GUÍA DE APRENDIZAJE

Competencia: Archivo

“La Educación es el arma más poderosa que pueda usar

para cambiar el Mundo”

Acuerdo 060 (30 de octubre de 2001)

Por el cual se establecen las pautas para la Administración de las
Comunicaciones Oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.

Que para la adecuada prestación

de los servicios ofrecidos por las
Unidades de Correspondencia de
las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas,
es necesario establecer pautas
que hagan efectivo su
cumplimiento bajo los principios
que rigen la Administración
Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala
las funciones del Archivo General
de la Nación, entre ellas la de fijar
políticas y establecer los
reglamentos necesarios y en su
acuerdo 07 de 29 de junio de
1994, adopta el Reglamento
General de Archivos, como norma
reguladora del quehacer
archivístico.

Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, por
intermedio del Archivo General de la Nación.

La Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los

mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y
establece las entidades de certificación.
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La Unidad de Correspondencia es el punto de atención desde el cual
la entidad realiza la recepción, envío y distribución de las
comunicaciones oficiales, aplicando las reglas y procedimientos
técnicos, regulado por el Archivo General de la Nación, a través del
Acuerdo 060 de 2001.

1. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

2.1 Actividades de Reflexión inicial.

Recuerde que la
conservación y preservación
de los documentos de
gestión son de vital
importancia a nivel
organizacional, por lo tanto
es un deber generar
estrategias para su correcto
diligenciamiento.

Les invito a asumir con responsabilidad y compromiso su proceso de

aprendizaje y desarrollar con entusiasmo y dedicación las actividades
propuestas para adquirir los conocimientos que le permitirán proponer
y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los
documentos en la empresa.

El proceso de gestión documental al interior de toda organización es hoy una

estrategia de información y comunicación, el proceso archivístico sistemático
comprende las fases:

1. FASE DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Comprende

la elaboración de los documentos y los aspectos de su origen, creación
conforme a las actividades de la empresa. Esta fase la conforman las
siguientes actividades: (Manejo de los documentos, La impresión, la tinta,
entre otros).
2. FASE DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Son las
acciones que la entidad debe realizar para el control de su documentación
y para garantizar a la administración la verificación de que los
documentos y las comunicaciones oficiales han sido remitidos a la
persona que les corresponde o actuante.
3. FASE DE TRÁMITE: Corresponde a los procesos de
registro y radicación de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas,
aplicando el principio de procedencia (es el que trata de no mezclar los
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documentos de los fondos) y el principio del orden original (trata de que
los documentos deben ser organizados tal y como son producidos dentro
de las empresa); para que las comunicaciones puedan ser resueltas y
atendidas con oportunidad.
4. FASE DE DISTRIBUCIÓN: Consiste en la entrega de los
documentos a la persona competente para que estos puedan ser
distribuidos a cada una de las dependencias dentro de la entidad, en esta
parte del proceso se debe tener cuidado en la constitución de las series,
las Subseries y verificar los tipos documentales los cuales van a ir en la
tabla de retención documental TRD.
5. FASE DE CONSULTA: Su objetivo es facilitar y
proporcionar la consulta de los documentos y el derecho que tienen las
personas a este acceso de archivo.
6. FASE DE RETENCION: Este es el tiempo de permanencia
que los documentos van a estar dentro del ciclo vital del documento.
7. FASE DE RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Después de elaborar los instrumentos como los inventarios se puede
acceder a la consulta a través de dichos instrumentos estipulados.
8. DISPOSICIÓN FINAL: Los documentos se clasifican y se
envían a los archivos de gestión o a los archivos centrales o al archivo
histórico. En esta guía comprenderemos, analizaremos y desarrollaremos
actividades pertinentes a las fases de producción, recepción, trámite y
distribución de documentos.

Observe el video, Unidad de Correspondencia y

responda las siguientes preguntas:

https://www.youtube.com/watch?v=dJwObQTi038
https://www.youtube.com/watch?v=rRqdPbGdmyE

 ¿Conoce y sabe de qué se trata el Acuerdo 060 del 30 de

octubre de 2001?
 ¿Conoce sobre el concepto y uso de radicar y registrar?
 ¿Sabe qué es la Unidad de Correspondencia y por qué es importante
En una entidad?
 Escriba la idea principal de cada artículo que contiene el acuerdo N° 060 del
30 de octubre de 200.

2.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE

CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE.

 ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control

efectivos de los documentos externos recibidos?
 ¿Qué procedimiento seguiría usted cuando la información del
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sobre o envío recibido es ambigua?
 Si usted fuera la persona encargada de recibir los documentos
en una empresa comercial, ¿qué pasos seguiría para el
desempaque de la correspondencia que llega?, ¿para qué leería
la correspondencia recibida?
 ¿Para qué se realiza el registro de documentos?
 ¿Cuáles documentos se registran?
 ¿Para qué se utiliza el consecutivo de correspondencia?
 ¿Qué relación existe entre Fondo Documental, Serie Documental y tipo
documental?