Diploma de Especialización en Gestión

Estratégica de Auditoria Financiera

PROCESO DE
COMPRAS
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Antecedentes
 A medida que un negocio continua creciendo, se acumularan
mas flujos de trabajo, personas y responsabilidades. Para
asegurar que la complejidad de una empresa esté delineada y
clara para los empleados, la Gerencia debe llevar a cabo la
documentación del proceso de negocio.
 Esta practica ayudara a las empresas a determinar si sus
procedimientos operativos funcionan de manera eficiente y
sin problemas.
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 La documentación del proceso empresarial implica describir

exhaustivamente los pasos para llevar a cabo una tarea.
Normalmente, esta practica incluye la compilación de varios
documentos, como directivas, tutoriales y documentos de
comprobación.

 Lo señalado permitirá revisar los procedimientos de la empresa y

crear un mapa de procesos, lo cual permitirá a la Gerencia ver
visualmente como se conectan los diferentes pasos del Proceso a
realizar.
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 Dentro de los procesos asignados a

realizar, tenemos el Proceso de
Compras, que es una de las tareas más
importantes dentro de la cadena de
productos a comercializar ya que una
empresa puede mejorar
considerablemente sus márgenes de
beneficio siguiendo una política de
compras adecuada.

 Por lo tanto el éxito de una empresa

depende de manera directa de una
buena gestión de compras
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IDENTIFICACION DE CONTROLES Y RIESGOS

CLAVES DEL PROCESO
Controles Clave
 Al momento de hacer las compras para la empresa,
prestar especial atención a los contratos que se están
realizando ; sobre todo a las especificaciones técnicas,
cantidad, precio y el plazo de entrega.
 Buscar un buen proveedor, de esta forma, se garantiza el
éxito de la empresa en el corto y mediano plazo.
 De ahí que una eficiente gestión ha de orientarse en
optimizar los costos de los pedidos, tener el stock mínimo
y qué cantidades deben solicitarse a los proveedores.
 Si se lleva un buen control de las compras de los
productos que se comercializan, se podrían establecer
correctamente los costos ; lo cual permitirá fijar precios
adecuados para obtener la rentabilidad deseada.
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CONTROLES AUTOMATICOS
 Control de Stock mínimo.
 Rotación del producto.
 Cuales son los productos de mayor rotación, para ser
considerados dentro de los pedidos importantes.
 Control de costos.
 Evaluación de Proveedores.
CONTROLES MANUALES
 Fecha de vencimiento de los productos en stock.
 Si son productos perecibles, revisar el estado de
conservación.
 Que productos estas recibiendo, si su vencimiento es el
requerido, de acuerdo a su rotación.
 Revisar si las cantidades facturadas son las que se han recibido.
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CONTROLES DE TI
REVISIÓN DE SALIDAS, RECONCILIACIÓN Y MANEJO DE
ERRORES
 Establecer procedimientos y responsabilidades asociadas para asegurar que la
salida se maneja de una forma autorizada, entregada al destinatario apropiado,
y protegida durante la transmisión; que se verifica, detecta y corrige la
exactitud de la salida; y que se usa la información proporcionada en la salida .

INTEGRIDAD Y VALIDEZ DEL PROCESAMIENTO

 Mantener la integridad y validación de los datos a través del ciclo de
procesamiento. Detectar transacciones erróneas y que no interrumpan el
procesamiento de transacciones válidas.

PREPARACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE INFORMACIÓN FUENTE

 Asegurar que los documentos fuente están preparados por personal
autorizado y calificado siguiendo los procedimientos establecidos,
teniendo en cuenta una adecuada segregación de funciones respecto al
origen y aprobación de estos documentos. Detectar errores e
irregularidades para que sean informados y corregidos.
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RIESGOS ASOCIADOS
Debe Asegurarse de que existen suficientes controles para mitigar los riesgos y que están operando con la efectividad
necesaria para proveer información confiable.
Podemos indicar que los riesgos asociados en el proceso de compras son los que se indican:
 No seleccionar la mejor oferta
 Mal ingreso de los precios
 No elegir al Proveedor adecuado, ni evaluar su desempeño.
 Ignorar la rotación del producto.
 Limitar la negociación a los descuentos.
 Tipo de Cambio, para compra en dólares.
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ASPECTOS CLAVES PARA QUE LA IMPLEMETACION DEL ERP SEA EXITOSA

 Alcance del proyecto.
 Seleccionar el ERP mas flexible y que se ajuste a las necesidades de la empresa
 Evaluar los procesos que se automatizarán.
 Capacitación constante.
 Comunicación de los involucrados.
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ACTORES CLAVES DEL PROCESO

 Patrocinador.
 Gerente del Proyecto.
 Usuarios Lideres
 Consultores Externos.
 Consultores del Software ERP
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ASPECTOS CLAVES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN

ERP EN EL PROCESO DE COMPRAS.
 Elegir al ERP adecuado al negocio .
 Que proporcione las herramientas e informes necesarios para
analizar y gestionar el estado de la logística de la empresa.
 Que puedan integrarse todos los controles claves de un proceso
de compras, como son mejores proveedores y comparativo de
precios ofertados.
 Capacitación constante a los dueños del proceso.
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ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION
 Revisar los beneficios comerciales y los  Crear una estructura de instalación.
indicadores clave de rendimiento que ayudaran a  Definir roles y responsables del
definir la selección del ERP. proyecto
 Buscar el proveedor  Tomar decisiones estratégicas clave
con respecto a la implementación
 Establecer los objetivos del Proyecto.  Definir los procesos de tu negocio
 Desarrollar un plan de gestión de
 Integrar un equipo en la  empresa.
cambio organizacional.
 Considerar la adaptabilidad y funcionalidad.
 Calidad y disponibilidad de los servicios de soporte.
 Flexibilidad para atender las necesidades
cambiantes del negocio.
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RECOMENDACIONES PARA UNA EXITOSA

IMPLEMENTACION Y MANTENIMIENTO DE UN ERP
 Asegurarse de haber elegido el ERP correcto.
 Decidirse por la mejor implementación de ERP
 Involucrar a todos los colaboradores, en el proceso de
Implementación
 Esperar que los resultados lleguen a su tiempo .
 Formar el mejor Equipo de Implementación