GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ELABORADO POR:

SANDRA MILENA GÓMEZ GALÁN

INSTRUCTOR
JAIME VALENCIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
BUCARAMANGA
2014
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La administración documental la cual debe ser tomada como una herramienta que
nos ayude a utilizar la información correcta y en el momento oportuno. Además
debe ser de vital importancia llevar a cabo las normas establecidas para su uso la
cual nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento
o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su
utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.

La administración de documentos tiene como fin último servir la información de

manera precisa, ágil y oportuna aquellas que la requieran, entonces se trata de
controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase,
para cumplir a cabalidad con tal objetivo.

 
A su ponencia puedo aportar que la administración documental es quizás una de
las más importantes funciones de una empresa, puesto que esta tiene la
responsabilidad de proteger las memorias empresariales de manera correcta y
transparente.  Principalmente la administración documental se compone de un
grupo de funciones, entendemos como función principal generar técnicas y/o
soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad de los
documentos e información de la empresa. Básicamente la administración.

Todo el proceso busca la certificar den procesos con miras al prestamos de

servicios internacionalmente dentro de su visión, con preparación a certificación
nacional e internacional.

Cada auxiliar y secretaria y jefe, tenemos el mismo fin, ante todo somos gestores
de información de todo tipo la cual la información en líneas generales es de
carácter nacional ya que es propiedad de la sociedad ya que los estudiantes
después de salir de la institución hacen parte de la sociedad colombiana y en su
momento internacional.
a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se
refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

R// Son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos

que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte
del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Y de poder disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la Historia.

Pues gracias a la coordinación que debe haber en cuanto a la documentación y la

comunicación podemos llegar al archivo de manera eficaz, recordando que sus
funciones son cinco las cuales debemos tener en cuenta para llegar al éxito, esto
facilita la búsqueda de documentos y ayuda a la conservación de estos reduciendo
costos y espacios, la finalidad de esto se verá reflejada en la memoria corporativa
y así las organizaciones pueden continuar con sus actividades ya establecidas.
La información, datos o archivos bien almacenados ayuda y da una ganancia para
una búsqueda ya que esto optimiza el proceso, lo agiliza
|y nos ayuda también en la identificación de documentos obsoletos o inservibles,
lo cual gracias a esta administración documental lo podemos desalojar de manea
segura.
¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente? Controlando
documentación, evita perdida de documentos, una mejor organización de
forma cronológica, facilidad y efectividad en la búsqueda de los archivos y Ley. Me
permite identificar el tiempo de conservación de los documentos, y así eliminar
aquellos que han perdido utilidad.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del

Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que
conoce.

R// 5 aspectos de la Ley 594 de 2000:

Archivo
Tabla de retención documental
Administración de Archivos
Gestión Documental
Conservación de Documentos
5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006:

Clasificación Documental
Selección Documental
Código
Folios- Foliar
Eliminación Documental