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y almacenamiento de material COD: SER-N5-01-M
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

COMPRAS Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Servicios Generales Grupo de Mejora Grupo de Mejora

Fecha: 26/10/2009 Fecha: 11/02/2010 Fecha: 11/02/2010

Edicin Fecha modificacin Motivo de la modificacin

00 11/02/2010 Edicin Inicial del Proceso

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NDICE

1.- INTRODUCCIN. ............................................................................3

2.- OBJETIVO/FINALIDAD DE LOS PROCESOS.......................................... 4

3.- REAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCESOS. ................... 4

4.- RESPONSABLE DEL PROCESO. ..........................................................4

5.- CLIENTES Y PROVEEDORES DEL PROCESO. ........................................4

6.- REAS INVOLUCRADAS. ..................................................................4

7.- NORMATIVA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA. .............................. 5

8.- CONCEPTOS...................................................................................5

9.- PROCEDIMIENTO ............................................................................6

10.- DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................8

11.- REGISTROS. ................................................................................9

12.- ANEXOS .................................................................................... 10

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1.- INTRODUCCIN.
La Universidad de Crdoba, se encuentra diseminada dentro de la
Ciudad de Crdoba, en tres Campus diferenciados, Campus de Rabanales,
Campus de Ciencias de la Salud, y el Campus de Humanidades y Ciencias
Jurdicas y Sociales, cada uno de stos Campus, as como la Escuela
Superior Politcnica de Belmez, constan de varios edificios o centros, donde
se encuentran ubicados las distintas Facultades y Escuelas, as como el
Rectorado, que en su conjunto forman la propia Universidad.
Entre las actividades cotidianas de cada uno de los edificios y/o
centros, est la de ejecutar y supervisar las compras de mobiliario, equipo y
materiales, garantizando la eficiente aplicacin de los recursos mediante la
adquisicin oportuna de los bienes en las mejores condiciones de precios,
pago, calidad, soporte tcnico y garanta.
Muchos de los Procesos que se dan en el rea de las conserjeras,
llevan implcito en algn momento de su ejecucin la percepcin de una
necesidad de compra, servicio o algn otro tipo de medios que
eventualmente puedan requerirse, durante el desarrollo de su trabajo.
Ninguna persona al margen de las expresamente incluidas en este proceso
est autorizada para comprar, por lo que se deber comunicar esta
necesidad al responsable inmediato (coordinador, encargado de equipo...)
La intencionalidad de la ejecucin de este proceso, es la de definir la
herramienta uniforme y eficaz mediante la que se va a gestionar la
resolucin de compras de distinta ndole en cada uno de los edificios y/o
centros y unidades orgnicas de conserjeras, a travs de las empresas
suministradoras en general.
Este proceso no pretende entrar en la parte tcnica de resolucin de
compras y almacenamiento, ni en cmo cada uno de los edificios y/o centros
a los que pueda competer dicha actividad deba hacerlo, pero s sienta las
bases, bien directamente o bien de forma centralizada, y garantiza la
correcta gestin y la mejora continua de los recursos materiales de que
dispone, para estar adaptados permanentemente a las necesidades y
expectativas de sus grupos de inters.
El proceso de compra y almacenamiento de material, es por tanto, la
puesta en marcha de todas las gestiones necesarias para un adecuado
manejo, distribucin y aprovechamiento de los materiales con que cuenta la
empresa. La misma comprende la adquisicin, traslado, almacenamiento, y
control de materiales, desde la negociacin con el proveedor hasta que
termina en su destino.

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2.- OBJETIVO/FINALIDAD DE LOS PROCESOS.

Identificar las necesidades de compra y hacer la consiguiente
propuesta de adquisicin al responsable inmediato; su finalidad sera la de
ser un servicio (rpido / intermedio) entre el consumidor final y los
proveedores para la adquisicin y almacenaje de material de diversa ndole.
El indicador que medir este proceso, ser la diferencia entre la fecha
de solicitud de compra y su realizacin. La media de todas las peticiones
efectuadas no debe superar 7 das en el periodo establecido.

