Planeación y organización de

ventas
Índice
 2.1 Concepto de planeación de ventas
 2.2 El proceso de planeación de ventas así como los
cuestionamientos que le preceden.
 2.3 Las políticas y los procedimientos de ventas.
 2.4 Aplicación y seguimiento al pronósticos de ventas y al
presupuestos de ventas.
 2.5 La organización del Dpto. de ventas, sus etapas.
 2.6 Sistemas organizacionales de ventas: lineal, funcional, staff y
comité.
 2.7 Descripción de las funciones del personal de ventas.
Planeación de ventas
 La planeación de ventas es la función primaria de los gerentes de
ventas, ya que el plan de ventas proporciona guías básicas y
dirección para todas las demás decisiones y actividades de ventas.
En su papel de planeadores y administradores, los gerentes de
ventas deben establecer metas y objetivos, fijar las políticas y
procedimientos de ventas, diseñar estrategias y tácticas y desarrollar
controles para asegurar que las metas y los objetivos se logren.
 Con el propósito de obtener la información que necesitan acerca del
mercado para desarrollar planes de venta adecuados, los gerentes
de ventas deben tener un sistema eficaz de información para la
gerencia de ventas (SIGV).
Planeación de Ventas
 La planeación de ventas es la función primaria de los
gerentes de ventas, ya que es el plan de ventas que
proporciona guías básicas y dirección para todas las demás
decisiones y actividades de ventas.
 En su papel de planeadores y administradores, los gerentes
de ventas deben establecer metas y objetivos, fijar políticas y
procedimientos de ventas, diseñar estrategias y tácticas y
desarrollar controles para asegurar que las metas y los
objetivos se logren.
 Inicio del proceso de planeación
 Antes de iniciar el proceso de planeación, los gerentes de ventas
deben pensar a través de un proceso de seis etapas

Diagnostico

Táctica y control Propósito

Estrategia Objetivo
 Los pasos reales involucrados en el proceso de
planeación de ventas son:

establecimiento determinación
análisis de la pronóstico de
de metas y del potencial
situación ventas
objetivos del mercado

desarrollo de asignación de
selección de actividades los recursos
controlar el plan
estrategias detalladas necesarios
(presupuestar)

llevar a cabo el
plan
 POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE VENTAS
 OBJETIVO
 ALCANCE
 RESPONSABLE
 CONTROL DE CAMBIOS
 DIAGRAMA DE FLUJO
 DESARROLLO
 DESARROLLAR UN PLAN DE
VENTAS ANUAL
Políticas de ventas
 Las políticas sirven como guía para tomar decisiones
programadas. Éstas proveen guías para encauzar el
pensamiento del gerente en una dirección específica.
 A diferencia de las reglas, las políticas establecen parámetros
para quienes toman las decisiones, en lugar de señalar
específicamente lo que se debe o no se debe de hacer.
 Hay dos tipos de políticas: generales y especificas
 Las políticas generales son las que se establecen de manera
global para toda la empresa.
 Las políticas específicas son las que se establecen para cada
departamento en específico y lo que se va a requerir de cada
uno de los departamentos.
Políticas de ventas
 Algunas políticas de las políticas que pudieran ser
implementadas en área de ventas de cualquier empresa,
podríamos mencionar la siguiente:
 Los plazos establecidos para el cumplimiento de pagos de factura
 Los parámetros de devolución de mercancía
 Las de garantía y responsabilidad que tiene la compañía antes X
productos o servicios.
 Las de otorgamiento de créditos.
 Las de depuración del perfil del cliente.
 Las de descuentos en sus distintas formas.
 Las de iniciación de compras por primera vez.
Procedimientos de ventas
 Procedimiento es un término que hace referencia a la acción
que consiste en proceder, que significa actuar de una forma
determinada.
 El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una
manera de ejecutar algo. 
 Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones
que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener
siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
(por ejemplo, procedimiento de emergencia).
 ALCANCE:
 ESTE PROCEDEIMIENTO DEBE APLICAR
PARA TODAS LAS CLASES DE VENTAS.
COMO SON:
 ELABORACION DEL PLAN DE VENTAS
 PRESUPUESTOS DE VENTAS
 COTIZACIONES
 DESPACHOS
 SERVICIOS POST VENTAS
 CONFORMIDAD DE CLIENTE
 RESPONSABLE:
 EL GERENTE GENERAL ES REPONSABLE DE
CUMPLIR Y MANTENER ATUALIZADO EL
PROCEDIMIENTO.
 TODO EL PERSONAL IMPLICADO EN EL
PROCESO DEBE CUMPLIR TODAS LAS
DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN DICHO
DOCUMENTO.
 DESARROLLO
 ESTA TAREA SE REALIZA CONJUNTAMENTE CON LA PROYECCION DE VENTAS Y
PRESUPUESTOS ANUALES.
 ESTRUCTURA DE VENTAS
 GERENTES DE MARCAS
 COMPRA
 MERCADEO
 SUPLIDORES
Pronóstico de ventas
 Es la técnica que le permite calcular las proyecciones de
ventas de una manera rápida y confiable, utilizando como
fuentes de datos, ya sea las transacciones de inventarios o
la facturación de ventas realizadas.
 El pronóstico de ventas es una estimación de las ventas
que pueden realizarse, en moneda corriente o unidades,
para un periodo futuro especificado.
Pronóstico de ventas
 Un pronóstico de venta es la estimación o previsión de las
ventas de un producto (bien o servicio) durante un
determinado período futuro.
 La demanda de mercado para un producto es el volumen
total susceptible de ser comprado por un determinado
grupo de consumidores, en un área geográfica concreta,
para un determinado período, en un entorno definido de
marketing y bajo un específico programa de marketing.
TÉCNICAS MAS USADA PARA LA ELABORACIÓN DE
PRONÓSTICOS

