carpeta, se podrían establecer combinaciones que permitan organizarlas y
mantenerlas de maneraque aquellas que ocupan mayor volumen se puedan
mezclar con aquellas de menor volumen y lograr optimizar los espacios de los
archivos de gestión.
Por conservar la secuencia. Cuando se puede predecir la necesidad de utilizar
varias carpetas sobre un mismo tipo documental, que se configuran en
secuencias unas de otras, se puede privilegiar espacios atendiendo a
conservarlas juntas.
Las carpetas no podrán almacenar más de 200 folios identificados a partir de la
foliación que se debe realizar cada vez que se anexen a la misma. En caso de
llegar a esta cifra, es necesario abrir una nueva carpeta para continuar con la
secuencia de la misma. Para cada carpeta es necesario identificar el tipo de
cierre que se hará de la misma, de la siguiente manera: a. Cierre Anual Se
puede establecer una carpeta con cierre anual, para aquellas que reciben
documentación que es necesario mantenerla a la mano de manera anual, tal
como la correspondencia recibida o la correspondencia enviada. Así cada año,
sin importar el número de folios, se hace un cierre de la misma y se crea una
nueva carpeta para la siguiente vigencia, estableciendo la secuencia de la
misma, en cuanto al tipo documental que conserva. b. Cierre por Tamaño.
Cuando una carpeta no tiene cierre anual, el responsable de la misma, debe
garantizar que al cumplir con el tope de almacenamiento de folios, se debe
cerrar dicha carpeta y abrir una nueva, identificando las fechas de cierre y de
apertura, además de la secuencia de acuerdo al tipo documental. El máximo
número de folios por carpeta establecido, será de 200.
También es necesario precisar, como se organizará al interior de la carpeta los
tipos documentales almacenados, precisando que tipo de orden se utilizará
para el almacenamiento de los tipos documentales. Podrían almacenarse de
acuerdo al tipo documental, de la siguiente manera:
Cronológico Descendente CD El cronológico descendente es el orden más
usado, ya que permite apilar la información por fecha de recepción o de envío,
facilitando de esta manera la localización de la misma. Es usado normalmente
para la organización de correspondencia enviada, recibida, actos
administrativos expedidos, etc. b. Alfabético Ascendente AZ Se respeta el
orden por nombre del tipo documental en atención al orden definido
alfabéticamente
ORGANIZACIÓN DE LOS REGISTROS
Los registros serán legajados en la parte izquierda y se ajustaran a la
organización que se ha definido para ese tipo documental en la carpeta donde
se alojaran. Los registros deben ser foliados con lápiz mina HB blanda en la
parte superior derecha, de manera que se puedan distinguir y se pueda
controlar el número de folios almacenados en dicha carpeta. Los folios siempre
se legajarán atendiendo como medida estándar al tamaño de una hoja oficio. A
partir de esta política, si se mezclan documentos de diferentes tamaños deben
cumplir igual con este criterio definido para garantizar la uniformidad de los
documentos almacenados.