3.- REAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCESOS.

El Proceso de Compras y Almacenamiento de materiales es aplicable
e involucra a diferente personal en sus distintas categoras de la comunidad
Universitaria.

4.- RESPONSABLE DEL PROCESO.

El responsable del proceso ser el Encargado de Equipo y/o
Coordinador de Servicios.

5.- CLIENTES Y PROVEEDORES DEL PROCESO.

Clientes: Podemos definir como clientes a toda la Comunidad Universitaria
- Profesorado
- Alumnos
- P.A.S.
- Otros usuarios
Proveedores:
- Empresas suministradoras en general.

6.- REAS INVOLUCRADAS.

Las reas a las que afecta este proceso son, al rea de Servicios
Generales/Conserjeras de todos los centros.

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7.- NORMATIVA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.

Gua de elaboracin del Manual de Procesos y Procedimientos de
la Universidad de Crdoba (UTC-S00-00).
Manual del proceso y procedimiento de compra y
almacenamiento de material (SER-N5-01-M)
Norma UNE 66175:2003 Gua para la implantacin de sistemas
de indicadores.

Captulo 8 de la Norma UNE-EN ISO 9001:2000 relativo a

medicin, anlisis y mejora.
Estatutos de la Universidad de Crdoba

8.- CONCEPTOS.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
elementos de salida o resultados.
Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad
o un proceso.
Diagrama de flujo o Flujograma: Representacin grfica de la
sucesin de las distintas actividades de un proceso, donde se
muestran las unidades/servicios que intervienen en cada
operacin descrita.
Compra: Se puede entender por compra el acto por el que se
obtiene un material a cambio de un precio.
Almacenar: Poner o guardar las cosas en un almacn.
Material: Los materiales son elementos agrupados en un
conjunto, el cual es, o puede ser, usado con algn fin especifico.
Stock: reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro.
Boletn de pedidos: Impresos de forma predeterminada en los que
se reflejan el producto que se necesita, cantidad,
Hojas de reclamaciones y/o sugerencias. Documento donde se
recogen las quejas y/o sugerencias sobre el servicio.

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9.- PROCEDIMIENTO
1. El procedimiento comienza con la percepcin de una necesidad de
compra de algn material por parte de algunas de las reas o
departamentos que configuran los edificios y/o centros, formulando el
consiguiente boletn de pedido.
2. Una vez formulado el boletn, se remite al responsable (Encargado de
Equipo y/o Coordinador de servicios, el cul tramita su curso.
3. La entrada del impreso mencionado, pondr en marcha el proceso de
gestin en su fase inicial, que consiste en comprobar el stock en el
almacn.
4. Si comprobamos que hay existencias suficientes para afrontar el
pedido, (15) realizamos anotaciones contables y de gestin, (16) y
distribuimos el producto al solicitante (17) satisfaciendo su demanda.
5. Si no hubiera existencias del producto en stock, o si ste se termina
en el momento de satisfacer una demanda, pasamos a gestionar la
compra de los mismos.
6. En primer lugar hacemos un anlisis del producto, cual es su utilidad,
qu cantidad se requiere, y cules nos satisfacen ms en relacin
calidad-precio.
7. En segundo lugar, la empresa evala a sus proveedores, tanto a los
habituales, basndose en los datos de que dispone con respecto a los
servicios prestados, como a los espordicos, realizando una primera
compra de referencia o muestra de productos o servicios. El
responsable de compras, analiza la conveniencia de las diferentes
ofertas y en funcin de cul sea ms ventajosa, dictamina qu
proveedor es apto para trabajar con ellos.
8. En tercer lugar analizamos los factores de compra. La decisin de
compra de un producto est marcada por mltiples factores que
influirn en la eleccin final. Entre ellos se encuentran el
reconocimiento de unas necesidades latentes que deben ser
satisfechas; la bsqueda de informacin para definir qu sera lo
mejor para comprar, cmo, cundo y dnde, a fin de obtener la mejor
propuesta que se tenga; la evaluacin de alternativas para estudiar
los beneficios que nos reportar adquirir un producto y los atributos
del mismo; o la decisin de compra como tal.
9. Despus de seleccionar la mejor oferta, se emite el pedido por parte
del responsable de compras, que es quien aprueba en ltima
instancia el pedido; ste deber ir siempre documentado, utilizndose
para ello el formato de Pedido de Compras.
10. Recepcionamos la mercanca.

