MANEJO DE

ARCHIVOS DE
INFORMACION
CAPITULO
II
 L
E ARCHIVISTA
 C O N C E P T O
La gestión documental no es un proceso mecánico, requiere de expertos y
profesionales para que pueda llevarse a cabo de la mejor manera, este
profesional es el Archivista.

El archivista es el profesional en la disciplina de producir, receptar, conservar y

almacenar información y documentación; es el encargado de planear, analizar e
implementar las buenas prácticas y métodos que permitan la preservación de
los documentos, con el fin de proteger el contenido del archivo y así, facilitar
su consulta y acceso.
 EL ARCHIVISTA
FORMACION PROFESIONAL

El Licenciado en Archivística y
Gestión Documental (AyGD)
administra y sirve los
documentos de archivo que se
producen en las organizaciones
pública y privadas en el
ejercicio de sus funciones, estos
documentos que se van
ubicando en las diversas
oficinas son videncia de la
gestión realizada.
 EL ARCHIVISTA
FORMACION PROFESIONAL
Es una carrera de cuatro años de duración que se complementa con prácticas
profesionales en empresas.

Un archivista debe
conocer idiomas
modernas como
ingles, alemán,
francés y portugués.

Lenguas antiguas como Griego, latín y lenguas en extinsion y algunas

desaparecidas.
 EL ARCHIVISTA
PERFIL PROFESIONAL
Ser metódico y una persona con gran atención por los
detalles.
Tener habilidades de comunicación.
Interés por la Historia y por la gestión de la información.,
Conocimientos de informática para gestionar bases de datos.
Interés en las nuevas tecnologías, que cada vez se aplican más en este ámbito.
Ser una persona con iniciativa para acercar la información a los usuarios.
Aplicar siempre la honradez, ya que algunos documentos a tratar tendrán
carácter confidencial.
Ser cuidadoso a la hora de tratar ciertos ejemplares que pueden ser delicados
o frágiles.
 LEYES SOBRE
DOCUMENTACION
 LOS DDHH
CONSTITUCION POLITICA DEL PERU
TITULO I
DE LA PERSONA Y DE LA SOCIEDAD
CAPITULO I
DERECHOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONA

Artículo 2°. Toda persona tiene derecho:

4. A las libertades de información, opinión, expresión y difusión del

pensamiento mediante la palabra oral o escrita o la imagen, por cualquier
medio de comunicación social, sin previa autorización ni censura ni
impedimento algunos, bajo las responsabilidades de ley.
 LOS DDHH
CONSTITUCION POLITICA DEL PERU
TITULO I
DE LA PERSONA Y DE LA SOCIEDAD
CAPITULO I
DERECHOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONA

Artículo 2°. Toda persona tiene derecho:

4. Los delitos cometidos por medio del libro, la prensa y demás medios de
comunicación social se tipifican en el Código Penal y se juzgan en el fuero
común.

4. Es delito toda acción que suspende o clausura algún órgano de expresión o

le impide circular libremente. Los derechos de informar y opinar comprenden
los de fundar medios de comunicación.
 LOS DDHH
CONSTITUCION POLITICA DEL PERU
TITULO I
DE LA PERSONA Y DE LA SOCIEDAD
CAPITULO I
DERECHOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONA

Artículo 2°. Toda persona tiene derecho:

5. A solicitar sin expresión de causa la información que requiera y a recibirla

de cualquier entidad pública, en el plazo legal, con el costo que suponga el
pedido. Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las
que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional.
 LOS DDHH
CONSTITUCION POLITICA DEL PERU
TITULO I
DE LA PERSONA Y DE LA SOCIEDAD
CAPITULO I
DERECHOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONA

Artículo 2°. Toda persona tiene derecho:

5. El secreto bancario y la reserva tributaria pueden levantarse a pedido del

juez, del Fiscal de la Nación, o de una comisión investigadora del Congreso
con arreglo a ley y siempre que se refieran al caso investigado.

6. A que los servicios informáticos, computarizados o no, públicos o privados,

no suministren informaciones que afecten la intimidad personal y familiar.
 LOS DDHH
CONSTITUCION POLITICA DEL PERU
TITULO I
DE LA PERSONA Y DE LA SOCIEDAD
CAPITULO I
DERECHOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONA

Artículo 2°. Toda persona tiene derecho:

8. A la libertad de creación intelectual, artística, técnica y científica, así como a

la propiedad sobre dichas creaciones y a su producto. El Estado propicia el
acceso a la cultura y fomenta su desarrollo y difusión.

10. Al secreto y a la inviolabilidad de sus comunicaciones y documentos

privados.
 LOS DDHH
CONSTITUCION POLITICA DEL PERU
TITULO I
DE LA PERSONA Y DE LA SOCIEDAD
CAPITULO I
DERECHOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONA

Artículo 2°. Toda persona tiene derecho:

10. Las comunicaciones, telecomunicaciones o sus instrumentos sólo pueden

ser abiertos, incautados, interceptados o intervenidos por mandamiento
motivado del juez, con las garantías previstas en la ley. Se guarda secreto de
los asuntos ajenos al hecho que motiva su examen.
 LOS DDHH
CONSTITUCION POLITICA DEL PERU
TITULO I
DE LA PERSONA Y DE LA SOCIEDAD
CAPITULO I
DERECHOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONA

Artículo 2°. Toda persona tiene derecho:

10. Los documentos privados obtenidos con violación de este precepto no

tienen efecto legal. Los libros, comprobantes y documentos contables y
administrativos están sujetos a inspección o fiscalización de la autoridad
competente, de conformidad con la ley. Las acciones que al respecto se tomen
no pueden incluir su sustracción o incautación, salvo por orden judicial.
 BASE LEGAL
DE LOS
DOCUMENTOS
 EL DOCUMENTO
Constitución Política del Perú, 1979, Art. 360.

Decreto Ley No. 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.

Decreto Supremo No. 022-75-ED, Reglamento del D.L.N°. 19414.

Decreto Legislativo No.120, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación

Decreto Supremo No. 007-82-JUS, Reglamento de Organización y Funciones del

Archivo General de la Nación.

Ley No. 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación.

Concordancias: - Normas Técnicas de Auditoria 201-06 Organización de Archivo}

Permanente

Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad 03 Documentación Sustentaría

UTILIZACION DE
COLORES EN
LOS ARCHIVOS
FISICOS
 CODIGO DE COLORES
Todo empieza por elegir una serie de colores. Tres, cuatro… tal vez cinco. No
más, no se trata de utilizar toda la paleta Pantone.

Cada color tiene un significado muy concreto para la empresa el color le permite
identificar, procesar, decidir o encontrar con mucha más rapidez el documento.
 COLOR ROJO
Son documentos que requieren atención primordial y prioritario; se tienen que
revisar, utilizar o terminar sobre acciones de la empresa en que se debe actuar de
manera urgente.
 COLOR VERDE
Son documentos para guardar, para archivar, para utilizar a largo plazo.
 COLOR AZUL
Son documentos por encargar, delegar o enviar a otros para su informe o
resolución de trabajos.
 COLOR AMARILLO
Significa que los documentos pueden esperar en su tramitación o realización del
trabajo.
 IMPORTANCIA
DE COLORES EN
LOS ARCHIVOS
FISICOS
 CODIGO DE COLORES
IMPORTANCIA

Porque es un sistema muy intuitivo, rápido, eficiente y porque no hay curva

de aprendizaje ni coste de adaptación.