 1- Juicio ejecutivo
 2- Encuestas: a la FDV, encuesta de pronóstico, Método
Delfos(Delphi).
 3- Análisis de Series de Tiempo Se utilizan los datos
históricos de ventas de la empresa para descubrir tendencias
de tipo estacional, cíclico y aleatorio o errático.
 4- Análisis de Regresión Se trata de encontrar una relación
entre las ventas históricas (variable dependiente) y una o más
variables independientes, como población, ingreso per cápita
o producto interno bruto (PIB).
 5- Prueba de Mercado Se pone un producto a disposición de
los compradores en uno o varios territorios de prueba. Luego
se miden las compras y la respuesta del consumidor a
diferentes mezclas de mercadeo.
Presupuesto de ventas
 Es un plan de acción para cumplir una meta, expresado
en valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
 El presupuesto de ventas es un documento que ayuda a
conocer la rentabilidad de una compañía y a conocer el
volumen de ventas estimado. Es decir, da estimaciones
de los niveles de ventas, (y por tanto de ingresos).
 El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar
un presupuesto maestro que lo componen: presupuestos
de gastos administrativos, gastos de ventas, compras  y
de producción.  
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
DE VENTAS
 El Presupuesto de Ventas (PV) constituye el punto de
partida de todo el sistema presupuestario de la empresa.
Un mal PV invalida absolutamente toda la tarea de
presupuestación posterior. Sirve de regulador de toda la
actividad de la empresa, por lo que el mismo debe ser
confeccionado con criterio profesional y con el mayor
realismo posible.
 El PV debe entenderse como la fiel expresión de lo que
se espera vender.
Características de un presupuesto de
ventas
 Cualquier presupuesto de ventas tiene las siguientes características
básicas:
 Debe incluir una relación de todos los productos o servicios que
comercializa la empresa.

 Las ventas previstas deben estar valuadas en cantidad (número de

unidades y valor económico).
 El presupuesto de ventas debe incluir un pronóstico de ventas del
sector y de la empresa.
Descripción de las Funciones del
personal de ventas
Las actividades o funciones que puede realizar
el personal de ventas son:
—Función de venta: que considera de forma estricta la
realización de una venta, es decir, suministro del producto al
comprador y cobro. 

—Función de contacto: que incluye todo un conjunto de

acciones previas y posteriores a la conclusión de una venta,
como realizar visitas a clientes reales y potenciales, hacer
presentaciones de los productos, establecer relaciones con
los distribuidores, participar en ferias comerciales, buscar
nuevos clientes o identificar los decisores de las compras en
los compradores organizacionales.
— Función logística: referida principalmente a aquellas tareas
relacionadas con la distribución física de los productos, como
recepción de pedidos tanto internos(dentro de la propia empresa)
como externos (cuando se visita a los clientes),realizar un
seguimiento de los productos hasta su llegada efectiva a los
compradores.

— Función de asesoramiento: basada en el trabajo

comunicación al que posee la fuerza de ventas al proporcionar a
los compradores toda la información sobre los productos y
servicios de la empresa (características técnicas, formas y
facilidades de pago, procedimientos, etc.)