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11. El personal que recibe la mercanca deber comprobar que sta se

ajusta a los pedidos emitidos, a travs de los albaranes.
12. Comprobamos el producto. La verificacin de los productos
comprobados deber registrarse, siendo vlida la firma de la persona
que los comprueba en el albarn del proveedor.
13. Una vez realizada la comprobacin tras recepcionar el producto, si
notamos alguna anomala en relacin con el pedido lo devolvemos al
proveedor. (9) Realizamos de nuevo el proceso de compra de los
mismos.
14. Solventando lo anterior, si despus de la inspeccin realizada al
producto recibido no se produce ningn tipo de anomala, se le da
entrada en el almacn, dejando constancia de dicha entrada.
15. Para dejar constancia, realizamos anotaciones contables y de gestin,
y archivamos documentacin.
16. Ficha del indicador
17. Pasamos a distribuir el producto al solicitante.
18. Llegamos al final del proceso, con la entrega del pedido realizado.
Satisfacemos as la demanda del consumidor.

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10.- DIAGRAMA DE FLUJO

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11.- REGISTROS.

Soporte del Responsable Tiempo de

Registro
archivo custodia conservacin
SER-N5-01-E01:
Servicios
Manual de gestin del Papel Ilimitado
Generales
proceso

SER-N5-01-E02: Servicios
Papel Ilimitado
Boletn de pedidos Generales

SER-N5-01-E03:
Servicios
Albaranes de Papel Ilimitado
Generales
proveedores

SER-N5-01-E04:
Papel/ Servicios
Hojas de reclamaciones Ilimitado
Informtico Generales
y/o sugerencias

SER-N5-01-E05:
Ficha de inventario de Papel/ Servicios
Ilimitado
bienes Informtico Generales
muebles/inmuebles

SER-N5-01-E06:
Papel/ Servicios
Hoja de registro Ilimitado
Informtico Generales
interno

SER-N5-01-E07: Papel/ Servicios

Ilimitado
Ficha de indicadores Informtico Generales

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12.- ANEXOS
SER-N5-01-A01

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SER-N5-01-A02

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SER-N5-01-A03

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SER-N5-01-A04

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SER-N5-01-A05

FICHA DE INDICADORES

UNIDAD SERVICIOS GENERALES

PROCESO GESTIN DE SERVICIOS GENERALES CDIGO SER-N5

SUBPROCESO COMPRA Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL CDIGO SER-N5-01

INDICADOR TIEMPO QUE TRANSCURRE EN EL PROCESO DE COMPRA CDIGO SER-N5-01-I1

RESPONSABLES DEL INDICADOR

FRMULA PARA EL CLCULO

DIFERENCIA ENTRE LA RECEPCIN DE LA SOLICITUD DE COMPRA Y SU REALIZACIN

FUENTES DE INFORMACIN
EL CONTROL SE REALIZAR A TRAVS DE UNA HOJA DE CLCULO QUE RECOGE LA FECHA DE
ENTRADA DE LA SOLICITUD Y LA FECHA DE COMPRA. CADA USUARIO RELLENAR UN IMPRESO DE
PEDIDOS, ENTREGNDOLE UNA COPIA AL INTERESADO.

PERIODICIDAD MENSUAL

DEFINICIN DE OBJETIVOS
LA MEDIA DE TODAS LAS PETICIONES REALIZADAS NO PODR SER SUPERIOR A 7 DAS

DATOS (HISTRICO)

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